Το να αντιμετωπίζεις ανθρώπους καθημερινά και να τρέχεις πίσω τους για να τηρείς τις προθεσμίες μπορεί να είναι μια δύσκολη δουλειά.
Ο χειρισμός μιας επιχείρησης μπορεί να είναι μια ανησυχητική εργασία που αντιμετωπίζει σκαμπανεβάσματα. Χωρίς πραγματική διαχείριση εργασιών, δεν είναι εύκολο να κρατήσετε αρχείο προθεσμιών. Αυτός είναι ένας πρωταρχικός λόγος για τον οποίο μόνο λίγο τοις εκατό των επιχειρήσεων πετυχαίνουν. Δεδομένου ότι ο φόρτος εργασίας και οι καθημερινές εργασίες είναι πάντα στα πρόθυρα της κλίσης, είναι συνηθισμένο να χάνετε τα ίχνη των προγραμμάτων και των εργασιών.
Ας υποθέσουμε ότι το έργο που έχει αναλάβει ένας οργανισμός είναι τεράστιο, όπως και η ομάδα. Από τη σκοπιά του διαχειριστή, είναι κατανοητό ότι θα χρειαστεί σημαντική προσπάθεια για να επιτευχθεί το απαιτούμενο αποτέλεσμα.
Η καλύτερη δυνατή λύση που έχουμε στη διάθεσή μας θα είναι η χρήση εργαλείων Task and Project Management για την αποτελεσματική διαχείριση των εργασιών και των έργων. Τα εργαλεία διαχειρίζονται ψηφιακά, επιτρέποντάς μας να διαχειριζόμαστε οτιδήποτε σχετίζεται με τη διαχείριση έργων μέσω του διαδικτυακού χώρου. Αυτά τα απλά εργαλεία μας δίνουν τη δυνατότητα να δούμε τη ροή εργασιών των οργανισμών. Χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση του ρυθμού εργασίας και των ωρών εργασίας της ομάδας. Βοηθά επίσης στη διατήρηση ενός συγκεκριμένου ρυθμού ως απαίτηση της εργασίας.
Αλλά πρώτα, ας κατανοήσουμε τα ζητήματα που θα αντιμετώπιζε ένας διαχειριστής έργου χωρίς τα εργαλεία διαχείρισης έργου.
Πίνακας περιεχομένων
Ζητήματα χωρίς εργαλεία διαχείρισης εργασιών και έργων
- Αβέβαιες Προσδοκίες – Οι προσδοκίες από το έργο είναι ασαφείς τόσο από την πλευρά του πελάτη όσο και από την πλευρά των διαχειριστών. Έλλειψη απροσδιόριστου τρόπου λειτουργίας του συστήματος από την αρχή μέχρι το τέλος. Οι ασαφείς στόχοι μπορεί να οδηγήσουν σε παταγώδη αποτυχία των έργων.
- Ανθυγιεινή επικοινωνία – Ένα κενό επικοινωνίας μεταξύ των μελών της ομάδας, του διευθυντή έργου ή του πελάτη μπορεί να οδηγήσει σε ανεπιθύμητα αποτελέσματα, αφήνοντας την εργασία ευάλωτη χωρίς ολοκλήρωση.
- Συγκρούσεις ομάδας – Θα υπάρξουν περιπτώσεις όπου άτομα με ποικίλες προσωπικότητες και ομάδες δεξιοτήτων θα πρέπει να συνεργαστούν. Οι συγκρούσεις οδηγούν σε μειωμένη παραγωγικότητα και αρνητική ικανότητα επίλυσης προβλημάτων ολόκληρης της ομάδας.
- Ασυναγώνιστες προθεσμίες – Η καθυστερημένη παράδοση εργασιών από ανίκανα μέλη της ομάδας ή διευθυντές ή η κακή επικοινωνία μειώνει τη διατήρηση των πελατών.
- Ασαφής κατανομή εργασίας – Η ασαφής κατανομή των ρόλων οδηγεί σε ένα ανθυγιεινό εργασιακό περιβάλλον γεμάτο άγχος, ασάφειες και απογοήτευση.
Ωστόσο, αυτά τα ζητήματα μπορούν να εξαλειφθούν χρησιμοποιώντας εργαλεία διαχείρισης εργασιών και έργων. Θα παρατηρήσετε επίσης τεράστια βελτίωση στην αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα των υπαλλήλων σας. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να αποδειχθούν αποτελεσματικά με τους ακόλουθους τρόπους:
- Οι χρήστες εργάζονται έξυπνα και αποτελεσματικά, παρέχοντας μεγαλύτερο ποσοστό επιτυχίας.
- Διαχειριστείτε και ρυθμίστε τον φόρτο εργασίας ορίζοντας, εκχωρώντας και εκτελώντας προτεραιότητες.
- Διαχειριστείτε το κόστος του έργου, τον προϋπολογισμό και παρακολουθήστε συσκέψεις εξ αποστάσεως ανά πάσα στιγμή από οπουδήποτε.
- Τα νέα μέλη μπορούν να ενσωματωθούν αποτελεσματικά στην ομάδα με ελάχιστη προσπάθεια.
- Ο προγραμματισμός και η οργάνωση εργασιών γίνονται ευκολότερες.
- Χωρίς χειροκίνητη ή διανοητική δέσμευση αφού τα περισσότερα πράγματα είναι αυτοματοποιημένα.
Οφέλη από τα Εργαλεία Διαχείρισης Έργων
Επίσης, είναι χρήσιμο ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησης. Αυτά τα εργαλεία είναι κάτι που πρέπει να έχει κάθε επιχείρηση. Μερικά από τα κρίσιμα οφέλη των εργαλείων διαχείρισης έργου είναι:
- Βελτιώνει τον συντονισμό και τη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας.
- Παρακολουθεί το χρονοδιάγραμμα, διασφαλίζοντας ότι οι προθεσμίες ταιριάζουν πριν ή στην ώρα τους.
- Χρησιμοποιώντας τα σωστά εργαλεία, τα μέλη της ομάδας μπορούν να παραμείνουν σε ευθυγράμμιση με τις τρέχουσες εξελίξεις.
- Η κοινή χρήση εγγράφων είναι γρήγορη και εύκολη, διατηρώντας τη διαφάνεια.
- Η καλύτερη επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας έχει ως αποτέλεσμα βελτιωμένη παραγωγικότητα και διαχείριση χρόνου.
Δεδομένου ότι τα εργαλεία διαχείρισης έργου δίνουν προτεραιότητα στις εργασίες και διαχειρίζονται πράγματα από ένα μέρος, το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας γίνεται από το μηχάνημα. Αυτό θα εξοικονομήσει χρόνο και ενέργεια. Η επένδυση στο σωστό εργαλείο θα αποφέρει σημαντικές αποδόσεις επένδυσης.
Με ορισμένα εργαλεία, οι αποδόσεις μπορεί να είναι τόσο υψηλές όσο αγγίζουν το 150% ή και περισσότερο. Τα εργαλεία είναι επίσης πολύ φιλικά προς τον προϋπολογισμό και οικονομικά αποδοτικά, διασφαλίζοντας ότι δεν θα ξεπεραστεί το όριο μας για ένα συγκεκριμένο έργο. Επίσης, αυξάνει την παραγωγικότητα με τη δημιουργία παραγωγικών ροών εργασίας και την επίτευξη των στόχων σε βάθος χρόνου.
Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα εργαλεία, ειδικά όσοι είναι νέοι στον επιχειρηματικό κόσμο και θέλουν να δοκιμάσουν αυτά τα εργαλεία. Για να αποφευχθεί η σύγχυση, εδώ είναι μερικά από τα καλύτερα με δωρεάν πρόσβαση διάρκειας ζωής με περιορισμένες δυνατότητες.
nΕργασία
Το nTask είναι ένα λογισμικό διαχείρισης έργου που επιτρέπει σε ομάδες ή μέλη να συμμετέχουν, να αναλύουν, να σχεδιάζουν και να διαχειρίζονται αποτελεσματικά καθημερινές εργασίες. Βοηθά τους χρήστες του να ευθυγραμμιστούν με τον προγραμματισμό του έργου, την κατανομή πόρων, τη διαχείριση και τις προθεσμίες δημιουργώντας μια λίστα υποχρεώσεων. Έτσι, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως χάσετε μια σημαντική εργασία.
Η διαχείριση της εργασίας και η ταυτόχρονη εστίαση σε εργασίες γίνεται πιο προσιτή με τον καθορισμό προτεραιοτήτων για να διασφαλιστεί ότι όλοι παραμένουν ενήμεροι με τον ίδιο ρυθμό. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε την ανάπτυξή σας προσθέτοντας απλώς εργασίες και προγραμματίζοντας ημερομηνίες λήξης σχηματίζοντας γραφήματα Gantt.
Μπορείτε επίσης να σημειώσετε τον χρόνο που αφιερώνει κάθε μέλος της ομάδας σε εργασίες μέσω του προγράμματος παρακολούθησης χρόνου nTask. Εάν αντιμετωπίζετε οποιοδήποτε πρόβλημα μέσα στο εργαλείο, το nTask θα σας βοηθήσει να το διαχειριστείτε εύκολα.
Το καλύτερο μέρος αυτού του εργαλείου είναι η ανάπτυξή του. Προσθέτει συνεχώς νέες δυνατότητες για να βοηθήσει εσάς και την επιχείρησή σας να ευημερήσετε.
ClickUp
Το ClickUp είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο του πίνακα Kanban για να φέρετε επανάσταση στην εργασία σας. Φέρνει κάθε εργαλείο σε ένα μέρος. Η ευελιξία του λογισμικού οφείλεται στο μοναδικό σύνολο κατάταξης.
Η παρουσία ενός χαρακτηριστικού με πανοραμική θέα καθιστά εύκολο τον εντοπισμό οτιδήποτε ψάχνετε. Αυτό τελικά εξοικονομεί επίσης χρόνο δημιουργώντας τη μέγιστη αυτοματοποίηση και προσαρμογή εργασιών. Θα σας επιτρέψει να συνεργάζεστε ελεύθερα και να μοιράζεστε έγγραφα με τα μέλη της ομάδας σας χωρίς ταλαιπωρία.
Με αυτό, δεν θα χάσετε ποτέ μια εργασία λόγω της επαναλαμβανόμενης λίστας ελέγχου. Επίσης, μπορείτε να αναθεωρήσετε γρήγορα τις προγραμματισμένες μελέτες πριν τις ξεκινήσετε. Η ομάδα με γνώσεις τεχνολογίας του ClickUp είναι αξιοσημείωτη για την ασφάλεια και το απόρρητο των χρηστών. Το εργαλείο προσφέρει δωρεάν εκπαίδευση και 24ωρη υποστήριξη για όλους τους χρήστες του. Εάν είστε αρχάριος, θα είναι πολύ εύκολο να εξοικειωθείτε με το εργαλείο.
Το ClickUp έχει τον υψηλότερο αριθμό χρόνου λειτουργίας τους τελευταίους 12 μήνες. Είναι δωρεάν για προσωπική χρήση που αποτελείται από απεριόριστα μέλη για απεριόριστο αριθμό εργασιών.
Trello
Trello είναι μια ευρέως χρησιμοποιούμενη εφαρμογή Kanban που χρησιμοποιείται ως λογισμικό διαχείρισης έργων και εργασιών. Επιπλέον, μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία μιας λίστας υποχρεώσεων.
Το Trello έχει μερικά εξαιρετικά χαρακτηριστικά για να δώσει στα μέλη της ομάδας την επιπλέον ώθηση που απαιτείται για να ταιριάξουν τις προθεσμίες πριν από την ώρα. Οι εργασίες σας μπορούν να διαχειρίζονται, να εντοπιστούν και να εκτελούνται με τη βοήθεια των μελών της ομάδας ανοίγοντας κάρτες. Η ενσωμάτωση εφαρμογών στις οποίες όλοι προτιμούν να εργάζονται είναι επίσης μια επιλογή.
Το εργαλείο είναι χρήσιμο κατά το σχεδιασμό εκδηλώσεων και τη διαχείριση της επιτόπιας εργασίας. Η προβολή χάρτη του Trello διασφαλίζει ότι η ομάδα σας δεν θα χάσει την όρασή σας εμφανίζοντας δεδομένα βάσει τοποθεσίας.
Το σχέδιο είναι δωρεάν για νέους επιχειρηματίες και ολόκληρες ομάδες που θέλουν να οργανώσουν τις ροές εργασίας τους. Προσφέρει δωρεάν υπηρεσίες για όποιον θέλει να διαχειριστεί την επιχείρησή του.
Meistertask
Meistertask έχει χτίσει τη βάση του πάνω από μερικά μόνο κρίσιμα μπλοκ – έργα, εργασίες και έναν πίνακα εργαλείων. Το πρόγραμμα είναι δωρεάν για ένα άτομο που είναι αρχάριος.
Η δουλειά του μπορεί να γίνει κατανοητή κοιτάζοντας τα σεμινάρια και τους οδηγούς του. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων χρήστη πραγματοποιείται τακτικά και οι μεταφορές δεδομένων όλων των λογαριασμών είναι κρυπτογραφημένες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο σύμφωνα με τις απαιτήσεις εργασίας σας με τη βοήθεια του πίνακα Kanban.
Εδώ, μπορείτε να περιορίσετε τον αριθμό των εργασιών που απαιτούνται για εκτέλεση σε μια ημέρα. Χρησιμοποιήστε πολλαπλές λίστες ελέγχου για πολλαπλές εργασίες, παρακολουθώντας τις λειτουργίες ταυτόχρονα. Επίσης, η επισύναψη αρχείων γίνεται με ελάχιστη προσπάθεια. Εικόνες και αρχεία όχι μεγαλύτερα από 200 MB μπορούν να επισυναφθούν απευθείας στις εργασίες.
Αυτή είναι μια ενιαία εφαρμογή για αρχάριους και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, εξοικονομώντας χρόνο και πόρους. Προσφέρει αποτελεσματικά δωρεάν υπηρεσίες σε μεμονωμένους χρήστες για τη διαχείριση βασικών εργασιών.
Εννοια
Εννοια, αν το ψάξετε στο λεξικό, η λέξη έννοια σημαίνει ιδέα. Είναι μια ιδέα να διευθύνεις μια ολόκληρη επιχείρηση ή μια εταιρεία με ένα μόνο εργαλείο.
Η ομάδα τεχνολογίας σας παρέχει εξατομικευμένες λύσεις σύμφωνα με τις επιχειρηματικές ή προσωπικές σας ανάγκες. Οι πτυχές για οποιαδήποτε ομάδα δεν είναι περιορισμένες, καθώς το εργαλείο έχει σχεδιαστεί για ομάδες μηχανικής, σχεδιασμού και προσανατολισμένες στα προϊόντα.
Μπορείτε να κάνετε περισσότερα από το να σημειώνετε μόνο σημειώσεις. Οργανώστε αποτελεσματικά τις εργασίες σας χρησιμοποιώντας μια διεπαφή χωρίς προβλήματα και σαφήνεια. Ενισχύει τις δυνατότητες ομαδικής εργασίας των ατόμων που εξυπηρετούν μικρές, μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις.
Επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να ξεκινήσουν μια συνομιλία με οποιονδήποτε, ανά πάσα στιγμή που σχετίζεται με εργασίες. Το εργαλείο έρχεται επίσης με συχνές φιλικές προς το χρήστη ενημερώσεις. Είναι δωρεάν για φοιτητική και προσωπική χρήση.
Δευτέρα
Η Δευτέρα είναι ένα αξιόπιστο λογισμικό από εκατομμύρια πελάτες παγκοσμίως. Έχει μια δομή που βασίζεται σε σύννεφο. Η επένδυση σε αυτό το εργαλείο θα δημιουργήσει απόδοση επένδυσης έως και πάνω από 250% λόγω των μοναδικών προδιαγραφών του.
Μπορείτε να παρακολουθήσετε την πρόοδο των ομάδων κάνοντας κλικ στο κουμπί κατάστασης. Δίνοντας την κουραστική δουλειά στα ρομπότ, επιτρέποντάς σας να εστιάσετε πλήρως στις εργασίες που έχετε στη διάθεσή σας και αυξάνοντας την παραγωγικότητά σας. Η σύνδεση άλλων απαραίτητων εργαλείων απέχει μόνο μερικά κλικ. Θα σας αναγκάσει να λαμβάνετε αποφάσεις βάσει δεδομένων με ταχύτητα και ακρίβεια.
Το εργαλείο ακολουθεί μια προσέγγιση διαχείρισης διοχέτευσης που επιτρέπει στον διαχειριστή έργου να ελέγχει την κατάσταση όλων των εργασιών σε ένα μόνο παράθυρο. Καταργεί τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και σε περίπτωση προβλημάτων, η αξιόπιστη υποστήριξη συνομιλίας είναι διαθέσιμη 24 ώρες.
Todoist
Todoist είναι ένα από τα πιο εξελιγμένα εργαλεία των τελευταίων χρόνων. Η συνεχής προσθήκη νέων χαρακτηριστικών διατηρεί τη χρησιμότητα του εργαλείου.
Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία έξυπνου προγραμματισμού, μπορείτε να αναβάλλετε ή να αναβάλλετε τις εργασίες ανάλογα με τις ανάγκες της ώρας. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη προβολή εργασιών για τη ροή εργασίας σας που απεικονίζεται με κάρτες τύπου Kanban. Το χρονοδιάγραμμα θα σας κάνει να τηρείτε τις προθεσμίες σας και να παρακολουθείτε την καθημερινή πρόοδο.
Σημειώστε νέες εγκαταστάσεις και διαδικασίες στο έργο σας οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε, ενσωματώνοντας το Todoist με τις εφαρμογές που χρησιμοποιείτε για να ολοκληρώσετε άλλες εργασίες όπως Alexa, IFTTT και πολλές άλλες.
Είναι διαθέσιμο σε όλες τις συσκευές και το πρόγραμμα είναι δωρεάν για αρχάριους για τα πέντε πρώτα έργα. Με αυτόν τον τρόπο, οι αρχάριοι μπορούν να μάθουν για τη σημασία της οργάνωσης και διαχείρισης εργασιών.
Οποιοδήποτε.κάνω
Με Οποιοδήποτε.κάνω, η προβολή και ο προγραμματισμός των εργασιών είναι απλός. Είναι ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών προσανατολισμένο στον ιστό, διαθέσιμο σε Android και macOS.
Οι χρήστες μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν αυτό το εργαλείο για να διαχειριστούν προσωπικούς και ομαδικούς στόχους. Λόγω της απλής δημιουργίας UI/UX, ήταν μια προτιμώμενη επιλογή για αρχάριους και αρχάριους. Η αποσύνθεση των έργων και των εργασιών σε δευτερεύουσες εργασίες και ροή εργασίας μπορεί να κατανεμηθεί στην ομάδα σύμφωνα με τα σύνολα δεξιοτήτων.
Το Any.do προσφέρει ενσωμάτωση με άλλα ημερολόγια κομμάτων όπως η Google για να διατηρήσει την αποτελεσματικότητα της προθεσμίας. Μπορείτε να εισάγετε εργασίες προφορικά εκμεταλλευόμενοι τη δυνατότητα φωνητικής εισαγωγής.
Μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε σελιδοδείκτη βασικά σημεία από τις συναντήσεις σας για να τα ελέγξετε στη συνέχεια. Η αγορά του premium του προγράμματος μόλις εξοικειωθείτε με το εργαλείο είναι μια δίκαιη ιδέα.
OpenProject
OpenProject είναι ένα γρήγορο και ασφαλές λογισμικό διαχείρισης έργου ανοιχτού κώδικα για το χειρισμό διαφορετικών έργων και συναντήσεων ομάδας. Βοηθά το έργο σε όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του.
Οι ευθύνες κατανέμονται μεταξύ των μελών της ομάδας για την ομαλή εκτέλεση της εργασίας. Μπορείτε να εγγραφείτε για δραστηριότητες σύμφωνα με τις ανάγκες σας και ακόμη και να λαμβάνετε τακτικές ενημερώσεις για αυτές.
Μπορείτε να ενεργήσετε ως παρατηρητής και να αναθεωρήσετε την εργασία που ολοκληρώθηκε καθημερινά. Η χρήση των επιλογών φίλτρου θεωρείται ιδιαίτερα ότι περιορίζει την αναζήτηση της απαιτούμενης οντότητας. Μπορείτε να μοιραστείτε τον προγραμματισμό της εργασίας σας με βασικούς ενδιαφερόμενους φορείς μέσω του OpenProject.
Διαθέτει ένα ισχυρό API, που βοηθά στην ενσωμάτωση διαφορετικών εργαλείων. Όλες οι συσκευές το υποστηρίζουν ανεξάρτητα από το μέγεθος της οθόνης.
Μπορείτε είτε να χρησιμοποιήσετε την προσφορά τους στο cloud είτε να δοκιμάσετε Φιλοξενία Καματέρα για να εκτελέσετε το OpenProject με ένα κλικ.
Asana
Το Asana είναι αυτό το εργαλείο διαχείρισης εργασιών και έργων που παρέχει τον ευκολότερο τρόπο διαχείρισης και προγραμματισμού εργασιών ρυθμίζοντας γραφήματα Gantt. Το μοντέλο δεδομένων γραφήματος εργασίας διατηρεί την παραγωγικότητα της ομάδας σε υψηλά επίπεδα σε όλη τη διάρκεια της επιχείρησης.
Η αντιμετώπιση προβλημάτων που αντιμετωπίζετε κατά την εκτέλεση οποιασδήποτε εργασίας είναι γρήγορη, επειδή η ομάδα υποστήριξης συνομιλίας είναι διαθέσιμη 24 ώρες. Σας επιτρέπει να μεταφέρετε τη σκέψη σας στον πραγματικό κόσμο προσαρμόζοντας τις ανάγκες και τις απαιτήσεις σας. Μπορείτε να ελέγξετε πλήρως τις συναντήσεις της ομάδας και να διασφαλίσετε ότι όλοι λαμβάνουν τις σωστές πληροφορίες σχετικά με τις εργασίες.
Καθώς είναι διαθέσιμο σε όλες τις συσκευές, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ακόμη και σε Android και iOS για να ενσωματωθεί με άλλες εφαρμογές σύμφωνα με τη ροή εργασίας σας. Η μακροχρόνια λίστα χαρακτηριστικών του επιτρέπει στους χρήστες να κατακτήσουν αυτήν την πλατφόρμα χωρίς δεύτερη σκέψη. Το βασικό του σχέδιο είναι δωρεάν για άτομα και ομάδες που είναι νέοι στην επιχείρηση.
συμπέρασμα
Η μεγάλη εξάρτηση από smartphone, φορητούς υπολογιστές και άλλες τεχνολογίες ενίσχυσης έχει κάνει τη δουλειά πιο γρήγορη. Βοηθά στην αύξηση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης εργασιών και έργων. Ωστόσο, η κατάφωρη επιλογή οποιουδήποτε εργαλείου που ταιριάζει στις απαιτήσεις σας θα βλάψει μόνο την επιχείρησή σας. Η επιλογή του σωστού εργαλείου είναι εξίσου απαραίτητη. Τελικά μειώνει τις χειρωνακτικές προσπάθειες και βοηθά στην εξοικονόμηση χρόνου, ενέργειας και βασικών πόρων.
Αυτά τα εργαλεία διαχείρισης έργων είναι μια πύλη για αρχάριους και μια απόδραση από ταραχώδεις εργασίες για έμπειρους επαγγελματίες.