Το Office 365 για επιχειρήσεις επιτρέπει στους χρήστες με μία μόνο συνδρομή να μοιράζονται έγγραφα με οποιονδήποτε δεν καλύπτεται από την ίδια άδεια με εσάς. Η δυνατότητα έχει δημιουργηθεί για κοινή χρήση εγγράφων με κάποιον εκτός της εταιρείας σας και ονομάζεται κοινή χρήση επισκέπτη. Ενώ η κοινή χρήση επισκέπτη είναι δυνατή, επιτρέπει στους χρήστες μόνο να προβάλουν ένα έγγραφο και όχι να το κατεβάσουν. Οι χρήστες σίγουρα δεν μπορούν να το ανοίξουν σε μια εφαρμογή του Office στην επιφάνεια εργασίας τους. Οι περιορισμοί υπάρχουν, ώστε η επιχείρησή σας να έχει τον έλεγχο του ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση και να προβάλει ένα έγγραφο. Προς το παρόν, η απευθείας κοινή χρήση συνδέσμων που επιτρέπει σε έναν χρήστη να κατεβάσει απλώς ένα αντίγραφο ενός αρχείου δεν είναι δυνατή. Εάν θέλετε να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο απευθείας λήψης σε ένα έγγραφο του Office 365, θα πρέπει να κάνετε μια μικρή αλλαγή στη διεύθυνση URL κοινής χρήσης επισκέπτη που λαμβάνετε. Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε.
Βήμα 1: Συνδεθείτε στη διεπαφή ιστού του Office 365 και μεταβείτε στο έγγραφο στο οποίο θέλετε μια απευθείας σύνδεση κοινής χρήσης.
Βήμα 2: Αντιγράψτε τον σύνδεσμο κοινής χρήσης σε αυτό το έγγραφο και επικολλήστε τον σε ένα απλό πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, ώστε να μπορείτε να το επεξεργαστείτε. Μπορείτε να προχωρήσετε και να το επικολλήσετε στη γραμμή URL του προγράμματος περιήγησής σας και να το επεξεργαστείτε εκεί. Κάντε αυτό που σας ταιριάζει καλύτερα.
Βήμα 3: Ο σύνδεσμος κοινής χρήσης θα μοιάζει κάπως έτσι.
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/guestaccess.aspx?guestaccesstoken=[token]
Στον σύνδεσμο κοινής χρήσης [Token] θα είναι μια αριθμητική τιμή που θα είναι διαφορετική σε βάση ανά αρχείο. Δεν έχει καμία σημασία σε αυτή την περίπτωση. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να αντικαταστήσετε το ‘guesstaccess.aspx’ με το ‘download.aspx’ ώστε ο σύνδεσμός σας να μοιάζει με αυτό.
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/download.aspx?guestaccesstoken=[token]
Βήμα 4: Μοιραστείτε αυτόν τον σύνδεσμο με οποιονδήποτε και όταν κάνει κλικ σε αυτόν, θα κατεβάσει ένα αντίγραφο του αρχείου στην τοπική του μονάδα δίσκου.
Θα πρέπει να αναφέρουμε ότι η εξωτερική κοινή χρήση θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη στο Office 365 διαφορετικά δεν θα μπορείτε να λάβετε τον σύνδεσμο κοινής χρήσης επισκέπτη. Το διακριτικό που δημιουργείται με αυτόν τον σύνδεσμο είναι απαραίτητο για να λειτουργήσει ο σύνδεσμος λήψης. Εάν ένα αρχείο δεν επιτρέπεται να κοινοποιηθεί σε τρίτους, δηλαδή η επιλογή κοινής χρήσης επισκέπτη δεν είναι διαθέσιμη, αυτό το τέχνασμα δεν θα λειτουργήσει.