Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ομάδα επαφών του Outlook (επίσημα γνωστή ως λίστα διανομής), ίσως θέλετε να αποκρύψετε τις διευθύνσεις email στην ομάδα από τους παραλήπτες. Εδώ είναι ο ευκολότερος τρόπος για να προστατεύσετε τα προσωπικά στοιχεία των ανθρώπων.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι μια Ομάδα Επαφής;
Στο Office 365 (O365), τη συνδρομητική έκδοση του Office της Microsoft, δύο ξεχωριστές ομάδες έχουν αντικαταστήσει τις λίστες διανομής:
Ομάδες O365: Σχεδιασμένες για άμεση συνεργασία μεταξύ μιας ομάδας ατόμων, αυτές οι ομάδες περιλαμβάνουν κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, ημερολόγιο, χώρο αποθήκευσης αρχείων, Planner και Notebook OneNote. Αυτά είναι ιδανικά για μικρές ομάδες έργου, που οργανώνουν τις πρόβες της τοπικής θεατρικής ομάδας σας ή για οποιοδήποτε άλλο σενάριο όπου χρειάζεστε γρήγορα και απλά εργαλεία συνεργασίας.
Ομάδες επαφών: Πρόκειται για μια δέσμη διευθύνσεων email που προστέθηκαν σε μια ομάδα. Αντί να χρειάζεται να προσθέσετε καθένα από αυτά ξεχωριστά σε ένα email, μπορείτε να στείλετε email στο όνομα της ομάδας και όλοι σε αυτήν την ομάδα θα προστεθούν ως παραλήπτες. Εάν πιστεύετε ότι αυτό μοιάζει ακριβώς με μια λίστα διανομής, θα έχετε δίκιο, με μια αξιοσημείωτη εξαίρεση: Από προεπιλογή, οι λίστες διανομής (και οι Ομάδες O365) εμφανίζονται στο παγκόσμιο βιβλίο διευθύνσεων του οργανισμού σας για να τις δουν όλοι. Οι ομάδες επαφών είναι προσωπικές για εσάς.
Εάν δεν διαθέτετε O365 και χρησιμοποιείτε μια αυτόνομη έκδοση του Office χωρίς εφαρμογές Ιστού, ενδέχεται να έχετε ακόμα διαθέσιμες λίστες διανομής. Θα σας δείξουμε πώς να αποκρύψετε τα ονόματα των παραληπτών σε μια ομάδα επαφών, αλλά τα ίδια βήματα λειτουργούν για τις λίστες διανομής.
Γιατί να κρύβετε τα ονόματα σε μια ομάδα επαφής;
Μερικές φορές είναι απλώς κοινή ευγένεια. Οι φίλοι σας μπορεί να είναι εντάξει που επικοινωνείτε μαζί τους μέσω email, αλλά πιθανότατα δεν θέλουν τα στοιχεία επικοινωνίας τους να κοινοποιούνται σε όλους στους οποίους στέλνετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πολλά ζητήματα προστασίας δεδομένων και συμμόρφωσης παρέχουν καλούς λόγους για την απόκρυψη της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάποιου. Εάν ασχολείστε με ευαίσθητες πληροφορίες, ειδικά οικονομικές ή ιατρικές, πιθανότατα είστε υποχρεωμένοι να κρατήσετε ιδιωτική την ταυτότητα των ανθρώπων.
Οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι συχνά εύκολο να συνδεθούν με ένα πραγματικό πρόσωπο, καθώς θεωρούνται «πληροφορίες ατομικής ταυτοποίησης» τόσο από την HIPAA στις Ηνωμένες Πολιτείες όσο και από τον GDPR στην Ευρώπη. Επομένως, εάν στέλνετε email σε μια ομάδα υποστήριξης, για παράδειγμα, δεν θα πρέπει να κοινοποιείτε τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη.
Πώς κρύβετε τα ονόματα σε μια ομάδα επαφών;
Τα καλά νέα είναι ότι η απόκρυψη των ονομάτων χρησιμοποιώντας την επιλογή BCC όταν δημιουργείτε το email σας είναι απλή.
Το BCC σημαίνει τυφλό αντίγραφο άνθρακα. Σχεδόν σίγουρα έχετε χρησιμοποιήσει την επιλογή CC (ανθρακικό αντίγραφο) όταν θέλετε να συμπεριλάβετε κάποιον που δεν είναι ο κύριος παραλήπτης ενός email. Το BCC λειτουργεί ακριβώς όπως το CC, με τη διαφορά ότι οι παραλήπτες BCC βλέπουν μόνο το όνομα του αποστολέα και το όνομα του ατόμου στο πεδίο “Προς”.
Τα άτομα που έχουν υποβληθεί σε BCC, επίσης, δεν βλέπουν αν κάποιος έχει επικυρωθεί και δεν λαμβάνουν καμία απάντηση εάν κάποιος κάνει κλικ στην επιλογή “Απάντηση σε όλους”.
Το πεδίο BCC δεν είναι ορατό από προεπιλογή όταν δημιουργείτε ένα νέο email, αλλά η πρόσβαση σε αυτό είναι εύκολη. Ανοίξτε μια νέα αλληλογραφία στο Outlook και κάντε κλικ στο Επιλογές > BCC.
Αυτό θα εμφανίσει το πεδίο BCC στη νέα αλληλογραφία.
Πρέπει να το κάνετε αυτό μόνο μία φορά. Στο μέλλον, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα εμφανίζουν την επιλογή BCC. Εάν θέλετε να αποκρύψετε το πεδίο BCC, κάντε κλικ στο Επιλογές > BCC από οποιοδήποτε email και δεν θα εμφανιστεί ξανά.
Τώρα που είναι ορατό, εισαγάγετε το όνομά σας στο πεδίο “Προς” και την ομάδα επαφών σας στο πεδίο “BCC”.
Όλοι στην ομάδα επαφών θα λάβουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά θα μπορούν να δουν μόνο το άτομο που το έστειλε (εσείς) και το άτομο στο πεδίο “Προς” (επίσης εσείς).
Την πρώτη φορά που θα το κάνετε αυτό, εξετάστε το ενδεχόμενο να βάλετε μια σημείωση στο email που να εξηγεί στα άτομα ότι χρησιμοποιείτε BCC για να προστατεύσετε το απόρρητό τους. Αυτό θα σταματήσει τους λιγότερο γνώστες της τεχνολογίας παραλήπτες σας από το να αναρωτιούνται γιατί λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μοιάζει να είναι από εσάς προς εσάς!