Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων εξοικονομεί τον πολύτιμο χρόνο σας οργανώνοντας τα έγγραφα αποτελεσματικά και επιτρέποντας την εύκολη αναζήτηση αρχείων.
Οι εταιρείες με συγκριτικά λιγότερο εργατικό δυναμικό συχνά δυσκολεύονται να διαχειριστούν πολυάριθμα έγγραφα και επιχειρηματικά αρχεία. Εάν επιλέξουν ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS), θα είναι ευκολότερο για αυτούς να διατηρήσουν τα έγγραφα οργανωμένα.
Επιπλέον, αυτά τα εργαλεία αυξάνουν επίσης την αποτελεσματικότητα της ομάδας, επιτρέποντάς τους να έχουν γρήγορη πρόσβαση στα δεδομένα που χρειάζονται.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι η Διαχείριση Εγγράφων;
Διαχείριση εγγράφων σημαίνει διαχείριση, αποθήκευση και παρακολούθηση εγγράφων (έγγραφα word, PDF ή οποιεσδήποτε άλλες μορφές) σε ψηφιακή μορφή. Χρησιμοποιώντας αυτό το σύστημα, οι εταιρείες μπορούν να αποθηκεύουν έγγραφα με ασφάλεια και να συγκεντρώνουν όλη τη διαδικασία.
Πλεονεκτήματα των Συστημάτων Διαχείρισης Εγγράφων
Καλύτερη Παραγωγικότητα
Η παραγωγικότητα είναι το κλειδί για την επιτυχία μιας εταιρείας. Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων οργανώνει αποτελεσματικά και με ασφάλεια τα αρχεία της εταιρείας. Ως αποτέλεσμα, η ομάδα μπορεί να ανησυχεί λιγότερο για τη διατήρηση των εγγράφων και να επικεντρωθεί σε εργασίες που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία. Όταν γνωρίζετε ότι όλα τα αρχεία σας είναι αποθηκευμένα με ασφάλεια, η ηρεμία λειτουργεί ως καύσιμο για την παραγωγικότητα.
Βελτιωμένη ασφάλεια
Κάθε εταιρεία θέλει να διατηρεί προστατευμένα τα κρίσιμα και κρίσιμα για την αποστολή της δεδομένα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε ευαίσθητα έγγραφα σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων και να ελέγξετε την πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία. Έτσι, η διαχείριση εγγράφων καθίσταται εξαιρετικά ανιχνεύσιμη και τα ίχνη ελέγχου της μπορούν να χρησιμοποιηθούν αργότερα, εάν είναι απαραίτητο.
Μειωμένος αποθηκευτικός χώρος
Δεν χρειάζεται πλέον να συντηρείτε ντουλάπια αρχείων, δοχεία αποθήκευσης και κουτιά. Με το DMS, μπορείτε να μεταβείτε χωρίς χαρτί και να διαχειρίζεστε τα έγγραφά σας ψηφιακά χωρίς να καταλαμβάνετε φυσικό χώρο.
Γρήγορη ανάκτηση εγγράφων
Η αναζήτηση εγγράφων και η ανάκτηση αρχείων μπορεί να είναι μια χρονοβόρα διαδικασία. Χρησιμοποιώντας ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα το αρχείο που θέλετε και να εξοικονομήσετε πολύτιμο χρόνο. Ένα DMS σάς επιτρέπει να αναζητάτε αρχεία με βάση το όνομα, τα μεταδεδομένα και το περιεχόμενο χρησιμοποιώντας τεχνολογία προηγμένης τεχνολογίας.
Βέλτιστη ομαδική συνεργασία
Οι περισσότερες λύσεις διαχείρισης εγγράφων σάς επιτρέπουν να συνεργάζεστε με τους συμπαίκτες σας. Μπορεί να αποθηκεύσει αρχεία που συλλέγονται από διάφορους πόρους και οι άνθρωποι μπορούν να έχουν πρόσβαση στα αρχεία από απομακρυσμένες τοποθεσίες. Ορισμένα εργαλεία επιτρέπουν επίσης σε εξωτερικούς χρήστες μέσω εξουσιοδοτημένης πρόσβασης.
Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε τις κορυφαίες εφαρμογές διαχείρισης εγγράφων που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις.
iManage
iManage είναι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων που σας βοηθά να μετατρέψετε δεδομένα σε γνώση υψηλής αξίας συνδέοντας έγγραφα. Αποθηκεύει όλα τα έγγραφα σε έναν μόνο φάκελο και τα ταξινομεί ανάλογα με το έργο ή τον πελάτη.
Οι χρήστες μπορούν να δημιουργούν, να αναζητούν και να μοιράζονται δεδομένα γρήγορα και αποτελεσματικά στο iManage. Σας επιτρέπει επίσης να βρίσκετε εύκολα οποιοδήποτε έγγραφο και έτσι αυξάνει την παραγωγικότητα.
Αυτό το εργαλείο μπορεί να ενσωματωθεί με διαφορετικά εργαλεία παραγωγικότητας του Office 365 και του Google Workspace για βελτιωμένη διαχείριση εγγράφων.
Κουτί
Χρησιμοποιώντας Κουτί, οι εταιρείες μπορούν να αποθηκεύουν, να διαχειρίζονται και να συνεργάζονται με ασφάλεια σε περιεχόμενο ανεξάρτητα από τον τύπο της συσκευής. Η λειτουργία διαχείρισης κύκλου ζωής εγγράφων διασφαλίζει ότι η διαδικασία διαχείρισης περιεχομένου συμμορφώνεται με κανονισμούς, πολιτικές διατήρησης δεδομένων και αιτήματα ανακάλυψης.
Μπορείτε να ορίσετε τα κατάλληλα δικαιώματα χρήστη για κάθε έγγραφο, ώστε να έχουν πρόσβαση μόνο τα σωστά άτομα. Σας βοηθά επίσης να ελέγχετε τη δραστηριότητα των χρηστών για πλήρη ορατότητα και έλεγχο.
Το Box μπορεί επίσης να ενσωματωθεί απρόσκοπτα με ανοιχτά API και εταιρικές εφαρμογές. Με τα χαρακτηριστικά της όπως το ιστορικό εκδόσεων, οι κοινόχρηστοι σύνδεσμοι και τα σχόλια, η συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας γίνεται αβίαστη. Επιπλέον, χρησιμοποιεί προσαρμοσμένα μεταδεδομένα για την κατηγοριοποίηση και την οργάνωση εγγράφων.
Folderit
Αναζητάτε μια λύση διαχείρισης εγγράφων που σας προσφέρει συγκριτικά βιώσιμο σύστημα αποθήκευσης και διαχείρισης ψηφιακών εγγράφων; Σε αυτή την περίπτωση, προχωρήστε Folderit. Πρόκειται για ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων που βασίζεται σε σύννεφο που σας βοηθά να πηγαίνετε χωρίς χαρτί με φιλικό προς τον χρήστη τρόπο.
Αποθηκεύει με ασφάλεια τα μεταδεδομένα και παλαιότερες εκδόσεις ενός αρχείου ή εγγράφου. Οι χρήστες μπορούν να αναζητήσουν τα αρχεία που προτιμούν χρησιμοποιώντας όνομα αρχείου, μεταδεδομένα, λέξη-κλειδί και περιεχόμενο εγγράφου. Υποστηρίζει επίσης ροή εργασιών έγκρισης, σύνδεση αρχείων, αυτοματοποιημένη διατήρηση, υπενθύμιση, αρίθμηση εγγράφων, διαδρομή ελέγχου και τοπικό αντίγραφο ασφαλείας.
Μπορείτε να ελέγχετε απρόσκοπτα την πρόσβαση σε ψηφιακά έγγραφα με διαφορετικά δικαιώματα. Μπορείτε να ενσωματώσετε εφαρμογές του Office 365 και το DocuSign με αυτό το εργαλείο.
OpenKM
OpenKM είναι μια επιχειρηματική λύση διαχείρισης εγγράφων που σας επιτρέπει να ελέγχετε την παραγωγή, αποθήκευση και διανομή ψηφιακών εγγράφων. Με αυτό, μπορείτε να έχετε καλύτερο έλεγχο της ροής εγγράφων και να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα των προσπαθειών της ομάδας σας.
Αυτή η εφαρμογή προσφέρει πολλά διαχειριστικά εργαλεία, όπως ορισμό ρόλου χρήστη, σύνθετη αναζήτηση, έλεγχο πρόσβασης, επίπεδο ασφάλειας εγγράφων, αρχείο καταγραφής χρήσης λεπτομερειών, ρύθμιση αυτοματισμού και όριο χρήστη.
Εδώ, μπορείτε να δημιουργήσετε αναπνευστικό περιεχόμενο για γρήγορη λήψη αποφάσεων και δημιουργία γνώσης. Επιπλέον, χρησιμοποιώντας αυτό το DMS, μπορείτε να συλλέξετε δεδομένα από οποιαδήποτε ψηφιακή πηγή και να συνεργαστείτε με συμπαίκτες.
eFileCabinet
eFileCabinet είναι ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις για την ηλεκτρονική οργάνωση δεδομένων, ανεξάρτητα από το πόσα έγγραφα διαθέτουν.
Για να αποθηκεύσετε ένα αρχείο, απλώς ανεβάστε το σε αυτήν την πλατφόρμα. Οι χρήστες μπορούν να εντοπίσουν οποιοδήποτε αρχείο χρησιμοποιώντας το όνομα αρχείου ή το πρότυπο φακέλου. Επίσης, το eFileCabinet σάς επιτρέπει να έχετε γρήγορη πρόσβαση στα έγγραφα που χρησιμοποιούνται συχνά.
Ενώ διευκολύνει τη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας, αυτό το εργαλείο σάς επιτρέπει επίσης να προσθέσετε διαφορετικά επίπεδα ασφάλειας για ελεγχόμενη πρόσβαση. Υποστηρίζει επίσης την ενοποίηση με εργαλεία τρίτων, όπως το MS Office, το DocuSign και το Salesforce.
Ορισμένες από τις άλλες δυνατότητες του είναι η αυτοματοποιημένη ροή εργασιών, ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων, η κρυπτογραφημένη κοινή χρήση αρχείων, ο έλεγχος ταυτότητας βάσει τοποθεσίας ή IP και τα δικαιώματα βάσει ρόλων.
DocuWare
DocuWare είναι μια πλατφόρμα όπου μπορείτε να ψηφιοποιήσετε τα έγγραφά σας και να τα ασφαλίσετε από οποιαδήποτε συσκευή, ανά πάσα στιγμή. Επιπλέον, σας βοηθά στην επεξεργασία τιμολογίων και στη διαχείριση των εργαζομένων. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για εταιρείες που βασίζονται σε απομακρυσμένες ομάδες ή έχουν κατανεμημένο εργατικό δυναμικό.
Το DocuWare προσφέρει ένα ασφαλές αποθετήριο για όλα τα κρίσιμα επιχειρηματικά σας έγγραφα, όπως συμβάσεις, πληροφορίες εργαζομένων και οικονομικά αρχεία. Αφού αποθηκεύσετε ένα αρχείο σε αυτό το εργαλείο, εσείς ή οι συνάδελφοί σας μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να σχολιάσετε απευθείας αυτό το έγγραφο στην ίδια πλατφόρμα.
Επιπλέον, διαθέτει έξυπνα εργαλεία παραγωγικότητας, ώστε οι χρήστες να μπορούν εύκολα να αναζητήσουν, να παρακολουθήσουν και να συνεργαστούν. Αυτή η εφαρμογή χρησιμοποιεί επίσης δεδομένα ευρετηρίου για την τακτοποιημένη οργάνωση όλων των εγγράφων σας.
Υπαίθριος
Υπαίθριος είναι μια πλατφόρμα που προσφέρει λειτουργίες όπως διαχείριση εγγράφων, διαχείριση περιεχομένου ιστού, διαχείριση εγγραφών και εικόνων και χώρο αποθήκευσης περιεχομένου για τον εξορθολογισμό της ροής εργασιών του οργανισμού.
Αυτό το εργαλείο ανοιχτού κώδικα είναι συμβατό με λειτουργικά συστήματα Windows και Unix. Παρά το γεγονός ότι είναι εύκολα προσαρμόσιμο, οι νέοι χρήστες χρειάζονται λίγο χρόνο για να μάθουν πώς να το εκτελούν.
Τελικές λέξεις 📃
Με μια αποτελεσματική λύση διαχείρισης εγγράφων, δεν θα χρειαστεί να περάσετε από αμέτρητα ντουλάπια για το απαραίτητο αρχείο. Αυτό το άρθρο εξέτασε μερικά καλύτερα εργαλεία που σας βοηθούν να δημιουργήσετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για τον οργανισμό σας.
Αυτά τα εργαλεία έχουν τα χαρακτηριστικά για να καλύψουν τις ανάγκες διαφορετικών βιομηχανιών. Ομοίως, μπορείτε να μάθετε για τα εργαλεία διαχείρισης ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων.