Project Manager vs Resource Manager: Κατανόηση των διαφορών

Οι άνθρωποι συχνά αναλαμβάνουν ή παρερμηνεύουν τους ρόλους των Resource Manager (RM) και Project Managers (PM), αλλά οι ρόλοι και οι ευθύνες τους διαφέρουν σημαντικά εντός του οργανισμού.

Το PM και το RM διαδραματίζουν κρίσιμο ρόλο στην επίτευξη αυτού του στόχου εάν μια εταιρεία θέλει να παραδώσει ένα έργο εγκαίρως και εντός του προϋπολογισμού. Και οι δύο λειτουργίες είναι απαραίτητες για την επιτυχή παράδοση της δέσμευσης.

Ο PM εργάζεται σε συγκεκριμένα έργα ενώ η RM αποδίδει σε επίπεδο επιχειρηματικής μονάδας. Ο διαχειριστής έργου διασφαλίζει την παράδοση του έργου εντός ενός καθορισμένου χρονικού πλαισίου και στον προϋπολογισμό, ενώ η RM διασφαλίζει ότι κατανέμονται οι κατάλληλοι πόροι στα έργα.

Η δουλειά της RM ξεκινά αφού ο οργανισμός κερδίσει τη σύμβαση. Η RM διασφαλίζει την επιβίβαση των σωστών πόρων και μόλις οριστικοποιηθούν οι πόροι, προχωρούν σε άλλο έργο.

Η δουλειά του PM είναι να διαχειρίζεται αυτούς τους πόρους και να παραδίδει το έργο εντός του πεδίου εφαρμογής και του SLA (συμφωνία επιπέδου υπηρεσίας).

Ένα σημαντικό σημείο που πρέπει να σημειωθεί εδώ είναι, χωρίς τους σωστούς πόρους, το έργο δεν ξεκινά, και ως εκ τούτου, σε κανέναν επιχειρηματικό τομέα, οι ρόλοι της RM και του PM συμβαδίζουν.

Ρόλος του Project Manager (PM)

Ο PM είναι υπεύθυνος για την παράδοση έργου από άκρο σε άκρο και για την αντιμετώπιση ενός ή περισσότερων έργων. Η πρωταρχική δουλειά του PM είναι να επιτύχει ορόσημα έργου εντός καθορισμένου SLA (συμφωνία επιπέδου υπηρεσίας) και, κυρίως, εντός προϋπολογισμού.

Ο ρόλος του PM είναι συγκεκριμένος για το έργο και εστιάζει στην υλοποίηση του έργου εντός του πεδίου και του χρονοδιαγράμματος με τη βοήθεια της ομάδας του έργου. Εν ολίγοις, οι διαχειριστές έργων είναι οι κάτοχοι έργων και η δουλειά τους είναι να διασφαλίζουν ότι το έργο θα παραδοθεί ικανοποιητικά σύμφωνα με τους στόχους της εταιρείας και τις προσδοκίες των πελατών.

Αρμοδιότητες Project Manager

  • Σχεδιασμός, παρακολούθηση και ανάπτυξη σχεδίων διαχείρισης έργων και επικοινωνία μεταξύ των ενδιαφερομένων και της διοίκησης.
  • Προϋπολογισμός και διασφάλιση οικονομικής αποδοτικής εκτέλεσης έργων χωρίς συμβιβασμούς στα πρότυπα.
  • Παρακολούθηση SLA (συμφωνία επιπέδου υπηρεσίας) για παρακολούθηση της απόδοσης του έργου.
  • Παράδοση του έργου εντός προϋπολογισμού και εμβέλειας.
  • Διαχείριση Κινδύνων – Προσδιορίστε τους κινδύνους και δημιουργήστε ένα σχέδιο μετριασμού του κινδύνου.
  • Εργαστείτε στο CSI (Συνεχής Βελτίωση Υπηρεσιών) για υπηρεσίες soft και hard dollar.
  • Υπεύθυνος για το SOP (τυπική διαδικασία λειτουργίας), τα βιβλία εκτέλεσης και άλλα έγγραφα.
  • Υπεύθυνος για το CSAT (Customer Satisfaction Assessment) – παρακολούθηση, βελτίωση και κλείσιμο.
  • Υπεύθυνος για την αξιολόγηση του έργου και τη διαδικασία ποιότητας ως Six Sigma.
  • Διαχείριση ατόμων – Κίνητρα ομάδας, αξιολογήσεις, προαγωγή, διάρθρωση της επαγγελματικής τους πορείας κ.λπ.
  Πώς να συγχρονίσετε δεδομένα φυσικής κατάστασης από το Samsung Health στο Google Fit

Ρόλος του Διαχειριστή Πόρων (RM)

Ο πρωταρχικός ρόλος της RM είναι να διασφαλίσει ότι οι διαχειριστές έργων έχουν επαρκείς πόρους για να παραδώσουν το έργο. Το PM λειτουργεί σε επίπεδο έργου και η RM εργάζεται σε επίπεδο επιχειρηματικής μονάδας (BU) για να διασφαλίσει ότι η BU διαθέτει επαρκείς πόρους για να εκπληρώσει τις δεσμεύσεις.

Η RM δεν σχετίζεται με κανένα συγκεκριμένο έργο, αλλά στην πραγματικότητα, ο ρόλος τους είναι προσωρινός για το συγκεκριμένο έργο και μόλις εκπληρωθούν οι πόροι, προχωρούν σε άλλο έργο.

Αρμοδιότητες Διαχείρισης Πόρων

  • Κατανόηση του προϋπολογισμού του έργου και ανάθεση του σωστού πόρου στο έργο
  • Σχέδιο διαθεσιμότητας: Η RM πρέπει να διασφαλίσει ότι ο πάγκος είναι πάντα απασχολημένος με τους σωστούς πόρους και θα πρέπει να γνωρίζει τα έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη.
  • Σάρωση και φιλτράρισμα πόρων με βάση την εμπειρία, τις δεξιότητες και τη διαθεσιμότητα
  • Ο συντονισμός με τον PM για τον εντοπισμό της υπερχρησιμοποίησης και της υποχρησιμοποίησης των εργαζομένων και των κατάλληλων ειδικευμένων ατόμων ευθυγραμμίζονται με τα έργα.
  • Η RM μπορεί επίσης να συνεργαστεί με PM για την ανακατανομή πόρων, την προσαρμογή των απαιτήσεων και την επισήμανση κρίσιμων απαιτήσεων πόρων για εξωτερική πρόσληψη.
  • Κατά καιρούς, η RM συνδέεται με PM για να μάθει για τα επερχόμενα έργα και να κατανοήσει τις απαιτήσεις πόρων.
  • Σε ορισμένες περιπτώσεις, η RM μπορεί να επικοινωνήσει με το αρμόδιο τμήμα για να συζητήσει την απόδοση των εργαζομένων, την εκπαίδευση, την ανάπτυξη πόρων κ.λπ.
  • Συνεργαστείτε με την ομάδα ανάπτυξης επιχειρήσεων για να εκτιμήσετε τις απαιτήσεις πόρων
  • Η RM πρέπει να συνδεθεί με εξωτερικούς προμηθευτές για να γεμίσει προσωρινά πόρους σε περίπτωση επειγουσών απαιτήσεων.
  • Πάντα ενημερωμένος με την τελευταία εργατική νομοθεσία, διαδικασίες τεκμηρίωσης, τήρηση αρχείων κ.λπ.

Διαφορά μεταξύ Project Manager (PM) και Resource Manager (RM)

Οι ρόλοι του PM και του RM διαφοροποιούνται μεταξύ τους, αλλά στη συνέχεια και οι δύο πρέπει να συνεργαστούν για να παραδώσουν το έργο με επιτυχία.

Στόχοι

Ο στόχος του διαχειριστή έργου είναι να παραδίδει έργα χωρίς να παραβιάζεται το SLA (συμφωνία επιπέδου υπηρεσίας), εντός του πεδίου εφαρμογής και του προϋπολογισμού. Χρησιμοποιούν βέλτιστες πρακτικές όπως ITIL, Six Sigma, κ.λπ., και παραδίδουν έργα με τη βοήθεια πόρων της ομάδας. Στοχεύουν στη δημιουργία κερδών και στην ικανοποίηση των πελατών.

Το RM κάνει αποτελεσματική διαχείριση πόρων. Στόχος τους είναι να παρέχουν τους κατάλληλους πόρους για το έργο και να διασφαλίσουν ότι η βαθμολογία ικανοποίησης των εργαζομένων παραμένει υψηλή και οι στόχοι της σταδιοδρομίας τους εκπληρώνονται.

Τρόπος παράδοσης

Μόλις η εταιρεία κερδίσει τη σύμβαση, ο PM περιγράφει το εύρος του έργου και παρέχει εκτίμηση πόρων στον διαχειριστή πόρων. Η RM αρχίζει να ενσωματώνει πόρους από εσωτερικά κανάλια όπως bench, αποδέσμευση πόρων από άλλα έργα κ.λπ. Σε ορισμένα σενάρια, μπορεί να επισημάνει για να προσλάβει πόρους από εξωτερικούς πόρους, όπως στρατολόγηση ή συμβατική βάση.

  Πώς να δημιουργήσετε πρότυπα στα Έγγραφα Google

Εκτέλεση

Το RM παρακολουθεί τη χρήση των πόρων χρησιμοποιώντας εργαλεία όπως το PeopleSoft ή άλλα εργαλεία. Συνεχίζουν να ελέγχουν την υπερχρησιμοποίηση, την υποχρησιμοποίηση, τη χρεώσιμη, μη χρεώσιμη κ.λπ., και κατά συνέπεια, ευθυγραμμίζουν το σχέδιο και το συζητούν με τον PM.

Εάν η RM δεν μπορεί να παράσχει πόρους έγκαιρα, τότε υπάρχουν μεγάλες πιθανότητες κλιμάκωσης, κυρώσεων, ακόμη και σε ορισμένες περιπτώσεις απώλειας έργων.

Ο PM αναλύει το έργο ως προς τον κίνδυνο και, εάν προβλέπουν οποιονδήποτε κίνδυνο, εκπονεί ένα σχέδιο μετριασμού του κινδύνου. Μαζί με αυτό, αξιολογούν τακτικά την απόδοση του έργου. Για να το πετύχουν αυτό, χρησιμοποιούν ορόσημα. Ο PM διασφαλίζει ότι το έργο ολοκληρώνεται εντός των χρονοδιαγραμμάτων και του προϋπολογισμού χωρίς διακοπές, κλιμάκωση και παραβίαση του SLA.

Το σύνολο δεξιοτήτων που απαιτείται για PM και RM

Καθώς ένας διαχειριστής έργου έχει διαφοροποιημένες αρμοδιότητες, θα πρέπει να διαθέτει μερικές βασικές δεξιότητες, όπως:

  • Ικανότητα προσαρμογής
  • Διαχείριση έργου
  • Ευθύνη
  • Εξαιρετικές ικανότητες επικοινωνίας
  • Δυνατότητα να σκέφτεσαι έξω από το κουτί
  • Τεχνογνωσία και πότε να αναθέσετε
  • Πρόβλεψη
  • Ηγεσία
  • Επίλυση προβλήματος
  • ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ σκέψη

Ένας διαχειριστής πόρων χρειάζεται τα παρακάτω συγκεκριμένα σύνολα δεξιοτήτων για να εκπληρώσει το ρόλο του με επιτυχία.

  • Εξαιρετικές ικανότητες επικοινωνίας
  • Επίγνωση Τεχνολογιών
  • Εξαιρετικές διαπραγματευτικές ικανότητες
  • Ευκαμψία
  • Γρήγορη λήψη αποφάσεων
  • Δέσμευση
  • Ανάλυση και Πρόβλεψη
  • Δεξιότητες παρουσίασης

Εργαλεία που χρησιμοποιούνται από τον Project Manager (PM) και τον Resource Manager (RM)

Ο Διαχειριστής Έργου έχει έναν πολύπλευρο ρόλο που ασχολείται με μια ομάδα, χρονοδιαγράμματα, διαχείριση, κοστολόγηση, αναφορά και εύρος. Είναι δύσκολο να φροντίζεις όλες αυτές τις δραστηριότητες χειροκίνητα με ακριβή ακρίβεια, επομένως ειδικά εργαλεία και λογισμικό είναι διαθέσιμα για να βοηθήσουν τους διαχειριστές.

Τα εργαλεία διαχείρισης έργων είναι ένα εξαιρετικό πλεονέκτημα για τους διαχειριστές έργων για την αποτελεσματική οργάνωση και διαχείριση των έργων και των εργασιών τους. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να προσαρμοστούν σε διαφορετικά μεγέθη και για άλλους σκοπούς σύμφωνα με τις απαιτήσεις του έργου.

Ας δούμε τα κορυφαία εργαλεία που χρησιμοποιεί ο διαχειριστής έργου για να παραδώσει το έργο

#1. Δευτέρα

Η Δευτέρα είναι ένα ολοκληρωμένο εργαλείο που βασίζεται σε σύννεφο για τη διαχείριση έργων. Οι PM μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το εργαλείο για να σχεδιάσουν, να παρακολουθήσουν και να ενημερώσουν την κατάσταση του έργου.

Διαθέτει 200+ ενσωματωμένα πρότυπα που διευκολύνουν τη δημιουργία ροών εργασίας και τη διαχείριση των δραστηριοτήτων της ομάδας.

Η οπτικά ελκυστική διεπαφή χρήστη είναι εύκολη στη χρήση χωρίς εκπαίδευση και η λειτουργία μεταφοράς και απόθεσης βοηθά στην προσαρμογή των στοιχείων και των επιμέρους στοιχείων και στην ενημέρωση των ροών εργασίας σε πραγματικό χρόνο.

Η μοναδική του αναπαράσταση δεδομένων επιτρέπει στο PM να αναπαραστήσει τη ροή εργασίας του έργου χρησιμοποιώντας γραφήματα Gantt. Το πλαίσιο Kanban επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να παρακολουθούν την τρέχουσα κατάσταση εργασίας ανά πάσα στιγμή.

Το λογισμικό διατίθεται σε τρεις εκδόσεις – Basic, Standard και Pro και οι τιμές είναι $8, $10 και $16/κάθισμα/μήνα, αντίστοιχα. Υπάρχει ακόμη και μια εταιρική έκδοση που υποστηρίζει προσαρμοσμένες λειτουργίες και πολύ περίπλοκα περιβάλλοντα.

  Υπάρχει ακόμα το Myspace;

#2. Wrike

Το λογισμικό Wrike διασφαλίζει την απρόσκοπτη εκτέλεση των έργων. Το εργαλείο βοηθά τους διαχειριστές έργων να διαχειρίζονται, να παρακολουθούν και να αποτρέπουν καθυστερήσεις στην εκτέλεση των δραστηριοτήτων του έργου.

Το εργαλείο δίνει πλήρη ορατότητα ενός έργου για να διασφαλίσει την αβίαστη διαχείριση των πόρων, των εργασιών και συμβάλλει στην τήρηση του χρονοδιαγράμματος.

Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου, οι προσαρμοσμένες πλακέτες Kanban, η ασφάλεια εταιρικού επιπέδου και η αυτοματοποίηση ροής εργασιών παρέχουν πλήρη έλεγχο και προβολή του έργου.

Ανεξάρτητα από την κατακόρυφη ή την επιχειρηματική σας μονάδα, αυτό το εργαλείο κάνει μια δουλειά για έναν διαχειριστή έργου ακατάπαυστα. Το εργαλείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί από διάφορους τομείς όπως η πληροφορική, το ψηφιακό μάρκετινγκ, η διαχείριση προϊόντων και έργων, συμβουλευτικά έργα, επαγγελματικές υπηρεσίες, επιχειρηματικές λειτουργίες κ.λπ.

Μπορείτε να δείτε μερικά ακόμη εργαλεία διαχείρισης έργου εδώ.

Εργαλεία που χρησιμοποιούνται από το Resource Manager

Οι διαχειριστές πόρων χρησιμοποιούν εργαλεία και πρότυπα για να κάνουν την εργασία αποτελεσματικά.

Ανάλογα με το μέγεθος του έργου ή το προφίλ της ομάδας και της εταιρείας, οι διαχειριστές πόρων μπορούν να επιλέξουν από έναν μεγάλο αριθμό εργαλείων διαχείρισης πόρων που διατίθενται αυτήν τη στιγμή στην αγορά.

Teamdeck

Το Teamdeck είναι ένα αποτελεσματικό και πλήρες λογισμικό διαχείρισης πόρων που βασίζεται σε σύννεφο. Το λογισμικό επωφελείται από την άποψη του προγραμματισμού πόρων, της παρακολούθησης χρόνου, του ελέγχου διαθεσιμότητας και της δημιουργίας προσαρμοσμένων αναφορών.

Η ευέλικτη κονσόλα διαχείρισης πόρων παρέχει όλες τις λεπτομέρειες των πόρων που διατίθενται σε έργα και την ορατότητα του τρέχοντος και του μελλοντικού φόρτου εργασίας.

Είτε είναι μόνιμοι, προσωρινοί ή ακόμα και ανεξάρτητοι, όλοι οι πόροι μπορούν να παρακολουθηθούν και τα φύλλα χρόνου τους μπορούν να διατηρηθούν.

Μία από τις καλύτερες δυνατότητες προσαρμογής του είναι ότι παρέχει ενσωμάτωση λογισμικού API με άλλα εργαλεία όπως το Slack, το Zapier κ.λπ. Τα ενσωματωμένα πρότυπα, τα οποία μπορούν να προσαρμοστούν περαιτέρω, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αναφορές.

Το λογισμικό είναι διαθέσιμο για δοκιμή δωρεάν για επτά ημέρες, μετά τις οποίες κοστίζει 3,99 $/μέλος ομάδας/μήνα.

Ορισμένα πιο δημοφιλή εργαλεία διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού που βασίζονται στο SaaS εξηγούνται εδώ.

Συμπέρασμα 👩‍🏫

Οι διαχειριστές έργων και οι διαχειριστές πόρων είναι δύο σημαντικά σημεία εστίασης για την επιτυχή εκτέλεση των δεσμεύσεων. Η χρήση εργαλείων για τη διευκόλυνση και την αυτοματοποίηση της εργασίας τους θα βοηθήσει πολύ στην επιτάχυνση των καθημερινών ευθυνών, στην ενίσχυση της καλά οργανωμένης επικοινωνίας και, το πιο σημαντικό, στην παρακολούθηση των προϋπολογισμών και των εξόδων.

Η επιλογή συγκεκριμένων εργαλείων βασίζεται στην ανάγκη, το έργο και την εταιρεία. Ξεκινώντας λοιπόν, προτείνω να εφαρμόσετε μια δοκιμαστική περίοδο του εργαλείου, να ελέγξετε τη σκοπιμότητα και στη συνέχεια να λάβετε μια τελική απόφαση.

Μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρει το Καλύτερο Λογισμικό Διαχείρισης Έργων Ανοικτού Κώδικα