Μία από τις πιο σημαντικές πτυχές της λειτουργίας μιας επιτυχημένης επιχείρησης είναι να διασφαλιστεί ότι όλα τα μέρη της είναι σε συγχρονισμό μεταξύ τους. Για να διατηρηθούν αυτά τα μέρη σε κίνηση και συγχρονισμό, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να διαθέτουν ένα σύνολο διαδικασιών για τους υπαλλήλους τους για την εκτέλεση εργασιών ρουτίνας ή οποιωνδήποτε τυπικών εργασιών.
Μια επιχείρηση χωρίς το κατάλληλο σύνολο τεκμηρίωσης ή διαδικασίας είναι πιο πιθανό να καταρρεύσει και να αντιμετωπίσει προβλήματα στις προθεσμίες!
Για παράδειγμα, μια εταιρεία κατασκευής αυτοκινήτων πρέπει να πραγματοποιεί διάφορους ελέγχους ρουτίνας και δοκιμές και να ρυθμίζει με ακρίβεια για να παράγει τη μέγιστη απόδοση.
Και εκεί μπαίνουν οι τυπικές διαδικασίες λειτουργίας (SOP).
Μην συγχέετε το SOP με το εγχειρίδιο κανόνων του υπαλλήλου ή τις διαδικασίες ροής εργασιών. Αντίθετα, οι SOP καθορίζουν έναν οδηγό βήμα προς βήμα για την εκτέλεση των εργασιών για την ενίσχυση της αποτελεσματικότητας και τη μείωση της οργανωτικής ασάφειας.
Ενώ ο στόχος των SOP παραμένει άθικτος, τα πρότυπα και τα βήματα διαφέρουν ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού και τον κλάδο. Γι’ αυτό δημιουργήσαμε μια λίστα με τα καλύτερα πρότυπα SOP για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών.
Πίνακας περιεχομένων
Γιατί είναι σημαντικά τα SOP;
Τα SOP είναι η ραχοκοκαλιά μιας αποτελεσματικής ροής εργασίας σε έναν οργανισμό. Ένα λεπτομερές SOP λειτουργεί ως μόνιμη οδηγία για τους εργαζόμενους και εκθέτει τις προσδοκίες τους.
Ας εμβαθύνουμε στα οφέλη των SOP:
#1. Βελτιωμένη Ενσωμάτωση
Πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν SOP για να επιταχύνουν και να βελτιώσουν τη διαδικασία ενσωμάτωσης. Από την πρώτη μέρα, οι εργαζόμενοι κληρονομούνται με ισχυρές και λεπτομερείς διαδικασίες για να εκτελούν τις καθημερινές τους εργασίες.
Αυτό έχει ως αποτέλεσμα καλύτερη παραγωγικότητα και βοηθά τους ηγέτες των ομάδων και τους διευθυντές να αξιολογούν κάθε έναν από τους νέους υπαλλήλους τους.
#2. Διατηρεί την οργανωτική συνέπεια
Μια ενιαία δήλωση διαδικασίας λαμβάνει υπόψη την οργανωτική συνέπεια και διατηρεί όλα τα μέλη της ομάδας και τους υπαλλήλους στην ίδια σελίδα.
Όταν ο καθένας από τους υπαλλήλους έχει ξεκάθαρη κατανόηση σε ποιον πρέπει να αναφέρει και ποια βήματα πρέπει να κάνει στη συνέχεια με ιεραρχικό τρόπο, υπάρχουν λιγότερες πιθανότητες να πάνε τα πράγματα νότια.
#3. Κατανόηση των βέλτιστων πρακτικών
Η επανάληψη και η αναθεώρηση των εργασιών που είναι γραμμένες σε ένα έγγραφο παρέχουν καλύτερη κατανόηση των βέλτιστων πρακτικών των εργασιών ρουτίνας σε ένα τμήμα.
Αν και τα SOP είναι απλώς προτάσεις, μπορούν να μετατραπούν σε ανταποδοτικούς οδηγούς βήμα προς βήμα που παρέχουν βαθιές γνώσεις για το πώς πρέπει να γίνει μια εργασία που συνηθίζει στις απαιτήσεις των ενδιαφερομένων.
#4. Εξοικονόμηση στην προπόνηση
Τα SOP μπορούν να εξοικονομήσουν χιλιάδες, αν όχι εκατομμύρια, στον οργανισμό. Το κόστος εκπαίδευσης των υφιστάμενων καθώς και των νέων εργαζομένων μπορεί να ελαχιστοποιηθεί με την ενσωμάτωση των προτύπων SOP στα εκπαιδευτικά τους κιτ.
Επίσης, σημαντικές ή μικρές αλλαγές σε έναν οργανισμό, όπως συνταξιοδοτήσεις, προαγωγές ή παραιτήσεις, δεν πρέπει να επηρεάζουν τη ροή εργασίας. Οι SOPs θέτουν μια τυπική διαδικασία για τα καθήκοντα που έχει κάνει ένας υπάλληλος τα τελευταία χρόνια.
#5. Διατηρεί την ποιότητα εργασίας
Για να αποφύγετε τον αρχικό λόξυγκα, τα SOP αποδεικνύονται σωτήρια. Κάθε φορά που ένας υπάρχων υπάλληλος αποχωρεί και ένας νέος υπάλληλος προσχωρεί, οι SOPs θεωρούν κάθε άτομο υπεύθυνο για τα καθήκοντα που πρέπει να κάνει και για το δρόμο που πρέπει να ακολουθήσει για να επιτύχει τη μέγιστη απόδοση.
Πώς να δημιουργήσετε τυπικές διαδικασίες λειτουργίας;
Η δημιουργία λεπτομερών και ξεκάθαρων SOPs μπορεί να είναι χρονοβόρα και όχι ένα cakewalk. Υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη σύνταξη των SOP για τον οργανισμό σας.
Ακολουθούν τα βήματα που απαιτούνται για τη δημιουργία μιας τυπικής διαδικασίας λειτουργίας:
- Προσδιορίστε το σκοπό και τις εργασίες: Σημειώστε τον σκοπό της δημιουργίας του SOP και ποιες εργασίες θέλετε να επιτύχετε χρησιμοποιώντας αυτό. Εάν δεν σας ανήκει η καθημερινή διαδικασία, φροντίστε να εμπλέξετε τα ενδιαφερόμενα μέρη και τους ρόλους που είναι υπεύθυνοι για αυτήν.
- Γνωρίστε το κοινό σας: Επιλέξτε το κοινό καθώς κάνετε ένα βήμα μπροστά για να γράψετε την τεκμηρίωσή σας. Εάν γράφετε ένα SOP για ένα κοινό που χρειάζεται βοήθεια 24 ώρες το 24ωρο, 7 ημέρες την εβδομάδα, είναι επιτακτική ανάγκη να δημιουργήσετε τεκμηρίωση έτσι ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να αναλάβουν εύκολα.
- Αποφασίστε τη δομή του SOP: Το επόμενο βήμα είναι να πραγματοποιήσετε τις ιδέες σας. Αλλά προτού γράψετε αυτά τα SOP, επιλέξτε μια δομή, γλώσσα και τονικότητα του SOP σας που να ευθυγραμμίζεται με την επωνυμία και τον κλάδο σας.
- Επιλέξτε το σωστό πρότυπο: Αν και μπορείτε πάντα να ξεκινήσετε από το μηδέν, υπάρχουν πολλά πρότυπα SOP που έχουν κατασκευαστεί για κάθε κλάδο ή μικρο-θέση. Τα πρότυπα SOP επιταχύνουν τη διαδικασία εγγραφής και διασφαλίζουν ότι συμμορφώνεται με τον τυποποιημένο κανόνα.
- Ενημερώστε το SOP σας: Είναι επίσης σημαντικό να ενημερώνετε τα SOP καθώς η διαδικασία αλλάζει από καιρό σε καιρό. Αν και η μη αυτόματη ενημέρωση μπορεί να πάρει χρόνο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αυτοματοποιημένο λογισμικό ή το λογισμικό SOP για να αποθηκεύσετε και να ενημερώσετε τα SOP σας.
Η καταγραφή των SOP μπορεί να φαίνεται δελεαστική από τα παραπάνω βήματα. Γίνεται ακόμα πιο συναρπαστικό όταν έχετε ένα προκατασκευασμένο πρότυπο για αυτό. Παρακάτω, έχουμε κοινοποιήσει τα πιο λειτουργικά πρότυπα SOP (Τυπική διαδικασία λειτουργίας) για επιχειρήσεις που υποστηρίζουν μια ποικιλία περιπτώσεων χρήσης.
Έξυπνο φύλλο
Έξυπνο φύλλο προσφέρει μια εκτεταμένη γκάμα προτύπων SOP, συμπεριλαμβανομένων διαφόρων περιπτώσεων χρήσης, όπως λειτουργίες γραφείου υποστήριξης, SOP ξενοδοχείων και επισκεπτών, SOP αποθήκης, ακόμη και SOP υπηρεσιών υγιεινής καθαρισμού.
Κάθε ένα από αυτά τα SOP έχει σχεδιαστεί σύμφωνα με τα πρότυπα του κλάδου και τη διαδικασία που θα ακολουθούσαν οι περισσότερες ομάδες για να μεγιστοποιήσουν την αποτελεσματικότητα.
Μου αρέσει πολύ το πρότυπο IT Standard Operating Procedure Template της Smartsheet. Το παρακάτω πρότυπο καθορίζει κάθε βήμα και διατηρεί ένα διάγραμμα ροής μιας λειτουργίας πληροφορικής. Είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την κατανόηση της συμμόρφωσης με κανόνες και κανονισμούς.
Πρότυπο λειτουργιών IT Smartsheet
Αυτό το πρότυπο είναι διαθέσιμο σε μορφή Word και ρυθμίζει μια υπενθύμιση για την εκτέλεση εργασιών ρουτίνας που περιλαμβάνει επίσης αντιμετώπιση προβλημάτων εγγράφων, συμβάντα ασφαλείας και διαδικασίες ρύθμισης, καθώς και δημιουργία διαγραμμάτων διαδικασίας και προγραμματισμένη συντήρηση.
ClickUp
Τα πρότυπα SOP από ClickUp είναι ολισθηρές και συναρπαστικές και περιλαμβάνουν κάθε λεπτομέρεια που πρέπει να έχει το τυπικό SOP σας. Τα πρότυπα ClickUp είναι φιλικά προς το χρήστη και αρκετά γρήγορα για να τα εφαρμόσετε στην τυπική σας διαδικασία.
Υπάρχουν πάνω από 15 περιπτώσεις χρήσης που υποστηρίζει, συμπεριλαμβανομένων πωλήσεων, υποστήριξης, ανθρώπινου δυναμικού, χρηματοδότησης, πληροφορικής, σχεδίασης και οτιδήποτε άλλο.
Το αγαπημένο μου είναι το πρότυπο HR SOP. Αντί να χρησιμοποιεί το παραδοσιακό Excel ή τη μη αυτόματη ενημέρωση, αυτό το συναρπαστικό πρότυπο SOP δημιουργεί μια λίστα ελέγχου για όλες τις εργασίες. Θέτει τα θεμέλια για την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών.
Πρότυπο HR SOP από το ClickUp
Αυτό το πρότυπο παραθέτει όλες τις ευθύνες του τμήματος HR, από την επιβίβαση έως την πρόσληψη και την αποβίβαση σε άλλες συνήθεις εργασίες.
Γκουρού
Ένα εύπεπτο αλλά λεπτομερές SOP για τις ομάδες για τον εξορθολογισμό της εσωτερικής τους διαδικασίας και τον εντοπισμό του προβλήματος που επιλύει. Στην πραγματικότητα, βρήκα κάθε ένα από τα Πρότυπα SOP από τον Guru Γρήγορα προσαρμόσιμο και προσαρμόσιμο που είναι συνηθισμένο ακόμα και για τους αρχάριους.
Το πρότυπο ξεκινά με το σκοπό της εργασίας και το πλαίσιο δημιουργίας του SOP. Το δεύτερο μέρος της ενότητας περιλαμβάνει «Πώς να επεξεργαστείτε», το οποίο μοιάζει πολύ με έναν λεπτομερή οδηγό βήμα προς βήμα.
Ο Guru περιλαμβάνει διάφορα πρότυπα SOP, όπως τεκμηρίωση προϊόντων, οδηγίες επωνυμίας, διαχείριση αλλαγών, ενσωμάτωση υπαλλήλων κ.λπ. Μπορείτε να δείτε τη λίστα προτύπων εδώ.
Πρότυπα τυπικής διαδικασίας λειτουργίας Guru
Γραμματέας
Το επόμενο στη λίστα είναι ένα εύπεπτο πρότυπο πρότυπο από Γραμματέας. Το SOP τους εγγυάται συνέπεια και ποιότητα στις λειτουργίες για να διασφαλίσει ότι η ομάδα σας συμμορφώνεται με τις κανονιστικές και νομικές απαιτήσεις.
Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα εύχρηστο πρότυπο, το πρότυπο SOP του Scribehow είναι η σωστή επιλογή για να ξεκινήσετε.
Πρότυπο SOP Scribehow
Το πρότυπο ξεκινά με τον τίτλο, ακολουθούμενο από την έκδοση και την ημερομηνία έναρξης ισχύος. Ο πίνακας περιεχομένου καθιστά πολύ εύκολο να μεταβείτε σε οποιαδήποτε από τις ενότητες.
Μετά από περαιτέρω κύλιση, οι χρήστες μπορούν να λάβουν τις λεπτομέρειες των εργασιών, συμπεριλαμβανομένου του σκοπού, του πεδίου εφαρμογής του εγγράφου και των ευθυνών. Στη συνέχεια, το πρότυπο περιλαμβάνει τη διαδικασία How-to, η οποία αναλύεται σε απλά υποβήματα.
Το καλύτερο κομμάτι? Το Scribehow περιλαμβάνει επίσης τις λεπτομέρειες για κάθε αναθεώρηση μαζί με την ημερομηνία έγκρισης και το ιστορικό έκδοσης.
Διαδικασία.στ
Διαδικασία.στ είναι μια πλατφόρμα με τεχνητή νοημοσύνη που προσφέρει λογισμικό SOP καθώς και μια τεράστια βιβλιοθήκη προτύπων. Η πλατφόρμα σας παρέχει δύο τύπους προτύπων. το πρώτο για να δημιουργήσετε τις διαδικασίες σας από την αρχή και το δεύτερο για να δημιουργήσετε μη αυτόματες διαδικασίες.
Η τυπική δομή προτύπων τους είναι πιο λεπτομερής και περιγραφική σε σύγκριση με το Scribe. Τα περισσότερα από αυτά τα πρότυπα έχουν σχεδιαστεί λαμβάνοντας υπόψη το πρότυπο σύστημα διαχείρισης ποιότητας ISO.
Το Process.st προσφέρει 50+ δωρεάν και με δυνατότητα λήψης πρότυπα που μπορούν να προστεθούν στον λογαριασμό ή να ληφθούν δωρεάν σε μορφή PDF. Μπορείτε να περιηγηθείτε στα πρότυπα κατά κατηγορίες όπως μάρκετινγκ περιεχομένου, ενσωμάτωση εργαζομένων και πελατών, επιχείρηση, κατασκευή, ασφάλεια, πληροφορική, λειτουργίες και άλλα.
TemplateLAB
TemplateLAB έχει ένα ευρύ φάσμα προτύπων SOP σε μορφή Word με δυνατότητα λήψης. Διαθέτουν πρότυπα SOP για επιχειρηματικές διαδικασίες, νομική διαχείριση, HR και ακίνητα, καθώς και για εταιρείες τέχνης και πολυμέσων.
Το καλύτερο μέρος είναι ότι αυτά τα πρότυπα SOP είναι εύκολα επεξεργάσιμα και δεν αφήνουν καμία εργασία χωρίς επίβλεψη. Αυτό που μου άρεσε περισσότερο στο TemplateLAB είναι ο απλός σχεδιασμός του, ωστόσο καταφέρνει να καλύψει κάθε λεπτομέρεια που θέλετε να συμπεριλάβετε στο SOP σας.
Για παράδειγμα, αυτό το SOP για την τοποθεσία έρευνας καλύπτει τις συντμήσεις και τους ορισμούς των διαδικασιών που εμπλέκονται. Καθώς κάνετε κύλιση προς τα κάτω, η λίστα ελέγχου εργασιών ρουτίνας περιλαμβάνει αρχές, δείγματα, εξοπλισμό, αντιδραστήρια και διαλύματα, ποιοτικό έλεγχο και διαχείριση απορριμμάτων.
Πρότυπο SOP από το Templatelab
Jotform
Jotform είναι ένα διαδικτυακό πρόγραμμα δημιουργίας φορμών που καλύπτει διάφορες περιπτώσεις χρήσης για επιχειρηματικά σχέδια και SOP. Η Jotform προσφέρει τα πάντα απευθείας από τη σελίδα SOP της. Δηλαδή, δεν χρειάζεται να κάνετε λήψη και επεξεργασία των SOP σε μορφή Word ή PDF.
Καθώς μεταβαίνετε στον ιστότοπό τους, τα πρότυπα SOP εμφανίζονται με τη μορφή ενός ερωτηματολογίου που μπορείτε να συμπληρώσετε και να στείλετε το πρότυπο για έλεγχο στους ενδιαφερόμενους.
Μετά την έγκριση, τα SOP μπορούν να ληφθούν σε μορφή PDF.
Πρότυπο Jotform SOP
Αυτό που μου άρεσε στο Jotform είναι τα προσαρμόσιμα στοιχεία του που μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε από τα πρότυπα SOP. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε σελίδες για να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες στο SOP.
Εννοια
Εννοια έχει ένα λεπτομερές πρότυπο SOP που έχει σχεδιαστεί για μικρές επιχειρήσεις. Ωστόσο, δεν υπάρχουν προκατασκευασμένα πρότυπα για έναν συγκεκριμένο κλάδο. Υπάρχει μόνο ένα τυπικό πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και να κάνετε αλλαγές για την ομάδα σας.
Αν και δεν έχουν την κατηγοριοποίηση και το ευρύ φάσμα προτύπων, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε εύπεπτα και γρήγορα στην ανάγνωση SOP.
Το πρώτο φύλλο του προτύπου περιλαμβάνει τον τίτλο της διαδικασίας και την ημερομηνία δημιουργίας, μαζί με το τμήμα που το δημιούργησε. Στη συνέχεια, προσθέστε το περιβάλλον με μη αυτόματο τρόπο ή ενσωματώστε το σύνδεσμο σε μορφή PDF, Google Drive ή Χαρτών και συμπεριλάβετε τους συνδέσμους για όλα τα σχετικά έγγραφα.
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ορολογίες ειδικές για τον κλάδο και να ορίσετε τη διαδικασία σε βήματα. Το καλύτερο κομμάτι? Μπορείτε να κατεβάσετε τα βήματα ενσωματώνοντας το βίντεο από το Loom ή το Miro.
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ετικέτες ή να προσθέσετε τα ονόματα των ατόμων που είναι υπεύθυνα για τις εργασίες σε κάθε βήμα.
Kipwise
Kipwise Τα πρότυπα SOP έχουν σχεδιαστεί για την ομάδα μάρκετινγκ και πωλήσεων, τις λειτουργίες, την υποστήριξη πελατών και τις ομάδες HR. Αυτό το τυπικό πρότυπο ακολουθεί την ίδια δομή με τα περισσότερα πρότυπα.
Κατά την εγγραφή, μπορείτε να επεξεργαστείτε το πρότυπο απευθείας από την πλατφόρμα. Ο συγγραφέας μπορεί να προσθέσει ή να αφαιρέσει την εργασία ανάλογα. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε σχετικούς και σχετικούς συνδέσμους, όπως συνδέσμους συσκέψεων, πόρους και οδηγούς για να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασίας.
Τελικές σκέψεις
Τα πρότυπα SOP μπορούν να εξαλείψουν τις ώρες που ταλαιπωρούνται από το κεφάλι. Τα ευέλικτα πρότυπα SOP χρειάζονται λίγη επεξεργασία και προσαρμογή για τη δημιουργία τεκμηρίωσης που κάνει τις εργασίες ρουτίνας συναρπαστικές και γρήγορες στη μνήμη.
Κάντε κύλιση σε αυτά τα δωρεάν πρότυπα και βάλτε το καλύτερο σε δράση για να ενισχύσετε την ομάδα σας.
Στη συνέχεια, ρίξτε μια ματιά στα πρότυπα διαχείρισης έργων Notion για να μεταμορφώσετε τη ροή εργασίας σας.