Η τεχνολογία έχει αλλάξει τον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεων και την εργασία των εργαζομένων σε όλο τον κόσμο.
Διάφορες νέες τεχνολογίες, όπως smartphone, SaaS, φορητοί υπολογιστές, tablet, κ.λπ., έχουν προωθήσει τους ψηφιακούς χώρους εργασίας και την απομακρυσμένη εργασία. Αυτά έχουν μεγάλο ρόλο στον ψηφιακό μετασχηματισμό, επιτρέποντας έτσι στις ομάδες να εργάζονται πιο αποτελεσματικά από ποτέ.
Τα VDR ή τα Virtual Data Rooms είναι ένα από τα μέρη αυτής της επανάστασης όσον αφορά την τεχνολογία. Τα εικονικά δωμάτια δεδομένων έχουν αλλάξει εντελώς τον τρόπο σύναψης συμφωνιών για τις επιχειρήσεις. Αυτή η ανάρτηση θα εξερευνήσει τα VDR, τα οφέλη, τις χρήσεις τους και ορισμένους παρόχους VDR.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι ένα VDR ή Virtual Data Room;
Ένα εικονικό δωμάτιο δεδομένων είναι ένας διαδικτυακός χώρος ή χώρος αποθήκευσης όπου οι οργανισμοί αποθηκεύουν εμπιστευτικά δεδομένα και αρχεία. Κάνουν χρήση VDR σε περίπτωση πραγματοποίησης οικονομικών συναλλαγών ή όταν συναλλάσσονται με τρίτους.
Τα VDR είναι υπηρεσίες αποθήκευσης που βασίζονται σε σύννεφο που επιτρέπουν την κοινή χρήση ιδιωτικών ή εμπιστευτικών πληροφοριών με συνεργάτες, πελάτες και άλλα.
Τα εικονικά δωμάτια δεδομένων χρησιμοποιούν ισχυρές μεθόδους κρυπτογράφησης, οι οποίες καθιστούν την αποθήκευση αρκετά αξιόπιστη και ασφαλή. Τα VDR κωδικοποιούν δεδομένα πριν τα μετακινήσουν στο σύννεφο αποθήκευσης.
Σας επιτρέπουν επίσης να επιλέξετε από διάφορες ρυθμίσεις περιορισμού και δικαιώματα εγγράφων. Αυτό αποτρέπει την αντιγραφή, την κοινή χρήση ή την εκτύπωση δεδομένων χωρίς άδεια.
Χρήσεις Virtual Data Rooms
Τα VDR προσφέρουν χώρο για τη δέουσα επιμέλεια που απαιτείται κατά την ολοκλήρωση μιας επιχειρηματικής συμφωνίας. Αυτές οι συναλλαγές αφορούν έγγραφα και αρχεία μεγάλων μεγεθών και σε μεγαλύτερα ποσά.
Τα περισσότερα από αυτά τα έγγραφα είναι εμπιστευτικά και περιέχουν πολύ ευαίσθητα δεδομένα. Το VDR προσφέρει έναν αξιόπιστο τρόπο για όλους τους ενδιαφερόμενους να ανταλλάσσουν και να ελέγχουν έγγραφα κατά τη διαπραγμάτευση.
Για να διατηρήσουν οι επιχειρήσεις επιχειρηματικές σχέσεις, απαιτείται συχνή μετάδοση δεδομένων και συμβάσεις. Οι αίθουσες εικονικών δεδομένων παρέχουν χώρο αποθήκευσης για αυτές τις συμβάσεις και τις καθιστούν άμεσα διαθέσιμες όποτε απαιτείται.
Αυτά λειτουργούν ως κεντρικό σημείο πρόσβασης για δικηγόρους, εξωτερικές και εσωτερικές ρυθμιστικές αρχές, λογιστές και άλλα μέρη. Ένα τέτοιο κεντρικό σύστημα μειώνει τον κίνδυνο καθυστερήσεων και σφαλμάτων. Προσφέρει επίσης διαφάνεια στην επικοινωνία.
Πλεονεκτήματα των δωματίων εικονικών δεδομένων
Ένα εικονικό δωμάτιο δεδομένων είναι μια τέλεια λύση για κάθε οργανισμό. Μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να εξορθολογίσουν τη διαδικασία κοινής χρήσης εγγράφων και να την καταστήσουν πολύ πιο αποτελεσματική. Προσφέρουν ένα ευρύ φάσμα πλεονεκτημάτων, μερικά από τα οποία περιλαμβάνουν:
- Αποτελεσματική ανταλλαγή κρίσιμων και ιδιωτικών επιχειρηματικών εγγράφων και πληροφοριών με ασφάλεια.
- Προσφέρετε προστασία στις πληροφορίες του οργανισμού.
- Ασφαλής και ασφαλής διαχείριση δεδομένων και εγγράφων.
- Προσβάσιμο σε πολλά μέρη ταυτόχρονα.
- Είναι δυνατή η μεταφόρτωση μεγάλου όγκου δεδομένων.
- Υποστήριξη φορητών συσκευών.
- Διατίθεται δυνατότητα ακριβούς αναζήτησης.
Στη συνέχεια, θα διερευνήσουμε περιπτώσεις χρήσης εικονικών δωματίων δεδομένων.
Χρήση περιπτώσεων Virtual Data Rooms
Τα εικονικά δωμάτια δεδομένων ισχύουν σε όλους τους τομείς που περιλαμβάνουν άντληση κεφαλαίων, οικονομικές συναλλαγές και επιχειρηματικές συμφωνίες. Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικές από τις κύριες εφαρμογές των VDR.
Τεχνολογία
Τα VDR είναι εξαιρετικά χρήσιμες λύσεις για τον κλάδο της τεχνολογίας. Αυτά επιτρέπουν στους μεγαλύτερους τεχνολογικούς οργανισμούς να μοιράζονται δεδομένα και πληροφορίες μεταξύ των ομάδων και να διαδίδονται σε όλο τον κόσμο.
Εταιρική Ανάπτυξη
Οι εταιρικές στρατηγικές περιλαμβάνουν μεγάλη χρήση συστοιχιών δεδομένων. Η χρήση των VDR βοηθά στον εντοπισμό τάσεων δεδομένων που διαφορετικά παραμένουν απαρατήρητες.
Τραπεζική επένδυση
Ο κλάδος της επενδυτικής τραπεζικής χρησιμοποιεί τις εγκαταστάσεις εικονικών δωματίων δεδομένων σε μεγάλο βαθμό. Οι διαδικασίες όπως η άντληση κεφαλαίων, οι IPO και οι συγχωνεύσεις και εξαγορές απαιτούν τεράστια κοινή χρήση δεδομένων, καθιστώντας το VDR απαραίτητο.
Νομικός Τομέας
Η νομική βιομηχανία περιλαμβάνει μεγάλο όγκο γραφειοκρατίας. Ωστόσο, αυτή η γραφειοκρατία μετατρέπεται σε ηλεκτρονικά έγγραφα. Και έτσι, τα εικονικά δωμάτια δεδομένων έχουν μπει στο παιχνίδι σε αυτόν τον κλάδο για την αποθήκευση, την ανάκτηση και την κοινή χρήση νομικών εγγράφων.
Λογιστικές Εταιρείες
Τα VDR βοηθούν τους λογιστικούς και ελεγκτικούς οργανισμούς να μοιράζονται τους λογαριασμούς και τις αναφορές ελέγχου τους με τους πελάτες μέσω μιας ασφαλούς πλατφόρμας.
Ακίνητα
Ο κλάδος των ακινήτων περιλαμβάνει μεγάλο όγκο εγγράφων και ανταλλαγή εγγράφων. Ένα VDR βοηθά στην αποθήκευση και διαχείριση αυτών των εγγράφων χωρίς κανέναν κίνδυνο.
Αίθουσες εικονικών έναντι φυσικών δεδομένων
Νωρίτερα, πριν από την εξέλιξη της ψηφιακής τεχνολογίας, χρησιμοποιούνταν δωμάτια φυσικών δεδομένων. Αυτά χρησιμοποιήθηκαν για την αποθήκευση κρίσιμων εγγράφων, εγγράφων πνευματικής ιδιοκτησίας και πολλά άλλα. Οι αίθουσες φυσικών δεδομένων ήταν πραγματικές φυσικές τοποθεσίες.
Αλλά τώρα, με την εξέλιξη της ψηφιακής τεχνολογίας, τα εικονικά ή ηλεκτρονικά έγγραφα αντικατέστησαν τα φυσικά έγγραφα. Ως αποτέλεσμα, οι αίθουσες εικονικών δεδομένων αντικατέστησαν τις αίθουσες φυσικών δεδομένων. Τα εικονικά δωμάτια δεδομένων έχουν πολλά πλεονεκτήματα σε σύγκριση με τα φυσικά δωμάτια δεδομένων. Ας μάθουμε μερικά:
#1. Διαφορά κόστους
Οι αίθουσες φυσικών δεδομένων απαιτούν τοποθεσία προς ενοικίαση και κατάλληλες εγκαταστάσεις ασφαλείας για την προστασία των εγγράφων. Αυτό σημαίνει ότι υπήρχαν τεράστια κόστη σχετικά με το ενοίκιο, τη συντήρηση, την ασφάλεια κ.λπ.
Από την άλλη πλευρά, τα εικονικά δωμάτια δεδομένων είναι λύσεις cloud που προσφέρουν τη δυνατότητα αποθήκευσης τεράστιων ποσοτήτων δεδομένων με ασφάλεια. Το εικονικό δωμάτιο δεδομένων είναι πολύ πιο οικονομικό από το φυσικό.
#2. Χρόνος Ανάκτησης Δεδομένων
Στις αίθουσες φυσικών δεδομένων, μπορείτε να φανταστείτε πόσο δύσκολο θα ήταν να αναζητήσετε σε σωρούς εγγράφων που υπάρχουν. Θα χρειαστείτε ώρες για να το κάνετε αυτό, ακόμα κι αν είναι τέλεια οργανωμένο.
Σε σύγκριση με αυτό, τα VDR σάς επιτρέπουν να το κάνετε αυτό απρόσκοπτα και σε δευτερόλεπτα. Όλοι όσοι έχουν άδεια πρόσβασης στα έγγραφα μπορούν να αναζητήσουν και να ανακτήσουν δεδομένα αμέσως χωρίς χρόνο αναμονής.
#3. Αποδοτικότητα
Τα VDR συμβάλλουν στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης εγγράφων και, κατά συνέπεια, των επιχειρηματικών διαδικασιών. Καθώς επιτρέπει στα έγγραφα να φτάσουν σε πολλούς πλειοδότες σε σχεδόν μηδενικό χρόνο.
Αλλά όταν μιλάμε για φυσικά δωμάτια δεδομένων, οι πλειοδότες πρέπει να προγραμματίσουν ραντεβού για πρόσβαση στην αίθουσα. Έτσι το επίπεδο απόδοσης θα ήταν χαμηλό.
#4. Εμπιστευτική Επικοινωνία
Τα VDR επιτρέπουν την εμπιστευτική και ιδιωτική επικοινωνία μεταξύ των μερών. Μπορείτε να απαντήσετε σε συγκεκριμένες ερωτήσεις από άλλο οργανισμό χωρίς να επιτρέψετε σε κανέναν να έχει πρόσβαση στις πληροφορίες σας. Μπορείτε να παραχωρήσετε σε οποιονδήποτε την άδεια να δει τα έγγραφά σας ή περισσότερα.
#5. Παρακολούθηση
Τα VDR προσφέρουν εύκολη παρακολούθηση των προβολών εγγράφων. Ταυτόχρονα, αυτό είναι αδύνατο σε δωμάτια φυσικών δεδομένων. Δεν μπορείτε να ελέγξετε ποιος βλέπει ποιο έγγραφο. Αλλά τα εικονικά δωμάτια δεδομένων σάς επιτρέπουν να δείτε πόσα άτομα είδαν τα αρχεία σας. Λαμβάνετε καθημερινές αναφορές γι’ αυτό, γεγονός που καθιστά εύκολη την παρακολούθηση.
Πολλοί πάροχοι εικονικών αιθουσών δεδομένων προσφέρουν εξαιρετικές δυνατότητες. Διαφορετικές λειτουργίες σάς επιτρέπουν να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά και αποτελεσματικά τα έγγραφα και τα αρχεία σας στο διαδίκτυο.
Εργαλεία Virtual Data Rooms
Ας εξερευνήσουμε τους καλύτερους παρόχους εικονικών αιθουσών δεδομένων που μπορείτε να εξετάσετε.
iDeals
Το iDeals προσφέρει έναν τρόπο συνεργασίας και ασφαλούς κοινής χρήσης των κρίσιμων επιχειρηματικών εγγράφων σας. Σας δίνει τη δυνατότητα να ανεβάσετε τα αρχεία σας χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα εύκολης μεταφοράς και απόθεσης. Μπορείτε να ανεβάσετε μαζικά τα αρχεία και να εξοικονομήσετε τον πολύτιμο χρόνο σας.
Υποστηρίζει περισσότερες από 25 διαφορετικές μορφές αρχείων και σας επιτρέπει να ενσωματωθείτε με την Εξερεύνηση των Windows. Οι εύκολες επιλογές αναζήτησης κειμένου και τα φίλτρα του κάνουν την ανάκτηση δεδομένων πολύ πιο βολική.
Ανσαράδα
Το Ansarada είναι ένα έξυπνο εικονικό δωμάτιο δεδομένων που λειτουργεί πολύ περισσότερο από μια απλή λύση αποθήκευσης και κοινής χρήσης αρχείων. Ενσωματώνεται με άλλες πλατφόρμες για να επιτρέψει τον αμφίδρομο συγχρονισμό και προσφέρει μια δυνατότητα μεταφοράς και απόθεσης που σας επιτρέπει να ανεβάσετε έγγραφα και αρχεία γρήγορα.
Το Ansarada σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε και να ελέγχετε όλες τις ενέργειές σας. Υποστηρίζεται από τη δύναμη της τεχνητής νοημοσύνης, η οποία σας βοηθά να αυτοματοποιήσετε τις αναφορές, να προβλέψετε τα αποτελέσματα και πολλά άλλα.
CapLinked
Το CapLinked παρέχει ασφαλείς και απλές λύσεις εικονικών αιθουσών δεδομένων για τους οργανισμούς ώστε να αποθηκεύουν τα έγγραφά τους με ασφάλεια. Σας επιτρέπει να ανεβάσετε έγγραφα αμέσως και να περιορίσετε την πρόσβαση παρέχοντας άδεια στα μέρη που θέλετε.
Μπορείτε να ανεβάσετε αρχεία μαζικά και έτσι να εξοικονομήσετε πολύτιμο χρόνο. Η ασφάλεια σε επίπεδο επιχείρησης διασφαλίζει ότι τα κρίσιμα έγγραφά σας είναι πάντα ασφαλή και προστατευμένα. Το CapLinked προσφέρει δωμάτια δεδομένων για έργα, οργανισμούς και επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους και προϋπολογισμού.
OneHub
Συνεργαστείτε εύκολα και απρόσκοπτα με τους συναδέλφους, τους πελάτες και τους συνεργάτες σας με ασφαλή τρόπο. Με το OneHub, μπορείτε να μοιραστείτε τις ιδιωτικές πληροφορίες της επιχείρησής σας χωρίς καμία ανησυχία.
Σας επιτρέπει να ανεβάσετε αρχεία γρήγορα με τη λειτουργία μεταφοράς και απόθεσης. Η προηγμένη παρακολούθηση δραστηριότητας σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε τα πάντα στο δωμάτιο δεδομένων. Μπορείτε να έχετε προεπισκοπήσεις υψηλής ποιότητας για περισσότερους από 30 τύπους αρχείων. Μπορείτε εύκολα να βελτιώσετε τη συνεργασία αναθέτοντας εργασίες, παραχωρώντας άδειες και πολλά άλλα.
Αυτό το δωμάτιο δεδομένων διαθέτει κρυπτογράφηση σε επίπεδο τράπεζας.
Κουτί
Το Box σάς δίνει τη δυνατότητα να διαχειρίζεστε με ασφάλεια τις προσφορές, τις συγχωνεύσεις και εξαγορές και τις συμβάσεις σας με τη μέγιστη δυνατή προστασία. Έρχεται με περισσότερες από 1400 ενσωματώσεις για να διευκολύνει τις διαδικασίες. Σας επιτρέπει να βελτιώσετε την εμπειρία χρήστη σας επιτρέποντας προεπισκοπήσεις στο πρόγραμμα περιήγησης και προσβάσεις από κινητά.
Η ασφάλειά του υψηλού επιπέδου αποτρέπει τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και διασφαλίζει ότι τα έγγραφα έχουν ασφαλή πρόσβαση. Τα στοιχεία ελέγχου φακέλων και τα ισχυρά δικαιώματα χρήστη παρακολουθούν ύποπτες δραστηριότητες.
Τελικές Λέξεις
Έτσι, βλέπετε πόσο σημαντικά και χρήσιμα είναι τα εικονικά δωμάτια δεδομένων όταν μιλάμε για κρίσιμη τεκμηρίωση. Κάθε τομέας που περιλαμβάνει ηλεκτρονική τεκμηρίωση και συναλλαγές χρειάζεται ασφαλείς εικονικούς χώρους δεδομένων για να διασφαλιστεί η μέγιστη ασφάλεια των εγγράφων.
Μπορείτε να εξετάσετε οποιονδήποτε από τους παραπάνω προτεινόμενους παρόχους VDR και να εστιάσετε στην επιχειρηματική σας εργασία χωρίς καμία ανησυχία.
Στη συνέχεια, μπορείτε να ελέγξετε το λογισμικό αυτοματοποίησης εγγράφων για εξοικονόμηση ωρών εργασίας.