Η σύμβασή σας δεν χρειάζεται να υπογραφεί χειροκίνητα για να είναι νομικά δεσμευτική — μπορείτε να υπογράψετε ψηφιακά ένα έγγραφο και να εξοικονομήσετε χρόνο, χρήματα και ταλαιπωρία χρησιμοποιώντας το Zoho Sign.
Στον σημερινό κόσμο, όπου η γραφειοκρατία γίνεται σταδιακά απαρχαιωμένη, είναι λογικό να στραφούμε στις ψηφιακές υπογραφές. Οι ψηφιακές υπογραφές δεν είναι μόνο πιο γρήγορες και πιο βολικές, αλλά είναι και φιλικές προς το περιβάλλον.
Ενώ υπάρχουν διάφορα λογισμικά ψηφιακών υπογραφών στην αγορά, θα πρέπει να επιλέξετε μια αξιόπιστη λύση όπως το Zoho Sign, η οποία είναι έμπειρη και οικονομικά προσιτή ταυτόχρονα.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι η Ψηφιακή Υπογραφή;
Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια τεχνική που επικυρώνει την αυθεντικότητα και την ακεραιότητα ενός ψηφιακού εγγράφου, λογισμικού ή μηνύματος. Χρησιμοποιεί κρυπτογραφία για την προστασία του εγγράφου από παραποίηση και πλαστοπροσωπία. Οι ψηφιακές υπογραφές θεωρούνται νομικά δεσμευτικές σε πολλές χώρες, συμπεριλαμβανομένων των ΗΠΑ.
Γιατί χρειάζεστε μια ψηφιακή υπογραφή;
Εξοικονομήστε χρόνο και χρήματα
Η μη αυτόματη επεξεργασία εγγράφων για υπογραφές περιλαμβάνει σύνταξη, εκτύπωση, σάρωση και ταχυδρομική αποστολή σε άλλα μέρη. Μπορεί να χρειαστούν ακόμη και εβδομάδες για να ληφθούν πίσω μετά την υπογραφή τους. Η ψηφιακή υπογραφή σας εξοικονομεί χρόνο και χρήμα εξαλείφοντας αυτές τις εργασίες.
Αποτελεσματικό και ασφαλές
Οι ψηφιακές υπογραφές λειτουργούν ως μια ασφαλής εναλλακτική λύση στις παραδοσιακές υπογραφές που γίνονται σε χαρτί. Δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε, να σαρώσετε ή να στείλετε τα φυσικά έγγραφα στα άλλα μέρη. Μειώνει επίσης τον κίνδυνο πλαστογραφίας.
Προσιτότητα
Για κάθε είδους απομακρυσμένο και καθολικό έγγραφο, η ψηφιακή υπογραφή είναι πολύ βολική. Βοηθά τα μέρη να υπογράφουν με ασφάλεια έγγραφα από οποιαδήποτε τοποθεσία και, ως εκ τούτου, βελτιώνει την επιχειρηματική αποδοτικότητα.
Καλύτερη εικόνα της εταιρείας
Η χρήση χαρτιού για υπογραφές εγγράφων έχει επίσης περιβαλλοντικές επιπτώσεις. Με τις ψηφιακές υπογραφές, μπορείτε να το μειώσετε και να δημιουργήσετε μια φιλική προς το περιβάλλον εντύπωση στον επιχειρηματικό κόσμο.
Νομική Εγκυρότητα
Σε πολλές χώρες, οι ψηφιακές υπογραφές είναι νομικά έγκυρες, όπως οι χειρόγραφες υπογραφές. Είτε πρόκειται για σύμβαση, συμφωνία, ηλεκτρονική συναλλαγή ή οποιοδήποτε άλλο νομικό έγγραφο, οι ψηφιακές υπογραφές διασφαλίζουν τη γνησιότητα και την ακεραιότητά του ώστε να αναγνωριστεί ως νομικά δεσμευτικό στο δικαστήριο.
Ακεραιότητα
Η ψηφιακή υπογραφή είναι επίσης χρήσιμη για τη διατήρηση της ακεραιότητας ενός ψηφιακού εγγράφου. Χρησιμοποιεί κρυπτογραφικούς αλγόριθμους για να δημιουργήσει μια μοναδική τιμή κατακερματισμού. Εάν κάποιος τροποποιήσει αυτό το έγγραφο, θα υπάρχει μια διαφορετική τιμή κατακερματισμού που θα λειτουργεί ως απόδειξη της αλλαγής του εγγράφου.
Αυτοματισμός ροής εργασιών
Οι υπογραφές που βασίζονται σε χαρτί απαιτούν συντονισμό και μη αυτόματη παρακολούθηση για να διασφαλιστεί ότι τα έγγραφα υπογράφονται με ακρίβεια και ότι προστατεύεται το απόρρητο των δεδομένων. Επιπλέον, υπάρχουν πιθανότητες καθυστερήσεων, λαθών και παραβιάσεων πολιτικής στις μη αυτόματες υπογραφές.
Η μετάβαση σε μια ψηφιακή υπογραφή σημαίνει μετάβαση σε μια τυπική και αυτοματοποιημένη ροή εργασίας που είναι συνεπής και χωρίς σφάλματα.
Πώς μπορεί να βοηθήσει το Zoho Sign με την ψηφιακή υπογραφή
Εάν εξακολουθείτε να βασίζεστε στην παραδοσιακή μέθοδο με στυλό και χαρτί για την υπογραφή επαγγελματικών εγγράφων, ήρθε η ώρα να επιλέξετε το Zoho Sign. Αυτό το λογισμικό διευκολύνει την ασφαλή υπογραφή και διαχείριση επιχειρηματικών εγγράφων από οποιαδήποτε παγκόσμια τοποθεσία με λίγα κλικ.
Αυτή η πλήρης εφαρμογή ψηφιακής υπογραφής σάς βοηθά να εξαλείψετε τη δυσκίνητη διαδικασία της μη αυτόματης υπογραφής ενός εγγράφου. Με τη βοήθειά του, μπορείτε να λάβετε νομικά έγκυρα και αδιάψευστα έγγραφα που δεν μπορούν να τροποποιηθούν αφού υπογραφούν. Επιπλέον, αυτό το λογισμικό σάς επιτρέπει να επαληθεύσετε την ταυτότητα του υπογράφοντος και να υπογράψετε έγγραφα από οπουδήποτε με τη μέγιστη νομική συμμόρφωση.
Ας δούμε τώρα τα κορυφαία χαρακτηριστικά του Zoho Sign.
Ευκολία υπογραφής και αποστολής
Το Zoho Sign εφαρμόζει μια μη ανοησία προσέγγιση για την υπογραφή και την αποστολή εγγράφων για ψηφιακή υπογραφή. Μπορείτε εύκολα να ανεβάσετε το έγγραφο, να προσθέσετε τους παραλήπτες και να τους τοποθετήσετε πεδία φόρμας πριν το στείλετε. Για να υπογράψετε, πρέπει να ανοίξετε τον σύνδεσμο που στάλθηκε μέσω email, να εισαγάγετε τον κωδικό επαλήθευσης εάν απαιτείται και να υπογράψετε το έγγραφο.
Απρόσκοπτη διαχείριση εγγράφων
Η διαχείριση των εγγράφων σε αυτήν την πλατφόρμα είναι επίσης χωρίς προβλήματα. Σας επιτρέπει να ελέγξετε την κατάσταση του εγγράφου και να προβείτε σε περαιτέρω ενέργειες βάσει αυτής. Επιπλέον, το Zoho Sign μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ολοκληρωμένες διαδρομές ελέγχου. Σας προσφέρει ένα πλήρες ιστορικό ενεργειών που εκτελούνται σε ένα έγγραφο και την πιστοποίηση ολοκλήρωσης για έγγραφα χωρίς εκκρεμείς εργασίες.
Επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα εγγράφων
Η λειτουργία προτύπων του Zoho Sign σάς εξοικονομεί από τη δημιουργία νέων συμφωνιών από την αρχή κάθε φορά που θέλετε να τις χρησιμοποιήσετε. Ως επαγγελματίας και χρήστης επιχειρηματικού προγράμματος, μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα για συμφωνίες πώλησης, συμβάσεις πρόσληψης και πολιτικές μέσων κοινωνικής δικτύωσης που μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιείτε συχνά.
Αφού δημιουργήσετε τα πρότυπα για τις ανάγκες της επιχείρησής σας, μπορείτε να προβάλετε και να επεξεργαστείτε αυτά τα πρότυπα για κάθε μοναδική περίσταση, να αλλάξετε ιδιοκτησία, να δημιουργήσετε SignForm (διαθέσιμο μόνο στους διαχειριστές οργανισμού) και να διαγράψετε τα πρότυπα. Αυτά τα πρότυπα θα βρίσκονται στον λογαριασμό σας μέχρι να τα διαγράψετε με μη αυτόματο τρόπο.
Μαζική αποστολή εγγράφων
Το Zoho Sign σάς δίνει τη δυνατότητα να στέλνετε ένα ή περισσότερα έγγραφα σε πολλούς παραλήπτες κάθε φορά χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Μαζική αποστολή. Διατίθεται μόνο με το πρόγραμμα Enterprise, είναι χρήσιμο όταν τα στελέχη HR πρέπει να λάβουν την ενημερωμένη πολιτική υπογεγραμμένη από υπαλλήλους amm ενός οργανισμού.
Υποστήριξη για Open AI Integration
Εάν διαθέτετε συνδρομή επί πληρωμή Zoho Sign χρησιμοποιώντας κέντρα δεδομένων των ΗΠΑ και έγκυρο κλειδί OpenAI API που δημιουργείται από χρήστες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ChatGPT και την ενσωμάτωση OpenAI μέσω του βοηθού AI της Zoho, Zia. Χρησιμοποιώντας αυτήν την ενσωμάτωση, τα δεδομένα του εγγράφου σας κοινοποιούνται στο Open AI και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για διάφορους σκοπούς, συμπεριλαμβανομένης της λήψης σύνοψης εγγράφου.
AES και QES
Οι χρήστες όλων των προγραμμάτων επί πληρωμή και των κέντρων δεδομένων των ΗΠΑ μπορούν να λάβουν πιστοποιητικά AES (Advanced Electronic Signature) για τις υπογραφές τους μέσω του TrustFactory που εδρεύει στη Νότια Αφρική. Οι χρήστες πρέπει να εγγραφούν στο TrustFactory και να διαμορφώσουν αυτήν την ενοποίηση για να αποκτήσουν αυτήν τη δυνατότητα.
Η Zoho Sign συνεργάζεται επίσης με την Uanataca SA, η οποία είναι πάροχος υπηρεσιών επαλήθευσης ταυτότητας με έδρα την ΕΕ. Με τη βοήθειά του, οι συνδρομητές Enterprise μπορούν να υπογράφουν έγγραφα μέσω QES (Qualified Electronic Signature).
Zoho Sign Εφαρμογές για κινητά
Εάν είστε πάντα εν κινήσει, μπορείτε να εγκαταστήσετε τις εφαρμογές Android ή iOS της Zoho Sign στις φορητές συσκευές σας. Αυτές οι εφαρμογές είναι εξίσου αποτελεσματικές στην υπογραφή, την παρακολούθηση και την αποστολή εγγράφων μαζί με τη διαχείριση προτύπων.
Zoho Sign API
Το Zoho Sign προσφέρει επίσης API για ενσωμάτωση ψηφιακής υπογραφής σε οποιαδήποτε εφαρμογή. Ανεξάρτητα από τις απαιτήσεις του έργου σας, μπορείτε εύκολα να εφαρμόσετε τα παραδείγματα κώδικα στη γλώσσα προγραμματισμού που προτιμάτε.
Τα ευέλικτα και επεκτάσιμα API μπορούν να υλοποιηθούν μέσα σε λίγα λεπτά. Όλα τα έγγραφα που υπογράφονται χρησιμοποιώντας αυτά τα API είναι 100% αποδεκτά στο δικαστήριο. Αποκτάτε το υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας με το βιομηχανικό πρωτόκολλο OAuth 2.0.
Ενοποίηση με κορυφαίες πλατφόρμες
Μπορεί να χρησιμοποιείτε εργαλεία επιχειρήσεων και επικοινωνίας για τον οργανισμό σας. Το Zoho Sign μπορεί να ενσωματωθεί με εξέχουσες εφαρμογές όπως το Microsoft 365, το Google Workspace, το Zoho CRM, το Zoho HRMS, το Zapier, το Box, το MS Teams, το Formstack Documents και το Integromat.
Δημιουργία Αναφορών
Οι διαχειριστές του οργανισμού μπορούν να έχουν πρόσβαση στις λεπτομερείς αναφορές που δημιουργούνται από το Zoho Sign για όλα τα έγγραφα που έχουν υπογραφεί και αποσταλεί χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό σας. Τα φίλτρα κατηγορίας είναι επίσης διαθέσιμα για τον τύπο εγγράφου, την κατάσταση του εγγράφου (ολοκληρώθηκε, ανακλήθηκε, απορρίφθηκε, έληξε), η εγκυρότητα του εγγράφου και το ιστορικό δραστηριότητας.
Από προεπιλογή δημιουργεί αναφορές για τις τελευταίες 30 ημέρες. Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές σε εβδομαδιαία και μηνιαία βάση. Μπορείτε επίσης να κάνετε λήψη των αναφορών στο τοπικό σύστημα σε μορφή αρχείου CSV.
Zoho Sign Pricing
Οι μεμονωμένοι χρήστες μπορούν να επιλέξουν το πρόγραμμα Free Zoho Sign που σας επιτρέπει να υπογράφετε πέντε έγγραφα το μήνα. Εάν έχετε περισσότερες απαιτήσεις, μπορείτε να επιλέξετε από τα προγράμματα Standard, Professional και Enterprise, ξεκινώντας από $10/χρήστη/μήνα.
Υπάρχει μια δωρεάν δοκιμή 14 ημερών διαθέσιμη στο Zoho Sign, όπου μπορείτε να δοκιμάσετε όλες τις δυνατότητες του προγράμματος Enterprise. Διαθέτει ακόμη και ένα απλό και διαφανές πρόγραμμα API ψηφιακής υπογραφής πληρωμής ανάλογα με τη χρήση.
Τελικές Λέξεις
Η ψηφιακή υπογραφή όχι μόνο προσφέρει ευκολία για την απομακρυσμένη υπογραφή εγγράφων, αλλά προσθέτει επίσης ένα πρόσθετο επίπεδο ασφάλειας κατά της παραβίασης. Είναι μια φιλική προς το περιβάλλον διαδικασία που δεν περιλαμβάνει γραφειοκρατία και μπορεί να εντοπιστεί για ίχνη ελέγχου.
Το Zoho Sign είναι μια προσιτή εφαρμογή ψηφιακής υπογραφής που σας επιτρέπει να δημιουργείτε έγγραφα και να τα στέλνετε σε άλλους για γρήγορη υπογραφή. Μικρές και μεγάλες εταιρείες και προσωπικοί χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το λογισμικό για νομική τεκμηρίωση.
Οι εταιρείες μπορούν επίσης να επιλέξουν άλλες εφαρμογές Zoho όπως το Zoho Assist και το Zoho Payroll.