Τόσο το Trello όσο και το Asana είναι δημοφιλή ως εργαλεία διαχείρισης έργων. Ποιο όμως να επιλέξετε; Διαβάστε αυτήν τη συγκριτική κριτική για να μάθετε.
Με έναν άφθονο αριθμό εργαλείων διαχείρισης έργων στην αγορά, είναι φυσιολογικό για τις επιχειρήσεις να μπερδεύονται κατά την επιλογή της σωστής πλατφόρμας. Δεν έχουν όλες οι εφαρμογές τα απαραίτητα χαρακτηριστικά και ούτε είναι κατάλληλες για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών.
Ειδικά αν έχετε κατά νου δύο λογισμικά, ο καλύτερος τρόπος για να επιλέξετε ένα είναι να κάνετε μια σύγκριση ένας προς έναν. Για το λόγο αυτό, αποφασίσαμε να συγκρίνουμε Trello εναντίον Asana. Πριν προχωρήσουμε στην κύρια συζήτηση, ας μάθουμε γιατί οι εταιρείες πρέπει να χρησιμοποιούν εργαλεία διαχείρισης έργων.
Πίνακας περιεχομένων
Σημασία των Εργαλείων Διαχείρισης Έργων για τις Επιχειρήσεις
Αποτελεσματικός Σχεδιασμός και Οργάνωση
Κάθε έργο χρειάζεται έναν σαφή οδικό χάρτη και έναν οργανωμένο σχεδιασμό εργασιών. Τα εργαλεία διαχείρισης έργων βοηθούν τις επιχειρήσεις να εργαστούν προς έναν κοινό στόχο, επιτρέποντάς τους να δημιουργήσουν λεπτομερή σχέδια έργου.
Διαχείριση εργασιών
Τα εργαλεία PM επιτρέπουν στις εταιρείες να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται εργασίες σε όλο τον κύκλο ζωής του έργου. Η ανάθεση εργασιών, η ρύθμιση προθεσμίας και η παρακολούθηση εξαρτήσεων είναι μερικά κοινά χαρακτηριστικά αυτών των εργαλείων που μπορούν να κάνουν τους συμπαίκτες υπεύθυνους για τα καθήκοντά τους.
Κατανομή των πόρων
Οι εταιρείες πρέπει να κατανέμουν και να διαχειρίζονται τους πόρους τους αποτελεσματικά για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Αυτά τα εργαλεία προσφέρουν ορατότητα στη διαθεσιμότητα πόρων και τον φόρτο εργασίας που αποτρέπει τις συγκρούσεις πόρων και βελτιστοποιεί τη χρήση των πόρων.
Συνεργασία και Επικοινωνία
Ένα επιτυχημένο έργο σημαίνει απρόσκοπτη επικοινωνία και συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας. Η εφαρμογή διαχείρισης έργου συνοδεύεται από ενσωματωμένα εργαλεία που διευκολύνουν την επικοινωνία και τη συνεργασία για χρήστες από την ίδια πλατφόρμα.
Διαχείριση Προϋπολογισμού
Τα εργαλεία PM είναι επίσης ικανά να παρακολουθούν τα έξοδα του έργου και την κατανομή του προϋπολογισμού. Ως εκ τούτου, οι εταιρείες δεν χρειάζεται να ανησυχούν για υπερβάσεις κόστους και μπορούν να ολοκληρώσουν τα έργα εντός δημοσιονομικών περιορισμών.
Επεκτασιμότητα
Τα περισσότερα εργαλεία διαχείρισης έργων μπορούν να χειριστούν έργα διαφορετικών μεγεθών και πολυπλοκότητας. Οι επιχειρήσεις με μεταβαλλόμενες ανάγκες μπορούν να τις χρησιμοποιήσουν για να αυξήσουν και να μειώσουν ανάλογα με τις απαιτήσεις του έργου τους.
Διαχείριση κινδύνου
Τα περισσότερα εργαλεία PM υποστηρίζουν την αξιολόγηση κινδύνου καθώς μπορούν να παρακολουθούν, να τεκμηριώνουν και να ελαχιστοποιούν τον αντίκτυπο των κινδύνων. Εξοικονομεί τις εταιρείες από τη χρήση ενός ξεχωριστού εργαλείου για το σκοπό αυτό.
Αναφορά
Τα εργαλεία διαχείρισης έργου παρέχουν πληροφορίες για την πρόοδο του έργου σε πραγματικό χρόνο. Έτσι, οι οργανισμοί μπορούν να παρακολουθούν τους KPI, να παρακολουθούν ορόσημα και να δημιουργούν αναφορές για την απόδοση της ομάδας.
Τι είναι το Trello;
Το Trello είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης έργων ιδανικό για οργάνωση εργασιών, παρακολούθηση προόδου και συνεργασία μεταξύ συμπαικτών και ομάδων. Επικεντρώνεται στην οπτική οργάνωση του έργου και προσφέρει στοιχεία όπως πίνακες, λίστες και κάρτες. Συνήθως, ένας πίνακας περιέχει ένα έργο και οι λίστες αντιπροσωπεύουν τα στάδια του.
Μία κάρτα είναι αφιερωμένη σε μία εργασία ή ένα αντικείμενο που μπορεί να μετακινηθεί στις λίστες για να εμφανιστεί η πρόοδος. Οι χρήστες έχουν την ελευθερία να προσαρμόσουν όλα αυτά τα στοιχεία σύμφωνα με τις συγκεκριμένες ανάγκες και προτιμήσεις τους. Μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε διαφορετικά εργαλεία σε αυτό το λογισμικό για να κάνετε τη διαχείριση έργου πιο εύκολη.
Τι είναι η Asana;
Το Asana είναι επίσης ένα λογισμικό διαχείρισης έργου που είναι διαθέσιμο τόσο σε εκδόσεις εφαρμογής cloud όσο και σε επιτραπέζιους υπολογιστές. Από εργολάβους έως μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις και επιχειρήσεις, όλοι μπορούν να επωφεληθούν από τη χρήση αυτής της λύσης. Επιτρέπει στους χρήστες να οργανώνουν, να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται έργα.
Το λογισμικό διαθέτει μια οπτική διεπαφή όπου μπορείτε να δημιουργήσετε εργασίες, να τις αναθέσετε σε μέλη της ομάδας, να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για κάθε εργασία και να παρακολουθήσετε την πρόοδο του έργου. Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες προβολές στο Asana, όπως λίστες εργασιών, πίνακες kanban, ημερολόγια και χρονοδιαγράμματα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα και την ενσωμάτωση του Asana για να διευκολύνετε τη διαχείριση έργων.
Trello Vs. Asana: A Feature-Wise Comparison
Τώρα είναι η ώρα να ρίξετε μια ματιά στο πώς λειτουργούν αυτά τα εργαλεία διαχείρισης έργου σε σύγκριση με βάση τα πιο βασικά χαρακτηριστικά.
#1. Διαχείριση εργασιών
Το Trello μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση οποιουδήποτε έργου, ροής εργασίας ή εργασίας. Σας επιτρέπει να προσθέτετε σημαντικά αρχεία σε κάθε κάρτα εργασιών. Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες ελέγχου και να αυτοματοποιήσετε τη ροή εργασίας για να απαλλαγείτε από επαναλαμβανόμενες εργασίες.
Το εργαλείο προσφέρει επίσης άφθονες δυνατότητες προσαρμογής για μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας των συμπαικτών σας. Σας επιτρέπει επίσης να προσθέτετε μέλη σε σχετικές κάρτες και έργα, να προσθέτετε ημερομηνίες λήξης για κάθε εργασία, συμπεριλαμβανομένης μιας λίστας ελέγχου για την εργασία, και να αλλάζετε την κατάσταση της κάρτας όπως έγινε όταν ολοκληρωθεί.
Αντίθετα, το Asana διαθέτει επίσης χαρακτηριστικά για αποτελεσματική διαχείριση έργου. Η επισκόπηση του έργου του σάς επιτρέπει να απεικονίσετε με σαφήνεια τις προθεσμίες σας και να διαχειριστείτε τα ορόσημα σας. Η λειτουργία χαρτοφυλακίων σάς δίνει τη δυνατότητα να προσδιορίζετε γρήγορα τις προτεραιότητές σας και να διασφαλίζετε την ακριβή κατανομή των πόρων.
Το Asana προσφέρει επίσης προσαρμογή του πίνακα εργαλείων έργου για την επισήμανση των πιο σημαντικών πληροφοριών σχετικά με αυτό το έργο. Η λειτουργία Στόχοι εμφανίζει βασικούς επιχειρηματικούς στόχους που βοηθούν στην ιεράρχηση εργασιών και στην παράδοση μετρήσιμων αποτελεσμάτων.
#2. Ομαδική Συνεργασία και Επικοινωνία
Το Trello προσφέρει μια σειρά από ευέλικτα χαρακτηριστικά για την προώθηση της απρόσκοπτης συνεργασίας και επικοινωνίας μεταξύ των συμπαικτών. Οι χρήστες μπορούν να επισυνάψουν αρχεία, σημειώσεις και σχόλια σε κάρτες για να βεβαιωθούν ότι τίποτα δεν περνά απαρατήρητο από τους συνεργάτες.
Υποστηρίζει επίσης άμεση μεταφόρτωση αρχείων από διαφορετικές εφαρμογές κοινής χρήσης αρχείων και σύνταξη επισήμανσης για να τονίσει τις σημειώσεις και τα σχόλια. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ετικέτα σε άλλους σε κάρτες που είναι σημαντικές για αυτούς.
Με το Asana, ο οργανισμός σας δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσει άλλο εργαλείο για επικοινωνία και διαχείριση έργου. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για την κατάσταση ενημερώσεων έργου, στόχων έργου, ανακοινώσεων και ατζέντηδων συσκέψεων.
Επίσης, μπορείτε να προσθέσετε σχόλια εργασιών αναφέροντας οποιονδήποτε συμπαίκτη για να κάνετε ερωτήσεις ή να λάβετε σχόλια. Σας επιτρέπει επίσης να σας αρέσουν τα σχόλια και να κάνετε ανακοινώσεις σε ολόκληρη την ομάδα.
#3. Διεπαφή χρήστη
Το Trello προσφέρει μια πραγματικά ελάχιστη διεπαφή. Καθώς ανοίγετε αυτό το λογισμικό, θα δείτε την προβολή πίνακα από προεπιλογή που περιέχει κάρτες σε τρεις λίστες. Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες λίστες και κάρτες ή να δημιουργήσετε περισσότερους πίνακες για άλλα έργα.
Στο αριστερό πλαίσιο, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλους τους πίνακες, τα μέλη και τις ρυθμίσεις χώρου εργασίας. Μπορείτε επίσης να δείτε διαφορετικές προβολές χώρου εργασίας από τον ίδιο πίνακα. Από το επάνω μενού, οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε όλους τους χώρους εργασίας, τις πρόσφατες δραστηριότητες, τους πίνακες με αστέρι και τα πρότυπά τους.
Μιλώντας για Asana, αυτό το λογισμικό έχει μια οπτική και διαισθητική διεπαφή. Σε αντίθεση με το Trello, το UI είναι πολύ πιο περίπλοκο, αλλά προσφέρει πολλές περισσότερες επιλογές. Εκτός από την καρτέλα Αρχική σελίδα, το αριστερό πλαίσιο περιέχει απευθείας συνδέσμους για πρόσβαση στις εργασίες μου, τα Εισερχόμενα, τα χαρτοφυλάκια, τις αναφορές και τους στόχους.
Υπάρχει επίσης μια επιλογή προσθήκης συνδέσμων στην ενότητα Αποθηκευμένες αναζητήσεις. Ωστόσο, οι νέοι χρήστες θα χρειαστούν λίγο χρόνο για να κατανοήσουν πλήρως τη διαδικασία εργασίας του Asana.
#4. Ευκολία στη χρήση
Ανεξάρτητα από την πλατφόρμα σας, το Trello είναι αρκετά απλό στη χρήση. Χάρη στα εκπληκτικά γραφικά του, ο καθένας μπορεί να αρχίσει να το χρησιμοποιεί με επιτυχία από την αρχή χωρίς να περάσει από τη διαδικασία δοκιμής και λάθους. Είτε πρόκειται για τη δημιουργία μιας εργασίας είτε για την προσθήκη ενός συνεργάτη, η απλοϊκή διεπαφή χρήστη του διευκολύνει τα πράγματα για εσάς.
Το Asana προσφέρει πολλαπλές προβολές διαχείρισης εργασιών στους χρήστες του σε όλες τις φάσεις. Ως εκ τούτου, οι διαχειριστές που χειρίζονται διαφορετικά έργα με διαφορετικές ανάγκες θα το βρουν αυτό πολύ χρήσιμο. Ωστόσο, το Asana είναι κυρίως δημοφιλές μεταξύ έμπειρων χρηστών.
Οι νέοι χρήστες μπορεί να δυσκολεύονται να χρησιμοποιήσουν όλες τις δυνατότητες του Asana, εκτός εάν έχουν εκπαιδευτεί. Επίσης, η εκμάθηση της πλήρους μόχλευσης αυτού του εργαλείου διαχείρισης έργου είναι μια χρονοβόρα διαδικασία λόγω της απότομης καμπύλης εκμάθησής του.
#5. Αυτοματισμός εργασιών
Το Trello συνοδεύεται από ένα ενσωματωμένο εργαλείο αυτοματισμού που ονομάζεται Butler Automation. Αυτό το σύστημα αυτοματισμού χωρίς κωδικό είναι διαθέσιμο για κάθε πλακέτα Trello. Χρειάζονται μόνο τέσσερα βήματα για να δημιουργήσετε έναν κανόνα συμπεριλαμβάνοντας το έναυσμα και τη δράση.
Υπάρχουν επίσης κουμπιά κάρτας και πλακέτας για αυτοματισμό κατά παραγγελία που ενεργοποιείται με το πάτημα ενός κουμπιού. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε μια εντολή προγραμματισμού με βάση το ημερολόγιο και τις ημερομηνίες λήξης. Επιπλέον, σας επιτρέπει ακόμη και να κάνετε την αυτοματοποίηση πέρα από τον πίνακα με την αυτοματοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ενσωμάτωσης.
Το Asana προσφέρει αυτοματισμό εργασιών που σας βοηθά να περιορίσετε τη χειρωνακτική εργασία και να εξορθολογίσετε τη διαδικασία χωρίς να χάσετε κανένα βήμα. Με τη λειτουργία Κανόνες του, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε εργασίες ρουτίνας και να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους κανόνες σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
Το Asana διαθέτει πρόγραμμα δημιουργίας προσαρμοσμένων κανόνων με 70+ κανόνες και λειτουργίες αυτόματης αλλαγής ημερομηνίας λήξης. Διαθέτει ακόμη και μια προκαθορισμένη συλλογή κανόνων για να ξεκινήσετε αμέσως τις δημοφιλείς διαδικασίες.
#6. Διαθεσιμότητα προτύπων
Το Trello διαθέτει έναν αριθμό προτύπων για διαφορετικούς σκοπούς, όπως διαχείριση έργων, επιχειρήσεις, μηχανική, μάρκετινγκ, παραγωγικότητα, παραγωγές, λειτουργίες, HR και πωλήσεις.
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε πρότυπα για τη διαχείριση έργου, μπορείτε να επιλέξετε από τα δημοφιλή του πρότυπα που ονομάζονται Διαχείριση Έργου, Απλή Πίνακας Έργων, Διαχείριση Κυβερνητικού Έργου, Πρότυπο Ευέλικτου Πίνακα, Πρότυπο Διαχείρισης Προγράμματος, Αίτημα Εργασίας και διαδικασία πρόσληψης και Διαχείριση ροής εργασιών πελάτη.
Ομοίως, στο Asana, υπάρχει μια συλλογή προτύπων για ευέλικτο, διαομαδικό σχεδιασμό, σχεδιασμό έργου, στρατηγικό σχεδιασμό, ανάπτυξη λογισμικού, διαχείριση πόρων, CRM, αφοσίωση εργαζομένων και πολλά άλλα. Για οποιοδήποτε πρότυπο επιλέξετε, υπάρχουν ορισμένες ήδη ενσωματωμένες χρήσιμες λειτουργίες και μια λίστα προτεινόμενων εφαρμογών που θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μαζί του για τα καλύτερα αποτελέσματα.
Πρότυπα όπως σχέδια επαγγελματικής ανάπτυξης, σχεδιασμός στόχων ομάδας, οδικός χάρτης προγράμματος, εβδομαδιαία χρονοδιαγράμματα προγραμματισμού εκδηλώσεων, διαχείριση έργου Waterfall, πρότυπα χρονοδιαγράμματος έργων, αναφορά κατάστασης, σχόλια και εγκρίσεις δημιουργικών στοιχείων, συνεργασία με φορέα, πρότυπα στρατηγικού σχεδιασμού και πρότυπα σχεδίων έργων κατασκευής είναι χρήσιμα για εργασίες που σχετίζονται με τη διαχείριση έργου.
#7. Ενσωμάτωση με επιχειρηματικές εφαρμογές
Το Trello υποστηρίζει την ενοποίηση με μια ποικιλία επιχειρηματικών εφαρμογών, συμπεριλαμβανομένων βιομηχανιών όπως η αυτοματοποίηση, η διαχείριση αρχείων, η ανάλυση, η επικοινωνία, ο σχεδιασμός προϊόντων, τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και το μάρκετινγκ, οι πωλήσεις και η υποστήριξη, τα εργαλεία ανάπτυξης και το HR.
Ως εκ τούτου, οι εταιρείες μπορούν να ενσωματώσουν τις πιο δημοφιλείς επιχειρηματικές εφαρμογές με το Trello, όπως Jotform, Toggl, Zapier, Mailbutler, Pipedrive, Telegram, IBM Connect, Gmail, Google Calendar, Microsoft Teams, Confluence Cloud, Miro, GitHub, Scrum, Dropbox, Mailchimp , Evernote, Twitter, Salesforce, Zendesk, Zoho Desk, Helpscout και Freshdesk.
Μια διευκόλυνση ολοκλήρωσης είναι επίσης διαθέσιμη με το Asana. Με αυτό το λογισμικό μπορούν να συγχρονιστούν εργαλεία που ανήκουν σε κατηγορίες όπως επικοινωνία, διαχείριση αρχείων, HR, οικονομικά, πληροφορική, μάρκετινγκ, λειτουργίες, εφαρμογές σύνδεσης, πωλήσεις, παραγωγικότητα, αναφορές, σχεδιασμός, διαχείριση προϊόντων και ασφάλεια.
Microsoft Teams, Adobe Acrobat Cloud, Azure, Tableau, Jira Cloud, Microsoft 365, Slack, Gmail, Google Calendar, Zapier, Power BI, Outlook, Google Drive, Vimeo, IBM App Connect, Canva, Figma, Invision, YouTube, Zoho Connect , Box, GitLab, Notion και Trello είναι μερικές αξιοσημείωτες εφαρμογές που μπορούν να ενσωματώσουν οι επιχειρήσεις με το Asana.
#8. Προγράμματα τιμολόγησης και συνδρομής
Όσον αφορά το Trello, οι χρήστες έχουν την επιλογή να επιλέξουν από τέσσερα διαφορετικά μοντέλα τιμολόγησης. Το πρώτο είναι το Free, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιήσει οποιοδήποτε άτομο ή ομάδα με ορισμένους περιορισμούς, όπως 10 πίνακες ανά Workspace και 250 Workspace που εκτελούνται ανά μήνα. Εάν είστε μια μικρή ομάδα με την ανάγκη κλιμάκωσης της συνεργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Τυπικό πρόγραμμα που κοστίζει 5 $/χρήστης/μήνα.
Οι ομάδες που πρέπει να παρακολουθούν και να οπτικοποιούν πολλά έργα μπορούν να επιλέξουν το πρόγραμμα premium. Κοστίζει 10 $/ χρήστη/μήνα και προσφέρει διαφορετικές προβολές για τον χώρο εργασίας και τις εργασίες. Το Enterprise σχέδιο του Trello ξεκινά από 17,50 $/χρήστης/μήνα όταν αγοράζεται για 50 χρήστες. Αυτό το σχέδιο προσφέρει καλύτερη ασφάλεια και έλεγχο για τους οργανισμούς.
Το Asana έρχεται με τέσσερα προγράμματα συνδρομής. Το δωρεάν Βασικό σχέδιο είναι ιδανικό για άτομα ή ομάδες που άρχισαν πρόσφατα να διαχειρίζονται έργα. Το premium πρόγραμμα θα κοστίζει 10,00 $/χρήστης/μήνα, με λειτουργίες όπως το πρόγραμμα δημιουργίας ροής εργασιών, σύνθετη αναζήτηση, κονσόλα διαχειριστή, φόρμες, ορόσημα και απεριόριστες αναφορές έργων.
Το επιχειρηματικό του σχέδιο κοστίζει 24,99 $/χρήστης/μήνα, όπου λαμβάνετε λειτουργίες όπως πρόγραμμα δημιουργίας προσαρμοσμένων κανόνων, χαρτοφυλάκιο, στόχους, διακλάδωση και προσαρμογή φορμών, έγκριση και παρακολούθηση χρόνου. Για λειτουργίες σε επίπεδο επιχείρησης, όπως τα πακέτα, πρέπει να επιλέξετε το πρόγραμμα Asana Enterprise.
Trello Vs. Asana: Ετυμηγορία
Τόσο το Trello όσο και το Asana απολαμβάνουν μια σταθερή πελατειακή βάση που υποδηλώνει μόνο την αποτελεσματικότητα αυτών των πλατφορμών για τη διαχείριση έργων. Ωστόσο, πρέπει να διαβάσετε προσεκτικά τις δυνατότητες πριν επιλέξετε οποιαδήποτε εφαρμογή.
Όπως καταλαβαίνετε από την παραπάνω συζήτηση, το Trello μπορεί εύκολα να χρησιμοποιηθεί από χρήστες οποιουδήποτε επιπέδου εμπειρίας. Έτσι, εάν δεν έχετε χρόνο να επενδύσετε στην εκπαίδευση και την εκμάθηση του εργαλείου διαχείρισης έργου, είναι προτιμότερο να επιλέξετε το Trello από το Asana.
Ακόμα κι αν λάβετε υπόψη τα μοντέλα τιμολόγησης και συνδρομής, το Trello είναι πιο προσιτό από το Asana. Επίσης, το δωρεάν πρόγραμμα της Asana συνοδεύεται από πολλούς περιορισμούς χαρακτηριστικών. Ως εκ τούτου, οι χρήστες με περιορισμένο προϋπολογισμό μπορούν να επιλέξουν το Trello.
Εκτός από αυτά, οι εταιρείες που εργάζονται σε σύνθετα έργα και με πολλούς προμηθευτές και συνεργάτες θα βρουν την Asana πιο χρήσιμη. Εάν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το επιχειρηματικό του πρόγραμμα συνδρομής, αυτό θα αποδειχθεί σίγουρα ένα πολύ πιο ισχυρό εργαλείο PM από το Trello.
Μπορείτε επίσης να ελέγξετε άλλες συγκρίσεις στο Trello Vs. Jira and Jira Vs. Άρθρα Asana.