Καθώς το παγκόσμιο εργατικό δυναμικό μετατοπίζεται σε ένα μοντέλο εργασίας από το σπίτι, οι συσκέψεις στην αίθουσα συνεδριάσεων έχουν μεταφερθεί σε διαδικτυακές εφαρμογές βιντεοκλήσεων. Εάν είστε νέοι στη τηλεδιάσκεψη, είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε!
Πίνακας περιεχομένων
Κλείστε άλλες εφαρμογές για καλύτερη απόδοση
Πριν ξεκινήσετε τη βιντεοδιάσκεψη, αφιερώστε λίγο χρόνο για να αποθηκεύσετε την εργασία σας και να κλείσετε τυχόν εφαρμογές που δεν χρειάζεστε. Θέλετε ιδιαίτερα να κλείσετε όλα τα προγράμματα που περιέχουν προσωπικά δεδομένα ή χρησιμοποιούν υπερβολική ισχύ CPU.
Πάρα πολλές ανοιχτές εφαρμογές θα επιβραδύνουν τον υπολογιστή σας ενώ βρίσκεστε σε βιντεοκλήση. Αυτό συμβαίνει επειδή η ίδια η κλήση απαιτεί πολλούς πόρους, ειδικά αν χρησιμοποιείτε ελαφρύ φορητό υπολογιστή. Εάν ακούσετε τους θαυμαστές να περιστρέφονται κατά τη διάρκεια μιας κλήσης ή η εφαρμογή τηλεδιάσκεψης αρχίζει να καθυστερεί, κλείστε όλες τις άλλες ανοιχτές εφαρμογές.
Λάβετε προφυλάξεις πριν κάνετε κοινή χρήση της οθόνης σας
Εάν πρόκειται να μοιραστείτε την οθόνη σας κατά τη διάρκεια μιας βιντεοκλήσης, είναι καλή ιδέα να λάβετε επιπλέον προφυλάξεις, ώστε οι χρήστες να μην μπορούν να δουν οτιδήποτε ιδιωτικό ή δυνητικά ενοχλητικό. Πρώτα, μεταβείτε στο πρόγραμμα περιήγησής σας και κλείστε όλες τις καρτέλες, ειδικά οτιδήποτε δεν θα θέλατε να δει κανείς άλλος.
Στη συνέχεια, ενεργοποιήστε τη λειτουργία Μην ενοχλείτε στον υπολογιστή Mac ή Windows. Αυτό διασφαλίζει ότι οι άλλοι δεν θα βλέπουν κατά λάθος μηνύματα από ιδιωτικές συνομιλίες όταν μοιράζεστε την οθόνη σας.
Ελέγξτε τη σύνδεση στο Διαδίκτυο
Πριν από την κλήση σας, χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο δοκιμής ταχύτητας, όπως Fast.com ή Speedtest.net, για να δοκιμάσετε την ταχύτητα του διαδικτύου σας. Εάν δεν έχετε αρκετή ταχύτητα, πλησιάστε πιο κοντά στο δρομολογητή Wi-Fi ή δοκιμάστε κάποιες άλλες συμβουλές για να ενισχύσετε το σήμα Wi-Fi σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα από τα αυτά τα εργαλεία για να επιταχύνετε τη σύνδεσή σας στο διαδίκτυο.
Επιλέξτε ένα φωτεινό σημείο και ένα ουδέτερο φόντο
Είναι καλύτερο να πραγματοποιείτε βιντεοκλήση σε τοποθεσία με άφθονο φυσικό φως. Έτσι, το πρόσωπό σας θα είναι καθαρό. Ωστόσο, εάν το δωμάτιό σας δεν έχει άφθονο ηλιακό φως, προσπαθήστε να καθίσετε κάτω από έναν απαλό φωτισμό φθορισμού (τίποτα πολύ σκληρό).
Είναι καλύτερο να επιλέξετε επίσης ένα σημείο με ουδέτερο φόντο — τίποτα πολύ απασχολημένο. Αν κάθεσαι μόνο μπροστά σε έναν τοίχο, αυτό θα πρέπει να είναι εντάξει.
Εάν δεν μπορείτε να βρείτε το κατάλληλο φόντο, μπορείτε να προσπαθήσετε να θολώσετε το φόντο σας στο Skype. Εάν χρησιμοποιείτε το Zoom, μπορείτε ακόμη και να μεταβείτε σε εικονικό φόντο.
Δοκιμάστε το βίντεο και τον ήχο
Πριν ξεκινήσετε μια βιντεοκλήση, βεβαιωθείτε ότι οι συσκευές βίντεο και ήχου είναι συνδεδεμένες και λειτουργούν σωστά. Τα περισσότερα εργαλεία τηλεδιάσκεψης διαθέτουν υπηρεσία δοκιμαστικής κλήσης. Κοιτάξτε κάτω από το μενού επιλογών ή ρυθμίσεων στην εφαρμογή τηλεδιάσκεψης.
Για παράδειγμα, στο Skype, μπορείτε να μεταβείτε στην ενότητα “Ήχος και βίντεο” στις “Προτιμήσεις” για να πραγματοποιήσετε μια δοκιμαστική κλήση.
Τοποθετήστε την κάμερα στο επίπεδο των ματιών
Είναι σημαντικό ότι εσείς τοποθετήστε την κάμερα στο βέλτιστο επίπεδο. Προσπαθήστε να το βάλετε ακριβώς στο ύψος των ματιών, ώστε να μην κοιτάτε πάνω ή κάτω. Δεν θέλετε πραγματικά οι συνάδελφοί σας να κοιτάζουν τα ρουθούνια σας κατά τη διάρκεια μιας σημαντικής συνάντησης.
Επίσης, όταν μιλάτε, μην κοιτάτε τον εαυτό σας ή το παράθυρο συνομιλίας—κοιτάξτε κατευθείαν στην κάμερα. Με αυτόν τον τρόπο, οι άλλοι δεν θα αισθάνονται ότι αποσπάτε την προσοχή σας.
Αποκτήστε καλύτερο μικρόφωνο ή κάμερα
Για περιστασιακές κλήσεις, το ενσωματωμένο μικρόφωνο και η κάμερα στον φορητό υπολογιστή σας θα πρέπει να κάνουν μια χαρά. Αλλά αν ο φορητός υπολογιστής σας είναι μερικών ετών, μπορεί να παρατηρήσετε ότι το βίντεο δεν είναι τόσο καθαρό όσο η κάμερα του smartphone σας.
Εάν πρόκειται να συμμετέχετε σε διαδικτυακές συναντήσεις κάθε μέρα, ίσως να θέλετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο αγοράς καλύτερη κάμερα και/ή ακουστικά.
Στη συνέχεια, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε ακουστικά ή ακουστικά όταν βρίσκεστε σε βιντεοκλήση. Λόγω της κοντινής απόστασης από το στόμα σας, θα ακούγεται καλύτερα από το να χρησιμοποιείτε το ενσωματωμένο μικρόφωνο του φορητού υπολογιστή σας. Για να αποφύγετε την καθυστέρηση, χρησιμοποιήστε ενσύρματα ακουστικά.
Οργανώστε εκ των προτέρων
Εάν διεξάγετε μια συνάντηση, προσπαθήστε να έχετε έτοιμα όλα τα σημεία συζήτησης και τα έγγραφά σας εκ των προτέρων. Εάν οι συνάδελφοί σας πρέπει να δουν ένα έγγραφο, στείλτε το πριν από την κλήση και βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα δεδομένα πριν από τη βιντεοσύσκεψη.
Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χρειαστεί να περάσετε τα πρώτα λεπτά της κλήσης περιμένοντας να φτάσουν όλοι σε ταχύτητα.
Ντύσου κατάλληλα
Ακριβώς επειδή εργάζεστε από το σπίτι δεν σημαίνει ότι μπορείτε να παρακολουθείτε συναντήσεις με τις πιτζάμες σας. Φυσικά, δεν χρειάζεται να το παρακάνετε με μια ολόσωμη φόρμα τριών τεμαχίων. Βρείτε μια μέση λύση και ντυθείτε business casual ή επίσημος, ή ό,τι άλλο είναι ο ενδυματολογικός κώδικας στο χώρο εργασίας σας.
Ναι, τα παντελόνια είναι προαιρετικά, αλλά γιατί να το ρισκάρω; Εάν ξεχάσετε να απενεργοποιήσετε την κάμερά σας πριν σηκωθείτε κάποια στιγμή, μπορεί να είναι καταστροφικό.
Σίγασε τον εαυτό σου όταν δεν μιλάς
Όταν βρίσκεστε σε μια βιντεοσύσκεψη με πολλούς συμμετέχοντες ενώ βρίσκεστε στο σπίτι, είναι καλύτερο να κρατάτε τον εαυτό σας σε σίγαση τις περισσότερες φορές. Καταργήστε τη σίγαση μόνο όταν χρειάζεται να μιλήσετε.
Αυτό εξαλείφει κάθε θόρυβο φόντου στο άκρο σας. Επίσης, αν κάποιος περπατήσει στο δωμάτιο και αρχίσει να μιλά ενώ είστε σε κλήση (μια πολύ πραγματική πιθανότητα αφού είστε στο σπίτι), δεν θα χρειαστεί να βιαστείτε να βρείτε το κουμπί σίγασης.
Εστιάστε σαν να συμμετέχετε αυτοπροσώπως
Αν και είναι δελεαστικό να χρησιμοποιείτε το χρόνο τηλεδιάσκεψης για να κοιτάξετε τα εισερχόμενά σας ή να διαβάσετε άρθρα, μάλλον δεν πρέπει να το κάνετε αυτό. Προσπαθήστε να δίνετε προσοχή όταν κάποιος μιλάει και να έχετε τα μάτια σας στραμμένα στην κάμερα.
Βασικά, αντιμετωπίστε το όπως θα κάνατε σε μια πραγματική συνάντηση. Θα κάνατε κύλιση στα μιμίδια γάτας στο Reddit αν ήσασταν σε μια αίθουσα συνεδριάσεων αυτήν τη στιγμή; Αν όχι, μην το κάνετε ούτε σε βιντεοκλήση.
Εάν πληκτρολογείτε ή κοιτάζετε κάτι, οι συνάδελφοί σας θα μπορούν να πουν ότι δεν προσέχετε.
Προσπαθήστε να κρατήσετε μακριά τα κατοικίδια και τα παιδιά, αλλά μην αγχώνεστε
Εάν έχετε παιδιά ή κατοικίδια, είναι καλύτερο να ζητήσετε από κάποιον να τα φροντίσει ενώ βρίσκεστε σε βιντεοκλήση. Εάν δεν υπάρχει κανένας άλλος κοντά για να τους παρακολουθήσει, προσπαθήστε να τους εμπλακείτε σε μια δραστηριότητα που τους αρέσει, όπως η παρακολούθηση κινούμενων σχεδίων.
Ακόμα κι αν κάνετε αυτά τα βήματα, τα παιδιά σας μπορεί να μπουν στο δωμάτιο, αλλά μην αγχώνεστε πολύ γι’ αυτό. Δεδομένης της τρέχουσας κατάστασης, όλοι θα πρέπει να είναι αρκετά κατανοητοί.
Εάν συμβεί αυτό, απλώς ρωτήστε ευγενικά τους συναδέλφους σας εάν μπορείτε να απομακρυνθείτε για μια στιγμή, και σίγουρα θα καταλάβουν.
Εάν είστε νέοι σε όλη την εργασία από το σπίτι, ρίξτε μια ματιά μερικές συμβουλές και κόλπα για να βελτιώσετε την εμπειρία.