Ένα υπολογιστικό φύλλο MS Excel μπορεί να έχει χίλιες σειρές και χίλιες στήλες. Οι οριζόντιες και κάθετες γραμμές κύλισης, η γραμμή διευθύνσεων κελιού, για να μην αναφέρουμε το στοιχείο ελέγχου ζουμ, διευκολύνουν την πλοήγηση σε ένα μεγάλο φύλλο. Το πρόβλημα είναι ότι όσο περισσότερες σειρές και στήλες έχετε σε ένα φύλλο, τόσο πιο δύσκολο θα είναι για εσάς να το εκτυπώσετε. Είναι σχεδόν αδύνατο να διαχειριστείτε την εκτύπωση ενός μεγάλου υπολογιστικού φύλλου Excel. Η προεπισκόπηση εκτύπωσης δεν προσφέρει πάρα πολλά εργαλεία για να είναι εύκολη και συχνά είναι δύσκολο να ξεχωρίσουμε ποια κελιά θα εμφανιστούν σε μια σελίδα και ποια θα μεταφερθούν στην επόμενη. Συνδυάστε το με μεγάλο αριθμό σειρών και στηλών και θα έχετε ένα χάος στο χέρι σας. Εάν διαθέτετε ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο Excel του οποίου θα θέλατε να εκτυπώσετε μόνο ένα μικρό μέρος, αλλά χωρίς υπερβολική ταλαιπωρία, δείτε πώς μπορείτε να πείτε στο πρόγραμμα να εκτυπώνει μόνο προκαθορισμένα κελιά.
Το MS Excel διαθέτει ένα εργαλείο που ονομάζεται «Περιοχή εκτύπωσης». Είναι διαθέσιμο στο MS Excel 2007 και μεταγενέστερο, και σας επιτρέπει να ορίσετε ποια κελιά θα εκτυπώσετε. Για να το ρυθμίσετε, επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να εκτυπώσετε. Μεταβείτε στην καρτέλα Διάταξη σελίδας και αναζητήστε το αναπτυσσόμενο μενού «Περιοχή εκτύπωσης» στο σύνολο εργαλείων «Σελίδα». Από το αναπτυσσόμενο μενού, απλώς κάντε κλικ στην επιλογή «Ορισμός περιοχής εκτύπωσης». Η περιοχή εκτύπωσης θα οριστεί στα κελιά που επιλέξατε. Ένα γκρι περίγραμμα θα εμφανιστεί γύρω τους.
Μπορείτε να επαναπροσδιορίσετε την περιοχή εκτύπωσης όσες φορές θέλετε, αν και αξίζει να αναφέρετε ότι εάν η περιοχή εκτύπωσης είναι μεγάλη, οι σειρές και οι στήλες θα συνεχίσουν να ξεχειλίζουν σε άλλες σελίδες κατά την εκτύπωση. Αυτή είναι μια λύση που λειτουργεί όταν πρέπει να εκτυπώσετε γρήγορα. Για να επαναφέρετε την περιοχή εκτύπωσης, απλώς επιλέξτε την επιλογή «Εκκαθάριση περιοχής εκτύπωσης» από το ίδιο αναπτυσσόμενο μενού όπως φαίνεται στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης.