Ένα λογισμικό διαχείρισης δαπανών προσφέρει έλεγχο, ορατότητα, συμμόρφωση και τεκμηρίωση για να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να μειώσουν το κόστος, να αποφύγουν τις περιττές δαπάνες και να πληρώσουν εγκαίρως τους προμηθευτές ή τους υπαλλήλους.
Οι επιχειρήσεις εκχωρούν έναν προϋπολογισμό για διάφορες δραστηριότητες όπως η ασφάλιση, ο κεφαλαιουχικός εξοπλισμός και ο ανεφοδιασμός αποθεμάτων. Ωστόσο, οι διαρροές προϋπολογισμού βλάπτουν τα περιθώρια κέρδους της εταιρείας σας όταν οι δαπάνες παραμένουν χωρίς επίβλεψη.
Επιπλέον, όταν η επιχείρηση κλιμακώνεται, τέτοια ζητήματα θα αυξηθούν επίσης σε όγκο αμφισβητώντας την κερδοφορία της επιχείρησής σας. Επομένως, επιχειρήσεις όλων των μεγεθών χρησιμοποιούν ένα εργαλείο διαχείρισης δαπανών για να παρακολουθούν τα χρήματα που βγαίνουν και να τα κρατούν εντός του προϋπολογισμού της εταιρείας.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι η διαχείριση δαπανών;
Η διαχείριση δαπανών είναι η διαδικασία διαχείρισης όλων των επιχειρηματικών αγορών και των πληρωμών προμηθευτών. Ο πρωταρχικός στόχος είναι να λαμβάνεται υπόψη κάθε δολάριο που βγαίνει από τον εταιρικό λογαριασμό και να έχετε την καλύτερη αξία.
Οι πολιτικές διαχείρισης δαπανών θα πρέπει να αυτοματοποιούν και να ενσωματώνουν όλες τις δραστηριότητες που συνδέονται με δαπάνες από την πηγή έως τον διακανονισμό του προμηθευτή. Αυτή η λεπτομερής πρακτική θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι προμήθειες θα πραγματοποιούνται όπως έχουν προγραμματιστεί από τα ενδιαφερόμενα μέρη της επιχείρησης. Επιπλέον, επιβάλλει την πληρωμή σε πωλητές, εργολάβους και άλλα τρίτα μέρη μέσω της διαδικασίας συμμόρφωσης με τη σύμβαση.
Σημασία διαχείρισης δαπανών
Οι τυπικές δραστηριότητες διαχείρισης δαπανών προσφέρουν τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:
- Επιχειρηματική αποτελεσματικότητα με την αυτοματοποίηση των διαδικασιών παρακολούθησης δαπανών και εξόδων που είναι επιρρεπείς σε σφάλματα και κουραστικές εάν ανατεθούν στους υπαλλήλους.
- Μειώστε τους κινδύνους και το κόστος, καθώς το εργαλείο σας ενημερώνει για το προϊόν που προμηθεύεται, το όνομα του πωλητή και το κόστος που σχετίζεται με την προμήθεια.
- Η καλύτερη συνεργασία μεταξύ επιχειρηματικών πόρων και τρίτων είναι εφικτή όταν ακολουθείτε μια τυπική διαδικασία διαχείρισης δαπανών μαζί με μια ψηφιακή εφαρμογή.
- Βιώσιμες βελτιώσεις παραγωγικότητας, απελευθερώνοντας τους υπαλλήλους από την καθημερινή εργασία και αφήνοντάς τους να ολοκληρώσουν εργασίες που αποφέρουν έσοδα για την εταιρεία σας.
Τα παρακάτω είναι τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης δαπανών που σας δίνουν τη δυνατότητα να φέρετε όλες τις δαπάνες υπό τη διαχείρισή σας και να έχετε την καλύτερη αξία για τα χρήματα που ξοδεύετε:
Αεροπορική βάση
Αεροπορική βάση είναι ένα ολοκληρωμένο εργαλείο διαχείρισης δαπανών για διαφορετικούς τύπους επιχειρήσεων, όπως εταιρείες πρώιμου σταδίου, μικρές επιχειρήσεις, εταιρείες μεσαίας αγοράς, επιχειρήσεις πριν από την IPO και επιχειρήσεις. Προσφέρει μια δέσμη προηγμένων λύσεων ελέγχου δαπανών, ελέγχου και επίβλεψης.
Για παράδειγμα, η ενότητα Διαχείρισης αποδείξεων προσφέρει επιβολή συμμόρφωσης, αβίαστη επισύναψη αποδείξεων, αποκλειστικά email, κοινή χρήση αποδείξεων από άλλη συσκευή κ.λπ. Επίσης, υπάρχει ενότητα Ασφάλειας και Ανίχνευσης απάτης για την ενεργοποίηση του ελέγχου καρτών, ορίων καρτών, αποκλεισμού καρτών, εντοπισμού απάτης, ειδοποίηση απάτης, κρυπτογραφημένη κοινή χρήση στοιχείων εικονικής κάρτας κ.λπ.
Spendesk
Spendesk έχει πολλά χρήσιμα και διαισθητικά χαρακτηριστικά, όπως ενσωματώσεις και οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR). Με αυτό το εργαλείο, η εταιρεία σας μπορεί να αυτοματοποιήσει όλα τα επαναλαμβανόμενα έξοδα. Επιπλέον, είναι αρκετά ισχυρό για να αντιστοιχίσει τις αξιώσεις εξόδων με το αντίστοιχο τιμολόγιο και να εξοικονομήσει χρόνο.
Το Spendesk είναι επίσης ένα ευέλικτο εργαλείο, έτσι ώστε οι εταιρείες να μπορούν να το προσαρμόσουν σύμφωνα με τις προσεγγίσεις διαχείρισης δαπανών τους. Για παράδειγμα, εκχωρείτε χρεωστικές κάρτες για συγκεκριμένες δαπάνες σε μεμονωμένο προσωπικό. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να εκχωρήσετε εικονικές πιστωτικές κάρτες για σκοπούς μίας χρήσης.
Επιπλέον, προσφέρει ειδοποιήσεις push για επικύρωση πληρωμών, ενσωμάτωση λογιστικού εργαλείου, έγκαιρη επισκόπηση των δαπανών και έναν ολοκληρωμένο πίνακα ελέγχου δαπανών.
Coupa
Coupa είναι ένα άλλο δημοφιλές εργαλείο για τη διαχείριση επιχειρηματικών δαπανών (BSM) με πρόσβαση στο cloud. Μπορεί να διαχειριστεί τις δαπάνες σε διάφορους κλάδους επιχειρήσεων, όπως πληρωμές, αλυσίδες εφοδιασμού, προμήθειες, ταμείο κ.λπ. Υπάρχουν τρεις στοίβες εργαλείων για άνετη διαχείριση δαπανών.
Η πρώτη στοίβα εργαλείων είναι οι Εφαρμογές. Αυτή η στοίβα καλύπτει όλες τις βασικές ενότητες όπως προμήθεια, τιμολόγιο, έξοδο, πληρωμή, διαχείριση συμβολαίων, στρατηγική προμήθεια, ανάλυση δαπανών κ.λπ.
Η 2η στοίβα είναι η πλατφόρμα BSM που εστιάζει στο απόρρητο των χρηστών, το προφίλ, την ασφάλεια δεδομένων και τις ενσωματώσεις. Περιλαμβάνει έναν συνδεδεμένο πυρήνα, πρόσβαση στο cloud, ενσωματώσεις, γραφικό περιβάλλον χρήστη (GUI) κ.λπ.
Και τέλος, το 3ο stack είναι η επιχειρηματική κοινότητα Coupa. Προσφέρει χαρακτηριστικά όπως ανοιχτό επιχειρηματικό δίκτυο, πλεονέκτημα Coupa και κοινοτική τεχνητή νοημοσύνη.
Emburse
Emburse προσφέρει πλήρη εργαλεία διαχείρισης δαπανών για startups σε μεγάλες πολυεθνικές εταιρείες. Οι λύσεις του περιλαμβάνουν διαχείριση δαπανών, πληρωτέους λογαριασμούς, αυτοματισμό αγορών, βελτιωμένο σύστημα πληρωμών, έλεγχο, διαχείριση ταξιδιών και πίνακες εργαλείων δεδομένων.
Το Emburse προσφέρει εικονικές κάρτες που μπορούν να εκδοθούν απευθείας μέσω της πλατφόρμας του, χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο που ονομάζεται Emburse Spend. Οι εικονικές κάρτες του Emburse ενσωματώνονται απρόσκοπτα με το λογισμικό που χρησιμοποιείται από λογιστικές ομάδες και ομάδες AP, συμπεριλαμβανομένων των Emburse Chrome River, Emburse Certify ή ενός από τα άλλα προϊόντα που προσφέρονται. Προϊόντα όπως το Emburse Go βοηθούν τους διαχειριστές ταξιδιών να παρακολουθούν στενά τους ταξιδιώτες και τα έξοδά τους.
Το καλύτερο πράγμα είναι η αρθρωτή προσέγγιση του Emburse για τη διαχείριση επιχειρηματικών δαπανών, ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας. Το Emburse Tallie λειτουργεί καλά για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Το Emburse Certify λειτουργεί καλά για επιχειρήσεις που εδρεύουν στις ΗΠΑ. Το Emburse Chrome River λειτουργεί καλά για μεγάλες επιχειρήσεις με δραστηριότητες, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται το γραφείο. Μεγάλες εταιρείες όπως η Microsoft, η Nike και η Estee Lauder χρησιμοποιούν το λογισμικό της Emburse».
Πληρωμές με πλέγμα
Πληρωμές με πλέγμα είναι ένα ακόμη λογισμικό που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και να σταματήσετε να ξοδεύετε διαρροές. Πρώτα απ ‘όλα, η λειτουργικότητα του Spend Insights σας προσφέρει πολύτιμες πληροφορίες δεδομένων ακριβώς όταν τις χρειάζεστε. Κάθε φορά που προβάλλετε ένα στοιχείο δαπανών, η εφαρμογή του για κινητά εμφανίζει αυτόματα ευκαιρίες εξοικονόμησης στο μέλλον, πρόβλεψη δαπανών με την τρέχουσα τιμή κ.λπ.
Δεύτερον, η μονάδα ελέγχου δαπανών σάς λαμβάνει ειδοποιήσεις αιτημάτων πληρωμής σε πραγματικό χρόνο, σας επιτρέπει να περιορίσετε τις δαπάνες, να ακυρώσετε συνδρομές από μια κεντρική διεπαφή και να αποκλείσετε πληρωμές προμηθευτών με ένα μόνο κλικ. Άλλες αξιοσημείωτες λειτουργίες είναι η βελτιστοποίηση δαπανών, η αναφορά σε πραγματικό χρόνο και η ροή εργασιών αυτόματης πληρωμής.
Αναβαθμίδα
Αναβαθμίδα έχει χωρίσει το σύστημα διαχείρισης επιχειρηματικών δαπανών της σε 4 mega modules: Start, Scale, Streamline και Save. Η ενότητα “Έναρξη” σάς δίνει πρόσβαση σε εργαλεία για τη διαχείριση πολλών καρτών, πληρωμών λογαριασμών (ACH/επιταγές/κάρτες), παρακολούθηση δαπανών σε πραγματικό χρόνο και ακριβή καταγραφή δαπανών.
Η μονάδα κλίμακας σάς δίνει τη δυνατότητα να επιβάλλετε επιχειρηματικές πολιτικές σχετικά με τις δαπάνες και τα έξοδα. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολιτικές δαπανών για να ορίσετε κανόνες και ελέγχους δαπανών για να επιβάλλετε αυτές τις οδηγίες δαπανών.
Η μονάδα Streamline σάς προσφέρει πολλές ροές εργασίας (Ενσωμάτωση, Συνεργασία και Λογιστική) για να αυτοματοποιήσετε τη διαχείριση δαπανών και να την ενσωματώσετε (1000+ ενσωματώσεις) με άλλα επιχειρηματικά εργαλεία. Τέλος, η ενότητα Αποθήκευση είναι εκεί για να καλύψει τις ανάγκες σας για αντιστοίχιση αποδείξεων, κατηγοριοποίηση εξόδων, ευφυΐα τιμών, πληροφορίες αποταμίευσης κ.λπ.
Μπρεξ
Μπρεξ έχει να κάνει με την επιτάχυνση των οικονομικών των επιχειρηματικών λειτουργιών με ταυτόχρονη συμμόρφωση με τις πολιτικές της εταιρείας για δαπάνες και δαπάνες. Επιτρέποντας στον υπάλληλο να υποβάλλει ακριβή έξοδα και στην ομάδα λογιστών να ελέγχει τα έξοδα χωρίς κόπο, η Brex αναπτύσσει μια κουλτούρα οικονομικής πειθαρχίας μεταξύ της εταιρείας και του ανθρώπινου δυναμικού της.
Το Brex προσφέρει επί του παρόντος διάφορες λύσεις διαχείρισης εταιρικών δαπανών, όπως πιστωτικές κάρτες, επαγγελματικούς λογαριασμούς, παρακολούθηση δαπανών, ενσωματώσεις κ.λπ. Προσφέρει επίσης τη δυνατότητα διαχείρισης δαπανών για τη συνδρομή Brex Empower.
Ημέρα εργασίας
Ημέρα εργασίας, το διάσημο εργαλείο διαχείρισης ανθρώπινου κεφαλαίου, άρχισε επίσης να προσφέρει απλούς και στρατηγικούς τρόπους διαχείρισης των επιχειρηματικών δαπανών. Έρχεται με ένα διαισθητικό, απλό και ελαφρύ γραφικό περιβάλλον χρήστη για διαχείριση δαπανών από μια κεντρική πλατφόρμα.
Η διεπαφή χρήστη του έχει 3 βασικές καρτέλες: Source to Pay, Inventory και KPIs. Η ενότητα Source to Pay παρέχει πολύτιμες πληροφορίες δεδομένων σχετικά με τις δαπάνες προμηθευτή, τις διαχειριζόμενες έναντι μη διαχειριζόμενες δαπάνες, την απόδοση προμηθευτή, την επεξεργασία τιμολογίων κ.λπ. οποιαδήποτε συσκευή και οπουδήποτε με σύνδεση στο διαδίκτυο.
PayEm
PayEm αφορά τον προηγμένο αυτοματισμό στον κλάδο διαχείρισης δαπανών της επιχείρησής σας. Φέρνει συνδρομές προμηθευτών και συνδρομές SaaS για υπαλλήλους σε ένα μέρος. Επομένως, δεν χρειάζεται να αγοράσετε ξεχωριστό λογισμικό για διαφορετικές κεφαλές δαπανών.
Στο PayEm, μπορείτε να δημιουργήσετε και να εκδώσετε εικονικές πιστωτικές κάρτες για διαφορετικούς τρίτους προμηθευτές και να ορίσετε έναν υπεύθυνο επικοινωνίας για τη διαχείριση δαπανών. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε την ίδια στρατηγική στις συνδρομές λογισμικού.
Επιπλέον, έχετε την απόλυτη αρχή ελέγχου δαπανών στο PayEm. Έτσι, μπορείτε να σταματήσετε τις υπερβολικές δαπάνες για συνδρομές λογισμικού αφαιρώντας περιττές εφαρμογές ή λογαριασμούς πρώην υπαλλήλων από υπάρχουσες εφαρμογές.
Teampay
TeampayΗ εφαρμογή που βασίζεται σε cloud τοποθετεί τις ομάδες οικονομικών στη θέση του οδηγού, έτσι ώστε να μπορούν να απεικονίσουν όλες τις δαπάνες από διαφορετικούς κλάδους της επιχείρησής σας. Τα ενδιαφερόμενα μέρη της εταιρείας έχουν επίσης μια άποψη σε πραγματικό χρόνο των καθημερινών δαπανών και μπορούν να κάνουν γρήγορους περιορισμούς δαπανών, εάν χρειαστεί.
Προσφέρει επίσης μια διεπαφή χρήστη συνομιλίας, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να λάβουν βοήθεια σε πραγματικό χρόνο από την οικονομική ομάδα για να γνωρίζουν τη διαδικασία αγοράς ή να λάβουν εγκρίσεις συναλλαγών. Επιπλέον, δεν χρειάζεται να περιμένετε τον λογαριασμό του επόμενου μήνα για να καταλάβετε πώς ξοδεύουν οι υπάλληλοί σας. Θα λάβετε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο για τις τρέχουσες δαπάνες.
JAGGAER ONE
JAGGAER ONE είναι επίσης ένα δημοφιλές όνομα για τις δραστηριότητες Source-to-Pay που συγκεντρώνει όλες τις δαπάνες από διαφορετικούς κλάδους σε ένα μέρος για εύκολη επίβλεψη των δαπανών της εταιρείας. Η προσεκτικά σχεδιασμένη εφαρμογή του σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε έμμεσες και άμεσες δαπάνες από ένα απλό εργαλείο.
Προσφέρει εξαιρετικά προηγμένες αναλύσεις δεδομένων και πληροφορίες συνδυάζοντας AI και Robotic Process Automation (RPA). Έτσι, μπορείτε να λάβετε δεδομένα με δυνατότητα δράσης για την αναδιάρθρωση της διαδικασίας διαχείρισης δαπανών, όπως τη δημιουργία ενός καταλόγου προμηθειών για ολόκληρη την επιχείρηση.
RealPage
RealPage σας βοηθά να γίνετε οικονομικά αποδοτικοί και παραγωγικοί όταν διαχειρίζεστε προμηθευτές, τιμολόγια και αγορές σε αυτό το εργαλείο. Δεν είναι απλώς ένα απλό εργαλείο παρακολούθησης δαπανών.
Συγκεντρώνει δεδομένα δαπανών και κερδών όλων των επιχειρηματικών χαρτοφυλακίων της εταιρείας σας και σας προσφέρει πληροφορίες δεδομένων για έξυπνες προμήθειες. Επιπλέον, σας βοηθά να αυτοματοποιήσετε όλες τις παραγγελίες αγοράς (PO) και τις διαδικασίες έγκρισής τους με τροφοδοσία δεδομένων σε πραγματικό χρόνο σε έναν κεντρικό πίνακα εργαλείων για επίβλεψη και ανάλυση δαπανών.
Συμφωνία Δαπάνης
Συμφωνία Δαπάνης είναι μια προσφορά διαχείρισης δαπανών από τη SAP, τη διάσημη εταιρεία ανάπτυξης λογισμικού ERP επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Το προϊόν σάς βοηθά να ενσωματώσετε και να αυτοματοποιήσετε τη διαχείριση επιχειρηματικών δαπανών συνδέοντας πολλές συναλλαγές Source-to-Pay.
Το εργαλείο είναι ωφέλιμο τόσο για τον εργαζόμενο όσο και για τον εργοδότη. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι πεδίου μπορούν να υποβάλουν τα κουπόνια των εξόδων τους από ένα κινητό. Το έξυπνο πρόγραμμα του Concur θα επαληθεύσει αυτόματα τη δαπάνη και θα σας στείλει μια ειδοποίηση, ώστε να εγκρίνετε τις δαπάνες πιο γρήγορα.
Τελικές Λέξεις
Χρησιμοποιώντας ένα λογισμικό διαχείρισης δαπανών, μπορείτε να βουλώσετε τις τρύπες που αποστραγγίζουν τα χρήματα εν αγνοία σας και να μειώσετε την εταιρεία σας για περιθώριο κέρδους. Μπορεί επίσης να ζητήσετε έναν από τους καλύτερους ανιχνευτές εξόδων, εάν η επιχείρησή σας πρέπει να αποζημιώσει επαναλαμβανόμενες πληρωμές που πραγματοποιούνται από υπαλλήλους ή πωλητές.