9 Καλύτερο λογισμικό PSA για μικρομεσαίες επιχειρήσεις για τη μείωση του επιχειρηματικού κόστους

Η διαχείριση και η οργάνωση των καθημερινών εργασιών των επιχειρήσεων είναι δύσκολη, ειδικά για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις.

Ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, γνωρίζετε πόσο σημαντικό αλλά και απαιτητικό είναι να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα και να μειώσετε τα έξοδα. Είναι ενδιαφέρον ότι το λογισμικό Professional Service automation (PSA) προσφέρει έναν αποτελεσματικό τρόπο για την επίτευξη αυτού του στόχου.

Το λογισμικό PSA απλοποιεί τις λειτουργίες, βελτιώνει την ορατότητα και μειώνει το εταιρικό κόστος αυτοματοποιώντας πολλές από τις μη αυτόματες δραστηριότητες που σχετίζονται με επαγγελματικές υπηρεσίες. Ωστόσο, η επιλογή του καλύτερου λογισμικού PSA αποτελεί πρόκληση για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις λόγω της πληθώρας δυνατοτήτων στην αγορά.

Αυτή η ανάρτηση θα συζητήσει τις κορυφαίες διαθέσιμες λύσεις λογισμικού PSA, μερικά από τα κύρια οφέλη τους και πώς συμβάλλουν στη μείωση των λειτουργικών εξόδων.

Οφέλη από τη χρήση του λογισμικού PSA

Το λογισμικό επαγγελματικής αυτοματοποίησης υπηρεσιών (PSA) προσφέρει πολλά οφέλη σε επιχειρήσεις που προσπαθούν να μειώσουν τα έξοδα και να ενισχύσουν την παραγωγικότητα. Εκτός από την παροχή εργαλείων για την παρακολούθηση βασικών δεικτών απόδοσης, το λογισμικό PSA μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να κατανέμουν πόρους πιο έξυπνα, μειώνοντας τελικά το επιχειρηματικό κόστος.

Ας εμβαθύνουμε παρακάτω σχετικά με το πώς το επαγγελματικό λογισμικό αυτοματισμού υπηρεσιών μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να μειώσουν τα έξοδα.

Μείωση διοικητικών καθηκόντων – Αυτοματοποιώντας χρονοβόρες διαδικασίες όπως ο προγραμματισμός έργων, ο προγραμματισμός, η οικονομική αναφορά και η διαχείριση ροής εργασιών, οι επιχειρήσεις μπορούν να εξοικονομήσουν σημαντικά ποσά χρόνου που μπορούν να δαπανηθούν σε πιο παραγωγικές δραστηριότητες.

Πιο προβλέψιμα αποτελέσματα – Υπό το φως των υπαρχόντων πόρων, τα εργαλεία PSA με δυνατότητα AI μπορούν να βοηθήσουν στην πρόβλεψη του πότε μπορούν να παραδοθούν τα έργα. Οι επιχειρήσεις μπορούν να προγραμματίζουν πιο αποτελεσματικά, γεγονός που μειώνει την πιθανότητα καθυστερήσεων ή υπερβάσεων κόστους.

Βελτίωση της οικονομικής απόδοσης – Το λογισμικό PSA μπορεί επίσης να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να μειώσουν τις διαρροές προϋπολογισμού παρακολουθώντας τις προγραμματισμένες έναντι των πραγματικών δαπανών και εντοπίζοντας τομείς όπου ο μη χρεώσιμος χρόνος και τα έξοδα επηρεάζουν τον προϋπολογισμό. Εντοπίζοντας έγκαιρα τις υπερβολικές δαπάνες, οι επιχειρήσεις μπορούν να λάβουν μέτρα για να περιορίσουν τις διαρροές προϋπολογισμού και να βελτιώσουν τη συνολική οικονομική απόδοση.

Ενισχύστε τα περιθώρια κέρδους του έργου – Τέλος, το λογισμικό PSA μπορεί να βοηθήσει στην ενίσχυση των περιθωρίων κέρδους του έργου, προσφέροντας ζωτικά δεδομένα σχετικά με το ποιοι πελάτες και τα έργα είναι πιο κερδοφόρα για το χαρτοφυλάκιο. Οι μελλοντικές αποφάσεις σχετικά με τα έργα που θα επιδιωχθούν και τον τρόπο με τον οποίο θα δαπανηθούν πόροι για τον βέλτιστο αντίκτυπο μπορούν να ληφθούν υπόψη από αυτές τις πληροφορίες.

Βέλτιστες πρακτικές για την εφαρμογή λογισμικού PSA

Η εφαρμογή λογισμικού αυτοματισμού επαγγελματικών υπηρεσιών (PSA) μπορεί να είναι προκλητική και χρειάζεται προσεκτικό σχεδιασμό και εκτέλεση. Όταν χρησιμοποιείτε λογισμικό PSA, έχετε υπόψη σας τις ακόλουθες συστάσεις:

Καθορίστε τα κριτήριά σας: Είναι σημαντικό να καθορίσετε τις απαιτήσεις σας πριν επιλέξετε μια λύση PSA. Ποιοι είναι οι στόχοι της εταιρείας σας; Ποιες ιδιότητες απαιτούνται για την επίτευξη αυτών των στόχων; Μπορείτε να επιλέξετε το καλύτερο λογισμικό PSA και να δημιουργήσετε σαφείς προσδοκίες προσδιορίζοντας τις ανάγκες σας.

Συμμετοχή βασικών ενδιαφερομένων: Συμπεριλάβετε διευθυντές έργων, πωλήσεων και οικονομικών στη διαδικασία υλοποίησης. Η συμβολή τους είναι απαραίτητη για την επιλογή του σωστού λογισμικού που καλύπτει τις ανάγκες τους.

Θέστε σαφείς στόχους: Θέστε σαφείς στόχους για τη διαδικασία υλοποίησης, όπως η αύξηση της παραγωγικότητας, η βελτίωση της προβολής του έργου ή η μείωση των μη αυτόματων διαδικασιών. Το να έχετε ξεκάθαρους στόχους θα σας βοηθήσει να μετρήσετε την επιτυχία της εφαρμογής και να κρατήσετε τους πάντες σε καλό δρόμο.

Αναπτύξτε ένα σχέδιο έργου: Αναπτύξτε ένα σχέδιο έργου που περιγράφει τη διαδικασία υλοποίησης και το χρονοδιάγραμμα. Αυτό το σχέδιο πρέπει να περιλαμβάνει καθήκοντα, ευθύνες, προθεσμίες και ορόσημα.

Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους: Βεβαιωθείτε ότι τα μέλη της ομάδας σας λαμβάνουν επαρκή εκπαίδευση για να εξοικειωθούν με το νέο λογισμικό και να ξέρουν πώς να το χρησιμοποιούν καλά.

Παρακολούθηση της προόδου υλοποίησης: Να την παρακολουθείτε πάντα. Αυτό θα σας επιτρέψει να εντοπίσετε τυχόν προβλήματα ή εμπόδια και να λάβετε τα κατάλληλα μέτρα για να διατηρήσετε την υλοποίηση εντός του χρονοδιαγράμματος.

Πραγματοποιήστε δοκιμή λογισμικού: Ελέγξτε προσεκτικά το λογισμικό πριν το αναπτύξετε. Αυτό διασφαλίζει ότι όλες οι δυνατότητες και οι ενσωματώσεις λειτουργούν σωστά.

Με την τήρηση αυτών των βέλτιστων πρακτικών, μπορείτε να αυξήσετε τις πιθανότητες για μια επιτυχημένη εφαρμογή λογισμικού PSA που καλύπτει τις ανάγκες της επιχείρησής σας και σας βοηθά στην επίτευξη των στόχων σας.

Επομένως, διαβάστε και εξερευνήστε το καλύτερο λογισμικό PSA που διατίθεται στην αγορά για να βελτιστοποιήσετε τις λειτουργίες της επιχείρησής σας.

ManageEngine

Το ManageEngine PSA βοηθά τους οργανισμούς να εντοπίσουν τους τομείς προς βελτίωση και να εξορθολογίσουν τις διαδικασίες παροχής υπηρεσιών τους. Χάρη στις πληροφορίες και τα αναλυτικά στοιχεία σε πραγματικό χρόνο που είναι ενσωματωμένα στο λογισμικό, μπορείτε να έχετε μια πανοραμική άποψη των επιχειρηματικών διαδικασιών και των αποτελεσμάτων τους.

Το λογισμικό παρέχει μια ολοκληρωμένη λύση για τη διαχείριση όλων των στοιχείων της διαχείρισης έργου. Συνδέεται επίσης καλά με άλλα προγράμματα και εργαλεία, όπως συστήματα CRM, λογιστικό λογισμικό και λογισμικό γραφείου υποστήριξης. Τα βασικά χαρακτηριστικά του ManageEngine περιλαμβάνουν:

• Διαχείριση λογαριασμού για τη διαχείριση προϋπολογισμών πολλών οργανισμών.
• Αναβαθμίστε την εμφάνιση και την αίσθηση της πύλης αυτοεξυπηρέτησης.
• Αυτοματοποιημένη χρέωση για εξοικονόμηση χρόνου και προσπάθειας που δαπανάται για τη δημιουργία τιμολογίων.
• Ενσωματώσεις με πολλά εγγενή και τρίτα κατασκευαστικά λογισμικά πληροφορικής και επιχειρήσεων.
• Διαχειριστείτε τα έργα αποτελεσματικά δημιουργώντας ορόσημα και εργασίες.

SuperOps

Το SuperOps περιλαμβάνει μια πλήρη ενότητα Service Desk που βοηθά τους διευθυντές να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις μιας ομάδας επιχειρήσεων και να οργανώσουν σωστά τις εργασίες της ομάδας.

Κάθε υπάλληλος λαμβάνει έναν πίνακα εργαλείων που εμφανίζει μια λίστα εργασιών, την κατάσταση καθεμιάς και τις εργασίες που απομένουν να ολοκληρωθούν. Είναι επίσης δυνατό να προσδιορίσετε τις συμφωνίες επιπέδου υπηρεσιών και να παρακολουθήσετε πόσο καλά εκπληρώνονται.

Το SuperOps είναι εξοπλισμένο με τις ακόλουθες μονάδες:

• Μονάδα διαχείρισης πελατών για τη διατήρηση μιας βάσης δεδομένων επαφών πελατών, αρχείων καταγραφής αλληλεπιδράσεων και συμβάσεων.
• Αυτοματοποιημένη χρέωση για την προσαρμογή και την αυτοματοποίηση της δημιουργίας συμβολαίων και τιμολογίων.
• Διαχείριση έργου για οπτικοποίηση, συνεργασία και εκτέλεση έργων απρόσκοπτα.
• Διαχείριση προσφορών για να φέρει προβλεψιμότητα στις ταμειακές ροές.
• Task Automation για να ρυθμίσετε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες στον αυτόματο πιλότο και να μειώσετε τη μονοτονία.

Atera

Το Atera είναι μια λύση επαγγελματικής αυτοματοποίησης υπηρεσιών (PSA) που βασίζεται σε σύννεφο που δημιουργήθηκε για να βοηθήσει τους παρόχους υπηρεσιών πληροφορικής. Βοηθά στη διαχείριση αιτημάτων υποστήριξης πελατών, στην αυτοματοποίηση της διαχείρισης εσόδων και στην παρακολούθηση της υποδομής πληροφορικής.

Επειδή συνοδεύεται από όλα όσα χρειάζονται, αυτό το λογισμικό είναι μια ιδιαίτερα κατάλληλη επιλογή για νεοσύστατες επιχειρήσεις και μικρομεσαίες επιχειρήσεις, καθώς τους εξοικονομεί χρόνο από το να ψάξουν την αγορά για πρόσθετες ενότητες λογισμικού. Το Atera προσφέρει στους χρήστες τις ακόλουθες δυνατότητες:

• Helpdesk και Ticketing για διαχείριση εισιτηρίων εν κινήσει.
• Πύλη πελατών για την εκπαίδευση εργαζομένων και πελατών.
• Ενσωματώσεις χρέωσης για τη δημιουργία τιμολογίων για ωριαία, σταθερής διάρκειας και προϊόντα τρίτου μέρους.
• Αναφορές και αναλυτικά στοιχεία που βοηθούν στη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων.
• Network Discovery για να πραγματοποιήσει μια ολοκληρωμένη σάρωση ασφαλείας.

Συγχρονισμός

Το Syncro παρέχει μια σειρά εργαλείων και λειτουργιών που βοηθούν τους MSP να εξορθολογίσουν τις καθημερινές τους λειτουργίες και να παρέχουν καλύτερες υπηρεσίες στους πελάτες τους.

Αυτό το λογισμικό PSA προσφέρει μια σειρά από λειτουργίες που μπορούν να ωφελήσουν τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, όπως:

• Το λογισμικό παρέχει μια κεντρική πλατφόρμα έκδοσης εισιτηρίων για τη διαχείριση αιτημάτων πελατών, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας δημιουργίας, εκχώρησης και ιεράρχησης εισιτηρίων.
• Μια ενσωματωμένη δυνατότητα παρακολούθησης χρόνου, που επιτρέπει στους MSP να χρεώνουν τους πελάτες για τις υπηρεσίες τους και να παρακολουθούν με ακρίβεια την παραγωγικότητα των εργαζομένων.
• Αυτοματοποιημένη χρέωση για εξοικονόμηση χρόνου σε επαναλαμβανόμενα τιμολόγια και καταμέτρηση υπαλλήλων, περιουσιακών στοιχείων ή πολιτικών και λογαριασμών.
• Αναφορές και αναλυτικά στοιχεία για την παρακολούθηση της απόδοσης επένδυσης (ROI) και τη μετατροπή των δεδομένων σε χρήσιμες πληροφορίες.

Polaris

Το Polaris PSA της Replicon συγκεντρώνει 100% σωστά επιχειρηματικά δεδομένα σε πραγματικό χρόνο, κάνει ανάλυση εντατικής εργασίας και προσφέρει προτάσεις για προληπτική λήψη αποφάσεων.

Το Polaris PSA ενσωματώνεται επίσης καλά με το τρέχον οικοσύστημά σας λόγω των ανοιχτών API του. Το λογισμικό στέλνει ειδοποιήσεις βασισμένες σε εξαιρέσεις και προληπτικές, οι οποίες σας κρατούν ενήμερους για οτιδήποτε ασυνήθιστο που απαιτεί την προσοχή σας. Αυτή η αυτοοδηγούμενη λύση PSA απλοποιεί πολύπλοκες επιχειρηματικές αποφάσεις για την εταιρεία σας.

Το πλούσιο σε χαρακτηριστικά λογισμικό PSA προσφέρει τις ακόλουθες δυνατότητες:

• Λειτουργία Analytics για να λαμβάνετε insight σε πραγματικό χρόνο.
• Πλαίσιο για την επιβολή τυπικών πολιτικών, μορφών, δεδομένων και ροής εργασιών.
• Χρηματοοικονομική μοντελοποίηση για τη βελτιστοποίηση των υπηρεσιών, των εσόδων και των τιμών και τη μεγιστοποίηση των κερδών.
• Κεντρική προβολή έργων για συγκεκριμένους πελάτες για τη διαχείριση της απόδοσης και την παροχή διαφάνειας.

Rocketlane

Το Rocketlane είναι μια πλατφόρμα επαγγελματικών υπηρεσιών αυτοματισμού, εγκατάστασης και ενσωμάτωσης πελατών. Είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται από τις σύγχρονες επιχειρήσεις για τη βελτίωση της εμπειρίας των πελατών, τη μείωση του χρόνου προς αξία και την αύξηση της προβλεψιμότητας και της κερδοφορίας του έργου.

Η διαχείριση έργου, η συνεργασία εγγράφων και η επικοινωνία ενσωματώνονται άψογα στο Rocketlane για να προσφέρουν μια μοναδική, απρόσκοπτη εμπειρία. Οι ενσωματωμένες ενότητες όπως η διαχείριση πόρων, η παρακολούθηση χρόνου, η διαχείριση χαρτοφυλακίου και ο προϋπολογισμός σάς βοηθούν να ολοκληρώσετε έργα εντός καθορισμένων προϋπολογισμών και χρονοδιαγραμμάτων.

Το Rocketlane σάς βοηθά να εκτελέσετε τις ακόλουθες εργασίες:

• Παρακολουθήστε τον προϋπολογισμό, αναλύστε το εύρος ζώνης της ομάδας και προβλέψτε τη ζήτηση για να βελτιώσετε τα περιθώρια κέρδους.
• Σχεδιάστε έργα, διαχειριστείτε έγγραφα και συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο από ένα κεντρικό μέρος.
• Προηγμένα πρότυπα έργων. Τεκμηριώνει την αυτοματοποίηση ροής εργασιών για τη βελτίωση της παραγωγικότητας.
• Μια πύλη αυτοεξυπηρέτησης για αλληλεπίδραση με πελάτες και αυτοματοποίηση ενημερώσεων κατάστασης.
• Βελτιστοποιήστε το εύρος ζώνης της ομάδας και αξιοποιήστε στο έπακρο τους διαθέσιμους πόρους.

Σκόρο

Τα κορυφαία πρακτορεία και οι σύμβουλοι στον κόσμο λατρεύουν το Scoro, ένα βραβευμένο σύστημα PSA από άκρο σε άκρο.

Από το αρχικό γεια έως το τελευταίο τιμολόγιο, το Scoro σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε τη ροή εργασίας σας από μια κεντρική πλατφόρμα. Μπορείτε να απλοποιήσετε και να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες και να διασφαλίσετε ότι μια επιχείρηση λειτουργεί όσο το δυνατόν πιο ομαλά και αποτελεσματικά. Η σειρά μονάδων του Scoro περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

• Διαχείριση πόρων για την ανάθεση εργασιών με βάση το σύνολο δεξιοτήτων και τη διαθεσιμότητα.
• Διαχείριση έργου για τον εξορθολογισμό της ροής εργασιών, την αύξηση της παραγωγικότητας και την παρακολούθηση της προόδου σε πραγματικό χρόνο.
• Διαχείριση πελατών για διαχείριση πελατών, οικονομικών, λογαριασμών και τιμολογίων.
• Αναφορές και πληροφορίες για την ανάλυση KPI σε πίνακες εργαλείων σε πραγματικό χρόνο.

Wrike

Το Wrike είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργου που βασίζεται σε σύννεφο με ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο, γραφήματα Gantt, ημερολόγια, προβολή φόρτου εργασίας για διαχείριση πόρων και προσαρμοσμένους πίνακες εργαλείων.

Υποστηρίζει φακέλους, έργα, εργασίες και αυτόματη ανάθεση με βάση τις καταστάσεις εργασιών.

Το Wrike for Marketers είναι ένα αυτόνομο προϊόν με προσαρμοσμένα πρότυπα, εργαλεία διόρθωσης και επέκταση της Adobe. Το εργαλείο ενσωματώνεται με πολλά εργαλεία, συμπεριλαμβανομένων των SalesForce, Dropbox, Slack και Adobe Creative Cloud και παρέχει ένα ανοιχτό API. Το Wrike είναι κατάλληλο για μάρκετινγκ, λειτουργίες, δημιουργικές και μεγάλες έως μεσαίου μεγέθους ομάδες πληροφορικής.

Το Wrike περιλαμβάνει τα ακόλουθα ισχυρά χαρακτηριστικά και πολλά άλλα:

• Κεντρικοί πίνακες εργαλείων για προβολή εργασιών, διεργασιών και αναλυτικών στοιχείων.
• Αυτοματοποίηση για τη δημιουργία αυτοματοποιημένων ροών εργασίας και την εξάλειψη των μη αυτόματων προσπαθειών.
• Πίνακες Kanban για οπτικοποίηση της προόδου του έργου.
• Διαγράμματα Gantt για την πραγματοποίηση διαδραστικού προγραμματισμού έργων.
• Διαχείριση πόρων για την έγκαιρη κατανομή πόρων.

Καντάτα

Με το λογισμικό Kantata PSA, οι επιχειρήσεις μπορούν εύκολα να διαχειριστούν ολόκληρο τον κύκλο ζωής του έργου τους, από τη δημιουργία και τον προγραμματισμό του έργου μέχρι την παρακολούθηση της προόδου και την τιμολόγηση.

Το Kantata έχει σχεδιαστεί για να είναι διαισθητικό και φιλικό προς το χρήστη, διευκολύνοντας τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις να υιοθετήσουν γρήγορα και εύκολα την πλατφόρμα. Προσφέρει μια σειρά από βασικά χαρακτηριστικά, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

• Διαχειριστείτε τους πόρους με βάση τις δεξιότητές τους για να βελτιώσετε τα αποτελέσματα των πελατών.
• Διαχείριση Οικονομικών για την αυτοματοποίηση των οικονομικών και της λογιστικής έργων.
• Αναλύσεις και αναφορές για την αύξηση της επιχειρηματικής ευφυΐας και τη λήψη αποφάσεων βάσει δεδομένων.
• Ομαδική συνεργασία για τη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας μέσω της στενής συνεργασίας με τα μέλη της ομάδας και τους πελάτες.
• Ενοποίηση με εργαλεία όπως Slack, Hubspot, Jira, Quickbooks και άλλα.

συμπέρασμα

Για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, η χρήση λογισμικού PSA μπορεί να είναι ένας εξαιρετικός τρόπος μείωσης των εξόδων. Το λογισμικό PSA μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να εξοικονομήσουν χρόνο και χρήμα, αυξάνοντας παράλληλα την αποτελεσματικότητα με την αυτοματοποίηση των διαδικασιών και τον εξορθολογισμό των λειτουργιών.

Επιπλέον, το λογισμικό PSA μπορεί να προσφέρει πολύτιμες πληροφορίες για τα δεδομένα και τις τάσεις των πελατών, επιτρέποντας στις εταιρείες να βελτιώσουν τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων και τα οικονομικά τους αποτελέσματα. Όλα αυτά τα οφέλη μπορούν να βοηθήσουν τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις να παραμείνουν ανταγωνιστικές στη σημερινή αγορά.

Μπορείτε επίσης να εξερευνήσετε κάποιο καλύτερο λογισμικό Διαχείρισης Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPM) για μικρομεσαίες επιχειρήσεις.