Αντιμετωπίζετε πολλά προβλήματα συμβατότητας, συσκευής, ασφάλειας, κόστους και σπατάλης χαρτιού με τις εργασίες εκτύπωσης στο χώρο εργασίας; Απαλλαγείτε από τον πονοκέφαλο και δοκιμάστε αυτό το λογισμικό διαχείρισης εκτυπώσεων για να εξοικονομήσετε χρήματα και να κάνετε τους υπαλλήλους ή τους χρήστες χαρούμενους.
Η διαχείριση εκτυπώσεων είναι μια ανερχόμενη έννοια, καθώς οι εταιρείες και τα αντιγραφικά πρέπει να περιορίσουν το λειτουργικό κόστος για να αυξήσουν την κερδοφορία. Λειτουργεί επίσης ως γραμμή άμυνας για την προστασία εμπιστευτικών επιχειρηματικών αρχείων από το να πέσουν στα χέρια κακών παραγόντων. Αλλά η εύρεση του καλύτερου λογισμικού διαχείρισης εκτυπώσεων είναι μια αποθαρρυντική εργασία, καθώς χρειάζεται τεράστια έρευνα.
Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαχείριση εκτυπώσεων και τις καλύτερες εφαρμογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χωρίς να χάνετε χρόνο σε έρευνα αγοράς.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι η διαχείριση εκτύπωσης;
Η διαχείριση εκτύπωσης είναι η χρήση διαφορετικών πρακτικών όπως η παρακολούθηση μηχανημάτων εκτύπωσης, η παρακολούθηση υπολογιστικών συσκευών, η παρακολούθηση της παραγωγής εκτύπωσης, η ασφάλεια ευαίσθητων δεδομένων, η βελτιστοποίηση κόστους εκτύπωσης και η ανάλυση εκτύπωσης. Οι πιο πρόσφατοι έξυπνοι προγραμματιστές λογισμικού συνδυάζουν όλες αυτές τις λειτουργίες σε ένα μέρος για να αναπτύξουν μια λύση διαχείρισης εκτύπωσης.
Οι νεοσύστατες επιχειρήσεις, οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τουλάχιστον ένα βασικό εργαλείο για τη διαχείριση των εργασιών εκτύπωσης. Αντίθετα, οι επιχειρήσεις αναπτύσσουν μια ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης εκτύπωσης επιτόπου ή στο cloud για τη διαχείριση παγκόσμιων δραστηριοτήτων εκτύπωσης.
Πλεονεκτήματα της Διαχείρισης Εκτύπωσης
Τα ακόλουθα είναι οι λόγοι και τα οφέλη της ανάπτυξης μιας τυπικής λύσης διαχείρισης εκτύπωσης:
#1. Μείωση του κόστους εκτύπωσης
Οι επιχειρήσεις πληρώνουν τεράστιους ετήσιους λογαριασμούς για εκτύπωση με τη μορφή συσκευών, αναπλήρωσης τόνερ και χαρτιών. Έρευνες δείχνουν ότι ένας οργανισμός μπορεί να εξοικονομήσει πολλά εάν χρησιμοποιεί ένα σύστημα διαχείρισης εκτυπώσεων για να περιορίσει τους υπαλλήλους από περιττές εκτυπώσεις.
#2. Διασφάλιση Εμπιστευτικών Εγγράφων
Δεν μπορείτε να επιτρέψετε στους υπαλλήλους να εκτυπώνουν εμπιστευτικά επιχειρηματικά έγγραφα όποτε θέλουν. Πρέπει να τεκμηριώσετε την εκτύπωση μυστικών αρχείων για να ορίσετε τις κατάλληλες ευθύνες για τον τεμαχισμό μετά την ολοκλήρωση της εργασίας. Το λογισμικό διαχείρισης εκτύπωσης σάς δίνει τη δυνατότητα να διασφαλίσετε την ασφάλεια των δεδομένων.
#3. Εξορθολογισμός της λειτουργίας εκτύπωσης
Οι διευθυντές και οι προϊστάμενοι συχνά γίνονται μάρτυρες ότι οι εργαζόμενοι χάνουν χρόνο στέκονται σε μια ουρά για να συλλέξουν τα τυπωμένα αντίγραφά τους. Μπορείτε να αποφύγετε τέτοιες μη παραγωγικές πρακτικές εξορθολογίζοντας τις εργασίες εκτύπωσης. Οι υπάλληλοί σας θα σας ευχαριστήσουν επίσης στο τέλος της ημέρας.
#4. Ενεργοποίηση απομακρυσμένης εκτύπωσης
Οι υπάλληλοι που εργάζονται από το σπίτι μπορούν να στέλνουν εντολές εκτύπωσης μέσω λύσεων διαχείρισης εκτύπωσης που βασίζονται σε cloud. Μπορείτε να συλλέξετε το φυσικό αντίγραφο από τον χώρο εργασίας. Αυτές οι λύσεις εκτύπωσης διασφαλίζουν επίσης την ασφάλεια των επιχειρηματικών δεδομένων κρυπτογραφώντας πακέτα δεδομένων κατά τη μεταφορά.
#5. Μείωση της σπατάλης χαρτιού
Ο άνθρωπος παράγει χαρτί κόβοντας δέντρα το οποίο με τη σειρά του βλάπτει το περιβάλλον. Μπορείτε να εγκαταστήσετε ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης εκτυπώσεων που θα ελέγχει αποτελεσματικά τη σπατάλη χαρτιού και θα κάνει το δικό σας μέρος για να σώσετε τη φύση.
Ας δούμε τώρα το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εκτυπώσεων για την επιχείρησή σας.
PaperCut
Αν μιλάτε για αποτελεσματικά εργαλεία διαχείρισης εκτυπώσεων για μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις, PaperCut είναι αναμφισβήτητα ένα από τα κορυφαία ονόματα. Το εργαλείο και οι υπηρεσίες του που βασίζονται σε σύννεφο βοηθούν τις επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους να ελαχιστοποιούν τη σπατάλη. Ταυτόχρονα, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να σταματήσουν να ανησυχούν για την ασφάλεια των δεδομένων της εκτύπωσης εμπιστευτικών αναφορών.
Με το PaperCut, οι εκτυπωτικές σας εμπειρίες γίνονται απολαυστικές. Οι υπάλληλοί σας πρέπει να φέρουν διάφορες συσκευές στη δουλειά, όπως smartphone, tablet, Chromebook, φορητούς υπολογιστές κ.λπ. Θα μπορούσε να γίνει δύσκολο για τους διαχειριστές συστημάτων πληροφορικής να διασφαλίσουν ότι όλα τα προγράμματα οδήγησης είναι στη θέση τους για εύκολη εκτύπωση όταν υπάρχουν πολλές συσκευές.
Το PaperCut το επιλύει αποτελεσματικά με τις υπηρεσίες Easy εκτύπωσης, όπως η αποστολή εντολής εκτύπωσης σε μια ουρά και η λήψη του αντιγράφου από οποιονδήποτε εκτυπωτή, μια κοινή οθόνη αφής MFD για όλα τα διαφορετικά μοντέλα εκτυπωτών κ.λπ.
Μπορείτε επίσης να αναπτύξετε υψηλής ασφάλειας επαγγελματική εκτύπωση χρησιμοποιώντας τις υπηρεσίες της. Το PaperCut χρησιμοποιεί προστασία εκτύπωσης τριών κατευθύνσεων:
- Σας επιτρέπει να ασφαλίσετε την υποδομή εκτύπωσης προτού κάποιος εκτυπώσει οτιδήποτε όπως τι μπορείτε να εκτυπώσετε, ποιος μπορεί να εκτυπώσει κ.λπ.
- Κατά τη διαδικασία εκτύπωσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον έλεγχο ταυτότητας 2 παραγόντων και την ασφαλή αποδέσμευση αντιγράφων εκτύπωσης βάσει κάρτας.
- Όταν η εκτύπωση έχει εκδοθεί και το αντίγραφο βρίσκεται στο χώρο του γραφείου, μπορείτε να εφαρμόσετε μέτρα όπως υδατοσήμανση, ίχνη ελέγχου, ψηφιακές υπογραφές και αρχειοθέτηση εκτύπωσης για την ασφαλή διατήρηση εμπιστευτικών δεδομένων.
Μπορείτε επίσης να λάβετε μερικά δωρεάν εργαλεία με το PaperCut, όπως ένα εναλλακτικό εργαλείο Google Cloud Print, το PaperCut Mobility Print, το QRdoc για τη σφράγιση επιχειρηματικών εγγράφων και το PaperCut Views για αναλυτικά στοιχεία εκτύπωσης.
Εκτύπωση Μαέστρος
Μπορείτε να εκτυπώσετε περισσότερους από 90 διαφορετικούς τύπους εγγράφων χωρίς καν να ανοίξετε το αρχείο, αν προσπαθήσετε Εκτύπωση Μαέστρος. Έρχεται με μια γρήγορη και αξιόπιστη μηχανή εκτύπωσης μαζί με μια απλή και εύχρηστη διεπαφή για μαζική εκτύπωση. Επιπλέον, μπορείτε να ταξινομήσετε έγγραφα εκτύπωσης, να κάνετε προεπισκόπηση του εγγράφου εκτύπωσης, να ελέγξετε τις εργασίες μαζικής εκτύπωσης και να κάνετε γρήγορες προσαρμογές ρυθμίσεων εκτύπωσης, όλα από μία εφαρμογή.
Το εργαλείο υποστηρίζει κάθε είδους σύγχρονους εκτυπωτές σε τοπικά δίκτυα, δίκτυα ευρείας περιοχής ή δίκτυα cloud. Επιπλέον, εκτός από φυσικούς εκτυπωτές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να διαχειριστείτε εργασίες εκτύπωσης σε εικονικούς εκτυπωτές όπως εκτυπωτές PDF και εκτυπωτές OneNote.
Όπως και οι ανταγωνιστές του, το Print Conductor προσφέρει μια ενότητα ανάλυσης εκτύπωσης. Σας βοηθά να υπολογίσετε τις απαιτήσεις χαρτιού και μελανιού πριν από μεγάλες εργασίες εκτύπωσης κατά παρτίδες. Οι εκτιμήσεις είναι διαθέσιμες στη σελίδα Λεπτομερής αναφορά και Αναφορά.
Print Manager Plus 9.0
Print Manager Plus 9.0 προσθέτει μια νέα διάσταση στη διαχείριση εκτυπώσεων παρέχοντας στις επιχειρήσεις απαράμιλλο έλεγχο, πρόσβαση και πληροφορίες εκτύπωσης σχετικά με τις εκτυπωτικές τους λειτουργίες. Οι προγραμματιστές αυτού του εργαλείου έχουν τελειοποιήσει το πρόγραμμά τους για δεκαετίες χρήσης σε πολλές εταιρείες.
Είναι το λογισμικό διαχείρισης εκτυπώσεων αιχμής που αντιπροσωπεύει τα καλύτερα στην υποστήριξη και την τεχνολογία του τελικού χρήστη. Με την ανάπτυξη αυτού του εργαλείου στον οργανισμό σας, μπορείτε να μειώσετε το κόστος προμήθειας εκτύπωσης, να μειώσετε τη σπατάλη χαρτιού και να λάβετε βελτιωμένη ευφυΐα εκτύπωσης σε όλα τα τμήματα.
Τα ακόλουθα είναι μερικά από τα αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά αυτού του λογισμικού διαχείρισης εκτύπωσης:
- Ο διαχειριστής πληροφορικής μπορεί να ελέγχει ζωντανά τις εργασίες εκτύπωσης ενός υπαλλήλου, του σταθμού εργασίας, του εκτυπωτή, του δικτύου και του κόστους.
- Ο σταθμός απελευθέρωσης με ταυτότητα ή πληρωμή κάνει τις εργασίες εκτύπωσης απλοποιημένες για εργασίες ή τυπογραφεία.
- Οι ρυθμίσεις ορίου και προϋπολογισμού σάς επιτρέπουν να εξοικονομείτε χρήματα περιορίζοντας την εκτύπωση από άτομα, σταθμούς εργασίας ή εκτυπωτές.
Το Print Manager Plus 9.0 ακολουθεί επίσης μια φιλική προς το περιβάλλον πολιτική για να κάνει το γραφείο ή το τυπογραφείο σας πιο πράσινο. Μειώνει τη σπατάλη μελανιού, ενέργειας και χαρτιού και έτσι μειώνει το αποτύπωμα άνθρακα της εταιρείας σας.
uniFLOW
Ένα άλλο εργαλείο για τον έλεγχο της υποδομής εκτύπωσης στο χώρο εργασίας είναι uniFLOW. Μεγάλοι οργανισμοί και επιχειρήσεις εκτύπωσης που χειρίζονται διάφορες προηγμένες συσκευές εκτύπωσης όπως Canon, Xerox, Epson, Brother, Konica Minolta κ.λπ., χρησιμοποιούν αυτό το εργαλείο για να χειριστούν εργασίες εκτύπωσης, σάρωσης και διαχείρισης εγγράφων.
Διαθέτει εφαρμογές τόσο επιτόπου όσο και βασισμένες σε cloud για διαχείριση εκτύπωσης. Τόσο τα εργαλεία cloud όσο και οι επιτόπιες λειτουργίες λειτουργούν ως μια ενσωματωμένη πύλη για σάρωση, εκτύπωση και διαχείριση συσκευών με ευκολία και απόλυτη ασφάλεια.
Οι λειτουργίες Ασφαλούς εκτύπωσης και καθολικού προγράμματος οδήγησης του uniFLOW είναι αξιοσημείωτες εξελίξεις που πρέπει να γνωρίζετε. Η τεχνολογία ασφαλούς εκτύπωσης σάς δίνει τη δυνατότητα να εκχωρήσετε μεμονωμένους λογαριασμούς για κάθε εργαζόμενο. Οι εργαζόμενοι πρέπει να αποδεσμεύσουν το εκτυπωμένο αντίγραφο χρησιμοποιώντας τη δική τους ταυτότητα ή PIN. Επιπλέον, ο χρήστης πρέπει να είναι παρών ενώπιον του μηχανήματος για τη συλλογή του εκτυπωτικού αντιγράφου.
Το πρόγραμμα οδήγησης Universal διασφαλίζει ότι η εφαρμογή υποστηρίζει διάφορες συσκευές και μηχανήματα εκτύπωσης. Οι χρήστες μπορούν να στείλουν εντολές εκτύπωσης σε οποιονδήποτε δικτυωμένο εκτυπωτή από όλες τις υπολογιστικές συσκευές, όπως κινητά τηλέφωνα ή φορητούς υπολογιστές.
UniPrint InfinityCloud
UniPrint InfinityCloud είναι ένα άλλο δημοφιλές εργαλείο για εικονική διεπαφή επιφάνειας εργασίας (VDI) και διαχείριση εταιρικών εκτυπώσεων με μια επεκτάσιμη λύση. Δεδομένου ότι είναι ένα εργαλείο αγνωστικιστικό από τον προμηθευτή, η εφαρμογή μπορεί να επικοινωνεί απρόσκοπτα με όλους τους σύγχρονους εκτυπωτές και υπολογιστικές συσκευές για σκοπούς εκτύπωσης.
Η λύση της UniPrint είναι ιδανική για κάθε μέγεθος επιχείρησης, από νεοφυείς επιχειρήσεις έως πολυεθνικούς ομίλους ετερογενών δραστηριοτήτων. Προσφέρει επίσης εξειδικευμένες επιτόπιες υπηρεσίες και υπηρεσίες cloud για κλάδους όπως Τραπεζικές και Χρηματοοικονομικές, Ασφάλειες, Διαχειριζόμενους Παρόχους Υπηρεσιών (MSPs), Παρόχους Υπηρεσιών Cloud, Κυβερνητικούς, Μη Κυβερνητικούς Οργανισμούς (ΜΚΟ) και Υγεία.
Η εξέχουσα λύση διαχείρισης εκτυπώσεων περιλαμβάνει τυπικά χαρακτηριστικά όπως ένα ευέλικτο μοντέλο κατανάλωσης και αδειοδότηση εργαλείων, εκτύπωση χωρίς διακομιστή, αναλυτικά στοιχεία εκτύπωσης, παρακολούθηση εκτυπώσεων, εκτύπωση από οπουδήποτε και εκτύπωση χωρίς αφή.
Διαχειριστής εκτυπωτή
Μπορείτε επίσης να δώσετε Διαχειριστής εκτυπωτή μια δοκιμή εάν χρειάζεστε μια βολική λύση διαχείρισης εκτυπώσεων για ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα ή επιχείρηση. Το εργαλείο του σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε τα πάντα σχετικά με την εκτύπωση, όπως χρήστες, εκτυπωτικές μηχανές, σταθμούς εργασίας και αντιστροφές φόρτισης.
Έρχεται επίσης με ένα τυπικό εργαλείο πληροφοριών εκτύπωσης ή μονάδα ανάλυσης που σας ενημερώνει σχετικά με τον όγκο εκτύπωσης, τη χρήση μελανιού και το συνολικό κόστος εκτύπωσης της επιχείρησής σας.
Το εργαλείο PrinterAdmin προσφέρει προηγμένες λειτουργίες. Αυτά είναι:
- Print Job Manager για ρυθμίσεις εκτύπωσης, δημιουργία λογαριασμού, ενεργοποίηση προγράμματος οδήγησης κ.λπ.
- Ο σταθμός απελευθέρωσης εγγράφων μειώνει τη σπατάλη και αυξάνει την ασφάλεια με την απελευθέρωση της εκτύπωσης μόνο όταν ο χρήστης είναι διαθέσιμος.
- Το εργαλείο Print Watermarking σάς δίνει τη δυνατότητα να καταγράψετε λεπτομέρειες εκτύπωσης.
Όλες οι εφαρμογές συνοδεύονται από δωρεάν δοκιμή 30 ημερών. Μπορείτε να επωφεληθείτε από τη δοκιμαστική προσφορά και να προσδιορίσετε εάν το εργαλείο είναι αντάξιο για την επιχείρησή σας χρησιμοποιώντας το για λίγο.
Εκτύπωση Tracker Pro
Εκτύπωση Tracker Pro συνοδεύεται από τη δυνατότητα εγκατάστασης με ένα κλικ για να ξεκινήσετε τη διαχείριση εκτύπωσης μέσα σε λίγα λεπτά. Δεδομένου ότι η εγκατάσταση και η λειτουργία αυτού του εργαλείου είναι απλές, οι εργαζόμενοι ή οι πελάτες σας απολαμβάνουν την καλύτερη εξυπηρέτηση.
Είναι μια έξυπνη λύση διαχείρισης εκτυπώσεων που μπορεί να επικοινωνήσει με κάθε είδους σύγχρονους εκτυπωτές και υπολογιστικές συσκευές με ακρίβεια, ελαχιστοποιώντας το χρόνο διακοπής λειτουργίας για την εγκατάσταση προγραμμάτων οδήγησης ή τη μη υποστήριξη συσκευών.
Το ισχυρό σύστημα παρακολούθησης του παρέχει όλες τις αναλυτικές πληροφορίες που σχετίζονται με την εκτύπωση, όπως επίπεδα γραφίτη, μετρητές, μετρήσεις σελίδων, εγκαταστάσεις εκτυπωτών και ειδοποιήσεις σέρβις. Επιπλέον, μπορείτε να διαμορφώσετε το εργαλείο ώστε να σας στέλνει υπενθυμίσεις για αναπλήρωση μελανιού ή παραγοντοποίηση ανάγνωσης μετρητή εκτυπωτή σε τιμολόγια εύκολα.
Τελικές Λέξεις
Βρείτε παραπάνω μια επιλεγμένη λίστα με δημοφιλές και επαγγελματικό λογισμικό διαχείρισης εκτυπώσεων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από αυτές τις εφαρμογές για οικιακό γραφείο, χώρο εργασίας, καταστήματα, εκδόσεις ή αντιγραφεία.
Εφόσον είστε εδώ, μπορείτε επίσης να δείτε αυτά τα καλύτερα εργαλεία για να μετατρέψετε ιστοσελίδες σε PDF και να εξοικονομήσετε χρήματα αποφεύγοντας την εκτύπωση όπου μπορείτε.