Ένα από τα απαιτητικά καθήκοντα οποιουδήποτε ιδιοκτήτη ή διευθυντή επιχειρηματικού έργου είναι να δημιουργήσει ένα λειτουργικό WBS για τη διαχείριση έργου. Είναι ένα από τα κύρια εργαλεία για τη διαχείριση οποιουδήποτε εμπορικού έργου. Ως εκ τούτου, τα εργαλεία WBS είναι πραγματικά χρήσιμα για τους διαχειριστές έργων.
Αν θεωρείτε πρόκληση η δημιουργία ενός προτύπου WBS για το επερχόμενο έργο, έχετε έρθει στο σωστό σημείο! Θα εξηγήσουμε το WBS στη διαχείριση έργων σε απλή γλώσσα. Θα σας παρουσιάσουμε επίσης ορισμένα εξαιρετικά μοντέρνα και δημοφιλή εργαλεία που χρησιμοποιούν κορυφαίοι διαχειριστές έργων για τη δημιουργία φύλλων WBS στην εργασία.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι μια Δομή Ανάλυσης Εργασίας (WBS);
Μια δομή ανάλυσης εργασίας (WBS) είναι ένας πίνακας που προσδιορίζει και παραθέτει τα στοιχεία και τα παραδοτέα του έργου. Το WBS στη διαχείριση έργου είναι ένα εργαλείο που δίνει στους διαχειριστές έργου μια σαφή εικόνα του περιεχομένου/προϊόντος/υπηρεσίας που χρειάζεται να παραδώσει το έργο στον πελάτη.
Ουσιαστικά, θα πρέπει να δημιουργήσετε το πρότυπο WBS ως μια ιεραρχία στοιχείων που πρέπει να παράγει το έργο. Αυτή η δομή βοηθά επίσης τους διαχειριστές έργου να οργανώσουν τα καθήκοντα και τα καθήκοντα μιας ομάδας έργου σε μικρά κομμάτια στόχων.
Τα περισσότερα εργαλεία WBS για επιχειρηματικά έργα είναι περισσότερα από 3 επίπεδα βαθύτερα. Ωστόσο, θα μπορούσατε επίσης να βρείτε έως και 2 έως 4 επίπεδα βαθιά ιεραρχία παραδοτέων και στοιχείων στο φύλλο WBS ενός μικρού έργου.
Ποιοι είναι οι τύποι WBS;
#1. WBS με βάση το παραδοτέο
Όπως υποδηλώνει το όνομα, αυτό το φύλλο WBS θα επικεντρωθεί κυρίως στα παραδοτέα του έργου. Αυτά θα μπορούσαν να είναι ένα φυσικό προϊόν, ψηφιακό περιεχόμενο ή μια διαδικτυακή υπηρεσία (ιστότοπος/εφαρμογή για κινητά.) Συνδέει εύκολα το εύρος του έργου με κάθε παραδοτέο. Οι διαχειριστές έργων συχνά χρησιμοποιούν αυτό το πρότυπο WBS για να δημιουργήσουν προϋπολογισμούς έργων, εκτιμήσεις πόρων κ.λπ.
Ένα αληθινό παράδειγμα θα ήταν ένα φύλλο WBS για την κατασκευή αυτοκινήτων. Το εσωτερικό, το σώμα και τα ηλεκτρονικά αποτελούν τα πρώτα στοιχεία της ιεραρχίας. Στη συνέχεια, μπορείτε να συνδέσετε τα κατάλληλα εξαρτήματα που χρειάζεστε για να κατασκευάσετε για καθεμία από αυτές τις κεφαλές.
#2. WBS βασισμένη σε διαδικασίες
Αυτός ο τύπος εργαλείου WBS θα καθορίσει το έργο σας σχετικά με τις φάσεις εργασίας, τις λειτουργίες και τα βήματα. Μπορείτε εύκολα να αντιστοιχίσετε διαφορετικά βήματα σε διαφορετικές δεξιότητες και κλάδους. Βοηθά στον προσδιορισμό του είδους των εργαλείων που χρειάζεστε, των απαιτήσεων δεξιοτήτων κ.λπ.
Ένα παράδειγμα αυτού του είδους θα είναι ένα προσχέδιο WBS για ένα έργο ανάπτυξης εφαρμογών για κινητά. Εδώ, οι φάσεις της ανάπτυξης της εφαρμογής, όπως η διαμόρφωση, οι δοκιμές συστήματος, ο έλεγχος κρίσιμων συστημάτων και τα συστήματα χρηστών αποτελούν την ιεραρχία πρώτου επιπέδου. Τώρα μπορείτε να συνδέσετε άλλες φάσεις με τις κατάλληλες κεφαλίδες.
Τι κάνει το WBS μια ευέλικτη λύση για τους Project Managers;
#1. Παρέχει μια σαφήνεια ανώτατου επιπέδου των υπεύθυνων πόρων των εργασιών του έργου. Ως εκ τούτου, οι διαχειριστές έργων μπορούν να απευθυνθούν αμέσως στο κατάλληλο μέλος της ομάδας εάν χρειάζονται καταστάσεις εργασιών.
#2. Δεν θα χάσετε ποτέ κανένα βήμα έργου ή παραδοτέο όταν αναπτύσσετε ένα αποτελεσματικό πρότυπο WBS.
#3. Δεδομένου ότι το φύλλο WBS υπογραμμίζει οπτικά όλα τα παραδοτέα και τις φάσεις, οι διαχειριστές έργου μπορούν να διασφαλίσουν την έγκαιρη ολοκλήρωση κάθε κομματιού εργασιών/παραδοτέων.
#4. Το εργαλείο WBS σάς βοηθά επίσης να διορθώσετε σφάλματα και σφάλματα στο έργο σας που δεν είναι εύκολα αναγνωρίσιμα στην αρχή του έργου.
Δείτε αυτήν την απόλυτη λίστα κορυφαίων εργαλείων που σας βοηθούν να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό φύλλο δομής ανάλυσης εργασίας:
Δευτέρα
Εκτός από ένα κορυφαίο λογισμικό διαχείρισης έργων, monday.com σας παρέχει επίσης ένα πρότυπο WBS. Με τη βοήθειά του, οι διαχειριστές έργων μπορούν να σχεδιάζουν και να ελέγχουν απρόσκοπτα τα έργα τους. Αυτό το πρότυπο δεν είναι μόνο δωρεάν, αλλά είναι έτοιμο για χρήση, ώστε να λαμβάνετε ένα δείγμα χρονοδιαγράμματος ανάλυσης εργασιών για να ξεκινήσετε αυτήν τη στιγμή.
Οι χρήστες μπορούν να κατεβάσουν αυτό το διαισθητικό πρότυπο για να αναπτύξουν ένα εξατομικευμένο σχέδιο προσθέτοντας στοιχεία ενεργειών και αναδιοργανώνοντας τις εργασίες με βάση τη μήτρα ιεράρχησης του έργου. Με αυτό το πρότυπο, η εκτέλεση του σχεδίου γίνεται μια αβίαστη διαδικασία.
Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αντιστοιχίσετε κάθε στοιχείο ενέργειας στα μέλη της ομάδας. Σας επιτρέπει να παρακολουθείτε την πρόοδο σε κάθε στάδιο μέσω διαφόρων μετρήσεων. Το πρότυπο συνοδεύεται επίσης με λειτουργίες, όπως προσθήκη νέου στοιχείου με ένα κλικ, αναζήτηση ή φιλτράρισμα πίνακα, κοινή χρήση κ.λπ.
Lucidchart
Lucidchart είναι ένα έξυπνο λογισμικό δημιουργίας διαγραμμάτων που σας βοηθά να προωθήσετε την καινοτομία μέσω της δημιουργίας διαγραμμάτων και της συνεργασίας. Χρησιμοποιώντας τον δημιουργό του WBS, οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν μια δομή ανάλυσης εργασίας για τα έργα τους μέσα σε λίγα λεπτά. Το εργαλείο διαθέτει μια διαισθητική διεπαφή και ορισμένες ισχυρές δυνατότητες για την προσαρμογή ενός WBS σύμφωνα με τις ανάγκες του έργου σας.
Οι χρήστες μπορούν να ξεκινήσουν τη δημιουργία της δομής σύροντας σχήματα στον καμβά και εισάγοντας εργασίες σε μεμονωμένα σχήματα. Σας επιτρέπει επίσης να ορίσετε την ιδιοκτησία εργασιών και να κάνετε διαφοροποίηση μεταξύ εργασιών και δευτερευουσών εργασιών μέσω των εκτεταμένων χαρακτηριστικών μορφοποίησης.
Το Lucidchart προσφέρει συνεργασία σε πραγματικό χρόνο, συνομιλία στο πρόγραμμα επεξεργασίας και σχολιασμό αναφοράς για άμεσες ενημερώσεις και κοινή χρήση. Αυτό το εργαλείο που βασίζεται σε σύννεφο είναι προσβάσιμο από οπουδήποτε και από οποιαδήποτε συσκευή. Διαθέτει επίσης μορφοποίηση υπό όρους που σας βοηθά με τη χρωματική κωδικοποίηση των εργασιών και την οργάνωση ρόλων και άλλων στοιχείων της δομής.
Creately
Με το εργαλείο WBS του Creately, μπορείτε να διαχειριστείτε τα παραδοτέα του έργου με καλύτερο τρόπο. Με το λογισμικό δομής ανάλυσης εργασιών, οι διαχειριστές έργων μπορούν να οπτικοποιήσουν το εύρος των έργων. Σε αυτήν την εύχρηστη οπτική πλατφόρμα, οι χρήστες μπορούν να αναλύσουν ένα έργο σε πιο διαχειρίσιμα ορόσημα για εύκολη διαχείριση της εργασίας.
Το Creately σάς επιτρέπει να προσθέτετε λεπτομερή έγγραφα, συνδέσμους και συνημμένα σε κάθε παραδοτέο WBS. Υποστηρίζει επίσης την εισαγωγή δεδομένων από εργαλεία διαχείρισης έργου, ώστε οι χρήστες να μπορούν να εντοπίζουν κενά και επικαλύψεις στις απαιτήσεις του έργου.
Η πλατφόρμα WBS περιέχει διάφορα ενσωματωμένα εργαλεία για τη δημιουργία πινάκων εργαλείων, παρουσιάσεων και αναφορών για τα ενδιαφερόμενα μέρη. Επιπλέον, υποστηρίζει πολλαπλές ενσωματώσεις εφαρμογών για εξαγωγή και εισαγωγή δεδομένων έργου.
Αυτό το εργαλείο έχει σχεδιαστεί για πραγματική ομαδική συνεργασία. Τώρα, οι πολυλειτουργικές ομάδες μπορούν να παραμείνουν ευθυγραμμισμένες μέσω της επικοινωνίας και της συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο. Περιλαμβάνει λειτουργίες όπως συνεργασία πολλών χρηστών, αναφορές σχολίων, παρακολούθηση κατάστασης σε επίπεδο χώρου εργασίας, πολλαπλά επίπεδα πρόσβασης και ρόλους και έξυπνες ειδοποιήσεις για τη σύνδεση όλων σε όλο τον πίνακα.
EdrawMax
Αναζητάτε ένα λογισμικό δομής ανάλυσης εργασίας όπου μπορείτε να λάβετε δωρεάν και εύκολα προσαρμόσιμα πρότυπα; Πάω να φέρω EdrawMax για να οπτικοποιήσετε ολόκληρο το εύρος του έργου σας δημιουργώντας διαδραστικά WBS. Δημιουργώντας τη δομή σε αυτό το εργαλείο, μπορείτε να οργανώσετε τους στόχους με απλό και προβλέψιμο τρόπο.
Εδώ, μπορείτε να επιλέξετε από πολλά πρότυπα δομής ανάλυσης εργασιών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν απευθείας. Διαθέτει επίσης μια πλούσια βιβλιοθήκη συμβόλων από την οποία μπορείτε να προσθέσετε χρήσιμα σύμβολα σύροντάς τα και ρίχνοντάς τα στον καμβά. Για όσους θέλουν να επεξεργαστούν τα περιεχόμενα του διαγράμματος, το EdrawMax επιτρέπει την εισαγωγή και την εξαγωγή πρόσθετων δεδομένων για προσαρμογή.
Οι χρήστες μπορούν να κάνουν λήψη της δομής από αυτό το εργαλείο WBS σε διάφορες μορφές, όπως PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG και PNG. Στη συνέχεια, μπορούν επίσης να μοιραστούν και να ανεβάσουν αυτά τα αρχεία σε διαφορετικές πλατφόρμες. Υποστηρίζει επίσης την ενσωμάτωση του διαγράμματος σε email, μέσα κοινωνικής δικτύωσης και ιστότοπους.
PlanHammer
PlanHammer είναι μια πλατφόρμα για τη δημιουργία διαδικτυακών γραφημάτων WBS με ευκολία. Είναι ένα ισχυρό λογισμικό με ισχυρές δυνατότητες διαχείρισης έργων. Το λογισμικό δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες να αναλύουν τα έργα τους ενώ αναθέτουν εργασίες στους συμπαίκτες τους και παράλληλα συνεργάζονται μαζί τους.
Καθώς αυτό το εργαλείο WBS σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια ευέλικτη δομή, μπορείτε να επεκτείνετε και να συμπτύξετε τα δέντρα εργασιών καθώς θέλετε να εμφανίζεται μόνο ο κλάδος στον οποίο εργάζεστε αυτήν τη στιγμή. Κάνοντας κλικ στο κουμπί πληροφοριών, οι χρήστες μπορούν επίσης να λάβουν τις λεπτομέρειες οποιασδήποτε εργασίας.
Το PlanHammer κάνει την προσθήκη και την αφαίρεση εργασιών και δευτερευουσών εργασιών εξαιρετικά εύκολη στο WBS. Επίσης, για κάθε γονική εργασία, απολαμβάνετε πλήρη ελευθερία εμφάνισης των δευτερευουσών εργασιών σε στυλ διευρυμένης ή λίστας.
Αυτός ο διαδραστικός κατασκευαστής γραφημάτων WBS διευκολύνει την κοινή χρήση οθόνης και την τηλεμετάδοση που βασίζεται στο Chromecast για εκπληκτική παρουσίαση/ Επίσης, μπορείτε να το εκτυπώσετε από το αρχείο PDF και να μοιραστείτε το έντυπο αντίγραφο με τους ενδιαφερόμενους.
Praxie
Χρησιμοποιώντας Praxie, μπορείτε να διαπρέψετε στη διαχείριση έργων WBS με δύο τρόπους. Μπορείτε είτε να χρησιμοποιήσετε τη διαδραστική εφαρμογή του για να δημιουργήσετε ένα WBS από την αρχή. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο WBS για να το προσαρμόσετε σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
Για να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο, οι χρήστες πρέπει να το ελέγξουν και να εξετάσουν τις εργασίες που περιλαμβάνονται στο έργο σας από την οπτική γωνία βήμα προς βήμα. Στη συνέχεια, πρέπει να καταγράψουν όλες τις δευτερεύουσες εργασίες και να ολοκληρώσουν τον πίνακα με τη βοήθεια των απαραίτητων δεδομένων. Καθώς η εργασία προχωρά, τα μέλη της ομάδας πρέπει να την ενημερώσουν, ώστε ο διαχειριστής του έργου να μπορεί να έχει μια σαφή ιδέα σχετικά με αυτό.
Οποιαδήποτε ομάδα ή εταιρεία μπορεί να ξεκινήσει με τα εργαλεία συνεργασίας της Praxie ορίζοντας εργασίες και δημιουργώντας Action Items. Το λογισμικό του που βασίζεται σε σύννεφο περιλαμβάνει επίσης λειτουργίες, όπως πίνακες ελέγχου προόδου, εισαγωγή δεδομένων από διαφορετικές εφαρμογές ή έγγραφα SaaS και μια διαισθητική διεπαφή.
OpenProject
OpenProject σας προσφέρει ένα λογισμικό διαχείρισης έργου ανοιχτού κώδικα που είναι, ταυτόχρονα, ισχυρό και ασφαλές. Αυτό το εργαλείο υποστηρίζει τη διαδικασία διαχείρισης ενός έργου από άκρο σε άκρο με τη δομή ανάλυσης εργασιών.
Στο εργαλείο OpenProject, μπορείτε να αναλύσετε ολόκληρο το έργο σε διαχειρίσιμα παραδοτέα και δραστηριότητες με τη βοήθεια της προβολής λίστας. Επιπλέον, μπορείτε είτε να δημιουργήσετε μια εργασία γρήγορα με την ενσωματωμένη δημιουργία είτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή πλήρους οθόνης για εργασίες με λεπτομερείς πληροφορίες. Εμφανίζει επίσης την πρόοδο της εργασίας και τον χρόνο που δαπανήθηκε για καλύτερη ανάλυση του έργου.
MatchWare MindView
MatchWare MindView είναι ένα εργαλείο χαρτογράφησης μυαλού με δυνατότητα ανάπτυξης μιας δομής ανάλυσης εργασίας. Αυτό το αποτελεσματικό λογισμικό ανάπτυξης ιδέας συνοδεύεται από 6 εναλλάξιμες προβολές για τη δημιουργία ενός WBS. Μπορείτε εύκολα να κάνετε τη δομή σε διάταξη από πάνω προς τα κάτω ή αριστερά-δεξιά.
Εάν είναι απαραίτητο, τα δεδομένα μπορούν να εξαχθούν σε ένα ενσωματωμένο γράφημα Gantt σε εφαρμογές, όπως το MS Excel και το MS Projects. Το MindView είναι ένα ιδανικό εργαλείο για τη δημιουργία γραφημάτων WBS, καθώς σας επιτρέπει να εισάγετε διαφορετικά στοιχεία αστραπιαία και να τα οργανώσετε σε μια δομή που ταιριάζει με το συγκεκριμένο έργο σας. Επίσης, η δομή μπορεί να επεξεργαστεί απρόσκοπτα εάν χρειαστεί να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές σε αυτήν.
JadeALM
JadeALM σας επιτρέπει να δημιουργείτε γραφήματα WBS για τα έργα σας, ώστε να μπορείτε να έχετε μια σαφή δομή έργου. Το ιεραρχικό του διάγραμμα είναι τέλειο για την ανάλυση της προόδου από την κορυφή προς τα κάτω. Μπορείτε εύκολα να δείτε πού ανήκει κάθε δευτερεύουσα εργασία και εργασία στη μεγάλη εικόνα του έργου.
Αυτή η δομή σας ενημερώνει επίσης τι συμβαίνει και πού. Καθώς οι χρήστες μπορούν να χωρίσουν το έργο σε μικρότερες δευτερεύουσες εργασίες απλά και πρακτικά, δεν χάνουν ποτέ την εστίαση στην βασική αξία και στόχο. Το JadeALM σάς βοηθά επίσης με την αναδιοργάνωση και την προβλεψιμότητα, διαχειριζόμενος τις εξαρτήσεις μεταξύ ατόμων, εργασιών, δυνατοτήτων και διαδικασιών.
Επιπλέον, αυτό το εργαλείο WBS είναι πολύ χρήσιμο για τη διαχείριση μικρότερων παραδοτέων. Η ενημέρωσή του σε πραγματικό χρόνο σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε την πρόοδο, τους πόρους και τους ανάδοχους από ένα μόνο εργαλείο με πλήρη συνέπεια, διαφάνεια και ομοιομορφία.
Κακου
Κακου είναι ένα απαραίτητο εργαλείο για ομάδες που θέλουν να εκτελέσουν μια οργανωμένη και οπτική ανάλυση των εργασιών και των δευτερευουσών εργασιών. Προσφέρει ένα εξελιγμένο πρότυπο WBS που οι χρήστες μπορούν να προσαρμόσουν σύμφωνα με τις ανάγκες των μεμονωμένων έργων.
Εκτός από τη χρήση του για ένα μεμονωμένο έργο που περιέχει πολλαπλές εργασίες που ανατίθενται σε διαφορετικά άτομα, μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για μεγαλύτερα έργα που ασχολούνται με πολλές ομάδες.
Ακόμα κι αν είστε αρχάριος χρήστης, δεν θα χρειαστείτε πολύ χρόνο για να μάθετε πώς να εκτελείτε αυτό το εργαλείο. Προσφέρει μια μεγάλη γκάμα σεμιναρίων που περιλαμβάνει ειδικούς και λεπτομερείς οδηγούς και βίντεο. Μπορείτε επίσης να περάσετε από το ιστολόγιό του και τη βάση γνώσεων για να μάθετε για τη λειτουργία αυτού του εργαλείου.
Το Cacoo υποστηρίζει την ενοποίηση με διάφορα εργαλεία, όπως το Google Drive, τα Έγγραφα Google, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio και Zapier. Αυτή η δυνατότητα διευκολύνει το έργο της διαχείρισης έργου για εσάς.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το διάγραμμα Gantt ως WBS;
Ένα διάγραμμα WBS δείχνει το εύρος του έργου και τα ορόσημα του. Ένα γράφημα Gantt βοηθά στην οπτικοποίηση του χρονοδιαγράμματος της δραστηριότητας του έργου.
Ένα γράφημα Gantt θεωρείται συχνά ένα είδος WBS για τη διαχείριση έργου. Οι χρήστες μπορούν να οργανώσουν το WBS τους ως γράφημα Gantt που περιέχει συνδέσμους μεταξύ εξαρτήσεων εργασιών και ορόσημων έργων.
Οι Τελικές Λέξεις
Μέχρι στιγμής, έχετε βρει μια εις βάθος συζήτηση για τα βασικά του WBS στη διαχείριση έργων. Ανακαλύψατε επίσης ορισμένα κορυφαία εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να συντάξετε ένα επαγγελματικό πρότυπο WBS χωρίς σφάλματα.
Στην επαγγελματική σταδιοδρομία ενός διαχειριστή έργου, η ικανότητα σύνταξης ενός εργαλείου WBS τον ξεχωρίζει από τον αρχάριο. Ομοίως, όταν υιοθετείτε το πρότυπο WBS, μειώνετε τα σημεία συμφόρησης, αυξάνετε την παραγωγικότητα και τελικά αποκομίζετε περισσότερα έσοδα από τις ερασιτεχνικές επιχειρήσεις που δεν χρησιμοποιούν αυτό το εργαλείο.
Μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρει να μάθετε για τους ναυλώσεις της ομάδας που διευκολύνουν την αποτελεσματική συνεργασία σε μια ομάδα.