Η λειτουργία μιας επιχείρησης περιλαμβάνει την επεξεργασία μιας λίστας καθημερινών προτεραιοτήτων για την επίτευξη του επιθυμητού τελικού αποτελέσματος.
Η διαχείριση εργασιών είναι ένας τρόπος για να διασφαλίσετε ότι εργάζεστε πάντα σε εργασίες υψηλής προτεραιότητας και ότι είστε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικοί.
Μπορεί να ακούγεται εύκολο, είναι δύσκολο να παρακολουθείτε έργα μεγάλης κλίμακας και ακόμη πιο δύσκολο να το εφαρμόσετε σε έργα μικρής κλίμακας.
Εάν εργάζεστε με πολλά μέλη της ομάδας, τότε πρέπει να διαθέτετε λογισμικό διαχείρισης εργασιών.
Αυτό το ιστολόγιο θα εξετάσει διάφορες πτυχές της διαχείρισης εργασιών και θα καθορίσει πώς να ξεπεράσετε τα προβλήματα με το λογισμικό διαχείρισης εργασιών.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι η διαχείριση εργασιών;
Η διαχείριση εργασιών είναι ένα κρίσιμο μέρος κάθε επιτυχημένου έργου. Χωρίς σωστή διαχείριση εργασιών, η διασφάλιση ότι όλες οι εργασίες ολοκληρώνονται έγκαιρα και ότι το έργο παραμένει σε καλό δρόμο είναι πρόκληση.
Ένας σωστός τρόπος διαχείρισης έργων είναι να εστιάσετε στην ολοκλήρωση εργασιών προτεραιότητας και στη δημιουργία μιας σειράς επερχόμενων εργασιών.
Η διαχείριση εργασιών περιλαμβάνει σχεδιασμό, οργάνωση και ιεράρχηση εργασιών για την επίτευξη ορόσημων. Αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία μιας λίστας εργασιών, την ανάθεση εργασιών στα μέλη της ομάδας και τον καθορισμό προθεσμιών. Είναι επίσης σημαντικό να παρακολουθείτε την πρόοδο και να κάνετε αλλαγές στο σχέδιο όπως απαιτείται.
Αν και μπορεί να ακούγεται εύκολο να διαχειριστείτε έργα και να ηγηθείτε ομάδων, υπάρχουν πολλές προκλήσεις που μπορεί να συναντήσετε στο δρόμο σας.
Ας δούμε μερικές από αυτές τις προκλήσεις διαχείρισης εργασιών λεπτομερώς.
Προκλήσεις στη διαχείριση εργασιών
Η διαχείριση οποιουδήποτε έργου συνοδεύεται από πολλές προκλήσεις.
Πρέπει να δημιουργήσετε και να ευθυγραμμίσετε πολλές εργασίες με συστηματική σειρά. Ενώ πρέπει επίσης να φροντίζετε τις αναθέσεις εργασιών, να επικοινωνείτε με τα μέλη της ομάδας και να τηρείτε τις προθεσμίες του έργου.
Ας εξετάσουμε μερικές από τις κοινές προκλήσεις στη διαχείριση εργασιών.
- Έλλειψη ομαδικής συνεργασίας: Χωρίς ένα κατάλληλο σύστημα διαχείρισης, είναι δύσκολο για τα μέλη της ομάδας να συνεργαστούν για τις τρέχουσες και τις επερχόμενες εργασίες.
- Ακατάλληλη ανταλλαγή πληροφοριών: Η σωστή και ακριβής επικοινωνία αποτελεί τη βάση για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Με αυτόν τον τρόπο, τα μέλη της ομάδας μπορούν να συνεργαστούν και οι επιχειρηματικοί φορείς μπορούν να παραμένουν ενημερωμένοι για τα τρέχοντα έργα.
- Λανθασμένη οργάνωση εργασιών: Είναι δύσκολο να παρακολουθείτε τις εργασίες που έχουν ανατεθεί σε φύλλα excel και να παρακολουθείτε τις ολοκληρωμένες εργασίες σε περίπτωση καθυστερημένων προθεσμιών.
- Συγκρούσεις ομάδας: Η επιτυχημένη διαχείριση έργου απαιτεί συγχρονισμό μεταξύ ηγετών και εκτελεστών. Ωστόσο, η έλλειψη κατεύθυνσης, οι κακές επικοινωνίες και οι παρεξηγήσεις μπορεί να δημιουργήσουν συγκρούσεις μεταξύ της ομάδας. Γίνεται ένα σημαντικό εμπόδιο μακροπρόθεσμα και η εστίαση μετατοπίζεται από την εργασία σε άλλες μη παραγωγικές σκέψεις.
- Αμφισημία στη διανομή εργασιών: Η έλλειψη συστήματος διαχείρισης έργου δημιουργεί ασάφεια στη διανομή εργασιών. Μπορεί να οδηγήσει στην ανάθεση εργασιών σε μέλη που δεν ταιριάζουν με τις απαιτούμενες δεξιότητες και να οδηγήσουν σε αποτυχία του έργου.
Για να ξεπεράσετε τις προκλήσεις διαχείρισης εργασιών, μπορείτε να επιλέξετε μια πλατφόρμα όπως το Monday.com
Είναι ένα εργαλείο εργασίας που βασίζεται σε σύννεφο όπου οι ομάδες μπορούν να δημιουργήσουν ροές εργασίας και να δομήσουν τη ροή των έργων.
Το Monday.com είναι 100% χωρίς κώδικα, επομένως όλοι όσοι συμμετέχουν σε ένα έργο μπορούν εύκολα να κάνουν τις αλλαγές, όπως τη δημιουργία εργασιών, τον καθορισμό προθεσμιών, τον καθορισμό προτεραιοτήτων και την προσθήκη σχολίων.
Ήρθε η ώρα να εξερευνήσετε μερικές από τις δυνατότητες του Monday.com που σας βοηθούν να οργανώσετε έργα με καλύτερο τρόπο.
Οπτικοί πίνακες εργαλείων
Οι πίνακες εργαλείων Kanban της Δευτέρας επιτρέπουν σε εσάς και την ομάδα σας να οπτικοποιήσετε πού βρίσκονται τα πράγματα ανά πάσα στιγμή.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα χρονοδιάγραμμα, ημερολόγιο, γραφήματα και άλλες προβολές για να παρακολουθείτε την πρόοδο από την κορυφή έως την τελευταία λεπτομέρεια.
Τα εργαλεία δεδομένων της Δευτέρας σάς επιτρέπουν να ιεραρχείτε τις εργασίες, να μοιράζεστε αρχεία και να ελέγχετε οπτικά την κατάσταση εργασίας των μελών της ομάδας σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να πάρετε καλύτερες αποφάσεις για το πώς να προχωρήσετε με τα έργα σας.
Με την εύκολη στη χρήση διεπαφή του, μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα προσαρμοσμένους πίνακες εργαλείων και να ορίσετε προϋπολογισμούς με μια ματιά.
Αυτοματοποίηση
Το Monday.com προσφέρει αρκετό αυτοματισμό χωρίς κώδικα για εξοικονόμηση χρόνου σε περιττές συναντήσεις και λήψη μη αυτόματων ενημερώσεων μέσω email. Αντίθετα, μπορείτε να δημιουργήσετε ροές εργασίας για διαφορετικές ομάδες και να συγχρονίσετε τις ημερομηνίες λήξης εργασιών με το Ημερολόγιο Google.
Μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε τη Δευτέρα με δημοφιλείς εφαρμογές αυτοματισμού τρίτων, όπως το Zapier, για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους κανόνες ενεργοποίησης. Κάθε φορά που ενεργοποιείται ένα συμβάν, δημιουργεί αυτόματα ένα νέο στοιχείο στον πίνακα ελέγχου της Δευτέρας.
Αυτό σημαίνει ότι δεν δημιουργείται χειροκίνητη εργασία. Πανεύκολο!
Ενσωματώσεις
Η Δευτέρα κατανοεί τον πόνο που υφίστανται οι διαχειριστές έργων για το συνδυασμό των διαχωρισμένων νημάτων επικοινωνίας.
Για να ξεπεράσετε αυτό το τραύμα από πίσω και πίσω, η Δευτέρα προσφέρει απρόσκοπτες ενσωματώσεις με τα αγαπημένα σας εργαλεία επικοινωνίας όπως το Slack, οι ομάδες της Microsoft, το Outlook και πολλά άλλα για τη βελτίωση των δυνατοτήτων ροής εργασιών.
Για παράδειγμα, η ενσωμάτωσή τους στο Gmail σάς επιτρέπει να μετατρέπετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε στοιχεία δράσης και να ενημερώνετε την ομάδα σχετικά με τις συνομιλίες.
Ροή εργασίας Kanban και Gantt
Το Kanban είναι μια οπτική μέθοδος για τον εξορθολογισμό της ροής εργασίας της ομάδας σας.
Σας βοηθά να εμφανίζετε δεδομένα σε μια κατανοητή μορφή στήλης και σας βοηθά να λαμβάνετε αποφάσεις πιο γρήγορα. Επιπλέον, είναι εύκολο για τα μέλη της ομάδας να χρησιμοποιούν και να συγχρονίζουν τις αλλαγές σε πραγματικό χρόνο.
Επιπλέον, οι πίνακες εργαλείων Kanban είναι ένας πολύ καλός τρόπος παρακολούθησης επαναλήψεων και καθυστερήσεων, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τα ορόσημα.
Και με τα γραφήματα Gantt, μπορείτε να μετατρέψετε υπολογιστικά φύλλα σε έξυπνους οπτικούς πίνακες που σας βοηθούν να παρακολουθείτε σημαντικές ημερομηνίες, ορόσημα και εξαρτήσεις. Έτσι, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι όλα γίνονται στην ώρα τους και σύμφωνα με τα υψηλά σας πρότυπα.
Περιπτώσεις χρήσης Monday.com
Τώρα που γνωρίζετε τις δυνατότητες της Δευτέρας, ας δούμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Monday.com για τη διαχείριση έργων.
Ανάπτυξη λογισμικού
Η διαχείριση των κύκλων Sprint και η παρακολούθηση της ευέλικτης μεθοδολογίας είναι ζωτικής σημασίας για τη βιομηχανία ανάπτυξης λογισμικού.
Υπάρχουν προθεσμίες για τις τρέχουσες εργασίες και τον εξορθολογισμό των επερχόμενων εργασιών. Για να είστε αποτελεσματικοί, πρέπει να προσαρμόσετε και να ιεραρχήσετε τις εργασίες σε πραγματικό χρόνο.
Η Δευτέρα σάς βοηθά να σχεδιάζετε, να ιεραρχείτε και να διαχειρίζεστε τα σπριντ, να δημιουργείτε οδικούς χάρτες και να μοιράζεστε το όραμα του προϊόντος με τους ενδιαφερόμενους. Μπορείτε επίσης να αυτοματοποιήσετε τις αναθέσεις εργασιών και τις εγκρίσεις σχεδίασης προϊόντων και να τις ενσωματώσετε με εργαλεία όπως το GitHub.
Μάρκετινγκ και Σχεδιασμός Περιεχομένου
Οι εταιρείες αφιερώνουν πολύ χρόνο στη δημιουργία καμπανιών μάρκετινγκ.
Η διαδικασία συνήθως περιλαμβάνει εγκρίσεις για ιδέες, δημιουργικές εξασφαλίσεις και συχνές συναντήσεις με κειμενογράφους και σχεδιαστές για την πραγματοποίηση αλλαγών.
Με το Monday.com, μπορείτε να παρακολουθείτε όλες τις καμπάνιες μάρκετινγκ σε έναν ενιαίο πίνακα ελέγχου. Οι οπτικοί πίνακές τους σάς βοηθούν να λαμβάνετε αποφάσεις πιο γρήγορα και να κρατάτε όλους συγχρονισμένους σχετικά με τις αλλαγές και τα χρονοδιαγράμματα καμπάνιας.
Αντί να γράφετε email για αλλαγές, μπορείτε να γράφετε απευθείας σε αρχεία για να αποφύγετε τις συνεχείς ενημερώσεις κατάστασης. Όχι μόνο αυτό, μπορείτε να συνδεθείτε τη Δευτέρα με τις αγαπημένες σας εφαρμογές όπως το Adobe Photoshop, το Acrobat και άλλα.
Ανθρώπινο Δυναμικό και Λειτουργίες
Με το σύστημα διαχείρισης εργαζομένων της Δευτέρας, οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να παρακολουθούν τη διαδικασία πρόσληψης και να εξομαλύνουν τη διαδικασία ενσωμάτωσης.
Χωρίς ένα κατάλληλο σύστημα διαχείρισης εργαζομένων, το HR θα χρειαζόταν έναν βοηθό για τη διεξαγωγή καθημερινών συναντήσεων, τον προγραμματισμό συνεντεύξεων και την παρακολούθηση της καθημερινής απόδοσης των εργαζομένων.
Για να προσθέσετε περισσότερα, η Δευτέρα παρέχει έτοιμα πρότυπα ανθρώπινου δυναμικού για την παρακολούθηση της παρουσίας, των διακοπών και τη διατήρηση των πληροφοριών των εργαζομένων. Μπορείτε ακόμη και να ενσωματώσετε πλατφόρμες όπως το Slack, το LinkedIn και το Gmail για αυτόματη εισαγωγή δεδομένων εργαζομένων.
Πλατφόρμα CRM πωλήσεων
Το Monday.com λειτουργεί ως ένα κεντρικό σύστημα για την επικοινωνία με τους πελάτες σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό CRM ενσωματώνοντας το email σας, δημιουργώντας πρότυπα email και στέλνοντας απαντήσεις μέσω email από έναν ενιαίο πίνακα ελέγχου.
Επιπλέον, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες πωλήσεων, όπως κλήσεις και συσκέψεις, να ορίσετε υπενθυμίσεις και να παρακολουθείτε τα απεσταλμένα email για τη δημιουργία νέων δυνητικών πελατών.
Όπως κάθε άλλο εργαλείο Saas που διατίθεται στην αγορά, το Monday.com έχει επίσης πολλά πλεονεκτήματα και ορισμένα μειονεκτήματα. Αν και τα οφέλη ξεπερνούν τα μειονεκτήματα, η αντιμετώπισή τους είναι απαραίτητη πριν επιλέξετε οποιοδήποτε εργαλείο.
Ας δούμε πρώτα τα πλεονεκτήματα του Monday.com.
Πλεονεκτήματα
- Το Monday.com διαθέτει μια κατανοητή διεπαφή, είναι αρκετά απλή στη χρήση και μπορεί να κλιμακωθεί εύκολα καθώς η εταιρεία σας αναπτύσσεται χωρίς προβλήματα.
- Η ρύθμιση με ένα κλικ αλλάζει μεταξύ διαφορετικών προβολών οπτικοποίησης όπως Gantt, Kanban, ημερολόγιο και χρονοδιάγραμμα.
- Η Δευτέρα παρέχει έτοιμα πρότυπα για προγραμματισμό καμπάνιας, ενσωμάτωση πελατών, διαχείριση επαφών, διαχείριση εργασιών, παρακολούθηση παρουσίας και πολλά άλλα.
- Μια αξιόπιστη πλατφόρμα για την οργάνωση πληροφοριών έργου, τη συνεργασία με ομάδες, την προσθήκη και την ανάθεση εργασιών και τη δυνατότητα πρόσβασης των έργων σε όλους στον οργανισμό.
- Ενσωματωμένες ενσωματώσεις με δημοφιλή εργαλεία επικοινωνίας όπως Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Google Calendar, Dropbox και πολλά άλλα.
Μειονεκτήματα
- Η εφαρμογή τους για κινητά συχνά δεν συγχρονίζεται με την εφαρμογή Ιστού σε πραγματικό χρόνο, επομένως πρέπει να κάνετε ανανέωση μερικές φορές για να λάβετε την ενημερωμένη προβολή.
- Περιορισμένος αυτοματισμός με δυνατότητα παρακολούθησης email και email δεν είναι διαθέσιμος μέσω του Pulse.
- Παρόλο που είναι διαθέσιμες πολλές ενσωματώσεις, δεν διαθέτει πλήρη ενσωμάτωση χαρακτηριστικών με το Salesforce και άλλες δημοφιλείς πλατφόρμες τρίτων στα οικονομικά σχέδιά του.
- Τα σχέδια εισόδου δεν διαθέτουν σημαντικά χαρακτηριστικά, όπως ιδιωτικούς πίνακες, αυτοματισμούς και πολλές βασικές ενσωματώσεις. Κάποιο άλλο λογισμικό διαχείρισης εργασιών προσφέρει αυτές τις δυνατότητες στη δωρεάν έκδοσή τους.
Το Monday.com είναι διαθέσιμο σε πέντε προγράμματα τιμολόγησης από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε:
Ατομικό Σχέδιο
Εάν ξεκινάτε την επιχείρησή σας και έχετε μόνο δύο μέλη στην ομάδα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δωρεάν έκδοση του Monday.com.
Στο Μεμονωμένο σχέδιο, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε έως και 3 πίνακες, 200+ πρότυπα, 20 τύπους στηλών και πλήρη έγγραφα.
Βασικό Σχέδιο
Ένα βασικό σχέδιο είναι η καλύτερη επιλογή εάν είστε μια ομάδα λίγων μελών. Είναι προσιτό και κοστίζει μόλις 8 $ ανά θέση/μήνα για τη διαχείριση πινάκων ομαδικών δραστηριοτήτων.
Το βασικό πρόγραμμα περιλαμβάνει υποστήριξη πελατών προτεραιότητας, απεριόριστους δωρεάν θεατές και πρόσβαση στις λειτουργίες του μεμονωμένου προγράμματος.
Πρότυπο σχέδιο
Το τυπικό σχέδιο είναι το πιο δημοφιλές για να συνεργαστείτε με την ομάδα σας και να αυξήσετε τη συνολική παραγωγικότητα.
Αυτό το σχέδιο τιμολόγησης σάς δίνει πρόσβαση σε προβολές χρονοδιαγράμματος και Gantt, προβολές ημερολογίου, αυτοματοποίηση διαδικασιών ρύθμισης και ενσωματώσεις πλατφόρμας.
Pro Plan
Με το σχέδιο Pro της Δευτέρας, μπορείτε να βελτιώσετε τη σύνθετη διαδικασία και να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες του Monday.com.
Αυτό το πρόγραμμα κοστίζει 16 $ θέση/μήνα και σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν πίνακα εργαλείων που μπορεί να συνδυάσει έως και 10 πίνακες σε αυτόν.
Επιχειρηματικό Σχέδιο
Τα επιχειρηματικά σχέδια μπορούν να βοηθήσουν στην κλίμακα των διαδικασιών αυτοματισμού και ολοκλήρωσης. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ταμπλό που συνδυάζει έως και 50 πίνακες στο εσωτερικό του.
Αν και το Monday.com βρίσκεται στην κορυφή της λίστας του λογισμικού διαχείρισης έργων, υπάρχει και άλλο παρόμοιο λογισμικό Saas που μπορείτε να δοκιμάσετε.
Ακολουθεί μια λίστα με τις τρεις καλύτερες εναλλακτικές λύσεις Monday.com.
Κάντε κλικ
Το ClickUp είναι ένα άλλο εκπληκτικό λογισμικό διαχείρισης έργου, ειδικά σχεδιασμένο για ομάδες εργασίας από απόσταση. Είναι μια εύχρηστη πλατφόρμα που προσφέρει σχεδόν κάθε δυνατότητα που είναι διαθέσιμη στο Monday.com.
Το ClickUp βοηθά την ομάδα σας να παραμείνει παραγωγική και οργανωμένη και να συνεργάζεται αβίαστα σε οπτικούς πίνακες. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να δημιουργούν σπριντ, να συνομιλούν, να αναθέτουν εργασίες, να προσθέτουν σχόλια και έγγραφα, να εκχωρούν πόρους, να ορίζουν προθεσμίες και να λαμβάνουν ειδοποιήσεις για τα πάντα σε ένα μόνο μέρος.
Wrike
Το Wrike είναι μια λύση για διαχειριστές έργων που χρειάζονται βοήθεια για τη συλλογή και την οργάνωση των απαιτήσεων του έργου, τη δημιουργία σχεδίων έργου και την οπτικοποίηση χρονοδιαγραμμάτων σε ένα γράφημα Gantt.
Με το Wrike, είναι εύκολο να κάνετε αλλαγές στα σχέδια έργων καθώς προχωρούν οι εργασίες και όλες οι ομάδες που συμμετέχουν θα λαμβάνουν ειδοποιήσεις για τυχόν αλλαγές.
Έξυπνο φύλλο
Το Smartsheet είναι μια εξαιρετική επιλογή εάν αναζητάτε μια εφαρμογή cloud έτοιμη για επιχειρήσεις που μπορεί να σας βοηθήσει με τη διαχείριση της εργασίας και τη συνεργασία. Με εκατομμύρια χρήστες σε όλο τον κόσμο, το Smartsheet είναι αξιόπιστο από πολλές επιχειρήσεις.
Η εφαρμογή του Smartsheet είναι παρόμοια με ένα υπολογιστικό φύλλο, καθιστώντας την εύκολη στη χρήση και οικεία για πολλούς ανθρώπους. Είναι κατάλληλο για παρακολούθηση εργασιών, αγωγών πωλήσεων, προγραμματισμό εργασιών και εξορθολογισμό των επιχειρηματικών διαδικασιών.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Smartsheet για αυτοματοποίηση ροής εργασιών, συνεργασία περιεχομένου, διαχείριση έργου, καταγραφή δραστηριοτήτων, προγραμματισμό, παρακολούθηση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο και πολλά άλλα.
Περίληψη
Προσπαθήσαμε να παρέχουμε μια σύντομη επισκόπηση του Monday.com και πώς μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε αποτελεσματικά τις επιχειρηματικές σας εργασίες.
Ελπίζουμε ότι βρήκατε το άρθρο μας χρήσιμο και είστε έτοιμοι να οργανώσετε τα έργα σας εύκολα στο Monday.com. Είναι εύκολο στη χρήση, προσβάσιμο και αξιόπιστο από εκατοντάδες επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο.
Λοιπόν, τι περιμένεις; Ελέγξτε τη Δευτέρα τώρα.
Μπορείτε επίσης να εξερευνήσετε τον καλύτερο τρόπο διαχείρισης της εργασίας πωλήσεών σας με το Monday sales CRM.