Google Workspace: Τέλεια εργαλεία για μια ασφαλή, αποτελεσματική και συνεργατική κουλτούρα εργασίας.
Από απόσταση ή όχι, δεν μπορείτε να περιμένετε επιτυχία όταν εργάζεστε σε σιλό. Και το Google Workspace (πρώην GSuite) είναι το μέρος όπου εργάζεστε μαζί σε πραγματικό χρόνο.
Με βάση τη συνδρομή, το Google Workspace είναι μια ομάδα πολλαπλών εφαρμογών, όπως:
GmailSheetsCloud SearchMeetSlidesJamboardChat FormsAdminCalendarSitesEndpointDriveKeepVaultDocsApp ScriptWork Insights
Από μόνες τους, αυτές είναι απλές εφαρμογές που μπορείτε εύκολα να βρείτε υποκατάστατα. Αλλά μαζί, μπορούν να είναι η απαραίτητη κόλλα που αναζητούσατε για να βοηθήσετε τη λειτουργία της επιχείρησής σας ως μία.
Αρχικά, θα δούμε μερικές από αυτές τις μεμονωμένες εφαρμογές να βοηθούν στη συνεργασία, ακολουθούμενες από ενσωματωμένα εργαλεία ασφάλειας και διαχείρισης.
Πίνακας περιεχομένων
Gmail
Όλοι χρησιμοποιούμε το Gmail (το δωρεάν) από τότε που βάλαμε τα χέρια μας στους υπολογιστές. Ωστόσο, η επιχειρηματική πτυχή του Gmail παραμένει κρυφή από τέτοιους χρήστες.
Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μόνο μία πτυχή του Gmail, αλλά άλλες, όπως η ενσωμάτωση με το Google Meet, το Chat, κ.λπ., το καθιστούν περισσότερο από αυτό που φαίνεται εφικτό από την επιφάνεια.
Για παράδειγμα, μπορείτε να μεταβείτε στο Chat και στο Meet από το Gmail για να διατηρήσετε κάθε συνομιλία σε ένα μέρος με την επιλογή αποθήκευσης ή διαγραφής του ιστορικού μετά από 24 ώρες.
Επιπλέον, το Smart Compose διευκολύνει την εργασία σας ως αποστολέας email. Με την τεχνητή νοημοσύνη, λαμβάνετε προτάσεις κατά τη σύνταξη email. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε την εξατομίκευση για μεγαλύτερη ακρίβεια, η οποία βελτιώνεται με την πάροδο του χρόνου.
Ένα άλλο εξαιρετικό πράγμα για το Gmail είναι το φιλτράρισμα ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Με τη μηχανική εκμάθηση, το Gmail κρατά πάνω από το 99,9% των ανεπιθύμητων μηνυμάτων μακριά. Αν και αυτό είναι ένα εξαιρετικό χαρακτηριστικό για την προσωπική ασφάλεια, είναι εξίσου ή πιο σημαντικό για τις επαγγελματικές επικοινωνίες.
Ωστόσο, ως επιχειρηματική οντότητα, το @yourbrandname.com είναι η καλύτερη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να λάβετε και η χρήση του @gmail.com θεωρείται γενική.
Αντιμετωπίζοντας αυτήν την ανησυχία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν προσαρμοσμένο τομέα και να ζητήσετε από το Gmail να μιλήσει για την επιχείρησή σας. Το Google Workspace υποστηρίζει επίσης μια εύκολη μετάβαση από παρόχους email παλαιού τύπου, όπως το Microsoft Outlook.
Χώρος εργασίας Gmail έχει επίσης ό,τι μπορεί να χρειαστείτε για επιτυχημένο email marketing. Μπορείτε να επωφεληθείτε από τις προσχεδιασμένες διατάξεις, να προσθέσετε την προσαρμοσμένη γεύση σας και να χρησιμοποιήσετε την πολλαπλή αποστολή για να διαδώσετε το μήνυμα σε ένα μεγάλο κοινό με μία κίνηση.
Google Chat & Spaces
Εδώ μιλάτε με τους συνομηλίκους σας, μοιράζεστε έγγραφα, προγραμματίζετε συσκέψεις και μπορείτε να ολοκληρώσετε τα πράγματα χωρίς να χρησιμοποιήσετε καμία εφαρμογή ανταλλαγής επιχειρηματικών μηνυμάτων τρίτων, όπως το Slack.
Αυτό χωρίζεται σε δύο: Chat και Spaces.
Μπορείτε να υποθέσετε Google Chat παρόμοια με οποιαδήποτε εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων όπως το Slack ή το WhatsApp. Αυτό υποστηρίζει τη συνομιλία με οποιοδήποτε εσωτερικό ή εξωτερικό άτομο με μόνο έναν λογαριασμό Google.
Επιπλέον, το Chat διαθέτει επίσης ομαδικές συνομιλίες.
Οι χώροι, από την άλλη πλευρά, είναι οι πλέον κατάλληλοι για έργα. Για παράδειγμα, οι ενότητες Chat & Share του Spaces είναι παρόμοιες με τα κανάλια Slack όπου μπορείτε να προσθέσετε άτομα, να μοιραστείτε αρχεία κ.λπ.
Επιπλέον, μπορείτε να αναθέσετε εργασίες στα μέλη της ομάδας σας και να παρακολουθείτε την πρόοδό τους.
Υπάρχουν δύο τύποι Spaces στο Google Workspace. Το πρώτο είναι περιορισμένο όπου μπορούν να συμμετέχουν μόνο τα προστιθέμενα μέλη. Το άλλο προορίζεται για ολόκληρο τον οργανισμό, όπου ο καθένας μπορεί να ενταχθεί σε ένα συγκεκριμένο Χώρο με έναν σύνδεσμο.
Εδώ, το διαχωριστικό μεταξύ των δωρεάν εκδόσεων και του L Workspace είναι η υποστήριξη για ενσωματώσεις εφαρμογών. Εκατοντάδες εφαρμογές (όπως Twitter, Asana, Zapier, κ.λπ.) είναι διαθέσιμες για έλεγχο χωρίς να μετακινηθείτε ποτέ.
Είναι ενδιαφέρον ότι η Google έχει αναπτύξει την επεξεργασία φυσικής γλώσσας για τη δημιουργία περιλήψεων σε Chats και Spaces. Αυτό θα δημιουργήσει μια σύντομη έκδοση ολόκληρης της συνομιλίας στο επάνω μέρος για να καταλάβετε τα πάντα με μια μόνο ματιά.
Google Meet
Google Meet είναι η εγγενής αντικατάσταση του Workspace για οποιαδήποτε εφαρμογή τηλεδιάσκεψης τρίτου κατασκευαστή, όπως το Zoom.
Η Google ανακοίνωσε ότι θα προσθέσει αυτόματη μεταγραφή και σύνοψη συσκέψεων σε μελλοντικές ενημερώσεις. Αυτό εξασφαλίζει πιο παραγωγικές συναντήσεις και διατηρεί κάθε συνομιλία σχετική σε μεταγενέστερα στάδια.
Πηγή: Google
Επιπλέον, η παράδοση βίντεο θα επωφεληθεί από την επερχόμενη επαναφορά Portrait, η οποία θα βοηθήσει στην άμβλυνση συνθηκών όπως περιβάλλον με χαμηλό φωτισμό, κατώτερες κάμερες web ή ασταθή δίκτυα.
Ομοίως, λειτουργίες όπως το Portrait light σας προσφέρουν ποιοτική εμφάνιση στούντιο στις διαδικτυακές συναντήσεις.
Ενώ αυτό αφορούσε κυρίως το βίντεο, πράγματα όπως το De-Reverberation θα φιλτράρουν την ηχώ δίνοντας μια βέλτιστη εμπειρία ακρόασης σε όλους, ανεξάρτητα από τη διαστημική ακουστική.
Ενώ το Meet μπορεί να φιλοξενήσει πολλούς συμμετέχοντες, μερικές φορές δεν αρκεί για έναν τεράστιο οργανισμό. Σε τέτοιες περιπτώσεις, το Meet έχει συμπεριλάβει δυνατότητες Livestream για έως και 10.000 συμμετέχοντες. Επιπλέον, στις επόμενες ενημερώσεις, όλοι όσοι έχουν πρόσβαση στη ζωντανή ροή θα μπορούν να συμμετέχουν σε Q&A ή δημοσκοπήσεις, δίνοντας περισσότερη συμπερίληψη σε όλους.
Αν και το Google Meet είναι κατά κύριο λόγο ένα δωρεάν λογισμικό τηλεδιάσκεψης, ορισμένες premium λειτουργίες προορίζονται για συνδρομητές επί πληρωμή.
Τα επιπλέον καλούδια περιλαμβάνουν μεγαλύτερη διάρκεια συναντήσεων (έως 24 ώρες), περισσότερους συμμετέχοντες (έως 500), σήκωμα χεριών, αίθουσες εκστρατειών, δημοσκοπήσεις, συμμετοχή μέσω τηλεφώνου κ.λπ.
Επιπλέον, η έξυπνη ακύρωση θορύβου, η παρακολούθηση παρουσιών και η εγγραφή κλήσεων κάνουν το Workspace Meet από μόνο του ένα ξεχωριστό πακέτο.
Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή σελίδα κράτησης για να βοηθήσετε τους πελάτες σας να βρουν ένα χρονικό διάστημα που ταιριάζει καλύτερα για συζήτηση. Και αυτό ενημερώνεται κάθε φορά που κάποιος κάνει κράτηση, αναφέροντας τους δωρεάν κουλοχέρηδες.
Οι συναντήσεις που πραγματοποιούνται μέσω του Google Meet είναι ασφαλείς για επιχειρήσεις. Τα πάντα είναι κρυπτογραφημένα κατά τη μεταφορά και η κοινή χρήση της οθόνης σας με τους συμμετέχοντες είναι ασφαλής χωρίς το φόβο του snooper. Ωστόσο, σε μεταγενέστερες ενημερώσεις, οι χρήστες θα διαχειρίζονται οι ίδιοι τα κλειδιά κρυπτογράφησης και μπορούν να επιλέξουν κρυπτογραφημένες συσκέψεις από άκρο σε άκρο.
Έγγραφα, Φύλλα και Παρουσιάσεις Google
Αυτό είναι το μέγιστο που θα χρησιμοποιήσετε εσείς και η ομάδα σας ως οργανισμός.
Αυτά τα εργαλεία επιτρέπουν σε έως και 100 άτομα να προβάλλουν, να επεξεργάζονται ή να σχολιάζουν ταυτόχρονα ένα αρχείο με βάση τα επίπεδα αδειών τους.
Και ανεβάζοντας τη συνεργασία σε ένα νέο επίπεδο, αυτά τα εργαλεία είναι ενσωματωμένα στο Meet. Έτσι, οι άνθρωποι όχι μόνο μπορούν να εργάζονται στο ίδιο έγγραφο, αλλά μπορούν να βλέπουν και να συνομιλούν μεταξύ τους ενώ το κάνουν.
Αυτό μειώνει πολύ τις στροφές και συμβάλλει στην πραγματοποίηση προσαρμογών σε πραγματικό χρόνο για να δημιουργήσετε το καλύτερο σε ελάχιστο χρόνο.
Επιπλέον, η λειτουργία εικόνας σε εικόνα σάς επιτρέπει να κάνετε πολλές εργασίες ενώ παρακολουθείτε τις διαδικασίες και να μεταβείτε απευθείας με ένα κλικ όταν είναι η ώρα σας να ενεργήσετε.
Ενώ το μεγαλύτερο μέρος της λειτουργικότητας υπάρχει στους δωρεάν χρήστες, το Google Workspace έχει κάποιο πλεονέκτημα.
Πρώτον, ο χώρος αποθήκευσης διπλασιάζεται ακόμη και στο βασικό επίπεδο, το οποίο γίνεται απεριόριστο για τις υψηλότερες συνδρομές και τις μεγαλύτερες ομάδες (περισσότερες από πέντε). Για ένα μέγεθος ομάδας μικρότερο από πέντε, ο αποθηκευτικός χώρος που εκχωρείται σε κάθε χρήστη μπορεί να φτάσει έως και 1 TB, πολύ περισσότερο από αυτό που παρέχεται (15 GB) στη δωρεάν έκδοση.
Επιπλέον, μπορεί κανείς να μοιραστεί ένα έγγραφο με έναν ολόκληρο οργανισμό με ένα μόνο κλικ και να το κάνει αναζητήσιμο.
Ένα άλλο μοναδικό χαρακτηριστικό των Εγγράφων Google Workspace είναι η αυτόματη σύνοψη. Αν και είναι πάντα δυνατό να το έχετε χειροκίνητα, ο αυτοματισμός το καθιστά ευκολότερο με την προαιρετική επεξεργασία εάν χρειάζεται.
Όσον αφορά την ασφάλεια, η Google σχεδιάζει να καλύψει τα Έγγραφα, τις Παρουσιάσεις και τα Φύλλα με την ίδια προστασία από κακόβουλο λογισμικό και ηλεκτρονικό ψάρεμα που αναπτύσσεται στο Gmail.
Αυτό θα διασφαλίσει ότι θα λαμβάνετε ειδοποιήσεις για κάθε τέτοιο σύνδεσμο ή προσπάθεια που μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την προσωπική σας ασφάλεια ή την ασφάλεια της εταιρείας σας.
Ημερολόγιο Google
Το ημερολόγιο φαίνεται να είναι το λιγότερο χρησιμοποιημένο από τα πολλά. Ωστόσο, επιτρέπει τον τέλειο προγραμματισμό, διασφαλίζοντας ότι δεν επικαλύπτετε την πολυάσχολη υποδοχή κανενός.
Η καλύτερη περίπτωση χρήσης για Ημερολόγιο Google συγχωνεύει το ημερολόγιο όλων για να δει την αναμενόμενη διαθεσιμότητα. Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε και να μοιραστείτε ημερολόγια που υποδεικνύουν συγκεκριμένα συμβάντα που οι δέκτες μπορούν να συγχωνεύσουν με τα δικά τους.
Επιπλέον, όλες οι συσκέψεις που έχουν ρυθμιστεί στο Ημερολόγιο συγχρονίζονται παντού, αποφεύγοντας οποιαδήποτε πιθανή σύγκρουση.
Google Jamboard
Google Jamboards είναι οι ψηφιακοί πίνακες που σας βοηθούν να γεννήσετε ιδέες που οδηγούν σε καινοτομίες. Λειτουργούν ως κοινόχρηστος χώρος όπου μπορεί κανείς να σχεδιάσει, να σβήσει, να προσθέσει εικόνες κ.λπ.
Ο δημιουργός ενός Jamboard μπορεί να επιτρέψει σε άλλους ως θεατές (με ή χωρίς ημερομηνία λήξης) ή συντάκτες.
Τα περιεχόμενα του Jamboard μπορούν επίσης να προωθηθούν σε έναν φυσικό, ψηφιακό πίνακα που μπορείτε να αγοράσετε ξεχωριστά από την Google.
Ωστόσο, όλα στο Jamboard που συζητήσαμε μέχρι τώρα είναι διαθέσιμα σε κάθε χρήστη με λογαριασμό Google. Το διαφοροποιητικό και πάλι, υπέρ των χρηστών του Workspace, είναι η κοινή χρήση με ένα κλικ στο ίδρυμά σας.
Google Cloud Search
Google Cloud Search είναι μια αποκλειστική δυνατότητα διαθέσιμη για τους χρήστες του Google Workspace. Αυτό το εργαλείο φέρνει τη δύναμη της αναζήτησης Google στην επιχείρησή σας.
Με απλά λόγια, εδώ μπορείτε να πραγματοποιήσετε άμεση αναζήτηση από ολόκληρο τον χώρο αποθήκευσης εγγράφων της επιχείρησής σας (όπως Έγγραφα, Διαφάνειες, Υπολογιστικά φύλλα κ.λπ.).
Και το καλύτερο μέρος είναι η ανακάλυψη εγγράφων με ελεγχόμενη πρόσβαση. Αυτό σημαίνει ότι οι υπάλληλοί σας θα βλέπουν μόνο τα έγγραφα στα οποία έχουν παραχωρηθεί πρόσβαση στην αναζήτηση στο cloud.
Εκτός από την αυτόνομη χρήση, η αναζήτηση cloud είναι στενά ενσωματωμένη σε εφαρμογές Google Workspace όπως το Gmail, τα Έγγραφα, το Drive κ.λπ.
Οι υπολοιποι
Καθώς αυτή η ενότητα στοχεύει στη συνεργασία στο χώρο εργασίας, έχουμε συγκεντρώσει τις υπόλοιπες εφαρμογές Workspace σε αυτήν την ενότητα.
Google Vault
Google Vault σας βοηθά να διατηρήσετε δεδομένα που αφορούν τον χρήστη για όλες τις εφαρμογές του Workspace, έτσι ώστε να μην χάσετε την πρόσβαση σε τίποτα εάν αυτός ο χρήστης εγκαταλείψει τον οργανισμό σας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Vault για την αποθήκευση μηνυμάτων Gmail, αρχείων Drive, μηνυμάτων συνομιλίας (με ενεργοποιημένο το ιστορικό), εγγραφών Google Meet και σχετικών αρχείων, Ιστότοποι, δεδομένων Google Voice του Workspace κ.λπ.
Ωστόσο, το Vault διατηρεί μόνο τα δεδομένα που του ενημερώνετε. Επιπλέον, δεδομένα που σχετίζονται με οποιονδήποτε διαγραμμένο χρήστη δεν θα είναι διαθέσιμα στο Vault. Σε αυτήν την περίπτωση, η Google συνταγογραφεί την αναστολή των χρηστών αντί να τους διαγράφει.
Το Vault διαθέτει επίσης πρόσβαση σε δεδομένα βάσει ρόλων.
Συμπερασματικά, το Vault καταγράφει κάθε δραστηριότητα όλων των υπαλλήλων σας σε ένα μόνο μέρος το οποίο μπορείτε να εξαγάγετε για νομικούς ή άλλους σκοπούς.
Ιστότοποι Google
Αν και το WordPress είναι γνωστό ως ο ευκολότερος τρόπος δημιουργίας ιστοσελίδων, Ιστότοποι Google είναι η καλύτερη επιλογή για να γίνει ακόμα πιο γρήγορα.
Και ενώ μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για έναν βασικό επιχειρηματικό ιστότοπο, λάμπει όταν θέλετε να παρουσιάσετε ένα συγκεκριμένο έργο ή να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο εκδήλωσης.
Όλα αυτά είναι drag-and-drop χωρίς κανένα άγγιγμα κωδικοποίησης.
Οι ιστότοποι υποστηρίζουν επίσης τη χρήση προσαρμοσμένου τομέα για να δώσουν στον ιστότοπο τη δική του ταυτότητα. Εναλλακτικά, μπορεί κανείς να το δημοσιεύσει δωρεάν με μια γενική διεύθυνση ιστού που παρέχεται από την Google.
Μπορείτε επίσης να συνεργαστείτε σε οποιοδήποτε έργο ιστού που δημιουργήθηκε χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο. Τέλος, όλοι οι ιστότοποι που σχεδιάζονται μέσω των Ιστότοποι είναι ανταποκρινόμενοι σε όλες τις συσκευές και τις αναλύσεις.
Τελικό σημείο
Το Endpoint σάς βοηθά να διαχειριστείτε τις συσκευές των εργαζομένων σε περίπτωση κλοπής για να διατηρήσετε ευαίσθητα εταιρικά δεδομένα.
Με αυτό, μπορείτε να επιβάλετε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης και να επιλέξετε διαγραφή συσκευών ή λογαριασμού σε σοβαρές περιπτώσεις. Το τελικό σημείο είναι ένα εργαλείο πολλαπλών πλατφορμών που προστατεύει τις πληροφορίες της επιχείρησής σας σε Windows, Mac, Linux, Android, iOS και ChromeOS.
Επιπλέον, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να κάνετε διαθέσιμες συγκεκριμένες επιχειρηματικές εφαρμογές μέσω του Google Play ή του App Store της Apple.
Σενάριο εφαρμογής
Το App Script είναι η πλατφόρμα εφαρμογών χαμηλού κώδικα της Google που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επεκτείνετε τη λειτουργικότητα του Workspace με HTML, CSS και JavaScript.
Ο στόχος είναι απλός: αυτοματοποιήστε τις απλούστερες εργασίες ρουτίνας για να σας βοηθήσουν να εστιάσετε σε ό,τι είναι σημαντικό.
Αυτό είναι προφορτωμένο με API του Workspace και έχει εγγενή ενοποίηση με 100+ υπηρεσίες Google.
Google Work Insights
Αυτός είναι ένας τρόπος για να μετρήσετε την υιοθέτηση του Google Workspace για την εταιρεία σας.
Μπορείτε να δείτε τη χρήση μεμονωμένων εφαρμογών Google και να τη συγκρίνετε με εφαρμογές παλαιού τύπου. Τα Insights μπορούν επίσης να διαμορφωθούν για να σας δείχνουν τα δεδομένα σε επίπεδο ομάδας ή ομάδας ή για ολόκληρο τον οργανισμό.
Ωστόσο, αυτό δεν περιορίζεται στην υιοθεσία. Αντίθετα, μπορείτε επίσης να ελέγξετε τα στοιχεία συνεργασίας για εφαρμογές Workspace. Αυτό σας παρέχει δεδομένα που σχετίζονται με την κοινή χρήση εγγράφων, τη συνεπεξεργασία, τις συναντήσεις κ.λπ., υποδεικνύοντας τον αντίκτυπο σε πραγματικό χρόνο που έχουν αυτά τα εργαλεία στην κουλτούρα της εργασίας.
Ωστόσο, τα δεδομένα δεν θα εμποδίσουν το ουσιαστικό απόρρητο των υπαλλήλων σας, καθώς συλλέγονται ως άθροισμα για μια ομάδα δέκα ή περισσότερων. Ωστόσο, οι διαχειριστές μπορούν να αυξήσουν αυτό το όριο για μεγαλύτερους οργανισμούς.
Τέλος, οι διαχειριστές μπορούν να εξάγουν τις αναφορές για περαιτέρω ανάλυση και διαχειριστικές αποφάσεις.
συμπέρασμα
Αυτοί είναι λοιπόν μερικοί τρόποι με τους οποίους το Google Workspace μπορεί να σας βοηθήσει να συνεργαστείτε και να εργαστείτε αποτελεσματικά.
Αλλά δεν είναι μόνο αυτό. Έχετε επίσης πρόσβαση στο Google Workspace Marketplace για να ενισχύσετε περαιτέρω τα αποτελέσματα.
ΥΓ: Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το Google Workspace σε διαφορετικό επίπεδο με αυτά τα εργαλεία. Επιπλέον, ελέγξτε αυτόν τον ατομικό οδηγό του Google Workspace για να δείτε πώς μπορεί να μεταμορφώσει την επιχείρησή σας ως ατομική επιχείρηση.