Η επιτυχία οποιουδήποτε έργου εξαρτάται από την αποτελεσματική διαχείριση και τον προγραμματισμό του έργου. Η διαχείριση έργων είναι μια πρόκληση για τους διαχειριστές έργων, ειδικά όταν υπάρχουν πολλά έργα, προθεσμίες και μέλη της ομάδας για συντονισμό.
Ευτυχώς, το λογισμικό προγραμματισμού έργων μπορεί να κάνει τη διαδικασία πολύ πιο απλή. Αυτά τα εργαλεία προσφέρουν μια σειρά λειτουργιών για την απλοποίηση του σχεδιασμού και της εκτέλεσης του έργου, συμπεριλαμβανομένων των διαγραμμάτων Gantt και της κατανομής πόρων.
Ωστόσο, η επιλογή αυτού που ταιριάζει στις ανάγκες σας μπορεί να είναι εξαντλητική, δεδομένου του ευρέος φάσματος των δυνατοτήτων που είναι προσβάσιμες. Για να σας βοηθήσουμε να κάνετε μια τεκμηριωμένη επιλογή και να αυξήσετε την επιτυχία του επερχόμενου έργου σας, θα εξετάσουμε μερικές από τις καλύτερες διαθέσιμες λύσεις λογισμικού προγραμματισμού έργων, εμβαθύνοντας σε βάθος στις δυνατότητές τους. Αλλά πρώτα, ας κατανοήσουμε τη σημασία του προγραμματισμού έργων στον χώρο διαχείρισης έργου.
Πίνακας περιεχομένων
Γιατί είναι ζωτικής σημασίας ο προγραμματισμός του έργου στη Διαχείριση Έργων;
Ο προγραμματισμός έργου είναι ένα κρίσιμο συστατικό της διαχείρισης έργου, καθώς βοηθά στη διαχείριση του χρόνου, των πόρων και των εργασιών που απαιτούνται για την επιτυχή εκτέλεση ενός έργου.
- Διαχείριση χρόνου: Ο προγραμματισμός έργου δίνει τη δυνατότητα στους διαχειριστές έργου να καθορίσουν μια προθεσμία για την ολοκλήρωση των επιμέρους εργασιών μέσα σε ένα έργο και στο έργο ως σύνολο. Τους βοηθά να προβλέπουν καθυστερήσεις, να κάνουν εφεδρικά σχέδια και να διασφαλίζουν ότι το έργο έχει ολοκληρωθεί εντός του χρονοδιαγράμματος.
- Κατανομή πόρων: Διανέμει αποτελεσματικά τους πόρους, συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού, των προμηθειών και του εξοπλισμού. Αυτό εγγυάται ότι το έργο θα προχωρήσει χωρίς καθυστερήσεις και ότι οι πόροι θα είναι προσβάσιμοι όταν χρειαστεί.
- Προτεραιοποίηση: Οι διαχειριστές έργων μπορούν να οργανώσουν εργασίες και δραστηριότητες με σειρά προτεραιότητας και επείγουσας ανάγκης. Αυτό εγγυάται ότι οι κρίσιμες δραστηριότητες ολοκληρώνονται έγκαιρα και ότι το έργο παραμένει στην πορεία του.
- Επικοινωνία: Ο προγραμματισμός βοηθά στην ενημέρωση των ενδιαφερομένων, των μελών της ομάδας και των πελατών σχετικά με το χρονοδιάγραμμα, τις προσδοκίες και τα ορόσημα του έργου.
- Προϋπολογισμός: Τα έργα προγραμματισμού επιτρέπουν στους διαχειριστές έργων να προβλέψουν με ασφάλεια τον χρόνο και τους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας, κάτι που βοηθά στον προγραμματισμό του προϋπολογισμού και στη διαχείριση του κόστους.
Γενικά, ο προγραμματισμός του έργου διαδραματίζει κεντρικό ρόλο στον αποτελεσματικό σχεδιασμό, την παρακολούθηση και τον έλεγχο των έργων ώστε να διασφαλίζεται ότι ολοκληρώνεται εντός του χρονοδιαγράμματος, εντός του προϋπολογισμού και σύμφωνα με τους στόχους του έργου.
Δυνατότητες που πρέπει να αναζητήσετε σε ένα λογισμικό προγραμματισμού έργου
Αυτά είναι μερικά από τα σημαντικά χαρακτηριστικά που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την αναζήτηση λογισμικού προγραμματισμού έργων:
- Διαχείριση εργασιών: θα πρέπει να είναι δυνατή η δημιουργία και η διαχείριση εργασιών, συμπεριλαμβανομένης της ανάθεσης σε μέλη της ομάδας, του καθορισμού προθεσμιών και της παρακολούθησης προόδου.
- Διαγράμματα Gantt: Τα γραφήματα Gantt είναι γραφικές απεικονίσεις των χρονοδιαγραμμάτων έργων. Το πρόγραμμα θα πρέπει να μπορεί να δημιουργεί γραφήματα Gantt και να επιτρέπει την τροποποίηση γραφημάτων.
- Συνεργασία: Όταν εργάζεστε σε ένα έργο, τα εργαλεία συνεργασίας είναι απαραίτητα. Το πρόγραμμα θα πρέπει να επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να αλληλεπιδρούν, να μοιράζονται αρχεία και να συνεργάζονται σε έργα.
- Παρακολούθηση χρόνου: Οι δυνατότητες παρακολούθησης χρόνου είναι απαραίτητες για την παρακολούθηση του χρόνου που αφιερώνεται σε εργασίες και έργα. Το λογισμικό θα πρέπει να μπορεί να παρακολουθεί τον χρόνο που αφιερώνει κάθε μέλος της ομάδας, το οποίο δίνει στους διαχειριστές του έργου αναφορές για το πόσο χρόνο ξοδεύτηκε σε κάθε εργασία.
- Αναφορές: Οι διαχειριστές έργων θα πρέπει να μπορούν να παρακολουθούν την κατάσταση του έργου, να παρακολουθούν την πρόοδό του και να εντοπίζουν προβλήματα χάρη στις δυνατότητες αναφοράς του λογισμικού.
Τώρα που γνωρίζουμε τον ρόλο του λογισμικού προγραμματισμού έργων στην επιτυχή ολοκλήρωση έργων σε οργανισμούς, ας προχωρήσουμε στην εξέταση των καλύτερων διαθέσιμων επιλογών.
Δευτέρα
Η Δευτέρα είναι μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα διαχείρισης έργων, με τον προγραμματισμό έργων να είναι μία από τις πολλές δυνατότητές της. Το εργαλείο μπορεί να προσαρμοστεί για να καλύψει τις ανάγκες του οργανισμού και βοηθά στην κατανόηση της εξέλιξης των εργασιών μαζί με την κατάστασή τους.
Η λειτουργία χρονοδιάγραμμα της Δευτέρας σάς επιτρέπει να σχεδιάζετε έργα, να ορίζετε προθεσμίες, να ορίζετε μέλη της ομάδας, να ορίζετε εργασίες και να δημιουργείτε εξαρτήσεις. Το λογισμικό βοηθά επίσης στην εκ νέου ανάθεση εργασιών με ένα κλικ στο κουμπί και παρακολούθηση της προόδου μετά τη συλλογή δεδομένων από πολλαπλούς πίνακες.
Βασικά χαρακτηριστικά:
- Δημιουργήστε συνοπτικά γραφήματα και εξάγετε σχέδια έργων σε διάφορες μορφές όπως XML, PDF και άλλα.
- Δευτέρα ενσωμάτωση με Slack, Excel, Google Drive, Gmail, Ημερολόγιο Google, Jira, GitHub και άλλα.
- Kanban Boards για τη διαχείριση των πάντων, από έργα έως τμήματα.
- Εβδομαδιαία λίστα ελέγχου για την οργάνωση εβδομαδιαίων εργασιών και τη διατήρηση των έργων σε καλό δρόμο.
ProjectManager
Τόσο απλό όσο το όνομά του, το ProjectManager είναι ένα απλό λογισμικό προγραμματισμού έργων που κάνει τη δημιουργία λεπτομερών σχεδίων έργων και τον προγραμματισμό έργων παιχνιδάκι. Μπορείτε να οπτικοποιήσετε τα σχέδια του έργου σας μέσω χρονοδιαγραμμάτων, διαγραμμάτων Gantt και ημερολογίων για να παραμείνετε σε καλό δρόμο.
Οι λειτουργίες διαχείρισης εργασιών και παρακολούθησης χρόνου επιτρέπουν στην ομάδα σας να δει τις επερχόμενες εργασίες και να παρέχει ενημερώσεις κατάστασης σε πραγματικό χρόνο στους ενδιαφερόμενους. Συνολικά, περιλαμβάνει όλες τις χρήσιμες λειτουργίες που διατηρούν την επιτυχή εξέλιξη των έργων σας.
Βασικά χαρακτηριστικά:
- Διαγράμματα Gantt, λίστες εργασιών, υπολογιστικά φύλλα, πίνακες Kanban και ημερολόγια έργων για να ορίσετε εξαρτήσεις, προθεσμίες και ορόσημα και να προσδιορίσετε τις φάσεις του έργου.
- Ενσωματώνεται με περισσότερες από 1000 επιχειρηματικές εφαρμογές, συμπεριλαμβανομένων των Office 365, Google, Jira, Slack και Zapier για να αναφέρουμε μερικές.
- Επιτρέπει τη δημιουργία οπτικών χρονοδιαγραμμάτων και τη λήψη ενημερώσεων σε πραγματικό χρόνο.
- Ηλεκτρονικοί πίνακες εργαλείων έργων για παρακολούθηση πόρων, δεδομένων και προϋπολογισμού σε πραγματικό χρόνο.
- Φύλλα χρόνου για την παρακολούθηση του χρόνου που αφιερώνεται σε κάθε εργασία.
Έξυπνο φύλλο
Το Smartsheet είναι μια εξελιγμένη πλατφόρμα προγραμματισμού έργων που επιτρέπει στις επιχειρήσεις να παραμένουν συγχρονισμένες με τα χρονοδιαγράμματα των έργων τους, να παρακολουθούν εργασίες και προϋπολογισμούς και να παραδίδουν έργα στην ώρα τους. Παρέχοντας πολλαπλές διαισθητικές προβολές όπως Grid, γραφήματα Gantt και Calendar, τα μέλη της ομάδας έχουν αρκετή ευελιξία για να αναλύσουν τι εργάζονται.
Το Smartsheet ενσταλάζει τη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας, επιτρέποντας στα μέλη της ομάδας να μοιράζονται την εργασία τους με πρόσβαση στις λεπτομέρειες του έργου εν κινήσει, ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους. Μερικές από τις βασικές προσφορές του Smartsheet είναι:
- Διαχείριση πόρων για να μάθετε ποια μέλη της ομάδας και εργάζονται και να προσαρμόσετε γρήγορα τις κατανομές.
- Δημιουργήστε ένα σύστημα καταγραφής σε πραγματικό χρόνο επισυνάπτοντας τεκμηρίωση του έργου, λεπτομέρειες και αντιστοιχία με το χρονοδιάγραμμα του έργου σας και τις μεμονωμένες εργασίες σας.
- Διαδραστική προβολή ημερολογίου με χρωματικό κώδικα για γρήγορη αναγνώριση εργασιών και επερχόμενων προθεσμιών.
- Οι εφαρμογές για κινητές συσκευές iOS και Android σάς επιτρέπουν να έχετε πρόσβαση σε σχέδια έργων εν κινήσει.
- Ενοποίηση με εφαρμογές όπως Microsoft, Google, Dropbox, Jira και Salesforce.
- Πρότυπα προγραμματισμού έργων που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε.
TeamGantt
Έχοντας εμπιστοσύνη από επωνυμίες όπως η Amazon, το Netflix και η Nike, η TeamGantt παρέχει όλα όσα χρειάζεται για να τηρήσει τις προθεσμίες, να εξοικονομήσει χρόνο και να παραδώσει έργα εντός του καθορισμένου προϋπολογισμού. Αυτό το λογισμικό προγραμματισμού έργου σάς επιτρέπει να αναθέσετε εργασίες, να δημιουργήσετε χρονοδιαγράμματα και να επιτρέψετε τον εύκολο προγραμματισμό και τη δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων έργων.
Η πανοραμική προβολή του χρονοδιαγράμματος του έργου επιτρέπει στους διαχειριστές να βλέπουν τις εργασίες κάθε μέλους της ομάδας, να ενημερώνουν τα χρονοδιαγράμματα των έργων και να αναθέτουν εργασίες από οπουδήποτε και σε οποιαδήποτε συσκευή. Η αναφορά αναφοράς σάς επιτρέπει να συγκρίνετε το αρχικό σχέδιο έργου με το τρέχον χρονοδιάγραμμά σας για να οπτικοποιήσετε την πρόοδο που σημειώθηκε.
Άλλες προσφορές του teamgantt περιλαμβάνουν προβολές χαρτοφυλακίου, αναφορές, ημερολόγια, προβολές λίστας και μια εφαρμογή για κινητά για τη διαχείριση έργων εν κινήσει.
Βασικά χαρακτηριστικά:
- Λειτουργία μεταφοράς και απόθεσης για εύκολη δημιουργία χρονοδιαγράμματος.
- Ενημερώστε και ελέγξτε τα χρονοδιαγράμματα έργων από οποιαδήποτε συσκευή.
- Λειτουργίες συνεργασίας για απλοποίηση της επικοινωνίας.
- Προβολή φόρτου εργασίας και διαθεσιμότητας ομάδας.
- Μορφές προβολής ημερολογίου και λίστας.
Πρόβλεψη
Το Forecast προσφέρει μια διαισθητική και εύχρηστη πλατφόρμα για τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται τα έργα, τους πόρους και τον προϋπολογισμό τους. Με την υποστήριξη της τεχνητής νοημοσύνης, οι έξυπνες δυνατότητες αυτού του λογισμικού σάς βοηθούν στο σχεδιασμό και την εκτέλεση των έργων σας και τη λήψη αποφάσεων βάσει δεδομένων.
Αυτό που είναι μοναδικό για το Forecst είναι ο έξυπνος μηχανισμός προειδοποίησης που συμβάλλει στον μετριασμό των κινδύνων όταν το χρονοδιάγραμμα ξεφεύγει.
Βασικά χαρακτηριστικά:
- Προγραμματισμός έργων με τεχνητή νοημοσύνη για τη λήψη εξυπνότερων αποφάσεων.
- Δυνατότητες διαχείρισης πόρων για διαχείριση εργασίας, πόρων και οικονομικών.
- Αυτόματες σε βάθος επιχειρηματικές πληροφορίες για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των επιχειρηματικών αποφάσεων.
- Αποτελεσματική ομαδική συνεργασία για να κρατηθούν όλοι ενήμεροι.
- Λογισμικό διαχείρισης έργων για το σχεδιασμό, την παρακολούθηση και την εκτέλεση έργων και τη διαχείριση οικονομικών.
- Ενσωμάτωση με δημοφιλή εργαλεία διαχείρισης έργων και παραγωγικότητας όπως τα Asana, Github, Google Drive, Hubspot, Jira και άλλα.
GanttPro
Το GanttPro επιτρέπει τον ακριβή προγραμματισμό εργασιών και την παρακολούθηση έργου για να επιταχύνει τη διαδικασία διαχείρισης δωρεάν. Το λογισμικό λειτουργεί άψογα για όλα τα είδη διαδικτυακών σχεδίων και επιτρέπει τη δημιουργία εργασιών με ένα κλικ στο κουμπί. Το γράφημα Gantt απεικονίζει εργασίες, ορόσημα, προθεσμίες και εξαρτήσεις με οπτικά ελκυστικό τρόπο.
Δίνοντάς σας τη δυνατότητα να παρακολουθείτε και να παρακολουθείτε το χρονοδιάγραμμα με μια ματιά, το GanttPro είναι μια τέλεια επιλογή για κάθε σενάριο όπου ο προγραμματισμός και η διαχείριση του έργου είναι αναγκαιότητα.
Βασικά χαρακτηριστικά:
- Αναθέστε και διαχειριστείτε εργασίες και αναθέσεις με ένα κλικ στο κουμπί.
- Δυνατότητες ομαδικής συνεργασίας για τη βελτίωση της παραγωγικότητας.
- Διαχειριστείτε τους πόρους μαζί με τον φόρτο εργασίας τους και ανακατανείμετε τις εργασίες εάν απαιτείται.
- Εξάγετε και μοιραστείτε τα χρονοδιαγράμματα του έργου με ενδιαφερόμενους φορείς, πελάτες και μέλη της ομάδας.
- Συγκρίνετε την τρέχουσα πρόοδο του χρονοδιαγράμματος με αυτή του αρχικού σχεδίου για τον εντοπισμό κινδύνων.
SmartTask
Επωνυμίες όπως η Pepsi, η Reliance και η Hitachi, μαζί με περισσότερες από 2000 επιχειρήσεις, εμπιστεύονται τη SmartTask για τη διαχείριση και τον προγραμματισμό έργων. Η απλή αλλά ισχυρή πλατφόρμα προσφέρει όλα όσα απαιτούνται για να συνεργαστείτε με τα μέλη της ομάδας, να εργαστείτε στα έργα και να κρατήσετε τα πάντα οργανωμένα.
Ο κεντρικός πίνακας εργαλείων είναι εξαιρετικά προσαρμόσιμος και σας επιτρέπει να αλλάξετε την προβολή ως λίστα, πίνακα, ημερολόγιο και Χρονολόγιο. Η εκτενής ενότητα δημιουργίας αναφορών μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία γραφημάτων σε πραγματικό χρόνο και τον εντοπισμό πιθανών προβλημάτων.
Βασικά χαρακτηριστικά:
- Έργα ορόσημα για την παρακολούθηση της σημαντικής προόδου του έργου.
- Χρονοδιάγραμμα για να δείτε και να παρακολουθείτε την πρόοδο με ευκολία και να προσδιορίσετε τι εργάζεστε με μια ματιά.
- Αυτόματος προγραμματισμός εξαρτώμενων εργασιών με καθυστέρηση.
- Βασική γραμμή για σύγκριση της τρέχουσας προόδου με το αρχικό σχέδιο έργου.
- Πρότυπα έργων για γρήγορη υλοποίηση επαναλαμβανόμενων έργων.
Clockify
Το Clockify είναι ένα διάσημο λογισμικό φύλλου χρόνου που σας δίνει επίσης τη δυνατότητα να διαχειρίζεστε και να προγραμματίζετε έργα και πόρους. Σας δίνει τη δυνατότητα να διαχειρίζεστε υπαλλήλους, να οπτικοποιείτε τις βάρδιες και τα έργα σε ένα χρονοδιάγραμμα και να παρακολουθείτε το χρόνο που ξοδεύουν τα μέλη της ομάδας για να παραμείνετε συγχρονισμένοι. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε και να εξαγάγετε αναφορές έργων σε μορφή Excel και PDF για να τις μοιραστείτε με τους ενδιαφερόμενους.
Η χρήση του Clockify για τον προγραμματισμό του έργου είναι μια απλή εργασία. Πρέπει να δημιουργήσετε έργα και να τα κατηγοριοποιήσετε ανάλογα με τους πελάτες. Μετά από αυτό, αναθέστε μέλη της ομάδας και ξεκινήστε να προγραμματίζετε εργασίες. Επιπλέον, είναι δυνατό να προσθέσετε έργα, να ορίσετε ορόσημα και να δημιουργήσετε εργασίες απευθείας από τον πίνακα εργαλείων.
Βασικά χαρακτηριστικά:
- Σας επιτρέπει να παρακολουθείτε χρόνο, συμβάντα, εργασίες και την πρόοδο του έργου.
- Οραματιστείτε την πρόοδο του έργου και προβλέψτε την απόδοση του έργου.
- Αναφορές ανάθεσης για σύγκριση προγραμματισμένου και πραγματικού σχεδίου έργου.
- Αίτημα και παρακολούθηση χρόνου απενεργοποίησης.
- Το Clockify μπορεί εύκολα να συγχρονιστεί με το Outlook και το Ημερολόγιο Google
ProProfs
Το λογισμικό προγραμματισμού έργων που βασίζεται σε cloud, το ProProfs επιτρέπει την απρόσκοπτη παρακολούθηση έργων και εργασιών και απλοποιεί τη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας. Επιτρέπει στους διαχειριστές έργων να προσδιορίζουν την πρόοδο με το γράφημα Gantt και να λαμβάνουν υπενθυμίσεις στα Ημερολόγια Google για να συμβαδίζουν με τις προθεσμίες.
Μπορείτε να αναθέσετε εκ νέου εργασίες, να παρακολουθείτε την πρόοδο, να λαμβάνετε άμεσες ενημερώσεις και να χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά τους πόρους χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα προγραμματισμού έργου.
Βασικά χαρακτηριστικά:
- Συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο και δημιουργήστε εξαρτήσεις εργασιών.
- Σημειώστε προθεσμίες και προγραμματίστε έργα με τους πίνακες Ημερολογίου Google και Kanban.
- Επιτύχετε ορόσημα έργου και παρακολουθήστε την πρόοδο του έργου με τα διαγράμματα Gantt.
- Παρακολουθήστε το χρόνο και παρακολουθήστε την απόδοση κάθε μέλους της ομάδας.
- Δημιουργήστε διορατικές αναφορές και εξάγετε τις σε διαφορετικές μορφές για να τις μοιραστείτε με τους ενδιαφερόμενους.
Τελευταίες λέξεις
Το λογισμικό προγραμματισμού έργων επιτρέπει στους διαχειριστές έργων και στα μέλη της ομάδας να ολοκληρώσουν τις εργασίες τους, να διαχειρίζονται χρόνο και προϋπολογισμό και να τηρούν τις προθεσμίες. Ωστόσο, όλα εξαρτώνται από την επιλογή του κατάλληλου λογισμικού προγραμματισμού έργων για να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις της επιχείρησής σας. Προτού συμβιβαστείτε με ένα, ελέγξτε προσεκτικά τις δυνατότητές τους και συγκρίνετε τις προσφορές τους για να έχετε το μέγιστο όφελος.
Μπορείτε επίσης να εξερευνήσετε κάποιο δωρεάν λογισμικό διαχείρισης εργασιών και έργων.