Συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε το OHIO (Only Handle It Once) για να διαγράψετε τα email σας. Ένα ουσιαστικό μέρος του OHIO είναι η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να κρατήσετε—βγάλτε τα από τα εισερχόμενά σας! Να γιατί η αρχειοθέτηση είναι κρίσιμη και γιατί δεν πρέπει να ασχολείστε με τους φακέλους.
Πίνακας περιεχομένων
Γιατί πρέπει να αρχειοθετήσετε τα email σας
Μια γρήγορη ανακεφαλαίωση από το άρθρο μας στο OHIO: τα εισερχόμενά σας δεν είναι αρχείο, κάδος, ντουλάπι αρχειοθέτησης ή χώρος απόρριψης. Είναι inbox!
Όταν έχετε εκατοντάδες ή χιλιάδες email στα εισερχόμενά σας, θάβονται γρήγορα. Εκτός όρασης είναι εκτός μυαλού. Είναι πολύ πιο δύσκολο να βρείτε συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάνει το πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας σας να λειτουργεί πιο αργά (ακόμα και αν έχετε πρόσβαση στο email σας μέσω ενός προγράμματος περιήγησης όπως το Gmail) και μπορεί να εξαντλήσει τον αποθηκευτικό χώρο σας εάν χρησιμοποιείτε το Outlook ή το Apple Mail στο τηλέφωνό σας.
Το συμπέρασμα: Δεν έχει νόημα να κρατάτε όλα τα email σας στα εισερχόμενά σας και υπάρχουν πολλοί καλοί λόγοι για να μην το κάνετε.
Έχοντας αυτό υπόψη, πρέπει να χειριστείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (να το απαντήσετε/προωθήσετε, να το μετατρέψετε σε εργασία, να δημιουργήσετε μια σύσκεψη) και στη συνέχεια είτε να διαγράψετε το email είτε να το αρχειοθετήσετε. Δείτε πώς πρέπει να το κάνετε.
Πού πρέπει να αρχειοθετήσετε τα email σας
Τα email σας θα πρέπει να μπουν σε έναν φάκελο Αρχειοθέτησης. Δεν πρέπει να μπαίνουν σε έναν από τους εκατοντάδες προσεκτικά οργανωμένους φακέλους. θα πρέπει να μπουν σε έναν φάκελο Archive.
Αυτή είναι μια αρκετά τολμηρή δήλωση, οπότε χρειάζεται μια μικρή αιτιολόγηση.
Πρώτον, μια ιεραρχία φακέλων απαιτεί χρόνο για να ρυθμιστεί και να διατηρηθεί, χρόνος που θα ήταν καλύτερο να ξοδευτείτε για τον χειρισμό των email σας. Δεύτερον, μπορεί να χρειαστεί αρκετή προσπάθεια για να αποφασίσετε πού πρέπει να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον συνάδελφό σας σχετικά με το γιατί μπορεί να χάσει μια προθεσμία έργου μπαίνει στον φάκελο για αυτό το έργο; Ο φάκελος για αυτό το άτομο; Φάκελος με διδάγματα;—και Η λήψη αποφάσεων είναι τόσο χρονοβόρα όσο και εξαντλητική. Τέλος, μπορεί να είναι εξωφρενικά δύσκολο να βρείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μεταγενέστερη ημερομηνία, όταν θα μπορούσαν να βρίσκονται σε οποιονδήποτε από πολλούς φακέλους και κάθε φάκελος έχει εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ένα μόνο αρχείο καθιστά εύκολη τη μετακίνηση των email σας από τα εισερχόμενά σας, επειδή δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε πόρους σκέψης ή λήψης αποφάσεων. Απλώς χειρίζεστε την αλληλογραφία και τη μετακινείτε στο αρχείο σας. Δεν θα μπορούσε να είναι πιο απλό, και όταν προσπαθείτε να παραμείνετε στην κορυφή μιας ατελείωτης ροής email, θέλετε η διαδικασία σας να είναι όσο το δυνατόν πιο απλή και εύκολη. Κάθε δυσκολία ή εκνευρισμός μεγεθύνεται σε κλίμακα, οπότε κάτι που είναι μικρή ενόχληση ή χρονοβόρο για ένα email θα είναι τεράστια ενόχληση και χρονοβόρο για εκατοντάδες email.
Για μερικούς ανθρώπους, αυτό θα είναι μια ευπρόσδεκτη ανακούφιση από το μαρτύριο μιας δομής φακέλου, αλλά κάποιοι άλλοι άνθρωποι θα χρειαστεί να εισπνεύσουν σε μια χάρτινη σακούλα στη σκέψη ότι θα χάσουν την επιμελώς σχεδιασμένη, περίπλοκη, λογική, όμορφη δομή φακέλου τους. Εάν είστε εσείς, τότε, δυστυχώς, θα είναι δύσκολο να το καταπιείτε. Αναγνωρίζουμε τον πόνο σας, ακόμα κι αν είμαστε βέβαιοι ότι τα μακροπρόθεσμα οφέλη ενός και μόνο αρχείου θα αντισταθμίσουν τον βραχυπρόθεσμο πόνο της αλλαγής του συστήματός σας
Πώς να αρχειοθετήσετε τα email σας μαζικά
Μάλλον φαίνεται προφανές ότι για να αρχειοθετήσετε τα email σας, πρέπει απλώς να τα μετακινήσετε στον φάκελο Archive σας και έχετε δίκιο σε αυτό. Αλλά αν έχετε εκατοντάδες ή χιλιάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας, η μετακίνησή τους μεμονωμένα θα φαίνεται αρκετά τρομακτική. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να βρείτε έναν τρόπο να τα μετακινήσετε χύμα.
Εάν χρησιμοποιείτε έναν πελάτη όπως το Microsoft Outlook ή το Apple Mail, είναι εύκολο να ομαδοποιήσετε την επιλεγμένη αλληλογραφία. Κάντε κλικ σε ένα email στα εισερχόμενά σας, κάντε κύλιση προς τα κάτω, πατήστε το πλήκτρο SHIFT στο πληκτρολόγιό σας και επιλέξτε άλλο email. Θα επιλεγούν όλα τα email μεταξύ του πρώτου και του δεύτερου. Μπορείτε να τα σύρετε και να τα αποθέσετε στον φάκελο της αρχειοθέτησής σας ή να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Αρχειοθέτηση. Όπως το εικονίδιο της δισκέτας που χρησιμοποιείται για να αναπαραστήσει την Αποθήκευση, υπάρχει ένα τυπικό εικονίδιο Αρχειοθέτησης που μοιάζει με ένα παραδοσιακό κουτί αρχειοθέτησης από χαρτόνι. Αυτό είναι τόσο στο Outlook όσο και στο Apple Mail (τόσο στις εφαρμογές πελάτη όσο και στις εφαρμογές για κινητά) για το κουμπί “Αρχειοθέτηση”.
Εάν χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα-πελάτη του Outlook, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια ενέργεια Quick Step που επισημαίνει όλα τα επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αναγνωσμένα και τα μετακινεί στο φάκελο “Αρχειοθέτηση” με ένα κλικ (ή συντόμευση πληκτρολογίου).
Εάν αποφασίσατε να ξεκινήσετε από την αρχή, τότε μπορείτε πάντα να επιλέξετε όλα τα email στα εισερχόμενά σας χρησιμοποιώντας τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + A (Command + A σε Mac) και αρχειοθετώντας τα. Δεν μπορούμε να σας πούμε αν αυτό είναι το σωστό, αλλά σίγουρα θα λάβετε ένα άδειο inbox πολύ γρήγορα.
Σε μια διεπαφή ιστού όπως το Gmail, μπορείτε να επιλέξετε μια σελίδα κάθε φορά κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου στο επάνω μέρος της σελίδας.
Αφού επιλέξετε τα email, κάντε κλικ στο Αρχείο για να τα μετακινήσετε.
Δεν υπάρχει συντόμευση πληκτρολογίου για να επιλέξετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας στο Gmail (αν και το * + a θα επιλέξει όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη σελίδα), αλλά όταν επιλέξετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη σελίδα, μια γραμμή μηνυμάτων θα εμφανιστεί πάνω από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δίνοντάς σας την επιλογή να επιλέξετε όλα τα email στα εισερχόμενά σας.
Κάντε κλικ σε αυτόν τον σύνδεσμο για να επιλέξετε όλα τα email στα εισερχόμενά σας. Η γραμμή μηνυμάτων θα αλλάξει για να σας επιτρέψει να ακυρώσετε την επιλογή.
Πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να αρχειοθετήσετε;
Ο αριθμός των email που θέλετε να αρχειοθετήσετε ταυτόχρονα εξαρτάται πραγματικά από εσάς. Όπως έχουμε ξαναπεί, το να έχεις άδεια εισερχόμενα είναι στην καλύτερη περίπτωση προσωρινό και στη χειρότερη σχεδόν αδύνατο. Δεν έχετε τον έλεγχο του τι έρχεται στα εισερχόμενά σας, επειδή οποιοσδήποτε έχει τη διεύθυνσή σας μπορεί να σας στείλει κάτι. Έτσι, ακόμα κι αν καταφέρετε να αδειάσετε τα εισερχόμενά σας, δεν θα μείνει άδειο. Τούτου λεχθέντος, δεν είναι κακός στόχος να στοχεύσετε, επειδή το να έχετε ένα άδειο inbox, έστω και για μικρό χρονικό διάστημα, σίγουρα αφαιρεί λίγη πίεση από τους ώμους σας. Αλλά δεν θα μείνει άδειο, γι’ αυτό η διαχείριση του email σας είναι μια διαδικασία, όχι ένας στόχος. Και φυσικά, δεν χρειάζεται να αρχειοθετήσετε ένα email αν δεν χρειάζεται να το διατηρήσετε, μπορείτε να το διαγράψετε—αυτή είναι μια εξαιρετική επιλογή για εξοικονόμηση χώρου.
Επομένως, αντί να επικεντρώνετε όλες τις προσπάθειές σας στην αρχειοθέτηση (ή τη διαγραφή) κάθε μεμονωμένης αλληλογραφίας στα εισερχόμενά σας, εστιάστε σε εφικτούς στόχους που θα μειώσουν το άγχος του email σας. Μόνο εσείς γνωρίζετε τι θα μειώσει το άγχος του email σας, αλλά παραδείγματα στόχων είναι:
Δεν έμεινε ταχυδρομείο υψηλής προτεραιότητας στο τέλος της ημέρας
Δεν υπάρχει αποστολή μηνυμάτων άνω των δύο εργάσιμων ημερών στα εισερχόμενά σας
Καμία αλληλογραφία από το προσωπικό/διευθυντή/πελάτες σας (διαγραφή κατά περίπτωση) στο τέλος της εβδομάδας
Εξετάστε ποιο email σας προκαλεί το μεγαλύτερο άγχος. Χειριστείτε και αρχειοθετήστε (ή διαγράψτε) αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά προτεραιότητα.