9 καλύτερα πρότυπα αναφοράς δαπανών για την παρακολούθηση των δαπανών σας

Τα πρότυπα αναφοράς δαπανών παρέχουν μια λύση τόσο για ιδιώτες όσο και για εταιρείες. Χρησιμοποιώντας αυτά τα πρότυπα αναφοράς εξόδων, μπορεί να υπάρξει καλύτερη οικονομική διαφάνεια. Ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα πρότυπα αναφοράς εξόδων για να διατηρήσετε μια ισορροπία μεταξύ των δαπανών και του προϋπολογισμού σας.

Με τις αναφορές δαπανών, οι εργοδότες μπορούν να γνωρίζουν πόσα χρήματα πρέπει να αποζημιώσουν στους υπαλλήλους τους. Βοηθά επίσης τους εργαζόμενους να λάβουν φορολογικές απαλλαγές. Πάνω απ ‘όλα, αυτές οι αναφορές σάς επιτρέπουν να παρακολουθείτε τα έξοδα που γίνονται σε διαφορετικές περιπτώσεις με λεπτομέρειες και αποδείξεις.

Πριν προχωρήσουμε στη συζήτηση για τα πρότυπα αναφορών εξόδων, ας μάθουμε περισσότερα σχετικά με τις αναφορές δαπανών και τη σημασία τους. Αλλά αν είστε πολύ πρόθυμοι να αρχίσετε να παρακολουθείτε αυτά τα έξοδα, ρίξτε μια ματιά στον παρακάτω πίνακα για τα καλύτερα πρότυπα αναφοράς εξόδων!

Τίτλος

Περιγραφή

Εξερευνώ

Προσαρμόσιμη αναφορά με αυτόματο συνολικό υπολογισμό.

Παρακολουθήστε εύκολα τα έξοδα της επιχείρησης, εξατομικεύστε και δημιουργήστε αναφορές.

WPS

Προσθέστε έξοδα ανά μήνα και δείτε τις τάσεις των εξόδων.

Zoho

Δωρεάν, προσαρμόσιμο πρότυπο με βασικές στήλες.

Διάφορα πρότυπα για διαφορετικούς σκοπούς με προειδοποιήσεις.

Spendesk

Έτοιμα για χρήση Φύλλα Google και πρότυπα Excel.

Signeasy

Προσαρμόσιμα πρότυπα για μικρές επιχειρήσεις.

Divvy

Παρακολουθήστε τα επιχειρηματικά έξοδα και ζητήστε επιστροφές.

Κλίπα

Αποκλειστική παρακολούθηση εξόδων ταξιδιού με λεπτομερείς περιγραφές.

Τι είναι η Έκθεση Εξόδων;

Η αναφορά εξόδων είναι ένα έγγραφο για την τήρηση αρχείου των εξόδων ενός ατόμου ή μιας επιχείρησης. Σε αυτήν την αναφορά, συνήθως συμπεριλαμβάνετε την ημερομηνία, τα έξοδα, την περιγραφή του είδους και τα δικαιολογητικά και τις αποδείξεις.

Σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τις δαπάνες σας ενώ διαχειρίζεστε τον προϋπολογισμό σας και διασφαλίζετε την οικονομική διαφάνεια. Για τους οργανισμούς, μια σωστά συντηρημένη αναφορά δαπανών είναι χρήσιμη για την αποζημίωση των εργαζομένων και τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς και τις πολιτικές.

Πώς βοηθά στην παρακολούθηση των εξόδων;

Μια αναφορά εξόδων είναι βασικά μια λεπτομερής λίστα των δαπανών και των εξόδων σας. Σας βοηθά να παρακολουθείτε τα έξοδα δείχνοντας πόσα χρήματα δαπανήθηκαν, καθώς και πότε και γιατί. Εδώ επισυνάπτονται ως απόδειξη όχι μόνο τα έξοδα που αναγράφονται αλλά και οι αποδείξεις.

Καθώς δείχνει πού πηγαίνουν τα χρήματα, γίνεται ευκολότερο για τα άτομα και τους οργανισμούς να διαχειρίζονται και να ελέγχουν τις δαπάνες. Επιπλέον, τα έξοδα κατηγοριοποιούνται στην παρούσα έκθεση. Επομένως, χρειάζεται μόνο μια ματιά για να μάθετε τον τομέα όπου δαπανώνται τα περισσότερα χρήματα.

Επίσης, μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε τις τάσεις των δαπανών, κάτι που σας βοηθά να λαμβάνετε έξυπνες οικονομικές αποφάσεις και να τηρείτε τον προϋπολογισμό σας σαν επαγγελματίας. Συνολικά, μπορείτε να το ονομάσετε χάρτη του ταξιδιού των δαπανών σας.

Διαβάστε επίσης: Τα καλύτερα δωρεάν πρότυπα προσωπικών οικονομικών του Excel για τον προϋπολογισμό.

Έκθεση Οφέλη Εξόδων

Οι άνθρωποι συνήθως πιστεύουν ότι τα πρότυπα αναφοράς εξόδων απλώς θα τους βοηθήσουν να γνωρίζουν πώς ξοδεύτηκαν τα χρήματα, ωστόσο, υπάρχουν περισσότερα οφέλη για αυτούς από αυτό!

• Μάθετε χωρίς κόπο πού ξοδεύει κάποιος τα χρήματα
• Παρακολουθήστε εάν τα έξοδα είναι εντός του προϋπολογισμού ή όχι
• Χρησιμοποιήστε δεδομένα για τεκμηριωμένες οικονομικές αποφάσεις
• Διασφαλίστε τη συμμόρφωση με τους οικονομικούς νόμους και κανονισμούς
• Αποζημίωση των εργαζομένων για δαπάνες που σχετίζονται με την εργασία
• Βελτιώστε τη δημοσιονομική αποτελεσματικότητα με τον εντοπισμό ασυνήθιστων δαπανών
• Προσδιορίστε περιοχές όπου είναι δυνατή η μείωση του κόστους
• Αποκτήστε οργανωμένα αρχεία για οικονομικούς ελέγχους και φορολογικούς ελέγχους
• Ζητήστε επιλέξιμες φορολογικές εκπτώσεις και μειώστε τη φορολογική υποχρέωση

Έτσι, τα οφέλη μιας αναφοράς εξόδων υπερβαίνουν την απλή παρακολούθηση των οικονομικών, και αυτός είναι ο λόγος που είναι αναπόσπαστα τόσο στα προσωπικά όσο και στα επιχειρηματικά οικονομικά.

Επομένως, είναι σημαντικό να διαχειριστείτε τις δαπάνες σας χρησιμοποιώντας μια αναφορά εξόδων. Μπορείτε επίσης να λάβετε τη βοήθεια εργαλείων χρηματοδότησης που υποστηρίζονται από AI. Ωστόσο, ανεξάρτητα από το πόσο καλές προθέσεις έχετε, η δημιουργία μιας αναφοράς από την αρχή μπορεί να σας φανεί δύσκολη και χρονοβόρα. Για να διευκολύνετε τα πράγματα για εσάς, ακολουθούν τα πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τις αναφορές δαπανών.

HubSpot

Αυτό HubSpot Το πρότυπο μπορεί να ληφθεί σε μορφές Word, Excel, Φύλλα Google και PDF. Το προσαρμόσιμο πρότυπο αναφοράς σάς επιτρέπει να εισαγάγετε την περίοδο πληρωμής και τα στοιχεία των εργαζομένων, όπως όνομα, τμήμα, ονομασία, σκοπός και ούτω καθεξής.

Περιέχει έναν αριθμό απαραίτητων στηλών κατηγορίας και μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε περισσότερες στήλες αν θέλετε. Όταν όλα τα έξοδα καταχωρηθούν στις καθορισμένες στήλες τους, το συνολικό ποσό θα υπολογιστεί αυτόματα. Οι οργανισμοί μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν πληροφορίες έγκρισης, σημειώσεις και συνολικά ποσά αποζημίωσης σε αυτήν την αναφορά.

FreshBooks

Χρησιμοποιώντας την FreshBooks πρότυπο αναφοράς εξόδων, μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε τα έξοδα της επιχείρησής σας, τα οποία είναι απαραίτητα για τη λογιστική των επιχειρήσεων. Κάνει την παρακολούθηση απλούστερη καθώς μπορείτε να ξεκινήσετε με τη λήψη του προτύπου και συμπεριλαμβανομένου του κόστους. Στη συνέχεια, δεν χρειάζεται χρόνος για τη δημιουργία μιας τέλειας αναφοράς εξόδων για οποιοδήποτε δεδομένο χρονικό διάστημα.

Μπορείτε να το εξατομικεύσετε σύμφωνα με τις απαιτήσεις της εταιρείας σας. Σας επιτρέπει να προσθέσετε όνομα εταιρείας, διεύθυνση, όνομα πελάτη, ποσό δαπάνης, ποσό φόρου και σημειώσεις. Μικρές επιχειρήσεις, επιχειρήσεις, καθώς και ιδιώτες μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το πρότυπο για την παρακολούθηση δαπανών και τη δημιουργία αναφορών.

WPS

WPS Το πρότυπο γραφήματος αναφοράς εξόδων μπορεί να ληφθεί στον υπολογιστή σας και να ανοίξει χρησιμοποιώντας το MS Excel. Οι χρήστες του WPC Office μπορούν επίσης να ανοίξουν και να επεξεργαστούν αυτό το πρότυπο χρησιμοποιώντας τη σουίτα γραφείου τους.

Σε αυτό το πρότυπο WPS, μπορείτε να προσθέσετε έξοδα διαφορετικών κατηγοριών για κάθε δεδομένο μήνα του έτους. Μόλις δοθούν οι εισροές, θα εμφανιστούν οι τάσεις των εξόδων.

Zoho

Αυτό το πρότυπο αναφοράς εξόδων από Zoho είναι διαθέσιμο δωρεάν και μπορείτε να το κατεβάσετε χωρίς εγγραφή ή σύνδεση. Αυτό το πρότυπο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για όλους τους προσωπικούς ή επαγγελματικούς σκοπούς. Είναι διαθέσιμο σε μορφή XLS και μπορεί να ανοιχτεί στην εφαρμογή Excel.

Αν και το πρότυπο Zoho περιέχει βασικές στήλες, όπως περιγραφή εξόδων, ημερομηνία, κατηγορία και ποσό, μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε το πρότυπο σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας. Σας επιτρέπει επίσης να προσθέσετε το λογότυπο της εταιρείας σας μαζί με τον αριθμό αναφοράς, το όνομα της αναφοράς, την ημερομηνία, την περιγραφή και πολλά άλλα.

Έξυπνο φύλλο

Έξυπνο φύλλο προσφέρει μια σειρά από πρότυπα αναφοράς εξόδων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για διάφορους σκοπούς. Υπάρχουν πρότυπα για εβδομαδιαίες αναφορές, μηνιαίες αναφορές, επαγγελματικές αναφορές, απλές αναφορές και παρακολούθηση εξόδων. Μπορείτε να κάνετε λήψη των προτύπων που υποστηρίζονται από το Excel και να τα προσαρμόσετε ανάλογα.

Οι αναφορές Smartsheet σάς επιτρέπουν να αναφέρετε το χρονικό εύρος αναφοράς μαζί με τον σκοπό του. Επιπλέον, υπάρχουν στήλες για την εισαγωγή ενός ευρέος φάσματος κατηγοριών δαπανών, επομένως θα χρειαστείτε ελάχιστη εξατομίκευση. Υπάρχουν επίσης στήλες για πρόσθετες σημειώσεις, υπογραφές έγκρισης και αναλυτικές λίστες δαπανών. Περιέχει επίσης μια προειδοποίηση σχετικά με την επισύναψη των απαραίτητων αποδείξεων.

Spendesk

Αν ψάχνετε για ένα έτοιμο προς χρήση πρότυπο για να παρακολουθείτε τα έξοδά σας, αναζητήστε αυτό που είναι διαθέσιμο Spendesk δικτυακός τόπος. Σας βοηθά να εξοικονομήσετε χρόνο παρέχοντάς σας ένα πρότυπο σε Φύλλα Google και μορφές που υποστηρίζονται από το Excel.

Εάν είστε υπάλληλος και πρέπει να υποβάλετε μια αναφορά εξόδων για ένα μήνα ή οποιοδήποτε άλλο συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε. Οι κοινές κατηγορίες όπως ξενοδοχεία, μεταφορές και γεύματα περιλαμβάνονται ήδη σε αυτό το πρότυπο. Καθώς συμπληρώνετε την ημερομηνία, το ποσό και την περιγραφή του κόστους, θα υπολογίσει το ποσό επιστροφής για εσάς.

Signeasy

Ανήκετε σε μια μικρή επιχειρηματική κοινότητα και χρειάζεστε ένα πρότυπο αναφοράς εξόδων για τακτική χρήση; Δοκιμάστε αυτό το πρότυπο από Signeasyένα προσαρμόσιμο πρότυπο που μπορεί να επεξεργαστεί σε MS Word, MS Excel και Φύλλα Google.

Βοηθά τους υπαλλήλους σας να παρακολουθούν τα έξοδά τους από την τσέπη τους, συμπεριλαμβανομένων των κατηγοριών. Τα ηλεκτρονικά πρότυπα σάς δίνουν επίσης τη δυνατότητα να κάνετε χρήση χωρίς χαρτί και να σώσετε το περιβάλλον. Η χρήση του θα επιτρέψει επίσης στην ομάδα σας να γίνει πιο παραγωγική και θα βελτιώσει την εμπειρία της.

Divvy

Divvy προσφέρει ένα ισχυρό υπόδειγμα αναφοράς εξόδων που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι εργαζόμενοι για να ζητήσουν επιστροφές από την εταιρεία τους. Τα προσωπικά χρήματα που δαπανώνται για επαγγελματικούς σκοπούς μπορούν να παρακολουθηθούν με αυτό το πρότυπο. Όταν έχετε αυτό το πρότυπο, δεν χρειάζεται να αναρωτιέστε πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά.

Αυτό το δωρεάν πρότυπο Divvy σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε τις επιχειρηματικές δαπάνες και να ζητάτε επιστροφές από τον εργοδότη σας. Εδώ, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά που περιέχει αναλυτικές λεπτομέρειες των δαπανών, όπως ο σκοπός, ο τόπος και η ημερομηνία. Ο εργοδότης μπορεί να ελέγξει την αναφορά και να επιστρέψει τα προσωπικά χρήματα που ξοδέψατε.

Κλίπα

Αυτό το πρότυπο από Κλίπα είναι ένα ειδικό που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τα έξοδα ταξιδιού σας. Εδώ, μπορείτε να συμπεριλάβετε τα έξοδά σας για διαφορετικές κατηγορίες κατά τη διάρκεια επαγγελματικών ταξιδιών. Εκτός από το ποσό, μπορείτε να προσθέσετε λεπτομερείς περιγραφές, συμπεριλαμβανομένων των αποδείξεων και των φορολογητέων ποσών. Αυτό το πρότυπο είναι διαθέσιμο ως αρχεία Word και Excel.

Δημιουργώντας μια αναφορά εξόδων ταξιδιού χρησιμοποιώντας αυτό το πρότυπο, οι εργαζόμενοι μπορούν να διεκδικήσουν τα έξοδα ταξιδιού τους να απαλλάσσονται από φόρο. Το κόστος διαμονής, γευμάτων και μεταφοράς περιλαμβάνονται συνήθως στα έξοδα μετακίνησης. Επιπλέον, οι εργοδότες μπορούν επίσης να επωφεληθούν από αυτό.

Τελικές Λέξεις

Ένα πρότυπο αναφοράς εξόδων είναι μια αποτελεσματική τεχνική για τη διαχείριση των εξόδων σας και την παρακολούθηση του προϋπολογισμού σας. Σε αυτό το άρθρο, έχουμε συγκεντρώσει μερικά από τα καλύτερα πρότυπα αναφοράς εξόδων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως άτομο ή οργανισμός.

Εάν πιστεύετε ότι τα πρότυπα δεν επαρκούν για την παρακολούθηση των εξόδων του οργανισμού σας, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από αυτές τις εφαρμογές παρακολούθησης δαπανών.