Το Microsoft Teams είναι εξαιρετικό για να στέλνετε μηνύματα στους συναδέλφους σας, αλλά τι γίνεται αν θέλετε να μοιραστείτε ένα email μαζί τους; Μην το προωθήσετε και μην κόψετε και επικολλήσετε το περιεχόμενο σε ομάδες, στείλτε το απευθείας σε ένα συγκεκριμένο κανάλι.
Οι εσωτερικές εφαρμογές συνομιλίας μπορούν να μειώσουν σημαντικά τη διόγκωση του email, αλλά ένα από τα βασικά σημεία είναι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονται από άτομα εκτός της ομάδας σας και τα οποία πρέπει να μοιραστείτε με άτομα εντός της ομάδας σας.
Στο παρελθόν, θα προωθούσατε το email στα άτομα της ομάδας σας, αλλά όταν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή συνομιλίας όπως το Microsoft Teams, αυτό φαίνεται παλιομοδίτικο. Οι εφαρμογές συνομιλίας υποτίθεται ότι μειώνουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και σας δίνουν ένα μόνο παράθυρο επικοινωνίας, αν είναι δυνατόν, επομένως η προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άτομα που ανήκουν στην ίδια Ομάδα με εσάς αντιβαίνει σε αυτό που προσπαθείτε να πετύχετε.
Η Microsoft το έχει αναγνωρίσει αυτό και έχει παράσχει έναν εύκολο τρόπο για να στείλετε ένα email απευθείας σε ένα κανάλι στο Teams.
Στο κανάλι του Microsoft Teams στο οποίο θέλετε να στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στις τρεις κουκκίδες στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε την επιλογή “Λήψη διεύθυνσης email” από το αναπτυσσόμενο μενού.
Στο πλαίσιο που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κουμπί “Αντιγραφή” για να αποθηκεύσετε τη διεύθυνση στο πρόχειρό σας.
Τώρα, επικολλήστε αυτήν τη διεύθυνση στο email σας και στείλτε το email στο κανάλι—είναι τόσο απλό.
Εάν είστε ο κάτοχος της Ομάδας, μπορείτε να περιορίσετε ποιος μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο “Σύνθετες ρυθμίσεις” ενώ κοιτάτε τη διεύθυνση του καναλιού.
Επιλέξτε ποια μέλη μπορούν να στείλουν email στην ομάδα σας επιλέγοντας ένα από τα διαθέσιμα κουμπιά επιλογής. Εάν θέλετε απλώς τα άτομα στον οργανισμό σας να μπορούν να στέλνουν email στο κανάλι, επιλέξτε “Μόνο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από αυτούς τους τομείς” και προσθέστε τον τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του οργανισμού σας.
Κάντε κλικ στο κουμπί “Αποθήκευση” για έξοδο από τις σύνθετες ρυθμίσεις.
Εάν δεν θέλετε κανένας να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο κανάλι, ίσως σκεφτείτε ότι πρέπει να κάνετε κλικ στον σύνδεσμο “Κατάργηση διεύθυνσης email”.
Ωστόσο, αυτό είναι πραγματικά ένα κακό κομμάτι της επισήμανσης. Εάν καταργήσετε τη διεύθυνση email, θα καταργηθεί η υπάρχουσα διεύθυνση email του καναλιού, αλλά μπορείτε ακόμα να κάνετε κλικ στο Επιλογές > Λήψη διεύθυνσης email και θα δημιουργηθεί μια νέα διεύθυνση email.
Δεν είμαστε σίγουροι πότε αυτό θα ήταν χρήσιμο, εκτός εάν κάποιος στέλνει ανεπιθύμητα μηνύματα στο κανάλι, αλλά αν θέλετε μια νέα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το κανάλι, προχωρήστε αμέσως και κάντε κλικ στο κουμπί “Κατάργηση διεύθυνσης email”.
Αυτό θα εμφανίσει έναν πίνακα επιβεβαίωσης. Κάντε κλικ στο κουμπί “Κατάργηση” για να διαγράψετε τη συγκεκριμένη διεύθυνση email από το κανάλι.
