Πώς να δημιουργήσετε γρήγορα σημειώσεις συσκέψεων στα Έγγραφα Google

Εάν είστε υπεύθυνοι για τη λήψη σημειώσεων συσκέψεων και την κοινή χρήση τους με την ομάδα σας, γνωρίζετε πόσο δύσκολο μπορεί να είναι να παρακολουθείτε τα πάντα καθώς εξελίσσεται η σύσκεψη. Πρέπει να παραμείνετε οργανωμένοι, να σημειώνετε βασικά σημεία, να βελτιώσετε τις λεπτομέρειες και να ορίσετε στοιχεία δράσης για τους συμμετέχοντες ενώ συμμετέχετε στη συνάντηση.

Ευτυχώς, το πρότυπο σημειώσεων συνάντησης των Εγγράφων Google απλοποιεί αυτήν τη διαδικασία. Αυτή η λειτουργία είναι απλή, αλλά μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την παραγωγικότητα της σύσκεψής σας.

Πώς να δημιουργήσετε και να μοιραστείτε σημειώσεις συσκέψεων στα Έγγραφα Google

Τα πρότυπα είναι το ψωμί και το βούτυρο της παραγωγικότητας. Αντί να ξοδεύετε πολύτιμο χρόνο για να δημιουργήσετε μια συνεκτική δομή για τις σημειώσεις σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πρότυπα Εγγράφων Google και να εστιάσετε στα σημαντικά πράγματα. Αυτό το πρότυπο λαμβάνει τις λεπτομέρειες της σύσκεψης από την ατζέντα της σύσκεψής σας στο Ημερολόγιο Google—επιτρέποντάς σας να κρατάτε γρήγορα σημειώσεις και να τις μοιράζεστε με συναδέλφους.

Η δημιουργία και η κοινή χρήση σημειώσεων συσκέψεων χρησιμοποιώντας το ενσωματωμένο πρότυπο των Εγγράφων Google είναι αρκετά απλή. Εδώ είναι τι θα χρειαστεί να κάνετε:

Ανοίξτε το αρχείο των Εγγράφων Google.

Πληκτρολογήστε @ στο έγγραφο και επιλέξτε Σημειώσεις συσκέψεων (βρίσκονται στην περιοχή Δομικά στοιχεία) από το αναπτυσσόμενο μενού.

Θα εμφανιστεί ένα μενού με όλα τα συμβάντα από το Ημερολόγιο Google. Επιλέξτε τη σχετική συνάντηση ή εκδήλωση.

Προσθέστε τους συμμετέχοντες και αρχίστε να σημειώνετε τις σημειώσεις σας.

Για να επισυνάψετε τις σημειώσεις της σύσκεψης στο συμβάν ημερολογίου, κάντε κλικ στο κουμπί Επισύναψη στα δεξιά. Αυτό θα επιτρέψει στους συμμετέχοντες να έχουν πρόσβαση στις σημειώσεις της σύσκεψης από το Ημερολόγιο Google τους.

Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε να στείλετε τις σημειώσεις της σύσκεψης μέσω email στους συμμετέχοντες. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο του φακέλου στα αριστερά.

Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε τυχόν συμπληρωματικά αρχεία Drive στις σημειώσεις της σύσκεψής σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στις τρεις τελείες στα αριστερά και κάντε κλικ στην επιλογή Επισύναψη αρχείων μονάδας δίσκου.

Πώς να δημιουργήσετε και να εκχωρήσετε στοιχεία ενεργειών στα Έγγραφα Google

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, η ομάδα σας πιθανότατα θα συμφωνήσει σχετικά με ορισμένα στοιχεία ενεργειών που πρέπει να ολοκληρωθούν. Τα Έγγραφα Google παρέχουν έναν απλό τρόπο για να καταγράψετε αυτά τα στοιχεία ενεργειών και να τα εκχωρήσετε σε συγκεκριμένα μέλη των ομάδων σας, επιτρέποντας εύκολη παρακολούθηση. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό:

Καταχωρίστε τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν στα Στοιχεία δράσης.

Κάντε διπλό κλικ στην εργασία για να την επισημάνετε.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Προσθήκη σχολίου και πληκτρολογήστε το σχόλιό σας.

Στο ίδιο πλαίσιο κειμένου, πληκτρολογήστε ένα στο σύμβολο (@) ακολουθούμενο από το όνομα του ατόμου που είναι υπεύθυνο για την εργασία.

Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου στο πλαίσιο σχολίων για να αναθέσετε την εργασία. Πρέπει να επιλέξετε αυτό το πλαίσιο για να λάβει το άτομο ειδοποίηση σχετικά με το στοιχείο ενέργειας.

Τέλος, κάντε κλικ στο Assign.

Οφέλη από τη χρήση των Εγγράφων Google για τη λήψη σημειώσεων

Η χρήση του προτύπου λήψης σημειώσεων των Εγγράφων Google μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητα της σύσκεψής σας και να αυξήσει τη συνεργασία. Το βασικό πλεονέκτημα της χρήσης των Εγγράφων Google έναντι άλλων εργαλείων λήψης σημειώσεων για συσκέψεις είναι ότι θα εργάζεστε σε έναν οικείο χώρο εργασίας και δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε τίποτα νέο.

Ακολουθούν μερικοί ακόμη λόγοι για τους οποίους θα πρέπει να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τα Έγγραφα Google για την εγγραφή σημαντικών σημειώσεων και στοιχείων ενεργειών:

1. Συνεργασία σε πραγματικό χρόνο

Τα εργαλεία συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο των Εγγράφων Google επιτρέπουν σε όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη να βλέπουν ενημερώσεις, εργασίες που έχουν ανατεθεί και ολοκληρωμένα στοιχεία καθώς συμβαίνουν.

2. Καλύτερη λογοδοσία

Η αντιστοίχιση στοιχείων ενεργειών με πλαίσια ελέγχου στα κατάλληλα μέλη της ομάδας διασφαλίζει την υπευθυνότητα και μπορεί να ενθαρρύνει την ομάδα σας να ολοκληρώσει τις εργασίες εγκαίρως.

3. Απομακρυσμένη προσβασιμότητα

Δεδομένου ότι τα Έγγραφα Google βασίζονται σε σύννεφο, οι σημειώσεις συσκέψεών σας είναι προσβάσιμες από οπουδήποτε με σύνδεση στο διαδίκτυο. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να ελέγχουν, να επεξεργάζονται και να παρακολουθούν σημειώσεις και εργασίες ανεξάρτητα από τη φυσική τους τοποθεσία.

4. Χρονική αποδοτικότητα

Η φιλική προς το χρήστη διεπαφή και το ενσωματωμένο πρότυπο λήψης σημειώσεων σας απαλλάσσουν από την ταλαιπωρία της οργάνωσης σημειώσεων κατά τη διάρκεια της σύσκεψης. Αυτό σας επιτρέπει να συμμετέχετε ενεργά στη συνάντηση αντί να κολλάτε με τη λήψη σημειώσεων και την οργάνωση.

Βελτιστοποιήστε τις σημειώσεις συσκέψεων με τα Έγγραφα Google

Η δημιουργία σημειώσεων σύσκεψης χρησιμοποιώντας τα Έγγραφα Google είναι όσο πιο εύκολη γίνεται. Αυτή η έξυπνη λειτουργία σάς επιτρέπει να σημειώνετε σημειώσεις πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά από πριν.

Επιπλέον, η απρόσκοπτη ενσωμάτωση με το Ημερολόγιο Google διασφαλίζει ότι εσείς και όλοι οι άλλοι συμμετέχοντες μπορείτε να προβάλετε, να συνεργαστείτε και να παρακολουθήσετε εργασίες σε πραγματικό χρόνο. Αγκαλιάζοντας αυτό το πρότυπο, μπορείτε να ενισχύσετε την παραγωγικότητα και να ενισχύσετε τη συνεργασία εντός της ομάδας σας.