Απλοποιήστε την περιγραφή πολύπλοκων διαδικασιών ή αλγορίθμων δημιουργώντας ένα διάγραμμα ροής.
Τα διαγράμματα ήταν πάντα ένα θαυμάσιο μέσο για την κατανόηση και τη διαχείριση περίπλοκων εργασιών. Και όταν πρόκειται για το διάγραμμα ροής, υπάρχουν πολλά πράγματα που έχει να προσφέρει.
Από την ξεκάθαρη παρουσίαση της τέλειας εικόνας οποιασδήποτε διαδικασίας έως την επιθεώρηση έως τη θέσπιση προτύπων για ποιότητα και αποτελεσματική εργασία, βοηθά στην ομαλή λειτουργία όλων των διαδικασιών.
Όχι μόνο αυτό, επιπλέον βοηθά στην επικοινωνία της όλης διαδικασίας με την ομάδα. Και βοηθά στον εντοπισμό μη απαιτούμενων βημάτων και σημείων συμφόρησης που βοηθούν στην αναβάθμιση της εργασίας.
Δεν είναι τόσο χρήσιμο;
Ναι είναι!
Λοιπόν, ας βουτήξουμε βαθύτερα σε διαγράμματα ροής και ας δούμε πώς να δημιουργήσουμε ένα.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι το διάγραμμα ροής;
Ένα διάγραμμα ροής αναφέρεται σε ένα διάγραμμα που απεικονίζει οποιαδήποτε διαδικασία ή αλγόριθμο, από πάνω προς τα κάτω ή από δεξιά προς τα αριστερά, σε βήματα. Εικονογραφεί ολόκληρη την εργασία σε μικρές εργασίες και ολοκληρώνεται με μια λύση ή τέλος της διαδικασίας. Μπορεί να σχεδιαστεί σε χαρτί αλλά και ψηφιακά με τη βοήθεια οποιουδήποτε λογισμικού.
Είναι σαν ένας εικονικός χάρτης για το ταξίδι σας μέσα από μια διαδικασία που κάνει τη διαδρομή εύκολη στην κατανόηση.
Πολλοί συγγραφείς έχουν κατηγοριοποιήσει τα διαγράμματα ροής κάνοντας τις δικές τους βάσεις. Για παράδειγμα, Στέρνεκερτ έχει ταξινομήσει τα διαγράμματα με βάση τον «Έλεγχο ροής». Σύμφωνα με τον ίδιο, τα διαγράμματα ροής είναι 4 τύπων.
Αυτοί είναι:
- Διαγράμματα ροής εγγράφων,
- Διαγράμματα ροής συστήματος,
- Διαγράμματα ροής δεδομένων και
- Διαγράμματα ροής προγράμματος.
Ομοίως, υπάρχουν πολλοί τύποι στα διαγράμματα ροής σε άλλες βάσεις.
Λοιπόν, πώς βοηθάει να κατανοήσουμε εύκολα τα πράγματα;
Ένα διάγραμμα ροής βοηθά στην κατανόηση δύσκολων διαδικασιών με μια κίνηση απλοποιώντας τη ροή εργασίας ή τον αλγόριθμο. Παρέχει μια τέλεια εικόνα για κάθε περίπλοκη διαδικασία. Και βοηθήστε στην παρακολούθηση του τι έχει γίνει, τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια και τι εκκρεμεί.
Μπορεί κανείς εύκολα να αναλύσει την κατάσταση και να την ακολουθήσει για εξασφαλισμένα και επιθυμητά αποτελέσματα. Και τελικά, παρέχει ένα προκαθορισμένο συμπέρασμα στο τέλος ενός συγκεκριμένου σεναρίου.
Εμφανίζει όλη τη διαδικασία σε διαφορετικά σχήματα για διαφορετικούς τύπους βημάτων. Δεδομένου ότι τα βήματα σε ένα γράφημα μπορεί να είναι κάποια ενέργεια, λήψη αποφάσεων, τεκμηρίωση, είσοδος/έξοδος, αναμονή ή καθυστέρηση κ.λπ. Άρα, υπάρχει ένα αντίστοιχο σχήμα για όλους τους τύπους βημάτων. Αυτοί δεν είναι οι σκληροί και γρήγοροι κανόνες, αλλά ορισμένα παγκόσμια πρότυπα για να γίνουν προσβάσιμοι από όλους.
Για παράδειγμα, εάν ένα βήμα περιλαμβάνει λήψη αποφάσεων, πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα σχήμα ρόμβου. Και έτσι έχετε διάφορα σχήματα για διάφορους τύπους βημάτων. Και τα βέλη λειτουργούν ως μονοπάτι για να δείξουν τη σειρά των βημάτων. Υπάρχουν πολλά ελκυστικά σχήματα για τα βήματα, όπως ορθογώνιο, ρόμβος, οβάλ κ.λπ.
Εμφανή σχήματα και η χρήση τους στο διάγραμμα ροής
Τα διαφορετικά σχήματα δημιουργήθηκαν τελικά για να καθορίσουν τους τύπους των βημάτων. Και υπάρχουν πολλά σχήματα για διαφορετικά διαγράμματα ροής και τα βήματά τους. Μερικά εμφανή και συχνά χρησιμοποιούμενα σχήματα είναι τα εξής:
- Terminator – Είναι σε οβάλ σχήμα για σημεία αφετηρίας και λήξης. Χρησιμοποιείται επίσης για το αποτέλεσμα/αποτέλεσμα κάποιας διαδρομής στο γράφημα.
- Απόφαση – Δίνει δύο πλαίσια που προκύπτουν από τις απαντήσεις «Ναι» και «Όχι» στην απόφαση. Στους αλγόριθμους υπολογιστών, μπορεί να γίνει κατανοητό από δηλώσεις “if-else” που χρησιμοποιούνται για τη σύγκριση και την παραγωγή δυαδικών εξόδων.
- Διαδικασία – Ένα σύμβολο ορθογώνιου σχήματος χρησιμοποιείται συχνά για κάποια συγκεκριμένη ενέργεια ή λειτουργία στη διαδικασία. Μπορεί να υπάρχουν μεμονωμένα βήματα σε αυτά τα πλαίσια ή μπορείτε να συμπεριλάβετε περισσότερα από ένα συνεχόμενα βήματα μαζί.
- Έγγραφο – Αυτό το σχήμα εισάγεται κατά τη λήψη οποιουδήποτε εγγράφου για εισαγωγή. Για παράδειγμα, λήψη επιστολών, email, παραγγελιών, κ.λπ. Όταν κάποιο έγγραφο είναι διαθέσιμο για την έξοδο δεδομένων ή παραγγελίας, αυτό το σύμβολο χρησιμοποιείται. Παραδείγματα εγγράφων που είναι διαθέσιμα για έξοδο είναι η δημιουργία σημείωσης, επιστολών κ.λπ.
- Δεδομένα (Είσοδος/Έξοδος) – Το ρομβοειδές σχήμα στο διάγραμμα υποδηλώνει ορισμένα δεδομένα διαθέσιμα για είσοδο ή έξοδο στη διαδικασία.
- Προκαθορισμένη διαδικασία – Αντιπροσωπεύει κάποια γνωστή διαδικασία ή μια διαδικασία που ορίζεται κάπου αλλού. Επιπλέον, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ορισμένες πολύπλοκες διαδικασίες. Δεν είναι απαραίτητο να συμπεριληφθούν αυτά στο διάγραμμα ροής, αλλά μπορεί κανείς να τα χρησιμοποιήσει για να κατανοήσει την εσωτερική λειτουργία οποιασδήποτε διαδικασίας.
- Χειροκίνητη εισαγωγή – Όπως υποδηλώνει το όνομα, αναφέρεται στη φυσική εισαγωγή δεδομένων από κάποιον. Κανονικά, η εισαγωγή δεδομένων γίνεται μέσω κάποιου gadget ή εργαλείου.
- Καθυστέρηση – Αυτό το σύμβολο είναι για την καθυστερημένη εργασία σε κάποιο μέρος της διαδικασίας. Μπορείτε επίσης να αναφέρετε την καθυστερημένη χρονική περίοδο μέσα στο πλαίσιο D για μια σαφή απεικόνιση.
- Σχόλιο ή σχολιασμός – Το σύμβολο σχολίου χρησιμοποιείται όταν οποιοδήποτε βήμα απαιτεί κάποιες πρόσθετες πληροφορίες. Αυτό το σύμβολο βρίσκεται σε αγκύλες με το απαιτούμενο κείμενο. Μπορεί επίσης να έχει μια διακεκομμένη γραμμή συνδεδεμένη με ένα συγκεκριμένο τμήμα του διαγράμματος ροής που απαιτεί επεξήγηση.
- Βάση δεδομένων – Είναι σε κυλινδρικό σχήμα που χρησιμοποιείται όταν ορισμένα δεδομένα αποθηκεύονται σε μια υπηρεσία αποθήκευσης.
- Εφαρμογή σύνδεσης στη σελίδα – Μια σύνδεση στη σελίδα είναι ένας μικρός κύκλος που συνδέει διαφορετικά στοιχεία στην ίδια σελίδα για να αποφευχθεί η σύγχυση και τα ακατάστατα πλέγματα.
- Σύνδεση εκτός σελίδας – Βοηθά στη σύνδεση των διαφορετικών στοιχείων σε ξεχωριστές σελίδες. Για ορισμένες πολύπλοκες διαδικασίες, μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσετε αρκετά μεγάλα διαγράμματα ροής για να καλύψετε πολλές σελίδες. Σε αυτήν την περίπτωση, αυτοί οι σύνδεσμοι εκτός σελίδας κάνουν τα πράγματα εύκολα.
Δημοφιλείς περιπτώσεις χρήσης διαγραμμάτων ροής
Εκτός από τους αλγόριθμους υπολογιστών, χρησιμοποιούνται ευρέως σε άλλους τομείς όπως οι επιχειρήσεις, η κατασκευή, η εκπαίδευση, η μηχανική, οι πωλήσεις και το μάρκετινγκ. Περιλαμβάνουν κάθε πιθανό τομέα μιας διαδικασίας σε αυτούς τους τομείς. Και δώστε ένα πλήρες αντίγραφο ασφαλείας από την αρχή μέχρι το τέλος.
Έτσι, προτού δημιουργήσετε ένα για τον εαυτό σας, ας δούμε μερικές δημοφιλείς περιπτώσεις χρήσης διαγραμμάτων ροής.
Αποτελεσματικοί αλγόριθμοι υπολογιστών
Τα διαγράμματα ροής έχουν αποδειχθεί ότι είναι τα πιο χρήσιμα για την ανάπτυξη αποτελεσματικών αλγορίθμων υπολογιστών. Δεδομένου ότι βοηθούν στην κατανόηση των περίπλοκων ζητημάτων, μπορούν να παρουσιάσουν την όλη ιδέα για τη δημιουργία μιας αποτελεσματικής λογικής λύσης ως αλγόριθμους. Έτσι, βοηθά στην επικοινωνία, τη συζήτηση, την ανάλυση των αλγορίθμων επίσης.
Σχεδιασμός νέων έργων
Πολλά άτομα σε μια ομάδα γενικά εργάζονται συχνά σε νέα έργα. Έτσι, τα διαγράμματα ροής αποδεικνύονται πολύ χρήσιμα κατά τον προγραμματισμό τους. Πιθανότατα, βοηθούν στην αποτελεσματική απεικόνιση των βημάτων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ολόκληρου του έργου.
Έλεγχος των Διαδικασιών
Εκτός από το να δίνουν μια σαφή εικόνα της εργασίας, τα διαγράμματα ροής είναι αρκετά αποτελεσματικά για να εντοπίσουν τα προβλήματα της διαδικασίας. Όταν ολόκληρη η εργασία χωρίζεται σε μικρά βήματα που συνδέονται διαδοχικά, βοηθά στον εντοπισμό περιττών πραγμάτων και επιτρέπει την πραγματοποίηση βελτιώσεων. Αυτό εξοικονομεί χρόνο και εξασφαλίζει ομαλή ροή εργασίας.
Διαχείριση ροής εργασιών
Τα διαγράμματα ροής εργασίας (ένας τύπος διαγράμματος ροής) χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση της ροής εργασίας. Η διαχείριση της ροής εργασίας μπορεί να στοχεύει είτε την κατεύθυνση της ανθρώπινης εργασίας είτε την ενοποίηση των διαδικασιών ή και τα δύο.
Οι διαδικασίες ρυθμίζονται με τον καλύτερο τρόπο που έχει ως αποτέλεσμα την πιο αποτελεσματική και αποδοτική απόδοση στο τέλος.
Μοντελοποίηση Επιχειρηματικών Διαδικασιών
Τα διαγράμματα ροής είναι ωφέλιμα για την τεκμηρίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Αυτές οι διαδικασίες μπορεί να είναι πολύ τυπικές, με πολλές δυνατότητες ή αποτελέσματα στο τέλος. Έτσι, τα διαγράμματα ροής μπορούν να κάνουν τα πράγματα σίγουρα και να τους δώσουν μια σωστή κατεύθυνση. Συγκεκριμένα, χρησιμοποιείται ένας μοναδικός τύπος διαγράμματος που είναι ένα διάγραμμα «οδηγούμενη από γεγονότα αλυσίδας διεργασιών» (EPC) για επιχειρηματικές διαδικασίες.
Λήψη αποφάσεων 🤔
Τα διαγράμματα ροής μπορούν να δείχνουν όλες τις πιθανές επιλογές για να κάνουν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων γρήγορη, βασισμένη σε δεδομένα και εύκολη. Στην πραγματικότητα, τα διαγράμματα ροής δίνουν κατεύθυνση στις σκέψεις λήψης αποφάσεων. Τελικά σας βοηθά να παίρνετε αποφάσεις πιο γρήγορα.
Creately
Ένα πολύ εύχρηστο εργαλείο για τη δημιουργία διαγραμμάτων ροής με τη βοήθεια προτύπων, Creately, συνοδεύεται από αυτοματισμό που θα κάνει τη διαδικασία πολύ πιο γρήγορη. Διαθέτει πολλά διαφορετικά σχήματα, τύπους διαγραμμάτων, συντομεύσεις γραμμής εργαλείων, θέματα και στυλ που βοηθούν το περιεχόμενό σας να λάμψει.
Για να μην ξεχνάμε, η περιοχή σχεδίασης είναι εξαιρετικά καθαρή και χωρίς ακαταστασία, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε αποκλειστικά στη δημιουργία του διαγράμματος ροής σας και να μην απομακρύνεστε κάθε 5 δευτερόλεπτα. Αυτός είναι ένας από τους πολλούς λόγους για τους οποίους εταιρείες όπως το PayPal, το Amazon και το eBay χρησιμοποιούν την υπηρεσία τους εδώ και πολύ καιρό.
Μπορείτε να ξεκινήσετε με το δωρεάν πρόγραμμα, το οποίο συνοδεύεται από περιορισμένες δυνατότητες. Τα προγράμματα επί πληρωμή που ξεκινούν από 4,95 $/μήνα σάς δίνουν το πλεονέκτημα με μεγαλύτερο όριο, ώστε να μπορείτε να πάρετε μια πραγματική γεύση από τις δυνατότητες του εργαλείου.
Εάν είστε αρχιτέκτονας cloud AWS, τότε σας αρέσει εργαλείο διαγράμματος.
Edraw
Συμβατό με συστήματα Windows, Mac και Linux, Κατασκευαστής διαγραμμάτων ροής Edraw είναι τόσο καλό όσο και τα άλλα που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο. Στην πραγματικότητα, το εμπιστεύονται μερικές από τις μεγαλύτερες μάρκες στον κόσμο, όπως η Samsung, η IBM και η Intel.
Έρχεται με διάφορα σύμβολα, σχήματα και στοιχεία που μπορούν να ενσωματωθούν χρησιμοποιώντας τη διεπαφή μεταφοράς και απόθεσης. Είναι επίσης εξαιρετικά εύκολο στη χρήση. Εάν είστε κάποιος που δεν έχει χρησιμοποιήσει ποτέ ξανά ένα εργαλείο σαν αυτό, δεν θα δυσκολευτείτε να καταλάβετε τα πράγματα.
Δείτε το λογισμικό σε δράση εδώ:
Το καλύτερο πράγμα για το Edraw Flowchart Maker πρέπει να είναι η τιμολόγηση της πρόσβασης εφ’ όρου ζωής, η οποία σας εξοικονομεί τόνους χρημάτων στο δρόμο.
Lucidchart
Lucidchart είναι ένα πρόγραμμα δημιουργίας διαγραμμάτων ροής μεταφοράς και απόθεσης που συνοδεύεται από μια τεράστια βιβλιοθήκη σχημάτων και στοιχείων. Μπορείτε να ξεκινήσετε με έναν κενό καμβά ή να επιλέξετε ένα πρότυπο για να κάνετε τα πράγματα πραγματικά γρήγορα. Όλα τα προστιθέμενα σχήματα μπορούν να συνδεθούν με τη σωστή σειρά και να προσαρμοστούν σε χρώματα, κείμενο κ.λπ.
Μόλις ολοκληρώσετε τη δημιουργία, μπορείτε να αποθηκεύσετε και να μοιραστείτε το διάγραμμα ροής σας σε διάφορες μορφές και επίσης να συνεργαστείτε με τα μέλη της ομάδας σας ανά πάσα στιγμή. Επιπλέον, το Lucidchart σάς επιτρέπει να ενσωματωθείτε με τις εφαρμογές Google Workspace και Microsoft Office για να αυξήσετε την παραγωγικότητα και να επιτύχετε περισσότερα ενώ κάνετε την ίδια εργασία.
Διάγραμμα ροής Zen
Απολύτως δωρεάν και εμπιστεύονται πάνω από 650.000+ χρήστες σε όλο τον κόσμο, συμπεριλαμβανομένης της Google και του Spotify, Διάγραμμα ροής Zen κυριαρχεί πλήρως σε αυτή τη λίστα κυρίως λόγω της ευκολίας χρήσης τους. Το μόνο που χρειάζονται είναι μερικά κλικ για να συναρμολογήσετε το διάγραμμα ροής σας. Ξεκινήστε προσθέτοντας νέους κόμβους ή συνδέστε διαφορετικούς κόμβους με τη βοήθεια έξυπνων υποδοχών.
Η διεπαφή είναι εξαιρετικά καθαρή και ελάχιστη, επιτρέποντάς σας να εστιάσετε αποκλειστικά στη δημιουργία του περιεχομένου σας χωρίς περισπασμούς. Επιπλέον, μπορείτε εύκολα να αλλάξετε το χρώμα των κόμβων και να το διαμορφώσετε περαιτέρω με ένα μόνο κλικ.
Μόλις ολοκληρώσετε τη δημιουργία του διαγράμματος ροής σας, μπορείτε να το αποθηκεύσετε ως PNG ή ως ζωντανό έγγραφο που προσαρμόζεται στις τελευταίες αλλαγές σας.
SmartDraw
Μπορείτε είτε να χρησιμοποιήσετε SmartDraw online ή πραγματοποιήστε λήψη του λογισμικού στο σύστημά σας Windows για να δημιουργήσετε το διάγραμμα ροής σας. Και οι δύο αυτές επιλογές είναι θέμα της προτίμησής σας γιατί ό,τι κι αν επιλέξετε, η ευκολία χρήσης θα είναι η ίδια.
Μπορείτε να ξεκινήσετε επιλέγοντας ένα από τα πολλά προκατασκευασμένα πρότυπα και στη συνέχεια να προσθέσετε βήματα σε αυτό με λίγα μόνο κλικ. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τη μορφοποίηση, καθώς αυτό γίνεται αυτόματα από το εργαλείο. Απλώς πρέπει να προσθέσετε απλές εντολές και θα κάνει όλη την αναδιάταξη των στοιχείων για να φαίνεται υπέροχο.
Όλα τα διαγράμματα ροής που δημιουργήσατε μπορούν να αποθηκευτούν σε έναν κοινόχρηστο φάκελο, επιτρέποντας στην ομάδα σας να συγκεντρωθεί για παραγωγική συνεργασία όποτε χρειάζεται. Εάν κολλήσετε κάπου ή έχετε αμφιβολίες, μπορείτε να στείλετε email ή να καλέσετε την εξαιρετική ομάδα υποστήριξής τους για βοήθεια.
Διαγράμματα
Όπως υποδηλώνει το όνομα, Διαγράμματα σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής και διάφορα διαγράμματα που προορίζονται για διαφορετικούς σκοπούς. Έχει πάρα πολλά στοιχεία για να προσθέσετε στο έργο σας και όλα χωρίζονται σε διαφορετικές κατηγορίες, όπως βασικά, προχωρημένα, διάφορα κ.λπ.
Μέσα στον καμβά, μπορείτε να κάνετε πολλές προσαρμογές για να βεβαιωθείτε ότι δημιουργείτε κάτι καθαρό του γούστου σας και δεν περιορίζεται από το λογισμικό. Χρειάζεται επίσης ένα κλικ για να συνδεθούν όλα τα βέλη και τα στοιχεία σας για σωστή ευθυγράμμιση.
Μπορεί επίσης να θέλετε να ελέγξετε αυτό το λογισμικό για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα αρχιτεκτονικής εφαρμογής.
Canva
Όλοι έχουμε ακούσει για Canva και πόσο υπέροχο είναι, οπότε δεν υπήρχε περίπτωση να το αφήσω έξω από αυτήν τη λίστα. Εκτός από τις πολλές δυνατότητες αυτού του εργαλείου, μπορείτε να δημιουργήσετε διαγράμματα ροής με εκπληκτική εμφάνιση με επαγγελματικά σχεδιασμένα πρότυπα και να προσαρμόσετε εύκολα τα χρώματα, τις γραμματοσειρές και τη στοίχιση.
Είναι κατασκευασμένο με γνώμονα τον μη σχεδιαστή, γι’ αυτό και τα πάντα είναι drag and drop. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έως και 20 διαφορετικά γραφήματα και να προσθέσετε διάφορα σύμβολα, εικόνες, εικονίδια κ.λπ.
Μόλις ολοκληρώσετε τη δημιουργία του διαγράμματος ροής, μπορείτε να το αποθηκεύσετε, να το κατεβάσετε ή ακόμα και να το ενσωματώσετε στις παρουσιάσεις σας με λίγα μόνο κλικ.
συμπέρασμα
Έτσι, συζητήσαμε τα διαγράμματα ροής και τις χρήσεις τους. Και πώς μπορείτε να αρχίσετε να δημιουργείτε εντυπωσιακά διαγράμματα ροής.
Στη συνέχεια, μπορείτε επίσης να εξερευνήσετε το Mind Map Maker για να οπτικοποιήσετε τις ιδέες σας.