Η επιτυχία μιας επιχείρησης εξαρτάται από τους πελάτες και τους πελάτες της. Μόνο με αποτελεσματικό λογισμικό γραφείου βοήθειας, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τα σημεία πόνου αντιμετωπίζονται έγκαιρα.
Όλα τα είδη εταιρειών που αντιμετωπίζουν πελάτες χρειάζονται λογισμικό γραφείου υποστήριξης, ώστε οι πελάτες τους να μπορούν εύκολα να επικοινωνήσουν μαζί τους και να βρουν λύσεις στα προβλήματα και τα ερωτήματά τους.
Για μια νέα εταιρεία, ένα ισχυρό γραφείο βοήθειας θα μπορούσε να αλλάξει το παιχνίδι. Για εταιρείες με αυξανόμενη ή τεράστια πελατειακή βάση, η σημασία της εξελιγμένης υποστήριξης πελατών είναι πρωταρχικής σημασίας.
Προκειμένου να δημιουργήσετε μια λύση γραφείου βοήθειας για τον οργανισμό σας, οι εφαρμογές ανοιχτού κώδικα και αξιόπιστες όπως η Hesk θα μπορούσαν να είναι η σωστή επιλογή. Πριν μάθετε πώς μπορεί να σας βοηθήσει αυτό το λογισμικό, ας μάθουμε τους λόγους για τους οποίους λάβετε μια λύση γραφείου βοήθειας.
Πίνακας περιεχομένων
Γιατί χρειάζεστε λογισμικό γραφείου βοήθειας
- Με τη βοήθεια του λογισμικού γραφείου υποστήριξης, οι εταιρείες μπορούν να διαχειριστούν αβίαστα όλες τις ανησυχίες των πελατών χρησιμοποιώντας ένα κατάλληλο σύστημα έκδοσης εισιτηρίων και το κατάλληλο προσωπικό υποστήριξης πελατών.
- Το λογισμικό γραφείου βοήθειας με πολυκαναλική υποστήριξη πελατών σάς βοηθά να καλύψετε τα ερωτήματα που προέρχονται από όλα τα ψηφιακά κανάλια σε ένα μέρος.
- Οι λύσεις του Help Desk συνοδεύονται από ένα σύστημα έκδοσης εισιτηρίων που διασφαλίζει ότι κανένα πρόβλημα δεν περνά απαρατήρητο και οι πελάτες λαμβάνουν γρήγορες λύσεις στα προβλήματά τους.
- Η υπηρεσία υποστήριξης πελατών περιλαμβάνει διάφορες επαναλαμβανόμενες και χρονοβόρες εργασίες, όπως αποστολή μηνυμάτων επιβεβαίωσης, εκχώρηση εισιτηρίου, ανάθεση σχετικού προσωπικού σε ένα ερώτημα κ.λπ. Το λογισμικό γραφείου βοήθειας αυτοματοποιεί τέτοιες εργασίες και επιταχύνει τη διαδικασία υποστήριξης πελατών.
- Μπορεί επίσης να διευκολύνει ένα σύστημα ανατροφοδότησης σχετικά με τη βάση γνώσεων και την απόδοση των στελεχών υποστήριξης.
- Αυτές οι εφαρμογές επιτρέπουν στις εταιρείες να προσφέρουν λύσεις κατά παραγγελία σύμφωνα με το επιχειρηματικό τους μοντέλο.
- Οι επιχειρήσεις μπορούν να δημιουργήσουν προκαθορισμένες απαντήσεις για κοινά ερωτήματα πελατών. Αυτό διασφαλίζει ότι οι πελάτες έχουν μια βελτιωμένη εμπειρία όταν επικοινωνούν με την εξυπηρέτηση πελατών.
- Χρησιμοποιώντας το λογισμικό γραφείου βοήθειας, μπορείτε να λαμβάνετε αναλυτικές αναφορές και αναλυτικά στοιχεία για την απόδοση της ομάδας υποστήριξής σας. Έτσι, μπορείτε να κατανοήσετε τις αδυναμίες σας και να εργαστείτε πάνω σε αυτές.
Όπως φαίνεται από τα παραπάνω, υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα από τη χρήση λογισμικού γραφείου βοήθειας. Έτσι, εάν εξακολουθείτε να εξαρτάτε από μεγάλα μονοπάτια email για την αντιμετώπιση ερωτημάτων πελατών, είναι καιρός να απομακρυνθείτε και να επιλέξετε μια λύση γραφείου βοήθειας που υποστηρίζεται από τη Hesk.
Πώς μπορεί η Hesk να σας προσφέρει μια κατάλληλη λύση
Για πολλές επιχειρήσεις, μία από τις κύριες ανησυχίες σχετικά με τη δημιουργία μιας λύσης γραφείου υποστήριξης για την εταιρεία είναι το κόστος. Ως λύση ανοιχτού κώδικα, η Hesk τους επιτρέπει να έχουν ένα γραφείο βοήθειας στον ιστότοπό τους δωρεάν.
Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να φιλοξενήσετε στον δικό σας διακομιστή και ο Hesk είναι έτοιμος. Επιπλέον, οι εταιρείες μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν τη Hesk για την αντιμετώπιση εσωτερικών ερωτημάτων μέσω της βάσης γνώσεων.
Όταν δημιουργείτε τη δική σας λύση γραφείου βοήθειας χρησιμοποιώντας το Hesk, μπορείτε να προσθέσετε τις απαραίτητες δυνατότητες σε αυτό. Για παράδειγμα, σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια βάση γνώσεων με απαντήσεις σε όλα τα κοινά ερωτήματα. Εάν οι πελάτες δεν μπορούν να βρουν απαντήσεις στις ερωτήσεις τους, μπορούν να υποβάλουν τις ερωτήσεις τους για να δημιουργήσουν ένα δελτίο υποστήριξης.
Ως διαχειριστής, θέλετε τον πλήρη έλεγχο της πρόσβασης και των δραστηριοτήτων του προσωπικού υποστήριξής σας. Το Hesk σάς επιτρέπει να κατηγοριοποιείτε, να φιλτράρετε και να ιεραρχείτε τα εισιτήρια, μαζί με την παρακολούθηση του χρόνου που αφιερώνεται σε κάθε εισιτήριο. Εκτός από τον ορισμό λογαριασμών προσωπικού, σας επιτρέπει να έχετε μια επισκόπηση της λειτουργικότητάς τους και να τους παρέχετε την απαραίτητη πρόσβαση.
Το λογισμικό γραφείου βοήθειας που δημιουργήθηκε με τη χρήση της Hesk σάς επιτρέπει επίσης να έχετε πρόσβαση σε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες από ένα μέρος. Το απλοϊκό λογισμικό έχει πολλά άλλα χαρακτηριστικά, όπως πρότυπα εισιτηρίων, κονσέρβες απαντήσεις, προσθήκη σημειώσεων, επισύναψη αρχείων σε εισιτήρια, προσθήκη προσαρμοσμένων πεδίων δεδομένων, τροποποίηση κατάστασης εισιτηρίων κ.λπ.
Χαρακτηριστικά Hesk
Κεντρικό Σύστημα Υποστήριξης
Με ένα κεντρικό σύστημα για όλα τα ερωτήματα υποστήριξης, το Hesk είναι μια θαυμάσια λύση. Σας επιτρέπει να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε τα ερωτήματα που λαμβάνετε μέσω φορμών, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλεφωνικών κλήσεων από ένα μέρος.
Υπηρεσίες Αυτοβοήθειας
Δεν θέλετε κάθε πελάτης να απασχολεί το προσωπικό υποστήριξής σας με τις απλούστερες ερωτήσεις. Ως εκ τούτου, η Hesk σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια βάση γνώσεων με τις απαντήσεις σε κοινά ερωτήματα. Επίσης, μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστές ενότητες για Συχνές Ερωτήσεις και Οδηγούς χρήστη, ώστε οι χρήστες να μπορούν να βρουν λύσεις στα βασικά τους προβλήματα.
Διαχείριση ερωτημάτων
Η Hesk προσφέρει μια σειρά από χρήσιμες λειτουργίες για την καλύτερη διαχείριση των ερωτημάτων των πελατών. Σας επιτρέπει να κατηγοριοποιήσετε τα εισιτήρια, να ορίσετε τον επείγοντα χαρακτήρα τους και να ελέγξετε την τρέχουσα κατάσταση ενός εισιτηρίου.
Επικοινωνία χωρίς προβλήματα
Για να αποφύγετε την επικοινωνία με τους πελάτες σας και να βελτιώσετε την εμπειρία τους στη χρήση της πλατφόρμας σας, το λογισμικό του γραφείου υποστήριξης θα πρέπει να συλλέγει προαπαιτούμενες πληροφορίες πριν ξεκινήσετε τη συνομιλία και να προσφέρει τις αρχικές κονσέρβες απαντήσεις. Όλες αυτές οι δυνατότητες είναι διαθέσιμες στο Hesk.
Ευκολία στη χρήση
Το Hesk είναι μια απλοϊκή πλατφόρμα και το ελαφρύ λογισμικό είναι εύκολο στη διαχείριση. Επιπλέον, δεν συνοδεύεται από μια απότομη καμπύλη εκμάθησης, οπότε ο καθένας μπορεί να το χρησιμοποιήσει χωρίς καμία δυσκολία.
Επιπρόσθετα χαρακτηριστικά
Εκτός από τα παραπάνω, υπάρχουν επίσης προληπτικά μέτρα SPAM, αξιολογήσεις απαντήσεων, υποστήριξη πολλών γλωσσών και αναφορές για το εύρος ημερομηνιών που προτιμάτε.
Πώς να ρυθμίσετε ένα λογισμικό γραφείου βοήθειας χρησιμοποιώντας το Hesk
Η ρύθμιση μιας εφαρμογής υποστήριξης πελατών χρησιμοποιώντας τη Hesk είναι αρκετά εύκολη. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα:
1. Πρώτα, πρέπει να κάνετε λήψη και εγκατάσταση του λογισμικού Hesk. Οι χρήστες του δωρεάν προγράμματος πρέπει να το εγκαταστήσουν στον αυτο-φιλοξενούμενο διακομιστή τους. Ή μπορείτε να επιλέξετε το Hesk Cloud για άμεση εγκατάσταση σε έναν απομακρυσμένο διακομιστή.
2. Μετά την εγκατάσταση, πρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση στην πύλη διαχειριστή για να εκτελέσετε τις βασικές διαμορφώσεις. Αφού δημιουργήσετε το προφίλ σας και ρυθμίσετε τις βασικές ρυθμίσεις, μπορείτε να επιλέξετε κατηγορίες υποστήριξης, να προσθέσετε προσωπικό υποστήριξης, να δημιουργήσετε μια βάση γνώσεων και να λάβετε έγκαιρες απαντήσεις. Είναι επίσης σημαντικό να περάσετε από τη λίστα ελέγχου ασφαλείας της Hesk.
3. Εάν θέλετε να εκτελέσετε άλλες εργασίες χρησιμοποιώντας τη λύση, πρέπει να κάνετε προηγμένες ρυθμίσεις. Αυτά περιλαμβάνουν τη ρύθμιση του διακομιστή για την αποστολή email, τη μετατροπή των email πελατών σε εισιτήρια, την ειδοποίηση για εκπρόθεσμα εισιτήρια, την προσφορά εμπλουτισμένων απαντήσεων μέσω email και την προσθήκη πεδίων στις φόρμες υποβολής εισιτηρίων.
Σενάρια όπου το Hesk μπορεί να είναι χρήσιμο
- Κάθε εταιρεία που προσφέρει προϊόντα ή υπηρεσίες που θέλει να δημιουργήσει μια πύλη υποστήριξης με βάση γνώσεων και σύστημα έκδοσης εισιτηρίων υποστήριξης μπορεί να χρησιμοποιήσει τη Hesk.
- Οι επιχειρήσεις με μια αποκλειστική ομάδα IT μπορούν να δημιουργήσουν ένα γραφείο βοήθειας πληροφορικής χρησιμοποιώντας τη Hesk. Έτσι, οποιοσδήποτε με προβλήματα υλικού μπορεί να υποβάλει ένα δελτίο υποστήριξης και η ομάδα IT μπορεί να τον βοηθήσει με την κατάλληλη καθοδήγηση.
- Το Hesk είναι επίσης χρήσιμο για την ομάδα συντήρησης ενός κτιριακού συγκροτήματος. Θα τους επιτρέψει να λαμβάνουν και να διαχειρίζονται θέματα συντήρησης του κτιρίου και να τα επιλύουν κατά προτεραιότητα.
Εκδόσεις Hesk
Μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις δύο εκδόσεις του λογισμικού Hesk:
#1. Hesk
Αυτή η δωρεάν έκδοση του Hesk σάς επιτρέπει να φιλοξενείτε μόνοι σας τη λύση σε διακομιστή που υποστηρίζεται από PHP και MySQL. Δεν χρειάζεται να εγγραφείτε και μπορεί να χρησιμοποιηθεί ελεύθερα και για εμπορικούς ιστότοπους.
Ωστόσο, η δωρεάν έκδοση συνοδεύεται από έναν σύνδεσμο “powered by” που θα είναι ορατός στους πελάτες. Για να καταργήσετε αυτόν τον σύνδεσμο και να προσθέσετε μια επαγγελματική εμφάνιση στο γραφείο βοήθειας, μπορείτε να αγοράσετε την άδεια Hesk, ξεκινώντας από 49,99 $ (μία φορά).
#2. Hesk Cloud
Αυτή είναι μια έκδοση SaaS του Hesk, όπου το λογισμικό φιλοξενείται εξ αποστάσεως. Για αυτήν την έκδοση, η Hesk φροντίζει για τη φιλοξενία και τη συντήρηση. Οι χρήστες του Hesk Cloud μπορούν επίσης να έχουν πρόσβαση σε πρόσθετες ενότητες για στατιστικά στοιχεία, κλιμάκωση και ικανοποίηση. Η τιμή ξεκινά από 29,99 $.
Συμπερασματικές Σκέψεις
Σήμερα, οι επιχειρήσεις χρειάζονται μια αποτελεσματική και επαγγελματική εφαρμογή γραφείου υποστήριξης στον ιστότοπό τους για να επιλύει άμεσα τα ερωτήματα των πελατών και να τους προσφέρει μια θετική εμπειρία χρήσης των προϊόντων τους.
Η έλλειψη απαραίτητων χαρακτηριστικών και το υψηλό κόστος είναι οι παράγοντες που εμποδίζουν πολλές εταιρείες να επιλέξουν μια λύση υποστήριξης. Χρησιμοποιώντας το Hesk, μπορείτε να ρυθμίσετε μια εξελιγμένη εφαρμογή γραφείου βοήθειας σε έναν αυτο-φιλοξενούμενο διακομιστή ή έναν απομακρυσμένο διακομιστή.
Το λογισμικό είναι γεμάτο με λειτουργίες απαραίτητες για τη διαχείριση του λογισμικού γραφείου υποστήριξης για μια ομαλή εμπειρία χρήστη τόσο για τους πελάτες όσο και για τα στελέχη υποστήριξης. Ως λογισμικό ανοιχτού κώδικα, το Hesk μπορεί να χρησιμοποιηθεί δωρεάν και να προσαρμοστεί σύμφωνα με οποιεσδήποτε επιχειρηματικές ανάγκες.
Μπορείτε επίσης να εξερευνήσετε το καλύτερο λογισμικό απομακρυσμένης επιφάνειας εργασίας και λογισμικό συνομιλίας στο χώρο εργασίας για καλύτερη παραγωγικότητα.