Οι συναντήσεις χωρίς καμία ατζέντα είναι η βασική αιτία μη παραγωγικών συνεδριάσεων. Ας αλλάξουμε το παιχνίδι με αυτά τα Πρότυπα Ατζέντας για Παραγωγικές Συναντήσεις.
Λοιπόν, βρίσκεστε σε μια κοινοτική ζωή αλλά δεν έχετε παρακολουθήσει καμία ανίδεη συνάντηση; Με δουλεύεις? Όλοι έχουμε συμμετάσχει σε αρκετές συναντήσεις όπου είτε δεν έχουμε την ευκαιρία να συνεισφέρουμε είτε δεν έχουμε υποδείξεις για τη συζήτηση.
Κατά συνέπεια, επιστρέφουμε στο τραπέζι μας χωρίς συγκεκριμένα αποτελέσματα και μη παραγωγικές ώρες. Ευτυχώς, μπορείτε ακόμα να φέρετε θετικές αλλαγές στη συνάντησή σας μέσω της ημερήσιας διάταξης.
Σήμερα σε αυτό το άρθρο, όχι μόνο θα σας βοηθήσω να κατανοήσετε τι είναι η ατζέντα συσκέψεων, αλλά θα σας δώσω επίσης μερικά από τα καλύτερα πρότυπα ημερήσιας διάταξης συσκέψεων για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη συνάντησή σας. Ας μην αφιερώσουμε πολύ χρόνο τώρα και ας αρχίσουμε την παραγωγικότητα.
Πίνακας περιεχομένων
Ποια είναι τα οφέλη της τεκμηρίωσης των ατζέντηδων συνεδριάσεων;
Πριν καταλήξουμε στα πλεονεκτήματα της τεκμηρίωσης των ατζέντηδων συνεδριάσεων, επιτρέψτε μου να σας πω τι είναι οι ατζέντες συνεδριάσεων. Η ατζέντα συνάντησης είναι ένα σύντομο σχέδιο ή περίγραμμα συνάντησης που κοινοποιείται από τον διοργανωτή με όλους τους συμμετέχοντες. Η ατζέντα της συνάντησης βοηθά την ομάδα να θέσει σαφείς προσδοκίες για τη συνάντηση, ποιες ερωτήσεις πρέπει να απαντηθούν και πολλά άλλα.
Επομένως, επιστρέφοντας στο ερώτημα, ποια είναι τα οφέλη από την τεκμηρίωση των ατζέντηδων συνεδριάσεων; Ακολουθούν ορισμένα οφέλη από την τεκμηρίωση των ατζέντηδων συνεδριάσεων.
Όλοι μπορούν να συνεισφέρουν
Η κύρια πρόκληση κάθε απρογραμμάτιστης συνάντησης είναι ότι δεν μπορούν όλοι οι συμμετέχοντες να συνεχίσουν να μιλούν στη συνάντηση. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε διάφορους λόγους. είτε δεν ξέρουν τι να μιλήσουν, είτε οι άλλοι δεν τους αφήνουν να μιλήσουν. Αλλά οι πίνακες μπορούν να ανατραπούν εάν τεκμηριώσετε τη συνάντησή σας. Καθώς η τεκμηρίωση της σύσκεψης επιτρέπει σε όλους τους συμμετέχοντες να γνωρίζουν το γιατί, το πώς και το πότε της σύσκεψης.
Βελτιστοποιήστε το χρόνο
Η τεκμηρίωση της σύσκεψης δεν περιλαμβάνει τίποτα συγκεκριμένο για το χρόνο. Ωστόσο, μπορεί να βοηθήσει να παραμείνει η συνάντηση σύντομη και παραγωγική. Ενθαρρύνει τα μέλη της ομάδας να κατανοήσουν τους στόχους της συνάντησης πριν και επιλύει κάθε σύγχυση. Επιπλέον, η τεκμηρίωση συσκέψεων βοηθά στην αποφυγή συνομιλιών εκτός θέματος, γεγονός που εξοικονομεί χρόνο.
Μπορεί να παρακολουθήσει τη συζήτηση
Το κύριο χαρακτηριστικό της τεκμηρίωσης των συναντήσεων είναι τα καλά κατηγοριοποιημένα και οργανωμένα δεδομένα. Λόγω αυτών των χαρακτηριστικών, οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορούν εύκολα να παρακολουθούν τις συζητήσεις και να πουν τις απόψεις τους καθώς γνωρίζουν τι θα ακολουθήσει και πότε μπορούν να μιλήσουν.
Διατηρήστε αρχείο της συζήτησης
Οι συναντήσεις αποτελούν ουσιαστικό στοιχείο κάθε επιχείρησης και επιχείρησης. Μπορεί να χρειαστεί να παρακολουθήσετε δύο ή περισσότερες συναντήσεις σε μια μέρα και μερικές φορές ούτε καν μία. Αλλά μπορείτε να θυμηθείτε κάθε σημείο και σχέδιο που έγινε στη συνάντηση;
Επομένως, η τεκμηρίωση της σύσκεψης μπορεί να σας βοηθήσει να κρατάτε όλες τις σημαντικές σημειώσεις με οργανωμένο τρόπο. Εκτός από αυτό, η τεκμηρίωση των συναντήσεων μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί αργότερα για την κοινή χρήση της περίληψης της συζήτησης με τους απόντες συμμετέχοντες.
Πώς μπορεί ένα πρότυπο ατζέντας συνάντησης να σας βοηθήσει να οργανώσετε και να βελτιστοποιήσετε τη συνάντηση;
Τη στιγμή που θα μάθετε τι είναι η ατζέντα συνάντησης και ποια είναι τα οφέλη της, θα είστε σίγουρα περίεργοι να μάθετε πώς να κάνετε μια ατζέντα συνάντησης. Αλλά ο σχεδιασμός μιας ατζέντας συνάντησης δεν είναι τόσο απλός όσο ένα λεπτό DIY. Ωστόσο, το Διαδίκτυο έχει διευκολύνει τις περισσότερες σύνθετες εργασίες.
Ως εκ τούτου, αντί να σχεδιάζετε μόνοι σας μια ατζέντα συσκέψεων, μπορείτε πάντα να επιλέξετε πρότυπα ατζέντας διαδικτυακών συσκέψεων. Αυτά τα προσχεδιασμένα πρότυπα που περιγράφουν τους λόγους και τη δομή μιας συνάντησης έχουν πολλά πλεονεκτήματα. Τα βασικά πλεονεκτήματα της χρήσης προτύπων ατζέντας συσκέψεων συζητούνται παρακάτω.
Εξορθολογισμός
Τα πρότυπα ατζέντας συσκέψεων σάς βοηθούν να δημιουργήσετε μια παραγωγική ατζέντα συσκέψεων, βελτιστοποιώντας περαιτέρω τη σύσκεψή σας θεσπίζοντας έναν απλό οδηγό για όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Αυτά τα πρότυπα περιλαμβάνουν όλα τα απαραίτητα θέματα και ενέργειες που θα συζητηθούν στη συνάντηση.
Ως αποτέλεσμα, οι παρευρισκόμενοι δεν χρειάζεται να σκέφτονται όλα τα βασικά σημεία την τελευταία στιγμή. Αντίθετα, μπορούν να προετοιμαστούν ακόμη και νωρίτερα μέσω της βοήθειας τεκμηρίωσης.
Εξοικονόμηση χρόνου
Η προετοιμασία μιας ατζέντας συνάντησης δεν είναι απλή. Εκτός από τη σκέψη όλων των βασικών βασικών σημείων, πρέπει επίσης να οργανώσετε και να κατηγοριοποιήσετε την ημερήσια διάταξη σε μια συγκεκριμένη μορφή για να μην χάσετε οποιοδήποτε σχετικό θέμα.
Εκεί έρχονται να σώσουν τα πρότυπα της ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων. Τα πρότυπα ατζέντας συνεδριάσεων έχουν ήδη καλά οργανωμένα και κατηγοριοποιημένα δεδομένα. Χρειάζεται να προσθέσετε μόνο τα βασικά σημεία σε αυτά και αυτή η δυνατότητα όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά σας επιτρέπει επίσης να καλύπτετε όλα τα θέματα χωρίς να ξοδεύετε πολύ χρόνο.
Πολυάριθμες επιλογές
Όπως γνωρίζουμε, όλες οι συναντήσεις δεν είναι ίδιες. Έτσι, ακόμη και η ατζέντα της συνάντησης δεν μπορεί να είναι η ίδια. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε, καθώς πολλές διαδικτυακές πλατφόρμες προσφέρουν πολυάριθμους τύπους προτύπων ατζέντας συσκέψεων.
Είτε αναζητάτε μια διαβούλευση 1:1 είτε έχετε μια ομάδα, μπορείτε να βρείτε και να οργανώσετε τη συνάντησή σας μέσω ηλεκτρονικών προτύπων ατζέντας σε δευτερόλεπτα. Ακόμη και ο σχεδιασμός του έργου γίνεται ευκολότερος με τη βοήθεια των σωστών προτύπων συναντήσεων.
Σύμφωνα με μια πρόσφατη έρευνα, περίπου το 83% των εργαζομένων περνούν έως και το 33% της εβδομάδας εργασίας τους σε συναντήσεις και ένας μέσος εργαζόμενος ξοδεύει τουλάχιστον 3 ώρες εργασίας σε συσκέψεις. Αυτοί οι αριθμοί είναι υπεραρκετοί για να πούμε πόσο χρονοβόρες είναι οι συναντήσεις.
Επιπλέον, αυτές οι πολλές ώρες μπορεί επίσης να πάνε μάταιες εάν οι συναντήσεις δεν φέρουν το επιθυμητό αποτέλεσμα. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να έχετε μια καλά οργανωμένη ατζέντα συνάντησης για να εξοικονομήσετε χρόνο και να έχετε ένα παραγωγικό αποτέλεσμα. Ακολουθούν μερικά από τα καλύτερα πρότυπα ατζέντας συσκέψεων στα οποία μπορείτε να βασιστείτε για τις επόμενες συναντήσεις σας.
Ούγκω
Όταν αναζητάτε πρότυπα ημερήσιας διάταξης συσκέψεων, θα βλέπετε πάντα τον Hugo στην κορυφή. Δεν οφείλεται στην καλή στρατηγική μάρκετινγκ, αλλά και λόγω των υπηρεσιών τους. Η Hugo προσφέρει περισσότερα από 80 δωρεάν πρότυπα ημερήσιας διάταξης συσκέψεων κατασκευασμένα από έμπειρα άτομα. Μπορείτε να βρείτε πρότυπα για διάφορες συσκέψεις, όπως ιδέες για διαφημιστικές καμπάνιες, συσκέψεις σε όλα τα χέρια, βασικά πρακτικά συσκέψεων και άλλα.
Τα πρότυπα ατζέντας συσκέψεων από την Hugo υποστηρίζουν τόσο το Word όσο και τα Έγγραφα Google. Εκτός από αυτό, μπορείτε επίσης να τα χρησιμοποιήσετε στο Fellow. Η Hugo παρέχει πρότυπα σε 13 διαφορετικές κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων των ευέλικτων προτύπων συσκέψεων, ατομικών συναντήσεων, προτύπων συσκέψεων κ.λπ.
Το Hugo έρχεται με πολλές ακόμη πρόσθετες λειτουργίες για τους χρήστες. Για παράδειγμα, το Hugo επιτρέπει στους χρήστες να κρατούν σημειώσεις, να προετοιμάζουν ατζέντα συσκέψεων από κοινού, να συγχρονίζουν ημερολόγια και πολλά άλλα. Το Hugo είναι ένας φιλικός προς τον χρήστη ιστότοπο. Ως εκ τούτου, μπορείτε να το συνηθίσετε σε ένα κλάσμα του χρόνου.
Ο Hugo είναι ελεύθερος. Ωστόσο, μπορείτε πάντα να επιλέξετε την έκδοση premium για περισσότερες δυνατότητες.
Canva
Αυτή είναι μια δημοφιλής εφαρμογή που οι περισσότεροι από εμάς χρησιμοποιούμε καθημερινά. Αλλά ξέρατε ποτέ ότι η αγαπημένη μας εφαρμογή επεξεργασίας Canva μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια τέλεια ατζέντα συναντήσεων; Εάν όχι, μην ανησυχείτε. ξέρεις τώρα.
Το Canva είναι μια δυναμική εφαρμογή με πολλά πρότυπα όπως προσκλήσεις, αναρτήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και οτιδήποτε άλλο. Αλλά τα πρότυπα ημερήσιας διάταξης της συνάντησης προσθέτουν το κεράσι στην τούρτα. Η Canva προσφέρει δεκάδες δωρεάν πρότυπα ατζέντας συσκέψεων που μπορούν εύκολα να χρησιμοποιηθούν, να επεξεργαστούν και να εκτυπωθούν.
Μπορείτε να βρείτε τόσο επίσημα όσο και άτυπα πρότυπα στην εφαρμογή. Εκτός από αυτό, η Canva προσφέρει επίσης προσαρμόσιμα πρότυπα παρουσίασης ατζέντας, τα οποία μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε τη συνάντησή σας ακόμα πιο αυθεντική και παραγωγική. Όπως γνωρίζουμε ήδη το Canva, η χρήση αυτού του ιστότοπου δεν θα ήταν τόσο δύσκολη για κανέναν.
Asana
Αναζητάτε πρότυπα ατζέντας συναντήσεων που καλύπτουν όλες τις ανάγκες του γραφείου σας; Η Asana μπορεί να σε σώσει. Το Asana είναι ένας δωρεάν διαδικτυακός ιστότοπος που μπορεί να δώσει ζωή στις συναντήσεις σας και να τις κάνει πιο παραγωγικές και συναρπαστικές.
Είναι ένας εύχρηστος ιστότοπος με τα καλύτερα πρότυπα ατζέντας συσκέψεων για εσάς. Τα πρότυπα σε αυτόν τον ιστότοπο μειώνουν το φόρτο σας καθώς αυτά τα πρότυπα περιλαμβάνουν όλα τα βασικά θέματα και επισημαίνουν μια συνάντηση που πρέπει να συζητηθεί.
Όσον αφορά τους τύπους, το Asana προσφέρει τόσο βασικά όσο και προηγμένα πρότυπα. Μπορείτε να βρείτε εδώ καλά δομημένα πρότυπα ατζέντας συσκέψεων με βάση συγκεκριμένους τύπους συσκέψεων. Είτε αναζητάτε συναντήσεις έναρξης έργου, συναντήσεις ομαδικού καταιγισμού ιδεών, συναντήσεις σε ολόκληρη την εταιρεία ή οποιοδήποτε άλλο είδος προτύπου, το Asana μπορεί να διευκολύνει την εργασία σας σε δευτερόλεπτα.
Έξυπνο φύλλο
Το Smartsheet είναι ένας δωρεάν διαδικτυακός ιστότοπος που προσφέρει πολλά πρότυπα ατζέντας συσκέψεων. Ο ιστότοπος προσφέρει μια καλά οργανωμένη και ολοκληρωμένη λίστα, καθιστώντας την αναζήτησή σας εύκολη και πιο ανθεκτική.
Αυτός ο ιστότοπος περιλαμβάνει διάφορους τύπους προτύπων ατζέντας συσκέψεων, όπως κλασικά πρότυπα ημερήσιας διάταξης συσκέψεων, πρότυπα ατζέντας συνεδριάσεων, πρότυπα ατζέντας ανεπίσημων συσκέψεων, πρότυπα ατζέντας συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου και άλλα.
Εκτός από πολλά πρότυπα, το Smartsheet είναι ένα εύχρηστο εργαλείο για επιχειρήσεις, καθώς αυτός ο ιστότοπος προσφέρει πολλές πρόσθετες δυνατότητες, όπως συνεργασία σε πραγματικό χρόνο, αυτοματοποιημένη ροή εργασιών, καλύτερη ορατότητα και πολλά άλλα. Συνολικά, μπορείτε να συμπεράνετε ότι το Smartsheet είναι ένας τέλειος βοηθός συναντήσεων.
Trello
Το Trello είναι ένας δημοφιλής και αξιόπιστος ιστότοπος και εφαρμογή. Το Trello θεωρείται ο τέλειος διαχειριστής έργου. Αυτή η πλατφόρμα σάς βοηθά να οργανώνετε εργασίες, να διαχειρίζεστε έργα και πολλά άλλα. Όσον αφορά τα πρότυπα, το Trello προσφέρει πολλά πρότυπα ατζέντας συσκέψεων που μπορούν εύκολα να χρησιμοποιηθούν και να προσαρμοστούν.
Εκτός από αυτό, το Trello επιτρέπει επίσης στους χρήστες του να ανεβάζουν εικόνες και έγγραφα για να διαχειρίζονται την εργασία τους πιο αποτελεσματικά. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να συνεργαστείτε με τα μέλη της ομάδας σας απευθείας από τον ιστότοπο για να μοιραστείτε την ατζέντα της συνάντησης και να σας σώσουμε.
Miro
Η εύρεση μιας πλατφόρμας για όλες τις ανάγκες του γραφείου σας είναι το λίκνο της γάτας. Αλλά ο Miro έχει όλα αυτά τα χαρακτηριστικά. Το Miro είναι ένας δωρεάν ιστότοπος με πολλά πρότυπα ατζέντας συσκέψεων και προηγμένες λειτουργίες.
Το κύριο πρότυπο του Miro είναι η ημερήσια διάταξη των συναντήσεων της ομάδας. Αυτό το πρότυπο περιλαμβάνει όλα τα βασικά δεδομένα, τα οποία μπορούν αργότερα να χρησιμοποιηθούν για τη λήψη σοφών αποφάσεων σχετικά με την εταιρεία. Τα πρότυπα ατζέντας συνεδριάσεων ομάδας μπορούν να σας βοηθήσουν να ελέγξετε την πρόοδο, να μοιραστείτε σχετικές ενημερώσεις έργων, να αναγνωρίσετε μεμονωμένες προσπάθειες και πολλά άλλα.
Το πρότυπο ημερήσιας διάταξης συνάντησης ομάδας θεωρείται πρότυπο γεμάτο δύναμη. Αυτό το πρότυπο μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί για οποιοδήποτε άλλο τμήμα, όπως καμπάνιες μάρκετινγκ, προγραμματισμός σπριντ κ.λπ.
Ατλασιανός
Αν ψάχνετε για ένα παραγωγικό πρότυπο ατζέντας συσκέψεων, η αναζήτησή σας μπορεί να τελειώσει με τον παρακάτω ιστότοπο. Το Atlassian είναι ένας δωρεάν ιστότοπος που προσφέρει πολλούς τύπους προτύπων ατζέντας συσκέψεων. Αλλά αυτός ο ιστότοπος είναι πιο διάσημος για το πρότυπο ημερήσιας διάταξης συσκέψεων που διαθέτει.
Οι συναντήσεις όλων των χεριών θεωρούνται μία από τις πιο κρίσιμες συναντήσεις κάθε οργανισμού. Έχοντας αυτό υπόψη, αυτός ο ιστότοπος σάς προσφέρει τα καλύτερα πρότυπα ατζέντας συσκέψεων που παρέχουν μια διαφανή και συνδετική μορφή.
Αυτό το πρότυπο από το Atlassian περιλαμβάνει everAtlassiany θέμα συζήτησης. Από τους στόχους μέχρι τα φώτα της δημοσιότητας σε μια συγκεκριμένη ομάδα, αυτό το πρότυπο δεν θα απογοητεύσει τη συνάντησή σας από κανέναν όρο. Το πρότυπο ημερήσιας διάταξης συσκέψεων της Atlassian παρέχει μια παραγωγική και εμπεριστατωμένη μορφή ατζέντας που πρέπει να επιλέξει κάθε επιχείρηση.
συμπέρασμα
Οι συναντήσεις αποτελούν ουσιαστικό μέρος της οργάνωσης. Επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να γνωρίζουν τους στόχους τους, την τρέχουσα θέση, τα σχέδιά τους και άλλους παράγοντες της εταιρείας. Αλλά σε τι ωφελεί να αφιερώνετε ώρες σε συσκέψεις, εάν οι συμμετέχοντες επιστρέψουν με το “Τι ωφελεί αυτή η συνάντηση;”
Αυτό είναι που κάνει μια εταιρεία να χρειάζεται να χρησιμοποιεί πρότυπα ατζέντας συσκέψεων. Σήμερα σε αυτό το ιστολόγιο, μιλήσαμε για μερικά από τα καλύτερα πρότυπα ατζέντας συσκέψεων που μπορούν όχι μόνο να κάνουν τη συνάντησή σας παραγωγική αλλά και να της δώσουν ζωή.
Μπορείτε επίσης να εξερευνήσετε ορισμένες κορυφαίες εφαρμογές απομακρυσμένων συναντήσεων standup για το Slack και το Teams.