SharePoint εναντίον OneDrive: Σε τι διαφέρουν;

Βασικά Takeaways

• Το OneDrive είναι μια υπηρεσία φιλοξενίας αρχείων που βασίζεται σε σύννεφο και είναι προσαρμοσμένη για ατομική ιδιωτική αποθήκευση δεδομένων. Το SharePoint είναι προσανατολισμένο στη βελτίωση της συνεργασίας εντός ομάδων.

• Το OneDrive προσφέρει δωρεάν πρόγραμμα αποθήκευσης, αλλά το SharePoint όχι. Το βασικό πρόγραμμα του SharePoint προσφέρει 1 TB αποθηκευτικού χώρου με 5 $ ανά χρήστη, ενώ το βασικό πρόγραμμα του OneDrive προσφέρει 100 GB για 1,99 $ το μήνα.

• Επιλέξτε OneDrive εάν μπορείτε να τα βγάλετε πέρα ​​με περιορισμένο χώρο αποθήκευσης και συνεργασία. Επιλέξτε το SharePoint για επιπλέον χώρο αποθήκευσης, ομαδική συνεργασία και προηγμένες λειτουργίες.

ΚΑΤΑΣΚΕΥΗ ΒΙΝΤΕΟ ΤΗΣ ΗΜΕΡΑΣ

Η διατήρηση των δεδομένων σας ασφαλή, η διασφάλιση της πρόσβασης σε αυτά από οπουδήποτε και η κοινή χρήση τους με άλλους είναι το κλειδί για τη σύγχρονη εργασία. Η Microsoft προσφέρει δύο εργαλεία για αυτό: OneDrive και SharePoint. Πώς διαφέρουν όμως και ποια είναι η καλύτερη για εσάς; Ας δούμε τι τους ξεχωρίζει.

1 Διαφορετικό κοινό-στόχος

Διευθυντής Τύπου/Shutterstock

Το Microsoft OneDrive είναι μια υπηρεσία φιλοξενίας αρχείων που βασίζεται σε σύννεφο και απευθύνεται σε άτομα ή μικρές ομάδες. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως προσωπικό χώρο αποθήκευσης για τα εμπιστευτικά δεδομένα που μοιράζεστε με μια μικρή ομάδα ατόμων. Η ομαλή ενσωμάτωσή του με τις εφαρμογές του Office το καθιστά εξαιρετική επιλογή αν είστε φοιτητής, ελεύθερος επαγγελματίας ή αυτοαπασχολούμενος.

Το Microsoft SharePoint είναι ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου που βασίζεται σε σύννεφο για βελτιωμένη ομαδική συνεργασία. Μπορείτε να δημιουργήσετε τοποθεσίες του SharePoint για να αποθηκεύσετε αρχεία και να τα διαθέσετε σε συγκεκριμένα τμήματα ή σε έναν ολόκληρο οργανισμό. Τα άτομα σε μια τοποθεσία του SharePoint μπορούν να προβάλλουν και, ανάλογα με τα δικαιώματα, να επεξεργάζονται την εργασία άλλων.

Η Microsoft διαφημίζει αυτά τα προϊόντα διαφορετικά. Εμπορεύεται το OneDrive ως υπηρεσία αποθήκευσης cloud για ιδιώτες και μικρές επιχειρήσεις. Αντίθετα, το SharePoint στοχεύει επιχειρήσεις και εταιρείες, εστιάζοντας στη βελτίωση της ομαδικής εργασίας αντί να χρησιμεύει αποκλειστικά ως λύση αποθήκευσης.

2 Κοινή χρήση αρχείων και συνεργασία

Τετιάνα Γιουρτσένκο/Shutterstock

Η συνεργασία και η κοινή χρήση αρχείων είναι πολύ πιο ομαλή με το Microsoft SharePoint. Στο OneDrive, μόνο ο κάτοχος του αρχείου μπορεί να ελέγξει ποιος βλέπει, επεξεργάζεται και μοιράζεται ένα αρχείο. Το SharePoint επιτρέπει σε έναν κεντρικό διαχειριστή να εκχωρεί διαφορετικά επίπεδα άδειας πρόσβασης σε μεμονωμένους χρήστες ή ομάδες.

Το SharePoint διαθέτει μια διαισθητική διεπαφή και λειτουργίες όπως ενημερώσεις κατάστασης, ειδοποιήσεις προθεσμίας και ειδοποιήσεις παρακολούθησης έργων. Αυτά απλοποιούν τη διαχείριση έργου με τρόπους που δεν προσφέρει το OneDrive. Μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε το Yammer—μια υπηρεσία κοινωνικής δικτύωσης—στο SharePoint. Κάτι τέτοιο επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να επικοινωνούν απευθείας.

Ενώ και οι δύο πλατφόρμες επιτρέπουν στους χρήστες να δημιουργούν βιβλιοθήκες αρχείων για την οργάνωση περιεχομένου, είναι πιο εύκολο να τις διαχειριστείτε και να τις περιηγηθείτε στο SharePoint. Αυτό είναι ένα πιο σημαντικό ζήτημα καθώς ο όγκος των δεδομένων αυξάνεται. Επομένως, εάν δίνετε προτεραιότητα στην εύκολη συνεργασία και την κοινή χρήση αρχείων, το SharePoint είναι ο καλύτερος τρόπος.

Τόσο το OneDrive όσο και το SharePoint σάς επιτρέπουν να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σας από οποιαδήποτε συσκευή, ανεξάρτητα από την τοποθεσία σας. Και τα δύο υποστηρίζουν συγχρονισμό με συσκευές, επιτρέποντάς σας να μεταφέρετε τα δεδομένα σας για τοπική χρήση σε οποιαδήποτε συσκευή, εάν χρειαστεί. Ως εκ τούτου, και οι δύο πλατφόρμες προσφέρουν ουσιαστικά τα ίδια χαρακτηριστικά σε αυτόν τον τομέα.

3 Ασφάλεια και απόρρητο

Luma creative/Shutterstock

Η Microsoft έχει λάβει σταθερά μέτρα για να διασφαλίσει την ασφάλεια και των δύο υπηρεσιών. Με την κρυπτογράφηση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο, μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας στο SharePoint και στο OneDrive. Επιπλέον, εάν διαγράψετε κατά λάθος ένα αρχείο, μπορείτε να το ανακτήσετε από τον κάδο ανακύκλωσης και στις δύο πλατφόρμες. Ωστόσο, στο SharePoint, μπορείτε να ανακτήσετε μόνο αρχεία που μπορείτε να επεξεργαστείτε.

Η Microsoft χρησιμοποιεί μια μηχανή ανίχνευσης ιών για τη σάρωση αρχείων που έχουν μεταφορτωθεί στο SharePoint και στο OneDrive. Αυτό βοηθά στην προστασία των αρχείων και του διαδικτυακού αποθηκευτικού χώρου σας. Εάν εντοπίσει ένα μολυσμένο αρχείο, κάθε υπηρεσία θα ειδοποιεί αμέσως τους χρήστες. Οι διαχειριστές του SharePoint μπορούν να αποκλείσουν την πρόσβαση των χρηστών σε τυχόν μολυσμένα αρχεία στη βάση δεδομένων.

Παρά αυτά τα μέτρα ασφαλείας, θα πρέπει να γνωρίζετε πιθανούς κινδύνους κατά την κοινή χρήση αρχείων σε οποιαδήποτε πλατφόρμα. Αποφύγετε την τυχαία κοινή χρήση αρχείων με μη εξουσιοδοτημένα μέλη και διαχειριστείτε προσεκτικά τα δικαιώματα επεξεργασίας για να αποτρέψετε την απώλεια και την κλοπή δεδομένων. Θα πρέπει επίσης να αποφύγετε την υπερβολική κοινή χρήση για να απλοποιήσετε τη διαχείριση και την ασφάλεια των δεδομένων.

4 Τιμολόγηση και αποθήκευση

Jirsak/Shutterstock

Στο δωρεάν σχέδιό του, το OneDrive παρέχει χώρο αποθήκευσης 15 GB, ο οποίος θα πρέπει να είναι αρκετός για ατομική χρήση. Εάν χρειάζεστε περισσότερο χώρο αποθήκευσης, έχετε δύο επιλογές. Μπορείτε να εγγραφείτε σε Microsoft 365 Basic, το οποίο προσφέρει 100 GB με 1,99 $ το μήνα. Ή μπορείτε να επιλέξετε το Microsoft 365 Personal, το οποίο προσφέρει αποθηκευτικό χώρο 1 TB με 6,99 $ το μήνα.

Το αυτόνομο σχέδιο του OneDrive ονομάζεται Microsoft 365 Basic. Λάβετε αυτό υπόψη για να αποφύγετε οποιαδήποτε σύγχυση.

Αντίθετα, το SharePoint δεν προσφέρει δωρεάν πρόγραμμα. Το αυτόνομο πακέτο του κοστίζει 5 $ ανά χρήστη το μήνα, παρέχοντας χώρο αποθήκευσης έως και 1 TB για κάθε χρήστη. Εναλλακτικά, μπορείτε να αγοράσετε το SharePoint ως μέρος ενός επιχειρηματικού σχεδίου του Microsoft 365. Αυτό προσφέρει στους διαχειριστές έως και 25 TB αποθηκευτικού χώρου στον ιστότοπο.

Η τιμολόγηση και ο χώρος αποθήκευσης του SharePoint το καθιστούν προτιμότερο για ομαδική συνεργασία. Το OneDrive, ειδικά με το δωρεάν πρόγραμμα του, ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες των ατόμων.

5 περισσότερες προηγμένες λειτουργίες

Το SharePoint προσφέρει πολλές προηγμένες δυνατότητες που δεν διαθέτει το OneDrive. Η δυνατότητα δημοσίευσης ιστού σάς επιτρέπει να δημοσιεύετε σημαντικά έγγραφα απευθείας στον εξωτερικό ιστότοπο της εταιρείας σας χρησιμοποιώντας το ενσωματωμένο σύστημα διαχείρισης περιεχομένου. Αυτό επιτρέπει στους υπαλλήλους ή τους καταναλωτές να κατεβάζουν τέτοια έγγραφα, όποτε χρειάζονται.

Το SharePoint σάς επιτρέπει επίσης να προσθέτετε εφαρμογές σε εσωτερικές σελίδες ή σελίδες ιστότοπου, να δημιουργείτε πύλες εργαζομένων, φόρμες αξιολόγησης και πολλά άλλα. Σας επιτρέπει επίσης να αυτοματοποιείτε εργασίες με βάση τις ενέργειες των χρηστών, όπως η αποστολή νέων αρχείων μέσω email σε μια συγκεκριμένη ομάδα ή επικεφαλής έργου. Το OneDrive δεν προσφέρει αυτήν τη δυνατότητα.

Δείτε μερικά ακόμη πράγματα που μπορείτε να κάνετε με το Microsoft SharePoint που μπορεί να μην είναι δυνατά με το OneDrive.

6 Ποιο πρέπει να χρησιμοποιήσετε;

monticello/Shutterstock

Εάν είστε άτομο χωρίς ομάδα ή ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης που δεν χρειάζεται εκτεταμένη συνεργασία και μεγάλο αποθηκευτικό χώρο, το OneDrive θα μπορούσε να καλύψει τις ανάγκες σας. Ωστόσο, το SharePoint θα είναι καλύτερο εάν διαχειρίζεστε μια μεγάλη ομάδα που απαιτεί συχνή συνεργασία και περισσότερη αποθήκευση δεδομένων.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε και τις δύο υπηρεσίες, καθώς το πρόγραμμα SharePoint περιλαμβάνει το OneDrive. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το OneDrive για να αποθηκεύσετε εμπιστευτικά έγγραφα της εταιρείας, όπως επιχειρηματικά σχέδια και οικονομικά αρχεία και να περιορίσετε την πρόσβασή του σε λίγα μέλη. Εν τω μεταξύ, μπορείτε να δημιουργήσετε μια τοποθεσία του SharePoint για να συνεργαστείτε σε λιγότερο ευαίσθητα έγγραφα, όπως πολιτικές, χρονοδιαγράμματα και δεδομένα εκπαίδευσης.

Επιπλέον, μπορείτε να συγχρονίσετε το OneDrive με το SharePoint, διευκολύνοντας τη χρήση εργαλείων και Microsoft Teams για τη βελτίωση της συνεργασίας της ομάδας σας.

Συνοπτικά, το OneDrive είναι το καταλληλότερο για προσωπική χρήση, ενώ το SharePoint είναι καλύτερο για μεγαλύτερες συνεργασίες ομάδων.