Ενδέχεται να προκύψουν απροσδόκητες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, με αποτέλεσμα να χρειαστεί να ακυρώσετε τη σύσκεψη Zoom. Μην αφήνετε απλώς τους άλλους συμμετέχοντες στο σκοτάδι — αφήστε τους να ξέρουν ότι δεν θα τα καταφέρετε. Δείτε πώς μπορείτε να ακυρώσετε μια συνάντηση Zoom.
Πίνακας περιεχομένων
Πώς να ακυρώσετε μια συνάντηση ζουμ
Ανοίξτε την εφαρμογή Zoom και επιλέξτε την καρτέλα “Συναντήσεις”.
Οι επερχόμενες συναντήσεις σας θα εμφανιστούν στο αριστερό παράθυρο. Επιλέξτε αυτό που θέλετε να ακυρώσετε.
Οι επιλογές της επιλεγμένης σύσκεψης θα εμφανιστούν στα δεξιά. Εδώ, επιλέξτε το κουμπί «Διαγραφή».
Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα σας ενημερώνει ότι μπορείτε να ανακτήσετε τη σύσκεψη εντός 7 ημερών από τη σελίδα “Πρόσφατα διαγραμμένα”.
Προχωρήστε και κάντε κλικ στο κουμπί “Ναι” για να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή.
Η σύσκεψη Zoom θα ακυρωθεί τώρα.
Εθιμοτυπία ακύρωσης Γενικής Συνέλευσης
Τώρα ας μιλήσουμε για τη σωστή εθιμοτυπία της ακύρωσης συναντήσεων. Ανεξάρτητα από το επίπεδο της εταιρικής κλίμακας που βρίσκεστε, ο χρόνος όλων είναι εξίσου πολύτιμος και σημαντικός και πρέπει να αντιμετωπίζεται ως τέτοιος. Ένα απλό «Συγγνώμη, δεν μπορώ να τα καταφέρω. Ας ακυρώσουμε.” την τελευταία στιγμή θεωρείται εξαιρετικά αμελητέα – για να μην αναφέρουμε ότι οι άνθρωποι θα χάσουν την πίστη τους στην αξιοπιστία σας.
Απαντήστε σε αιτήματα πρόσκλησης
Όλα τα δημοφιλή συστήματα ημερολογίου παρέχουν τουλάχιστον αυτές τις τρεις μεθόδους απόκρισης: Αποδοχή, Απόρριψη ή Δοκιμαστική. Η ανταπόκριση σε αυτές τις προσκλήσεις είναι σημαντική, όχι μόνο για να μπορείτε να παρακολουθείτε το δικό σας πρόγραμμα, αλλά και για να δουν οι άλλοι ποιοι μπορούν/δεν μπορούν να παρευρεθούν και να προετοιμάσουν κατάλληλα τη συνάντηση.
Δείτε πότε πρέπει να απαντήσετε σε κάθε ένα:
Αποδοχή: Απαντήστε με αυτό μόνο εάν είστε 100 τοις εκατό σίγουροι ότι θα μπορείτε να παρακολουθήσετε τη συνάντηση. Η μόνη φορά που πρέπει ποτέ να ακυρώσετε είναι εάν προκύψει μια πραγματική έκτακτη ανάγκη. Ο κόσμος θα καταλάβει.
Απόρριψη: Απαντήστε με αυτό εάν είστε βέβαιοι ότι δεν θα μπορείτε να παρακολουθήσετε τη συνάντηση. Φροντίστε να αφήσετε ένα σημείωμα σχετικά με το γιατί δεν θα μπορείτε να παρευρεθείτε. Εάν είναι απαραίτητο να παρευρεθείτε σε αυτήν τη συνάντηση, στείλτε ορισμένες διαθέσιμες χρονοθυρίδες στον διοργανωτή και ρωτήστε τον εάν είναι δυνατό να επαναπρογραμματιστεί.
Δοκιμαστικό: Εάν είστε σίγουροι ότι μπορείτε να τα καταφέρετε, θα πρέπει να απαντήσετε με το Tentative. Ενημερώστε τον διοργανωτή για την πιθανή σύγκρουση και φροντίστε να τους ενημερώσετε μόλις μπορέσετε. Οι δοκιμαστικές απαντήσεις απαιτούν πάντα μια συνέχεια.
Εάν προκύψει έκτακτη ανάγκη, ενημερώστε τον κόσμο
Κάθε καλός διευθυντής θα καταλάβει ότι μερικές φορές, η ζωή συμβαίνει. Όταν συμβαίνει, είναι πάντα καλύτερο να ενημερώνετε τους άλλους μόλις μπορέσετε, ειδικά αν είστε ένας από τους βασικούς συμμετέχοντες στη συνάντηση. Αν και μπορεί να είναι ακόμα μια ταλαιπωρία να επαναπρογραμματίσετε ξαφνικά, δεν πειράζει. Και πάλι, η ζωή συμβαίνει μερικές φορές.
Δεν είναι πάντα δυνατό, αλλά θα πρέπει να προσπαθήσετε να ειδοποιήσετε τουλάχιστον 24 ώρες τον διοργανωτή σχετικά με την ξαφνική ακύρωσή σας. Φροντίστε να στείλετε μια σύντομη εξήγηση σχετικά με το γιατί πρέπει να ακυρώσετε ξαφνικά, ώστε να γνωρίζουν ότι είναι δικαιολογημένος λόγος.
Ενημερώστε την κατάσταση του ημερολογίου σας—Ακόμη και πριν λάβετε πρόσκληση
Εάν γνωρίζετε ότι θα είστε απασχολημένοι σε μια συγκεκριμένη ώρα στο ημερολόγιό σας, προχωρήστε και αποκλείστε αυτήν την ώρα. Το κλείσιμο της Τετάρτης από τις 2 έως τις 5 μ.μ. επειδή ξέρετε ότι πρέπει να οδηγήσετε τη γιαγιά σας στον γιατρό, θα αποτρέψει την πιθανότητα να χρειαστεί να εξηγήσετε σε έναν διοργανωτή σύσκεψης γιατί δεν θα μπορέσετε να αποδεχτείτε την πρόσκλησή του για συνάντηση. Θα δουν στο ημερολόγιό σας ότι είστε απασχολημένος εκείνη τη στιγμή.
Εάν έχετε ήδη αποδεχτεί μια πρόσκληση σε σύσκεψη αλλά προέκυψε κάτι, ενημερώστε την κατάστασή σας σε αυτό το αίτημα. Όπως είπαμε και προηγουμένως, εάν αλλάξετε την κατάστασή σας από Αποδοχή σε Δοκιμαστική, ενημερώστε τους άλλους γιατί.
Σε γενικές γραμμές, να είστε όσο το δυνατόν πιο σεβαστικοί.