Το πρόγραμμα-πελάτης του Outlook συνοδεύεται από πολλά διαφορετικά παράθυρα που μπορείτε να εμφανίσετε και να αποκρύψετε. Αυτά περιλαμβάνουν παράθυρα που βλέπετε από προεπιλογή, όπως το παράθυρο πλοήγησης και άλλα με τα οποία ενδέχεται να μην είστε εξοικειωμένοι, όπως τα παράθυρα To-Do και People. Δείτε πώς μπορείτε να προσαρμόσετε το παράθυρο εκκρεμών εργασιών.
Πίνακας περιεχομένων
Ενεργοποιήστε το παράθυρο υποχρεώσεων
Το παράθυρο υποχρεώσεων δεν είναι ορατό από προεπιλογή, επομένως πρώτα, πρέπει να το εμφανίσουμε κάνοντας κλικ στην Προβολή > Γραμμή εκκρεμών εργασιών.
Στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης, μπορείτε επίσης να δείτε τις επιλογές Παράθυρο φακέλων, Παράθυρο ανάγνωσης και Παράθυρο ατόμων. Ένα παράθυρο είναι ένα “τμήμα ενός παραθύρου που παρέχει στο χρήστη πρόσθετες πληροφορίες ή γρήγορη πρόσβαση σε χαρακτηριστικά που χρησιμοποιούνται συνήθως σε ένα πρόγραμμα λογισμικού», και είναι κοινή ορολογία στον προγραμματισμό και τη σχεδίαση διεπαφής χρήστη. Γιατί το παράθυρο εκκρεμών εργασιών επισημαίνεται ως “Γραμμή εκκρεμών εργασιών” δεν έχουμε ιδέα, καθώς η ίδια η Microsoft πείτε το τζάμι στην τεκμηρίωσή τους.
Επομένως, για να παραμείνουμε συνεπείς, θα το αναφέρουμε και ως παράθυρο.
Επιλογές παραθύρου υποχρεώσεων
Κάνοντας κλικ στην Προβολή > Γραμμή εργασιών θα εμφανιστούν τέσσερις επιλογές: Ημερολόγιο, Άτομα, Εργασίες και Απενεργοποίηση.
Το Ημερολόγιο δείχνει τον τρέχοντα μήνα και τα επερχόμενα ραντεβού σας.
Οι άνθρωποι εμφανίζουν τις επαφές που έχετε επισημάνει ως Αγαπημένες.
Το Tasks εμφανίζει τις εργασίες του Outlook με σειρά ημερομηνίας λήξης.
Μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίσετε το στοιχείο Ημερολόγιο, Άτομα, Εργασίες, έναν συνδυασμό δύο από αυτά ή και των τριών. Υπάρχουν όλα στο παράθυρο Εκκρεμότητες, το οποίο βρίσκεται στη δεξιά πλευρά του Outlook.
Τα στοιχεία εμφανίζονται με τη σειρά με την οποία τα ενεργοποιείτε στις επιλογές της γραμμής εργασιών. Τα έχουμε προσθέσει με τη σειρά με την οποία εμφανίζονται στο μενού—Ημερολόγιο, Άτομα, Εργασίες—αλλά αν καταργήσουμε το Ημερολόγιο κάνοντας κλικ στην επιλογή Προβολή > Γραμμή εργασιών > Ημερολόγιο και μετά το προσθέσουμε ξανά, θα εμφανιστεί στο κάτω κάτω από το Tasks.
Εάν δεν θέλετε να εμφανίζεται καθόλου το παράθυρο εκκρεμών εργασιών, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή > Γραμμή υποχρεώσεων > Απενεργοποίηση ή καταργήστε την επιλογή όλων των άλλων επιλογών.
Προσαρμογή του παραθύρου υποχρεώσεων
Δεν υπάρχουν διαθέσιμες προσαρμογές για τα στοιχεία Ημερολόγιο ή Άτομα στο παράθυρο Υποχρεώσεις. Αυτά απλώς εμφανίζουν τα επερχόμενα ραντεβού και τις αγαπημένες σας επαφές, αντίστοιχα. Το στοιχείο Άτομα σάς επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση στις επαφές σας, αλλά μέχρι εκεί.
Το στοιχείο Tasks έχει πολύ περισσότερες διαθέσιμες προσαρμογές. Στην πραγματικότητα, λειτουργεί σαν ένας κανονικός φάκελος email, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να τον προσαρμόσετε όπως οποιοσδήποτε άλλος φάκελος. Από προεπιλογή, οι εργασίες σας ταξινομούνται κατά Ημερομηνία λήξης σε αύξουσα σειρά.
Εάν κάνετε κλικ στο μαύρο βέλος δίπλα στο “Σήμερα”, η σειρά ταξινόμησης θα αντιστραφεί και θα εμφανίσει τις εργασίες σας με φθίνουσα σειρά.
Κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στην κεφαλίδα και θα δείτε ένα μενού περιβάλλοντος με επιλογές προσαρμογής.
Οι τρεις πρώτες επιλογές – “Όλη η αλληλογραφία”, “Μη αναγνωσμένη αλληλογραφία” και “Αναφερόμενη αλληλογραφία” – είναι, κάπως περίεργα, εντελώς άχρηστες στο Tasks. Αυτές οι επιλογές είναι τρεις τυπικές επιλογές φίλτρου σε έναν φάκελο αλληλογραφίας και δεν χρησιμοποιούνται στις Εργασίες σας.
Η επιλογή “Ταξινόμηση κατά” σάς επιτρέπει να ταξινομήσετε με διαφορετικά κριτήρια από την προεπιλεγμένη “Ημερομηνία λήξης”.
Οι επιλογές σας είναι:
Κατηγορίες: Ταξινομήστε τις εργασίες αλφαβητικά κατά την κατηγορία που τους έχετε αναθέσει.
Ημερομηνία έναρξης: Ταξινόμηση των εργασιών κατά την ημερομηνία έναρξης της εργασίας.
Ημερομηνία λήξης: Ταξινόμηση των εργασιών κατά την ημερομηνία κατά την οποία πρόκειται να ολοκληρωθούν.
Φάκελος: Ταξινομήστε τις εργασίες με βάση το όνομα του φακέλου στον οποίο βρίσκονται (οι εργασίες μπορούν να δημιουργηθούν ή να μετακινηθούν σε οποιονδήποτε φάκελο στο Outlook).
Τύπος: Ταξινόμηση των εργασιών ανάλογα με το εάν είναι αλληλογραφία ή εργασία (μπορείτε να σύρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Tasks για να δημιουργήσετε ένα αντικείμενο εκκρεμότητας).
Σημασία: Ταξινομήστε τις εργασίες κατά τη σημαία Σημασία – Υψηλή, Κανονική ή Χαμηλή.
Στην ενότητα “Ταξινόμηση κατά”, έχετε την επιλογή “Αντίστροφη ταξινόμηση”, η οποία κάνει το ίδιο με το να κάνετε κλικ στο μαύρο βέλος στην επάνω δεξιά γωνία. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε την “Εμφάνιση σε ομάδες”, η οποία εναλλάσσεται μεταξύ της εμφάνισης των εργασιών σας σε ομάδες (η προεπιλογή) και της εμφάνισής τους σε μια απλή λίστα.
Τέλος, έχετε το “Προβολή ρυθμίσεων”, το οποίο ανοίγει το παράθυρο προσαρμογής φακέλου.
Έχουμε καλύψει την προσαρμογή φακέλων και τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να κάνετε ένα στοιχείο να ξεχωρίζει χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους, οπότε αν θέλετε να αλλάξετε τις ορατές στήλες ή να κάνετε τις εργασίες σας να εμφανίζονται σε διαφορετικές μορφές, ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα άρθρα και κάντε ορισμένες αλλαγές. Μπορείτε πάντα να πατήσετε το κουμπί “Επαναφορά τρέχουσας προβολής” για να επιστρέψετε στην προεπιλεγμένη προβολή, εάν κάνετε αλλαγές με τις οποίες δεν είστε ικανοποιημένοι.
Το παράθυρο “Εκκρεμότητες” είναι μία από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες του Outlook, καθώς προσθέτει πληροφορίες συνάντησης, επαφής και εργασιών ακριβώς στην πρώτη σελίδα μαζί με το email σας. Το Outlook είναι σίγουρα μια εφαρμογή παραγωγικότητας, όχι απλώς ένα πρόγραμμα-πελάτης αλληλογραφίας, και το παράθυρο To-Do είναι αναπόσπαστο μέρος αυτού.