Το πεδίο εφαρμογής του εγγράφου εργασίας σάς βοηθά να αποφύγετε εικασίες και λανθασμένες επικοινωνίες σε ένα έργο και να το διατηρήσετε σε καλό δρόμο όταν συνεργάζεστε με εξωτερικούς πελάτες.
Οι σημερινές επιχειρήσεις συνεργάζονται με πολλά μέρη πριν ολοκληρώσουν ένα έργο. Για μια τέτοια συλλογική εργασία, οι επιχειρήσεις χρειάζονται ένα επαγγελματικό έγγραφο. Έτσι μπορούν να ανατρέξουν σε αυτό αργότερα, εάν τα συνεργαζόμενα εξωτερικά μέρη δεν παραδώσουν τα παραδοτέα του έργου σύμφωνα με τις συμφωνημένες προδιαγραφές.
Ένα τέτοιο επιχειρηματικό έγγραφο είναι το αντικείμενο εργασίας. Το χρειάζεστε κάθε φορά που αναλαμβάνετε έργα από κάποιον άλλο ή συνεργάζεστε με τρίτους.
Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε να γράφετε ένα έγγραφο εργασίας σε μια σαφή και κατανοητή γλώσσα. Θα εξερευνήσετε επίσης ορισμένους διαδικτυακούς πόρους που προσφέρουν διαφορετικούς τύπους εμβέλειας προτύπων εργασίας και δημιουργών που βασίζονται σε φόρμες.
Πίνακας περιεχομένων
Εισαγωγή
Πεδίο εργασίας, γνωστό και ως έγγραφο SoW, είναι ένα έγγραφο όπου περιγράφονται λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τη βάση ενός έργου. Πολλοί άνθρωποι το θεωρούν επίσης μια γραπτή σύμβαση μεταξύ τους και άλλων ενδιαφερόμενων μερών ενός έργου, συμπεριλαμβανομένων των πρακτόρων, των παρόχων υπηρεσιών και των υπεργολάβων.
Το έγγραφο συνήθως εξηγεί πώς ολοκληρώνεται κάθε εργασία ή φάση ενός έργου, τα παραδοτέα, τα αναμενόμενα αποτελέσματα, τα χρονοδιαγράμματα πληρωμών και τη διαδικασία. Χρησιμοποιώντας αυτό, οι ελεύθεροι επαγγελματίες ή οι ομάδες μπορούν να αναφέρουν ξεκάθαρα και συνοπτικά τι μπορούν να περιμένουν οι ενδιαφερόμενοι από ένα έργο.
Σε περίπτωση παρεξήγησης, αυτό λειτουργεί ως η επιλογή για όλα τα μέρη. Από αυτό, όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν για να κάνουν το έργο να λειτουργήσει και για τους δύο. Το έγγραφο SoW είναι επίσης ένας φανταστικός τρόπος αποτελεσματικής επικοινωνίας—η έλλειψη του οποίου μπορεί να προκαλέσει την αποτυχία μιας σχέσης έργου και πελάτη-ενδιαφερομένου.
Βασικά εξαρτήματα
Ανάλογα με τον τύπο του έργου και τον κλάδο σας, το έγγραφο θα διαφέρει. Ωστόσο, αυτά είναι τα κοινά στοιχεία που πρέπει να συμπεριλάβετε σε όλα σχεδόν τα SoW για διαφάνεια.
Πληροφορία κλειδί
Σε κάθε έγγραφο SoW, πρέπει να συμπεριλάβετε τις βασικές λεπτομέρειες ενός έργου, έτσι ώστε οι αναγνώστες να μπορούν να συνειδητοποιήσουν αμέσως περί τίνος πρόκειται. Συμπεριλάβετε το όνομα του έργου, το όνομα του συγγραφέα, το όνομα πελάτη, την ημερομηνία και άλλες σημαντικές πληροφορίες.
Στόχοι του έργου
Η προσθήκη μιας σύντομης περιγραφής έργου στο SoW βοηθά πάντα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε το υπόβαθρο του έργου, τους στόχους, τη δήλωση προβλήματος και τα άτομα που εμπλέκονται, αλλά συνοπτικά.
Περιγραφή αγαθών και υπηρεσιών ως λίστα
Τώρα, ελάτε στο πιο κρίσιμο μέρος αυτού του εγγράφου – τα αγαθά και τις υπηρεσίες που θα παραδώσετε ή θα εκτελέσετε στο πλαίσιο του έργου.
Είναι καλύτερα να αναλύσετε τα παραδοτέα σε μικρότερα κομμάτια και να τα απαριθμήσετε ως εργασίες και δευτερεύουσες εργασίες. Είτε πρόκειται για έργο ελεύθερου επαγγελματία είτε για ομαδικό έργο, παρουσιάστε τις εργασίες σε έναν πίνακα μαζί με τις προβλεπόμενες ημερομηνίες ολοκλήρωσης και επικοινωνήστε με άτομα.
Παραδοτέα Έργου
Μπορεί να μην είναι απαραίτητο για όλα τα έγγραφα του SoW, αλλά η αναφορά του τι θα λάβει ο πελάτης μόλις τελειώσει το έργο είναι επωφελής. Έτσι, θα ξέρουν τι να περιμένουν από εσάς και την ομάδα σας.
Ώρα έργου
Ο χρόνος παίζει καθοριστικό ρόλο σε όλα τα έργα. Ως εκ τούτου, πρέπει να συμπεριλάβετε τον χρόνο ολοκλήρωσης. Αναφέρετε πότε θα αρχίσετε να το εργάζεστε και πότε θα το τελειώσετε. Επίσης, μην ξεχάσετε να αναφέρετε ορόσημα ή επιτεύγματα που θέλετε να επιτύχετε στην πορεία.
Μια λίστα εκτός πεδίου εφαρμογής
Ένα άλλο προαιρετικό στοιχείο του εγγράφου SoW θα το μεταφέρει στο επόμενο επίπεδο. Σε αυτήν την ενότητα, συμπεριλάβετε οτιδήποτε δεν θα συμπεριλάβετε στο έργο σας, αλλά οι πελάτες ενδέχεται να περιμένουν να το κάνετε. Αυτό θα ξεκαθαρίσει τα πράγματα και θα σας βοηθήσει να αποφύγετε οποιαδήποτε παρεξήγηση.
Πρωτόκολλο για Αλλαγές
Καθώς δημιουργείτε το SoW πριν ξεκινήσετε ένα έργο, ενδέχεται να προκύψουν ανάγκες αργότερα για να κάνετε αλλαγές στο εύρος του έργου που αναφέρετε σε αυτό το έγγραφο. Για το λόγο αυτό, πρέπει να προσθέσετε ένα πρωτόκολλο μέσω του οποίου θα μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτό.
Οροι πληρωμής
Όλα τα έργα επί πληρωμή θα πρέπει να περιέχουν μια ενότητα όπου πρέπει να περιγράψετε τα έξοδα του έργου και τους τρόπους πληρωμής. Εάν το έργο χρειάζεται να επενδύσετε χρήματα για αγαθά, εργασία, υποδομή ή οποιοδήποτε άλλο γενικό κόστος, συμπεριλάβετέ το σε αυτήν την ενότητα. Επίσης, αναφέρετε τα προγράμματα πληρωμών, τις πληρωμές ορόσημων και άλλες λεπτομέρειες στο έγγραφό σας SoW.
Οροι και Προϋποθέσεις
Πρέπει να συμπεριλάβετε όλους τους όρους και τις προϋποθέσεις του έργου σε αυτήν την ενότητα. Εδώ, μπορείτε επίσης να εξηγήσετε τους όρους που χρησιμοποιούνται στο SoW και τυχόν όρους που δεν έχετε διευκρινίσει νωρίτερα.
Αποδοχή
Τέλος, προσθέστε αυτό το τμήμα που θα το μετατρέψει σε νομικά εκτελεστή σύμβαση. Εδώ, συμπεριλάβετε την υπογραφή του πελάτη και προσφέρετε χώρο για τις υπογραφές άλλων ενδιαφερόμενων μερών.
Περιπτώσεις χρήσης
Οποιαδήποτε συμφωνία ανάθεσης έργου μεταξύ ενός πελάτη και ενός συμβαλλόμενου μέρους εξωτερικής ανάθεσης θα πρέπει να πραγματοποιείται μέσω ενός εγγράφου SoW. Βρείτε παρακάτω μερικές περιπτώσεις χρήσης πραγματικού κόσμου για το εύρος των εγγράφων word και των προτύπων τους:
#1. Οικοδομικά Αρχιτεκτονικά Έργα
Εφόσον οι αρχιτεκτονικές εργασίες για επαγγελματικά και προσωπικά κτίρια συνεπάγονται πολλά έξοδα, κινδύνους και επενδύσεις χρόνου, πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα τυπικό έγγραφο SoW που χρησιμοποιούν οι περισσότερες κατασκευαστικές εταιρείες κτιρίων.
Το παρακάτω πρότυπο είναι ένα τυποποιημένο έγγραφο SoW που περιλαμβάνει όλα τα ζωτικά στοιχεία όπως ορισμός έργου, πληροφορίες πελάτη και έργου, διαδικασία επιλογής αρχιτέκτονα, χρονοδιάγραμμα του έργου, απαιτήσεις έγκρισης, γενικός στόχος κ.λπ.
Λήψη: Πρότυπο αρχιτεκτονικών έργων για δωρεάν MS Word/Google Docs
#2. Εσωτερική και Εξωτερική Ανακαίνιση
Διάφορες εταιρείες και εργολάβοι διακόσμησης σπιτιού χρησιμοποιούν αυτό το έγγραφο SoW για να οριστικοποιήσουν συμφωνίες ανακαίνισης μεμονωμένων ή επαγγελματικών έργων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο εάν είστε νεοεισερχόμενος σε αυτόν τον τομέα και δεν έχετε ιδέα πώς να δημιουργήσετε ένα.
Το παρακάτω πρότυπο εγγράφου SoW έχει συνταχθεί σύμφωνα με τις ανάγκες των γενικών εργολάβων των ΗΠΑ για την ανακαίνιση εμπορικών ή οικιστικών κτιρίων. Περιέχει όλο το περιεχόμενο «εντός πεδίου» για εργασίες ανακαίνισης. Ωστόσο, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα ή να διαγράψετε μερικά ανάλογα με το έργο στο οποίο εργάζεστε.
Λήψη: Πρότυπο εργασιών ανακαίνισης για δωρεάν MS Word/Google Docs
#3. Έργα Εξωραϊσμού Οικιστικών και Εμπορικών Χώρων
Τα έργα εξωραϊσμού περιλαμβάνουν πολλές υγρές εργασίες καθώς και επαγγελματικές επιδείξεις. Το έγγραφο SoW είναι η ευκαιρία για εσάς να επιδείξετε τη δημιουργικότητά σας και τα σχεδιαστικά γούστα σας, έτσι ώστε ο ανάδοχος να κερδίσει άλλο ένα σταθερό σημείο για να προσλάβει την εταιρεία σας.
Αυτό το πρότυπο εργασίας εξωραϊσμού SoW αποτελείται από μπλοκ εικόνας όπου μπορείτε να τοποθετήσετε ένα λογότυπο επωνυμίας, παλέτες χρωμάτων επωνυμίας, εικονίδια και παραδείγματα εργασίας. Υπάρχει μια επιπλέον κενή σελίδα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να γράψετε περισσότερο περιεχόμενο. Για κάθε σελίδα, μπορείτε να αλλάξετε το παράδειγμα εικόνας εξωραϊσμού.
Λήψη: Πρότυπο εξωραϊσμού SoW δωρεάν MS Word/Google Docs
#4. Social Media Marketing
Το να βοηθάμε τις επιχειρήσεις με τις διαφημίσεις τους στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και τις καμπάνιες μάρκετινγκ είναι επικερδές. Διάφοροι ελεύθεροι επαγγελματίες και γραφεία ψηφιακού μάρκετινγκ ασχολούνται με αυτό. Εάν είστε επίσης σε αυτόν τον τομέα, τότε ένα έγγραφο SoW μπορεί να σας βοηθήσει μακροπρόθεσμα.
Βρείτε παρακάτω ένα οργανωμένο, καθαρό, επαγγελματικό πρότυπο μάρκετινγκ μέσων κοινωνικής δικτύωσης SoW που μπορούν να χρησιμοποιήσουν εμπορικά πρακτορεία και ελεύθεροι επαγγελματίες. Περιέχει τα απαραίτητα στοιχεία του εγγράφου SoW, όπως λεπτομέρειες πελατών, περιγραφές έργων, λεπτομέρειες καμπάνιας, βασικά παραδοτέα, πίνακες καμπάνιας κ.λπ.
Λήψη: Πρότυπο SoW μάρκετινγκ μέσων κοινωνικής δικτύωσης για δωρεάν MS Word/Google Docs
#5. Κυβερνητικές Συμβάσεις
Ένα έγγραφο SoW είναι εξαιρετικά απαραίτητο για συμβατικές εργασίες που μπορεί να λάβετε από ομοσπονδιακές, πολιτείες, δήμους και νομούς. Επίσης, θα βρείτε το εύρος των εγγράφων εργασίας των κρατικών συμβάσεων να είναι το πιο περίπλοκο σε περιεχόμενο και εύρος.
Εδώ θα βρείτε ένα παράδειγμα του προτύπου SoW για κρατικά συμβατικά έργα. Σας επιτρέπει να προσθέσετε το λογότυπο της εταιρείας σας και άλλο περιεχόμενο SoW, όπως Όνομα Οργανισμού, Όνομα Έργου, Στοιχεία συγγραφέα, Ιστορικό και Στόχοι Έργου, Περιγραφή Έργου, Χρονοδιάγραμμα/Πρόγραμμα, Πρόταση κόστους προμηθευτή κ.λπ.
Μπορεί να χρειαστεί να προσθέσετε ή να εξαιρέσετε περιεχόμενο ανάλογα με το έργο της κρατικής σύμβασης που σας ενδιαφέρει. Ανατρέξτε στις απαιτήσεις του έργου για μια μορφή εγγράφου SoW πριν υποβάλετε το τελικό προσχέδιο.
Λήψη: Πρότυπο SoW κρατικών συμβάσεων για δωρεάν MS Word/Google Docs
Dos to Write SOW Document ✔
- Συμπεριλάβετε σαφείς λεπτομέρειες σχετικά με την εργασία, την πληρωμή, τους πόρους, την προθεσμία, τα ορόσημα κ.λπ.
- Προσθέστε οπτικά στοιχεία όπως εικόνες του τελικού προϊόντος ή της υπηρεσίας που περιμένετε, γραφήματα, γραφήματα, πίνακες κ.λπ.
- Εάν το έγγραφο περιέχει επαγγελματική ορολογία, βεβαιωθείτε ότι εσείς και το υπογράφον μέρος ορίζετε αυτές πριν αναθέσετε το έργο.
- Εάν πρόκειται για ένα μακροπρόθεσμο έργο με πολλά σύνθετα παραδοτέα που εξαρτώνται από το χρόνο, συμπεριλάβετε ένα χρονοδιάγραμμα ανασκόπησης του SoW σε μηνιαία ή τριμηνιαία διαστήματα.
- Το έγγραφο πρέπει επίσης να περιέχει ορισμούς επιτυχίας του έργου. Όταν ολοκληρώσετε το έργο, ο πελάτης μπορεί εύκολα να ελέγξει τους ορισμούς επιτυχίας και δεν θα υπάρχει κανένα περιθώριο για περιττούς ελέγχους και επαναλήψεις.
- Διατηρήστε το SoW ευκρινές, συνοπτικό και σύντομο. Μη χρησιμοποιείτε περιττά υλικά πλήρωσης για να επιμηκύνετε το έγγραφο.
- Πρέπει να συντάξετε το έγγραφο σε συνεργασία με εξωτερικούς και εσωτερικούς ενδιαφερόμενους. Για παράδειγμα, οι εσωτερικοί ενδιαφερόμενοι θα είναι η ομάδα του έργου σας και οι εξωτερικοί ενδιαφερόμενοι θα είναι ο πελάτης και οι τρίτοι προμηθευτές.
- Αναφέρετε στενά σχετικές υπηρεσίες που δεν συνοδεύονται από το έργο, όπως φιλοξενία μετά την ανάπτυξη του ιστότοπου, δημοσίευση εφαρμογής μετά την ανάπτυξη εφαρμογής κ.λπ., εκτός εάν ο πελάτης πληρώσει για την υπηρεσία.
Τώρα, ας μεταβούμε στα don’ts για να γράψουμε ένα έγγραφο πεδίου εργασίας (SOW).
Don’ts to Write SOW Document ❌
- Μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε πρότυπα εγγράφων SoW και παραδείγματα σχετικού έργου κατά τη δημιουργία του δικού σας. Θα εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια.
- Μην συμπεριλάβετε ασαφές και διφορούμενο περιεχόμενο στο έγγραφο που οι υπεργολάβοι, οι πωλητές και άλλα τρίτα μέρη μπορούν να χρησιμοποιήσουν προς όφελός τους και να σας προκαλέσουν χρηματική ζημία.
- Μην βιαστείτε τη διαδικασία σύνταξης ενός εγγράφου εργασίας. Καθίστε με τους συνεργάτες σας και σχεδιάστε σχολαστικά το έγγραφο συμπεριλαμβάνοντας όλους τους ορισμούς, τα ορόσημα, τους περιορισμούς, τον προϋπολογισμό κ.λπ.
- Μην ξεχάσετε να περιγράψετε με σαφήνεια τα παραδοτέα σε ένα έργο που είναι “εκτός πεδίου εφαρμογής” και “εντός πεδίου εφαρμογής”.
- Εάν το έργο απαιτεί ορισμένες χρονικές περιόδους επαγγελματικής κατάρτισης, μην ξεχάσετε να το συμπεριλάβετε στο έγγραφο μαζί με το κόστος.
- Ορισμένα έγγραφα SoW δεν διαθέτουν τη ροή εργασίας βήμα προς βήμα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ο πελάτης πρέπει να ελέγξει τα παραδοτέα, ώστε να μπορεί να δηλώσει την ολοκλήρωση του έργου. Βεβαιωθείτε ότι δεν κάνετε αυτό το σφάλμα. Συμπεριλάβετε προεγκεκριμένα βήματα που ορίζουν το έργο ως ολοκληρωμένο σύμφωνα με τους όρους ανάθεσης.
- Τα μακροπρόθεσμα έργα ενδέχεται να απαιτούν εκτροπές, αλλαγές πεδίου εφαρμογής, αλλαγές παραδοτέων κ.λπ. Μην ξεχάσετε να αναφέρετε τέτοιες δυνατότητες στο έγγραφο SoW.
Επιπλέον, ελέγξτε τους δωρεάν πόρους προτύπων για έγγραφα SOW.
Δωρεάν πόροι προτύπων
Έξυπνο φύλλο
Στο Smartsheet, οι χρήστες μπορούν να βρουν μια ποικιλία από ελεύθερα πρότυπα εργασίας για προσωπική χρήση. Εδώ, τα πρότυπα είναι διαθέσιμα σε Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Έγγραφα Google και Φύλλα Google.
Το ψηφιακό μάρκετινγκ, η εμπορική κατασκευή, η ανάπτυξη λογισμικού, ο σχεδιασμός εσωτερικών χώρων, η σχεδίαση ιστοσελίδων και η αναδιαμόρφωση είναι μερικές δημοφιλείς βιομηχανίες όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα πρότυπα αυτής της πλατφόρμας.
Αρχείο προτύπων
Το Αρχείο προτύπων είναι ένας άλλος ιστότοπος όπου μπορείτε να βρείτε δωρεάν πόρους για τη δημιουργία του πεδίου των εγγράφων εργασίας. Τα πρότυπα είναι διαφόρων σχεδίων και μορφών, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε ανάλογα με το εμπορικό σήμα ή το έργο σας. Επιπλέον, μπορείτε εύκολα να τα κατεβάσετε και να τα επεξεργαστείτε για να δημιουργήσετε ένα μοναδικό έγγραφο SoW.
FormSwift
Το FormSwift σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα έγγραφο εργασίας για την επόμενη πρόταση έργου σας με δύο τρόπους. Πρώτα, πραγματοποιήστε λήψη ενός γενικού προτύπου σε Microsoft Word ή Adobe PDF από τον ιστότοπό του. Στη συνέχεια, μπορείτε να συμπληρώσετε τα κενά για να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο έγγραφο SoW.
Δεύτερον, μπορείτε να περάσετε από ένα καθοδηγούμενο πρόγραμμα δημιουργίας SoW όπου πληκτρολογείτε τις σχετικές λεπτομέρειες και το πρόγραμμα δημιουργίας συνεχίζει να δημιουργεί το έγγραφο. Χρειάζονται περίπου 20 λεπτά για τη δημιουργία του εγγράφου ηλεκτρονικά σε αυτήν την πλατφόρμα.
Τελικές Λέξεις
Λοιπόν, τώρα γνωρίζετε το εύρος του εγγράφου εργασίας, τα στοιχεία του και τα πρέπει και τα μη για τη δημιουργία ενός επαγγελματικού εγγράφου SoW που θα λατρέψει ο πελάτης σας. Επιπλέον, έχετε επίσης ανακαλύψει ορισμένες περιπτώσεις χρήσης όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έγγραφα SoW.
Για να σας βοηθήσει περαιτέρω, το άρθρο περιγράφει ορισμένες διαδικτυακές δυνατότητες δημιουργίας εγγράφων εργασίας και βιβλιοθηκών προτύπων. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο SoW online χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τις παραπάνω πλατφόρμες, είτε ακολουθώντας έναν οδηγό βήμα προς βήμα είτε κατεβάζοντας και προσαρμόζοντας ένα πρότυπο.
Μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρουν τα κορυφαία εργαλεία για έγγραφα eSign, όπως το αντικείμενο εργασίας ή οι παραγγελίες εργασίας.