Η Αναφορά Συμβάντος είναι ένα κρίσιμο αρχείο που παρακολουθεί τα περιστατικά και βοηθά στη βελτίωση της εμπειρίας του πελάτη. Χρησιμοποιείται συχνά στην ανάπτυξη λογισμικού, στην εξυπηρέτηση πελατών και σε άλλους τομείς.
Είναι γενικά το πρώτο βήμα για την επίλυση ενός προβλήματος ή ζητήματος που αντιμετωπίζει ένας πελάτης, μια ομάδα ή ένας οργανισμός. Μια γραπτή καταγραφή ενός προβλήματος ή ενός περιστατικού που έχει αναγνωριστεί, διερευνηθεί και επιλυθεί ονομάζεται αναφορά περιστατικού.
Θα πρέπει να συμπληρώσετε μια αναφορά περιστατικού ανεξάρτητα από το πόσο μικρό είναι το πρόβλημα ή το περιστατικό.
Οι αναφορές συμβάντων είναι ζωτικής σημασίας γιατί βοηθούν στην ανάλυση προβλημάτων, στον εντοπισμό λύσεων και στη βελτίωση της παροχής υπηρεσιών.
Μια αναφορά περιστατικού παρέχει όλα τα δεδομένα ενός περιστατικού, όπως τι συνέβη, πότε συνέβη, τη φύση του περιστατικού, τον επιχειρηματικό αντίκτυπο κ.λπ.
Η αναφορά περιστατικού τεκμηριώνει επίσης το χρόνο που απαιτείται για την επίλυση του συμβάντος, το συγκεκριμένο άτομο που εμπλέκεται στην επίλυση, την ομάδα των ατόμων που χειρίστηκαν το συμβάν, τα βήματα αντιμετώπισης προβλημάτων που έγιναν για την επίλυση του προβλήματος, ενημερώσεις πελατών κ.λπ.
Όταν πρόκειται για την αντιμετώπιση συμβάντων, το πλαίσιο ITIL (Information Technology Infrastructure Library), δηλαδή η διαχείριση συμβάντων και προβλημάτων, είναι ζωτικής σημασίας. Η διαχείριση συμβάντων έχει ως στόχο να επαναφέρει την υπηρεσία και να λειτουργήσει όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Η αναφορά συμβάντων είναι μια από τις πιο σημαντικές φάσεις στη διαχείριση συμβάντων.
Άλλες ενότητες του ITIL είναι η διαχείριση αλλαγών, η διαχείριση περιουσιακών στοιχείων υπηρεσίας και διαμόρφωσης και η διαχείριση επιπέδου υπηρεσιών σχετίζεται στενά με περιστατικά.
Η βάση δεδομένων γνωστών σφαλμάτων (KEDB), η οποία διατηρείται από τη διαχείριση προβλημάτων, είναι ένα ισχυρό εργαλείο στη διάγνωση περιστατικών. Η βάση δεδομένων του ΚΕΔΒ περιέχει μια λίστα με όλα τα γνωστά σφάλματα ή ελαττώματα που έχουν προκαλέσει περιστατικά στο παρελθόν και μεθόδους για τη διόρθωση ή την αντιμετώπισή τους.
Πίνακας περιεχομένων
Είδη περιστατικών
Στην υποδομή πληροφορικής συμβαίνουν πολλοί διαφορετικοί τύποι συμβάντων και ταξινομούνται ως μεγάλα περιστατικά, επαναλαμβανόμενα συμβάντα και σύνθετα συμβάντα.
- Μεγάλα περιστατικά: Τα ατυχήματα μεγάλης κλίμακας δεν συμβαίνουν πολύ συχνά, αλλά όταν συμβαίνουν, προκαλούν διαταραχές στις επιχειρήσεις, οι οποίες έχουν σημαντικό αντίκτυπο στην επιχείρηση. Συμβάντα όπως επανεκκινήσεις διακομιστή, αποτυχίες εφαρμογών και ούτω καθεξής. Οι επιχειρήσεις πρέπει να είναι έτοιμες να τις αντιμετωπίσουν γρήγορα και αποτελεσματικά.
- Επαναλαμβανόμενα συμβάντα: Η εσφαλμένη διαμόρφωση συσκευών ή εφαρμογών πληροφορικής μπορεί να οδηγήσει σε επανάληψη περιστατικών. Η κλιμάκωση του προβλήματος σε ανώτερη τεχνική ομάδα είναι ο καλύτερος τρόπος για να το αντιμετωπίσετε. Τέτοια περιστατικά μπορεί να έχουν ή να μην έχουν σημαντικό αντίκτυπο, αλλά θα συσσωρευτούν στην εργαλειοθήκη σας και η ομάδα υποστήριξής σας θα αφιερώσει χρόνο για την επίλυσή τους.
- Σύνθετα περιστατικά: Η πλειονότητα των περιστατικών που συμβαίνουν είναι χαρακτήρα επιπέδου 3 ή 4, τα οποία θα μπορούσε να επιλύσει το γραφείο υποστήριξης. Ωστόσο, κάθε τόσο, θα προέκυπτε ένα δύσκολο περιστατικό που θα απαιτούσε τη βοήθεια ενός μηχανικού επιπέδου 1 ή 2 ή ενός ειδικού στο αντικείμενο (ΜΜΕ).
Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα περιστατικά κατηγοριοποιούνται με βάση τη σοβαρότητα, όπως L1 (υψηλή πρόσκρουση), L2, L3 έως L4 (λιγότερο αντίκτυπο).
Σύμφωνα με το πλαίσιο ITIL, η διαδικασία διαχείρισης περιστατικών ξεκινά από την αναγνώριση, την καταγραφή, την κατηγοριοποίηση, την ιεράρχηση, τη διάγνωση, την κλιμάκωση στο επόμενο επίπεδο υποστήριξης (εάν απαιτείται), την επίλυση και το κλείσιμο.
Θήκες χρήσης
Σε όλες τις επιχειρήσεις, η αναφορά και η διαχείριση συμβάντων είναι ένα κρίσιμο βήμα. Η διαχείριση συμβάντων είναι η καλά οργανωμένη προσέγγιση σε όλες τις επιχειρήσεις όλων των μεγεθών για την αντιμετώπιση αστοχιών, συμβάντων, ατυχημάτων, κυβερνοεπιθέσεων, διακοπές λειτουργίας και παραβιάσεων, μεταξύ άλλων.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα περιπτώσεων χρήσης περιστατικών:
- Οι αναφορές συμβάντων είναι κρίσιμες σε περίπτωση πυρκαγιάς ή οποιουδήποτε άλλου είδους ατυχήματος σε μια επιχείρηση, είτε για ασφαλιστικές αξιώσεις είτε για νομικές διαδικασίες. Οι αναφορές περιστατικών εξηγούν όλες τις πτυχές του περιστατικού που συνέβη στην επιχείρηση.
- Οι εργαζόμενοι που έχουν παρατηρήσει οποιοδήποτε είδος βίας στο χώρο εργασίας θα πρέπει να συμπληρώσουν Φόρμες Αναφοράς Βίαιου Συμβάντος στο Χώρο Εργασίας.
- Όταν συμβαίνει τραυματισμός στην εργασία, χρησιμοποιείται μια αναφορά περιστατικών στο χώρο εργασίας. Αυτές οι αναφορές μπορεί να είναι χρήσιμες για την πρόληψη παρόμοιων περιστατικών στο μέλλον.
- Η αποτυχία ενός σημαντικού διακομιστή, συσκευής δικτύου ή οποιασδήποτε άλλης υπηρεσίας σε μια εταιρεία πληροφορικής καταγράφεται και ειδοποιείται χρησιμοποιώντας την κατάλληλη διαχείριση συμβάντων.
Βασικά στοιχεία που πρέπει να αποτελούν μέρος μιας αναφοράς περιστατικού
Το άτομο που αντιμετωπίζει το πρόβλημα ή η ομάδα που υποστηρίζει σχετικές λειτουργίες συνήθως δημιουργεί μια αναφορά περιστατικού με τη συμβολή άλλων που εμπλέκονται στην επίλυσή του.
Οι αναφορές συμβάντων αποτελούν ζωτικό μέρος της ρουτίνας υγείας και ασφάλειας οποιασδήποτε υποδομής και ανάλογα με τη φύση του συμβάντος, μια αναφορά περιστατικού μπορεί να είναι συνοπτική ή εμπεριστατωμένη.
Μια σύντομη αναφορά είναι κατάλληλη εάν το περιστατικό είναι ασήμαντο και έχει μικρό αντίκτυπο. Ωστόσο, εάν το περιστατικό είναι σοβαρό, όλες οι πληροφορίες πρέπει να καταγράφονται κατά την προετοιμασία μιας πλήρους αναφοράς σημαντικού περιστατικού.
Το άτομο που αντιμετωπίζει το πρόβλημα ή η ομάδα που υποστηρίζει σχετικές λειτουργίες συνήθως δημιουργεί μια αναφορά περιστατικού με τη συμβολή άλλων που εμπλέκονται στην επίλυσή του.
Ακολουθούν ορισμένα βασικά στοιχεία που πρέπει να συμπεριλάβετε στην αναφορά περιστατικού σας:
- Συμβάν που αναφέρθηκε: Το όνομα του ατόμου που έκανε την αναφορά/εισιτήριο του περιστατικού
- Ώρα αναγνώρισης: Είναι κρίσιμο να καταγράψετε τη σωστή ημερομηνία και ώρα, καθώς βοηθά στη μέτρηση των επιπτώσεων του SLA (συμφωνία επιπέδου υπηρεσίας).
- Παρεμποδίζονται οι υπηρεσίες: Ο προσδιορισμός των μη διαθέσιμων υπηρεσιών θα επιτρέψει στην κατάλληλη ομάδα να συμμετάσχει στη διαδικασία αντιμετώπισης προβλημάτων.
- Είτε παραβιάστηκε το SLA είτε όχι: Η παραβίαση του SLA θα είχε ως αποτέλεσμα ποινή και κλιμάκωση.
- Περιγραφή του περιστατικού: Αντί να γράφει υπερβολικές πληροφορίες, η περιγραφή πρέπει να είναι συνοπτική και σχετική, να καλύπτει τις πραγματικές λεπτομέρειες του περιστατικού.
- Επιχειρηματικός αντίκτυπος: Σοβαρό περιστατικό προκαλεί διακοπές λειτουργίας ή μεγάλη βλάβη που οδηγεί σε επιχειρηματικό αντίκτυπο. Η ανώτερη διοίκηση και τα ενδιαφερόμενα μέρη εμπλέκονται σε τέτοιες κλήσεις συμβάντων.
- Ενέργειες που έγιναν: Αφού επιλυθεί η κατάσταση και οι υπηρεσίες επανέλθουν στην κανονική λειτουργία, εγγράφονται οι ενέργειες που έγιναν, συμπεριλαμβανομένων όλων των σταδίων και των μεθόδων αντιμετώπισης προβλημάτων στη βάση δεδομένων KEDB (Known Error Database) για μελλοντική αναφορά.
Πρέπει και δεν πρέπει στην προετοιμασία αναφοράς περιστατικών.
Κατά τη σύνταξη μιας αναφοράς περιστατικού, λάβετε υπόψη τα ακόλουθα Dos and Don’t:
Κάνετε
- Περιγράψτε τα προβλήματά σας λεπτομερώς
- Επικεντρωθείτε στα γεγονότα.
- Ας υποθέσουμε ότι η έκθεση θα δημοσιοποιηθεί
- Πάρτε μια σωστή επαγγελματική απόφαση
- Εξετάστε ελαφρυντικές περιστάσεις.
- Προσδιορίστε εάν έχει σημειωθεί παραβίαση ασφάλειας και αναπτύξτε μια εφικτή στρατηγική υλοποίησης
- Κατανοήστε την πολιτική και τη διαδικασία αναφοράς περιστατικών της εγκατάστασής σας.
- Χρησιμοποιήστε επαγγελματικούς όρους και γράψτε ευανάγνωστα.
- Συμπεριλάβετε τα ονόματα και τις διευθύνσεις οποιωνδήποτε υπαλλήλων ή επισκεπτών που γνωρίζουν την κατάσταση
Όχι
- Εικασίες και υποθέσεις χωρίς να γνωρίζετε τα γεγονότα
- Συζητήστε προηγούμενα παρόμοια περιστατικά.
- Μιλήστε για τα χρήματα, το κόστος και τις αποφάσεις δαπανών.
- Συζητήστε αποτυχίες ή καθυστερήσεις στην υποκριτική.
- Προβλέψτε τι θα συμβεί αν δεν γίνει τίποτα.
- Στην αναφορά, συμπεριλάβετε ασήμαντα γεγονότα που εμπλέκουν ή κατηγορούν οποιονδήποτε για το συμβάν.
Προφυλάξεις που πρέπει να λαμβάνονται όταν συμβεί ένα περιστατικό
- Αποφύγετε τις αντιδράσεις με το γόνατο, όπως ο τερματισμός λειτουργίας συστημάτων, η επανεκκίνηση των εξαιρετικά κρίσιμων υπηρεσιών, η σύνδεση σε διακομιστές παραγωγής εν αγνοία του ιδιοκτήτη, η διακοπή βάσεων δεδομένων κ.λπ.
- Μην υποθέσετε ότι το περιστατικό θα διαγράψει πλήρη δεδομένα και θα κάνει ένα δραματικό βήμα όπως η εκτέλεση πλήρους δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και η επιβράδυνση της υποδομής.
- Κατά τον εντοπισμό σφαλμάτων ενός ζητήματος, μην χρησιμοποιείτε μη εγκληματολογικό ή μη εγκεκριμένο λογισμικό, επειδή μπορεί να αντικαταστήσει σημαντικές πληροφορίες που θα χρειαστούν αργότερα.
- Μην πανικοβάλλεστε κάθε φορά που συμβαίνει κάτι. Απαντήστε και ανοίξτε την κλήση της γέφυρας με βάση τη σοβαρότητα για να ξεκινήσετε να εργάζεστε σε σημαντικές καταστάσεις.
- Απόρρητο διακοπών ή μεγάλων βλαβών: Οι μεγάλες διακοπές λειτουργίας ή οι μεγάλες βλάβες σε οργανισμούς που έχουν επιχειρηματικό αντίκτυπο δεν θα πρέπει να αποκαλύπτονται εκτός της εταιρείας, επειδή τέτοιες ειδήσεις θα μπορούσαν να δημοσιοποιηθούν και να προωθήσουν αρνητική δημοσιότητα για την εταιρεία.
Πρότυπα αναφοράς περιστατικών
Ένα πρότυπο αναφοράς συμβάντων περιγράφεται προσεκτικά και γράφεται από ειδικούς του κλάδου, έτσι ώστε ο υπεύθυνος που υπέβαλε τα περιστατικά να καταγράψει γρήγορα τις λεπτομέρειες αντί να σπαταλήσει χρόνο για τη σύνταξη του περιγράμματος της αναφοράς συμβάντων.
Το πρότυπο συμβάντων παρέχει μια ολοκληρωμένη και ακριβή περιγραφή της κατάστασης, επιτρέποντας στη διοίκηση να λάβει γρήγορες και τεκμηριωμένες αποφάσεις. Βοηθά επίσης στην καταγραφή τυχόν περιστατικών που είναι απαραίτητες κατά τις διαδικασίες εταιρικού ελέγχου και ακόμη και συναντήσεις πελατών.
Οι πληροφορίες στο υπόδειγμα αναφοράς συμβάντων θα είναι πολύτιμες για την ευαισθητοποίηση της διοίκησης και τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας των δραστηριοτήτων διαχείρισης συμβάντων.
Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικά από τα πιο γνωστά και ευρέως χρησιμοποιούμενα πρότυπα αναφοράς περιστατικών:
Έξυπνο φύλλο
Έξυπνο φύλλο είναι μια βραβευμένη εταιρεία που προσφέρει μια ποικιλία προτύπων συμβάντων για διάφορους επιχειρηματικούς τομείς.
Είναι μια πλατφόρμα που βασίζεται σε σύννεφο που παρέχει πρότυπα συμβάντων και επιτρέπει σε ομάδες και οργανισμούς να ξεκινούν μεγάλα έργα και καθημερινές λειτουργίες, διατηρώντας παράλληλα τη διαχείριση, τη συμμόρφωση και την ασφάλεια που απαιτεί το ανώτατο επίπεδο πληροφορικής.
Σύμφωνα με τον ιστότοπό του, το 90 τοις εκατό των εταιρειών του Fortune 100 χρησιμοποιούν τα πρότυπά του.
Εκτός από τα πρότυπα συμβάντων, ο ιστότοπος προσφέρει το πρότυπο και τη λίστα ελέγχου μετά τη σφαγή ITIL, ένα πρότυπο μετά τη σφαγή συμβάντος ασφαλείας, ένα πρότυπο αναφοράς ανάλυσης βασικής αιτίας και πολλά άλλα.
Τα πρότυπα αναφοράς συμβάντων διευκολύνουν την καταγραφή και την απομνημόνευση σημαντικών λεπτομερειών από ατύχημα, τραυματισμό, περιστατικό στο χώρο εργασίας, παραβίαση ασφάλειας ή οποιοδήποτε άλλο απροσδόκητο συμβάν. Η φόρμα μπορεί να περιλαμβάνει μια περίληψη του συμβάντος, προσωπικές πληροφορίες για τυχόν άτομα των οποίων το απόρρητο έχει παραβιαστεί, τις συνέπειες της απώλειας δεδομένων και τυχόν παραβιάσεις φυσικής ή τεχνικής ασφάλειας.
Το πρότυπο αναφοράς περιστατικών παραβίασης δεδομένων μπορεί να βοηθήσει το προσωπικό πληροφορικής σας να καταγράψει τη σοβαρότητα των παραβιάσεων ασφαλείας και να δημιουργήσει μια στρατηγική για την αποφυγή τους στο μέλλον. Βοηθά επίσης να παρακολουθείτε οτιδήποτε, από παραβιάσεις δεδομένων έως παραβιάσεις απορρήτου έως ιούς και επιθέσεις άρνησης υπηρεσίας.
Η πλατφόρμα Smartsheet διαθέτει επίσης ένα πρότυπο περιστατικού μετά τη σφαγή, που διευκολύνει την καταγραφή βασικών λεπτομερειών του περιστατικού για σαφή τεκμηρίωση και ανασκόπηση. Το πρότυπο περιλαμβάνει ενότητες για ημερομηνία νεκροψίας, επισκόπηση περιστατικού, πληροφορίες για τη βασική αιτία, παρακολούθηση κ.λπ.
Πρότυπο περιστατικού της Δευτέρας
Η Δευτέρα είναι μια πλατφόρμα που βασίζεται σε σύννεφο που επιτρέπει στις επιχειρήσεις να σχεδιάσουν τα δικά τους εξειδικευμένα εργαλεία για να τις βοηθήσουν να διαχειρίζονται τις επιχειρήσεις τους πιο αποτελεσματικά. Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτές τις τεχνολογίες για να ευθυγραμμίσουν καλύτερα την ομαδική εργασία, να αυξήσουν την αποδοτικότητα και να ενισχύσουν την παραγωγή.
Πρότυπο περιστατικού Δευτέρας είναι μια ενδελεχής φόρμα για την καταγραφή ολόκληρης της διαδικασίας περιστατικού, συμπεριλαμβανομένου του διορισμού μελών CIRT (ομάδα απόκρισης συμβάντων υπολογιστή), της καταγραφής εκτιμήσεων επίλυσης και της ανάλυσης προηγούμενων ζητημάτων, μεταξύ άλλων. Για να επιτύχετε αυτόν τον στόχο, δεν χρειάζεται να καταργήσετε καμία από τις υπάρχουσες εφαρμογές ή λογισμικό σας. Μετά από λίγα μόλις λεπτά εγκατάστασης, είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρότυπο αναφοράς περιστατικών.
Ένα από τα πιο ελκυστικά χαρακτηριστικά αυτού του σχεδιασμού είναι ότι είναι προσαρμόσιμο, επιτρέποντας στους χρήστες να ενσωματώνουν γρήγορα διάφορες πλατφόρμες CRM και υποστήριξης όπως Jira, GitLab, BugHerd, Salesforce, Slack και περισσότερες από 1500 άλλες.
Η πλατφόρμα σάς επιτρέπει να εισάγετε γρήγορα δεδομένα από ένα υπάρχον φύλλο excel στο πρότυπο περιστατικού και να εξάγετε δεδομένα σε άλλες εφαρμογές. Τα δεδομένα περιστατικού μπορούν να φιλτραριστούν για να κατανοήσουν καλύτερα την κατάσταση με βάση τη σοβαρότητα, την ανάλυση της βασικής αιτίας και άλλους παράγοντες.
Κουλτούρα Ασφάλειας
Κουλτούρα Ασφάλειας προσφέρει μια ποικιλία προτύπων αναφοράς συμβάντων για διάφορους κλάδους, συμπεριλαμβανομένων των κατασκευών, της φιλοξενίας, της μεταποίησης, του λιανικού εμπορίου, της τεχνολογίας πληροφοριών, των μεταφορών, της εφοδιαστικής κ.λπ.
Στον ιστότοπο, μπορείτε να βρείτε αναφορές περιστατικών ατυχημάτων, πυρκαγιάς, υπαλλήλων, αυτοκινήτου και εργασιακού χώρου, μεταξύ άλλων.
Περιέχει μια ενότητα iAuditor, μια εφαρμογή για κινητά που σας επιτρέπει να ψηφιοποιήσετε όλες τις πτυχές των λειτουργιών σας καταγράφοντας σφάλματα και λαμβάνοντας διορθωτικά μέτρα.
Αυτή η ενότητα συλλέγει συνεπή δεδομένα, προσδιορίζει τομείς προς βελτίωση, μοιράζεται αναφορές και επιτρέπει στις ομάδες εργασίας να συνεργάζονται. Οι πληροφορίες που συλλέγονται θα αποθηκευτούν σε ένα ασφαλές cloud και θα είναι προσβάσιμες ανά πάσα στιγμή και από οποιαδήποτε τοποθεσία.
Εργαστήριο προτύπων
Templatelab προσφέρει μια ποικιλία προτύπων αναφοράς συμβάντων για 60+ διαφορετικούς τύπους περιστατικών, τα οποία έχουν δημιουργηθεί από σχεδιαστές, επιχειρήσεις και επαγγελματίες νομικούς.
Αυτά τα πρότυπα συμβάντων ισχύουν για διάφορους κλάδους, συμπεριλαμβανομένων των χρηματοοικονομικών, των ακινήτων, της εκπαίδευσης, της τέχνης και των μέσων ενημέρωσης και των νομικών διαδικασιών.
Απλές αναφορές συμβάντων είναι διαθέσιμες στον ιστότοπο, καθώς και αναφορές για ασφαλιστικές αξιώσεις και νομικές καταστάσεις, όπως δικαστικές υποθέσεις.
Αυτά είναι απλά πρότυπα συμβάντων που πρέπει να ληφθούν και να γεμιστούν με γεγονότα περιστατικών. Δεν είναι ούτε ψηφιοποιημένες ούτε βασισμένες σε cloud.
Αναφορά περιστατικού
ο Αναφορά περιστατικού ο ιστότοπος είναι μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα διαχείρισης περιστατικών που φιλοξενείται στο cloud. Ο ιστότοπος βοηθά στη δημιουργία απλών αναφορών συμβάντων, καθώς και ροών εργασιών, ειδοποιήσεων ειδοποιήσεων και κλιμάκωσης.
Αυτός ο ιστότοπος παρέχει μια μεγάλη συλλογή από πρότυπα αναφοράς συμβάντων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε διάφορους τομείς. Ο ιστότοπος επιτρέπει στους χρήστες να επιλέξουν μια απλή αναφορά περιστατικού και να την προσαρμόσουν ώστε να ανταποκρίνεται στις ιδιαίτερες ανάγκες τους.
Ένα από τα μοναδικά χαρακτηριστικά του ιστότοπου είναι ότι περιλαμβάνει ένα πρόγραμμα δημιουργίας φόρμας που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ενός προσαρμοσμένου προτύπου αναφοράς περιστατικών από την αρχή.
Αυτός ο ιστότοπος παρέχει διαδικτυακή λειτουργικότητα για την ανάπτυξη ροών εργασιών με βάση φόρμες παρακολούθησης ή διαδικασίες ειδοποίησης που μπορούν να διατηρηθούν μέσω κινητών συσκευών ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια της διαδικασίας διαχείρισης περιστατικών.
Δείγματα
Παρέχοντας απλά και προσαρμοσμένα πρότυπα συμβάντων σχεδιασμένα από επαγγελματίες, Δείγματα εντύπων εξαλείψει το χρονοβόρο βάρος της δημιουργίας αναφορών συμβάντων.
Τα άτομα και οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτά τα πρότυπα συμβάντων για να καλύψουν τις δικές τους επιχειρηματικές ανάγκες και μπορούν να τα επεξεργαστούν με μερικά απλά κλικ.
Πρότυπα αναφοράς περιστατικών που υποστηρίζουν διάφορες ενότητες είναι διαθέσιμα στον ιστότοπο, όπως περιστατικά ατυχημάτων, επείγοντα περιστατικά, πρότυπα αναφοράς περιβαλλοντικών συμβάντων, συμβάντα ασφαλείας, φόρμες αναφοράς περιστατικών βίας/τραυματισμού στο χώρο εργασίας κ.λπ.
Αυτά τα πρότυπα συμβάντων είναι διαθέσιμα σε μορφές PDF, Word και Excel για λήψη. Αυτά είναι απλά πρότυπα αναφοράς συμβάντων που μπορούν να ληφθούν και να χρησιμοποιηθούν σε διάφορους τομείς.
Οφέλη από τη συμπλήρωση και τη χρήση αναφορών συμβάντων
Η αναφορά συμβάντων και η διαχείριση συμβάντων είναι κρίσιμα μέρη ενός επιτυχημένου οργανισμού, ανεξαρτήτως τομέα. Ας δούμε μερικά οφέλη:
- Οι αναφορές περιστατικών βοηθούν τους ερευνητές να αποτρέψουν την επανάληψη του περιστατικού, σώζοντας πιθανώς ζωές ή χρήματα.
- Οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιήσουν μελέτες τάσεων συχνών περιστατικών για να λάβουν προληπτικά μέτρα για την αποφυγή μεγάλων καταστροφών.
- Αναπτύσσει μια θετική και ενθουσιώδη στάση απέναντι στην ασφάλεια.
- Βοηθά επίσης τις επιχειρήσεις να τηρούν τα κατάλληλα έγγραφα και να τα ανακαλούν εάν χρειάζονται για αποδεικτικά στοιχεία.
- Η παρακολούθηση των περιστατικών συμμορφώνεται με τις νομικές απαιτήσεις σχετικά με την αποζημίωση, τις δικαστικές ενέργειες κ.λπ.
- Αυξάνει την ιδιοκτησία των εργαζομένων για την ασφάλεια και τονώνει την αυτοεκτίμησή τους.
- Οι αναφορές συμβάντων επιτρέπουν επίσης στους ενδιαφερόμενους να προσδιορίσουν τις τάσεις στις παραβιάσεις και τις διακοπές λειτουργίας SLA, τις οποίες μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να λάβουν τα κατάλληλα μέτρα και να παρουσιάσουν στην ανώτερη διοίκηση.
- Οι εκθέσεις βοηθούν επίσης στη συζήτηση βασικών γεγονότων που διαφορετικά θα περνούσαν απαρατήρητα.
συμπέρασμα
Για την ελαχιστοποίηση περισσότερων προβλημάτων ή σοβαρών συνεπειών, το πιο κρίσιμο βήμα είναι να υπάρχει ένα κατάλληλο πλαίσιο ή σύστημα για την αντιμετώπιση ενός περιστατικού.
Μια καλογραμμένη, σχολαστικά ερευνημένη έκθεση μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή τέτοιων περιστατικών, στην καθιέρωση καλής πίστης, στην ενθάρρυνση της εργασιακής ικανοποίησης και στην ένταξη και στην προστασία μιας εταιρείας από νομική ευθύνη.
Αρχικά γεγονότα συμβάντων, λεπτομερείς πληροφορίες περιστατικού, περιγραφή περιστατικού, επιχειρηματικές επιπτώσεις, διορθωτικές ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν και ούτω καθεξής συνθέτουν μια αξιόπιστη αναφορά περιστατικού.
Τα πρότυπα αναφοράς συμβάντων που αναφέρονται παραπάνω μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την τεκμηρίωση λεπτομερειών περιστατικού με επαγγελματικό τρόπο.
Μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρουν τα εργαλεία αντιμετώπισης περιστατικών ασφαλείας.