Έχοντας μια σαφή ιδέα για την οργανωτική ή ομαδική ιεραρχία θα σας βοηθήσει να αναφέρετε στο σωστό άτομο. Χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο οργανογράμματος, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα οργανόγραμμα για την επιχείρηση.
Για κάθε επιχείρηση, ένα οργανόγραμμα παίζει καθοριστικό ρόλο, επιδεικνύοντας τις ιεραρχικές σχέσεις σε μια ομάδα ή σε ολόκληρο τον οργανισμό. Επιπλέον, διασφαλίζει τη διαφάνεια και τη συνεργασία, ενώ διευκολύνει τα νέα μέλη της ομάδας να θυμούνται ποιος αναφέρεται σε ποιον.
Η δημιουργία ενός οργανογράμματος μπορεί να είναι μια πολύπλοκη και χρονοβόρα εργασία. Ένα πρότυπο οργανογράμματος μπορεί να διευκολύνει αυτήν την εργασία για την εταιρεία σας. Ας βουτήξουμε για να μάθουμε περισσότερα σχετικά με το οργανόγραμμα, τις χρήσεις του, τους τύπους του οργανογράμματος και ορισμένους κορυφαίους παρόχους παραδειγμάτων οργανογραμμάτων.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι ένα οργανόγραμμα;
Ένα οργανόγραμμα ή “οργανόγραμμα” είναι ένα διάγραμμα που χρησιμοποιείται για να αναπαραστήσει την ιεραρχία των σχέσεων μέσα σε μια ομάδα ή τον οργανισμό. Με πιο απλά λόγια, δείχνει πώς συνδέονται οι υπάλληλοι ενός οργανισμού.
Ενώ η πιο συνηθισμένη εφαρμογή αυτών των διαγραμμάτων είναι η εμφάνιση της δομής μιας επιχείρησης, αυτά μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για σκοπούς προγραμματισμού και προϋπολογισμού.
Γιατί οι ομάδες χρησιμοποιούν οργανογράμματα;
Ένα οργανόγραμμα για τις επιχειρήσεις είναι χρήσιμο με διάφορους τρόπους. Ακολουθούν ορισμένοι κύριοι λόγοι για τους οποίους οι ομάδες χρησιμοποιούν οργανογράμματα.
Αποτελεσματική Διαχείριση Ανάπτυξης
Οι ηγέτες χρειάζονται μια σαφή εικόνα για το πού ταιριάζουν οι εργαζόμενοι στον οργανισμό τους και ποιους ρόλους παίζουν. Μόνο με αυτήν την οπτικοποίηση μπορούν να βρουν τις περιοχές που χρειάζονται αλλαγή. Σε περιπτώσεις όπως οι νέες προσλήψεις ή η συγχώνευση ομάδων, τα παραδείγματα οργανογραμμάτων είναι τέλεια για να χαρτογραφήσουν τις κινήσεις εκ των προτέρων για να προβλέψουν με επιτυχία τα σενάρια.
Καλύτερη επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας
Ένα οργανόγραμμα για τις επιχειρήσεις απεικονίζει τις εργασιακές σχέσεις με πλήρη διαφάνεια. Με τη βοήθειά του, κάθε εργαζόμενος γνωρίζει ποιος μπορεί να τον βοηθήσει όταν χρειάζεται. Αντί να παλεύουν να επιλύσουν τα προβλήματα μόνοι τους, οι άνθρωποι μπορούν να επικοινωνήσουν με το σωστό άτομο.
Επιπλέον, αυτό το γράφημα σάς επιτρέπει να βλέπετε όλους όσους συμμετέχουν σε ένα έργο, ώστε να μην καταλήξετε να ζητήσετε βοήθεια από το λάθος άτομο. Όλα αυτά ενισχύουν τελικά την αποδοτικότητα και ελαχιστοποιούν τον χαμένο χρόνο.
Εμφάνιση σχέσεων αναφοράς
Στις μεγάλες επιχειρήσεις, συχνά πραγματοποιούνται εσωτερικές μεταβιβάσεις. Επίσης, είναι δύσκολο για τους νεοσύλλεκτους να θυμούνται την ιεραρχία της ομάδας. Ένα οργανόγραμμα βοηθά τους υπαλλήλους να κατανοήσουν πού ταιριάζουν στο συνολικό σχέδιο της εταιρείας. Έτσι, μπορούν να ανατρέξουν στο γράφημα για να γνωρίζουν σε ποιον να αναφέρουν και να επικοινωνήσουν για τη θέση τους.
Οραματιστείτε ολόκληρη την εικόνα
Οι άνθρωποι συχνά ξεχνούν ότι η δουλειά τους στην πραγματικότητα συμβάλλει σε κάτι πολύ πιο σημαντικό. Τα οργανογράμματα μπορούν να σας βοηθήσουν σε αυτό. Όταν οι εργαζόμενοι μπορούν να δουν τη θέση τους στη μεγάλη ιεραρχία και πώς συμβάλλουν στην ομαλή λειτουργία της επιχείρησης, αυτό σίγουρα θα βελτιώσει το ηθικό του προσωπικού και θα αυξήσει την απόδοση της εργασίας τους.
Τύποι Οργανωτικών Δομών
Αν ελέγξετε τα παραδείγματα οργανογραμμάτων, θα παρατηρήσετε ότι υπάρχουν πολλά από αυτά. Οι λόγοι είναι η ύπαρξη διαφόρων τύπων οργανοδομών βάσει των οποίων δημιουργούνται οργανογράμματα. Εδώ, θα συζητήσουμε μερικές κοινές ποικιλίες οργανωτικών δομών.
Ιεραρχική Δομή Οργ
Είναι ο πιο κοινός τύπος δομής που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι για να δημιουργήσουν το οργανόγραμμα τους. Εδώ, τα άτομα με την υψηλότερη κατάταξη τοποθετούνται στην κορυφή του γραφήματος και τα άτομα με χαμηλότερη θέση τοποθετούνται κάτω από αυτά.
Θα βρείτε ομοιότητες μεταξύ αυτής της δομής και του σχήματος μιας πυραμίδας. Αυτό το διάγραμμα εξασφαλίζει υπευθυνότητα και παρακινεί τους υπαλλήλους να ανέβουν τη σκάλα με απόδοση.
Λειτουργική Οργανωτική Δομή
Αυτή η δομή μοιάζει επίσης με τη δομή της ιεραρχίας, ξεκινώντας από τον επαγγελματία με την υψηλότερη κατάταξη στην κορυφή και σταδιακά προς τα κάτω. Αλλά η διαφορά είναι, εδώ, οι εργαζόμενοι ομαδοποιούνται με βάση την εμπειρία και τη θέση τους στην εταιρεία. Αυτή η δομή είναι επίσης εξαιρετικά επεκτάσιμη.
Οριζόντια ή Επίπεδη Οργανωτική Δομή
Μια επιχείρηση με λίγα μόνο άτομα στο επίπεδο διοίκησης εργαζομένων θα βρει ένα επίπεδο διάγραμμα εξαιρετικά επωφελές. Συνήθως, οι startup εταιρείες έχουν αυτήν την οριζόντια δομή πριν δημιουργήσουν διάφορα τμήματα. Ωστόσο, ακόμη και ορισμένες επιχειρήσεις ακολουθούν αυτή τη δομή για να προωθήσουν ουσιαστική και διαφανή αλληλεπίδραση μεταξύ όλων των συμπαικτών και να μειώσουν την εποπτεία.
Τμηματική Οργανωτική Δομή
Αυτή η δομή είναι ιδανική για μεγάλες εταιρείες όπου υπάρχουν πολλαπλά εταιρικά συστήματα. Αυτά τα τμήματα έχουν εξουσία στο προσωπικό τους και αποτελούνται από ξεχωριστές προαγωγές, εργατικό δυναμικό, ομάδα διανομής, ομάδα πληροφορικής κ.λπ.
Οι εταιρείες με αυτή τη δομή επιτρέπουν την ταχύτερη ανταπόκριση στις ανάγκες της αγοράς ή των πελατών. Επιπλέον, προωθεί τη δημοκρατία και την εξατομικευμένη στρατηγική ενώ βοηθά τις επιχειρήσεις να παραμείνουν ευέλικτες.
Matrix Οργανωτική Δομή
Σε αυτήν τη δομή, εμφανίζονται διαλειτουργικές ομάδες που δημιουργούνται για συγκεκριμένες εργασίες. Είναι βασικά ένας συνδυασμός δύο ή περισσότερων οργανωτικών δομών. Επιτρέπει στους ανθρώπους να αποκτήσουν μια δυναμική κατανόηση του οργανισμού.
Ομαδική Οργανωτική Δομή
Οι εταιρείες με τέτοια δομή θα κατηγοριοποιούν τους υπαλλήλους τους ανά τμήμα. Αντί να εστιάζει στη συμβατική ιεραρχία, επικεντρώνεται περισσότερο στην αυτονομία των εργαζομένων, την ομαδική συνεργασία και την επίλυση συγκρούσεων. Αυτό το σύστημα είναι το πλέον κατάλληλο για ευέλικτες επιχειρήσεις και επιχειρήσεις scrum.
Οργανωτική Δομή Δικτύου
Η σημερινή πραγματικότητα αναγκάζει πολλούς οργανισμούς να έχουν τους πόρους τους κατανεμημένους σε διαφορετικά μέρη. Οι επιχειρήσεις όπου το οργανωτικό πλαίσιο εξαρτάται περισσότερο από την επικοινωνία και τις συνδέσεις αντί από την ιεραρχία θα πρέπει να διαθέτουν ένα δίκτυο οργανωτικών συστημάτων. Αυτή η δομή εμφανίζει τη σύνθετη σύνδεση πόρων εντός και εκτός τοποθεσίας.
Ανεξάρτητα από τον τύπο δομής που έχετε, οι ακόλουθοι κατασκευαστές οργανογραμμάτων θα σας επιτρέψουν να το δημιουργήσετε εύκολα.
SmartDraw
SmartDraw σας παρέχει έναν αριθμό προτύπων οργανογραμμάτων για διάφορους κλάδους, συμπεριλαμβανομένων εταιρικών, εταιρειών τυχερών παιχνιδιών, ερευνητικών τμημάτων, τμημάτων οικονομικών, κυβερνητικών, τμημάτων ανθρώπινου δυναμικού, μη κερδοσκοπικών οργανισμών, νοσοκομείων και διαγραμμάτων που βασίζονται σε φωτογραφίες.
Εάν δεν θέλετε να αφιερώσετε πολύ χρόνο στη δημιουργία αυτού του γραφήματος, μπορείτε να πάρετε ένα πρότυπο και να προσθέσετε ονόματα για να δημιουργήσετε ένα εξατομικευμένο οργανόγραμμα για την εταιρεία σας. Ωστόσο, προσφέρει μια σειρά επιλογών για την επεξεργασία του γραφήματος, όπως αλλαγή σχήματος, προσθήκη εικόνων, δημιουργία δευτερεύοντος γραφήματος, κατεύθυνση γραφήματος και στυλ βραχίονα.
Canva
Canva είναι μια άλλη πλατφόρμα με μια πλούσια βιβλιοθήκη προτύπων οργανογραμμάτων. Διαθέτει επαγγελματικά σχεδιασμένα πρότυπα που θα επιταχύνουν τη ροή εργασίας σας. Οποιοσδήποτε μπορεί να αρχίσει να χρησιμοποιεί τα εργαλεία μεταφοράς και απόθεσης για να δημιουργήσει το οργανόγραμμα για την εταιρεία του. Το Canva σάς επιτρέπει να προσθέτετε εικόνες στο γράφημα και να προσαρμόζετε το χρώμα ώστε να ταιριάζει με την επωνυμία σας.
Εκτός από τη δημιουργία γραφημάτων, προσφέρει επίσης δυνατότητες όπως κοινή χρήση, λήψη και δημοσίευση των γραφημάτων σε υψηλή ανάλυση. Επιπλέον, μπορείτε να ενσωματώσετε το γράφημα γραφημάτων σε αναφορές και παρουσιάσεις.
Lucidchart
Lucidchart είναι μια πλατφόρμα που βασίζεται σε σύννεφο, διαισθητική και ανταποκρίνεται, η οποία σας επιτρέπει να δημιουργείτε ένα οργανόγραμμα χωρίς κόπο. Εδώ, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γράφημα από την αρχή ή να επεξεργαστείτε οποιοδήποτε από τα πρότυπά του για να δημιουργήσετε ένα εξατομικευμένο οργανόγραμμα.
Ο επεξεργαστής οργανογραμμάτων σάς δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ένα οργανόγραμμα με λίγα απλά βήματα μέσω της υπερσύγχρονης λειτουργίας εισαγωγής δεδομένων. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ανεβάσετε δεδομένα υπαλλήλων ή προσωπικού στο πρότυπο οργανογράμματος Lucidchart μέσω της λειτουργίας εισαγωγής δεδομένων. Το διαδικτυακό εργαλείο θα δημιουργήσει αυτόματα ένα δείγμα οργανογράμματος για εσάς.
Εκτός από την παραγωγή οργανογραμμάτων, σας επιτρέπει επίσης να συνδέσετε το εργαλείο με επιχειρηματικά εργαλεία τρίτων και διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού όπως BambooHR, Slack, Confluence, Google Slides κ.λπ.
Venngage
Είτε ανήκετε σε μια μεγάλη επιχείρηση είτε σε SMB, θα βρείτε το σωστό πρότυπο οργανογράμματος για τον οργανισμό σας στο Venngage. Μπορείτε να επιλέξετε το τέλειο πρότυπο για τις ανάγκες σας και να το προσαρμόσετε με το πρόγραμμα επεξεργασίας Venngage.
Μπορείτε να προσθέσετε κείμενο, εικονίδια, γραφήματα, χάρτες, φόντο και εικόνες. Προσθέτοντας συνδέσμους YouTube, δημοσκοπήσεις, φόρμα και HTML, μπορείτε να κάνετε το γράφημα διαδραστικό. Είναι επίσης δυνατό να προσθέσετε αντικείμενα που χρησιμοποιείτε συχνά στο κιτ της επωνυμίας σας.
Visme
Εάν θέλετε έναν κατασκευαστή οργανογραμμάτων που μπορεί να μετατρέψει τη δομή του οργανισμού σας σε ελκυστικά γραφικά μέσα σε λίγα λεπτά, το Visme είναι το εργαλείο που αναζητάτε. Διαθέτει μεγάλο αριθμό από όμορφα πρότυπα οργανογραμμάτων να επιλέξεις απο.
Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε θέμα του για να διασφαλίσετε ότι το γράφημα συμπίπτει με την ταυτότητα της επωνυμίας σας. Η Visme προσφέρει πρότυπα για σχολεία, συντακτικά τμήματα, γραφεία σχεδίασης ιστοσελίδων, ομάδες έργων και πολλά άλλα. Μπορείτε να επιλέξετε αυτό που ταιριάζει περισσότερο στην ομάδα σας και να το επεξεργαστείτε με εύκολη μορφοποίηση.
Adobe Express
Adobe Express σας προσφέρει μια δωρεάν πλατφόρμα για τη δημιουργία οργανογραμμάτων για επιχειρήσεις στο διαδίκτυο. Η πλατφόρμα πιστεύει ότι ο σαφής σχεδιασμός είναι απαραίτητος για ένα οργανόγραμμα. Ως εκ τούτου, προσφέρει μερικά όμορφα και μοντέρνα πρότυπα οργανογραμμάτων που μπορείτε εύκολα να εξατομικεύσετε.
Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν οποιοδήποτε πρότυπο και να προσθέσουν εικόνες, εικονίδια, γραφικά και περιγράμματα για να δημιουργήσουν ένα γράφημα σε αυτήν την εύχρηστη πλατφόρμα. Μπορείτε είτε να ανεβάσετε αυτά τα στοιχεία από τον υπολογιστή σας είτε να λάβετε βοήθεια από τις βιβλιοθήκες του Adobe Express. Εκτός από τη λήψη του γραφήματος, μπορείτε επίσης να επισκεφθείτε ξανά το έργο ανά πάσα στιγμή στο μέλλον για να το ενημερώσετε.
Visual Paradigm Online
Visual Paradigm Online είναι μια διαδικτυακή πλατφόρμα όπου μπορείτε να σχεδιάσετε το δικό σας οργανόγραμμα δωρεάν. Μπορείτε να επιλέξετε από τα εκατοντάδες πρότυπά του και να τα επεξεργαστείτε ομαλά με τη δυνατότητα μεταφοράς και απόθεσης.
Το πιο ωραίο χαρακτηριστικό αυτού του εργαλείου είναι ότι ο καθένας μπορεί να απολαύσει απεριόριστο αριθμό σχημάτων και διαγραμμάτων εκτός από τον απεριόριστο χρόνο πρόσβασης. Τα άτομα που δημιουργούν γραφήματα για προσωπικούς και μη εμπορικούς σκοπούς διατηρούν επίσης την ιδιοκτησία. Τα γραφήματα μπορούν να ληφθούν σε μορφή PNG, JPG, GIF, SVG και PDF.
συμπέρασμα
Έχοντας ένα οργανόγραμμα για τις επιχειρήσεις σας επιτρέπει να παρακολουθείτε ολόκληρο το εργατικό δυναμικό σας. Υπάρχουν διάφοροι τύποι οργανογραμμάτων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αντιμετώπιση των απαιτήσεων της ομάδας σας.
Όπως έχετε μάθει για τα πρότυπα οργανογραμμάτων που είναι διαθέσιμα για τη δημιουργία λειτουργικών και ελκυστικών οργανογραμμάτων, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε καλύτερα την ομάδα σας.
Όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση έργου θα πρέπει επίσης να γνωρίζουν το διάγραμμα ορόσημο για την παρακολούθηση της προόδου ενός έργου.