Η διαχείριση έργων και η ιεράρχηση των πραγμάτων είναι πολύ περίπλοκη για εσάς; Πόσο υπέροχο θα ήταν αν υπήρχε ένας τρόπος να σας βοηθήσει να κατανοήσετε ποιες εργασίες απαιτούν τι είδους προσοχή και ενέργεια.
Εκεί παίζει ρόλο το Impact Fort Matrix ή 2×2 matrix. Είναι ένα εργαλείο που απλοποιεί την ιεράρχηση προτεραιοτήτων και βοηθά τις ομάδες και τα άτομα να επανασυνδεθούν με τους στόχους τους και να εντοπίσουν βήματα που μπορούν να γίνουν για να ξεκινήσει η δουλειά.
Εάν αναζητάτε ένα πρότυπο μήτρας εύκολης προσπάθειας αντίκτυπου, αυτό το άρθρο είναι ένα εξαιρετικό οδηγό. Αλλά πρώτα, ας σας ενημερώσουμε με τα βασικά στοιχεία της μήτρας προσπάθειας πρόσκρουσης.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι το Impact Effort Matrix;
Ένας πίνακας προσπάθειας αντίκτυπου ή ένας πίνακας 2×2 δεν είναι παρά ένα εργαλείο που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις και τα άτομα για να ιεραρχήσουν αποτελεσματικά τις εργασίες. Η ιεράρχηση προτεραιοτήτων γίνεται με την ανάλυση της προσπάθειας που πρέπει να καταβληθεί για μια εργασία και τη σύγκριση με τον αντίκτυπο που θα έχει.
Ως επί το πλείστον, μια μήτρα προσπάθειας αντίκτυπου δημιουργείται με καταιγισμό ιδεών με την ομάδα σας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να προσδιορίσετε τον συνολικό αριθμό εργασιών και έργων για όλα τα μέλη της ομάδας. Στη συνέχεια, μπορείτε να καταλάβετε τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα αυτών των εργασιών.
Με αυτήν την άσκηση, μπορείτε να προσδιορίσετε τη σειρά των εργασιών που πρέπει να γίνουν για να επιτευχθεί ο καλύτερος αντίκτυπος με τη μικρότερη προσπάθεια.
Συνήθως, οι εργασίες με τη χαμηλότερη προσπάθεια και τον υψηλότερο αντίκτυπο είναι εκείνες στις οποίες πρέπει να εστιάσετε. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι η χαμηλή προσπάθεια και οι εργασίες χαμηλού αντίκτυπου είναι άχρηστες. Μερικές φορές, ακόμη και αυτά μπορούν να βοηθήσουν με τον ένα ή τον άλλο τρόπο.
Τα 4 τεταρτημόρια του πίνακα προσπάθειας επιπτώσεων
Τα 4 τεταρτημόρια του πίνακα προσπάθειας κρούσης είναι όπως φαίνονται παρακάτω:
Αυτά τα τέσσερα μπλοκ διαχωρίζονται έχοντας Impact στον άξονα Χ και Προσπάθεια στον άξονα y. Κάθε ένα από τα μπλοκ έχει ως εξής:
#1. Γρήγορες νίκες – Χαμηλή προσπάθεια και υψηλός αντίκτυπος
Αυτό το μπλοκ περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που μπορούν να γίνουν εύκολα ή γρήγορα, αλλά επηρεάζουν σημαντικά την εταιρεία ή την εργασία σας. Οι εργασίες σε αυτό το μπλοκ είναι ύψιστης προτεραιότητας.
#2. Μεγάλα Έργα – Υψηλή Προσπάθεια & Υψηλός Αντίκτυπος
Αυτό το μπλοκ περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που απαιτούν σημαντική προσπάθεια και έχουν τεράστιο αντίκτυπο. Αυτοί θεωρούνται μακροπρόθεσμοι στόχοι της εταιρείας και έχουν αξιοπρεπώς υψηλή προτεραιότητα.
#3. Γεμίσματα – Χαμηλή προσπάθεια και χαμηλό αντίκτυπο
Αυτό το μπλοκ περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που μπορούν να γίνουν εύκολα, αλλά δεν έχουν αρκετά μεγάλο αντίκτυπο. Έτσι, οι εργασίες σε αυτό το μπλοκ δεν είναι η μεγαλύτερη προτεραιότητα.
Ωστόσο, μπορείτε ακόμα να κάνετε αυτές τις εργασίες στον επιπλέον χρόνο σας ή όταν δεν αισθάνεστε παραγωγικοί, απλώς για να αποφύγετε αυτές τις εργασίες.
#4. Άχαρες εργασίες – Υψηλή προσπάθεια και χαμηλό αντίκτυπο
Αυτό το μπλοκ περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που απαιτούν πολύ χρόνο και προσπάθεια, αλλά δεν έχουν αρκετό αντίκτυπο. Αυτές οι εργασίες είναι πολύ περιττές και θα πρέπει να αφεθούν ανεκπλήρωτες εάν πρέπει να γίνουν όλες οι άλλες εργασίες.
Πότε να χρησιμοποιήσετε μια μήτρα προσπάθειας επιπτώσεων;
Ο πίνακας προσπάθειας επιπτώσεων είναι απαραίτητος για να εργάζεστε όποτε εσείς ή η ομάδα σας έχετε πολλά έργα ή εργασίες με ένα ευρύ φάσμα πιθανών οφελών.
Το χρειάζεστε επίσης κάθε φορά που μπερδεύεστε σχετικά με την καλύτερη πορεία δράσης ή για το πού να ξεκινήσετε.
Μερικές φορές, η μήτρα 2×2 μπορεί ακόμη και να σας βοηθήσει να οργανώσετε τη ροή εργασίας σας και να την κάνετε χωρίς ακαταστασία.
Συνήθως, οι νεοσύστατες επιχειρήσεις ή οι μικρότεροι οργανισμοί έχουν έναν τόνο διαφορετικών εργασιών που πρέπει να γίνουν από μια πολύ μικρή ομάδα ανθρώπων. Σε μια τέτοια χαοτική δομή, πολλές ιδέες και έργα θα μπορούσαν να παρεμποδιστούν. Έτσι, ένας πίνακας μπορεί να ταξινομήσει αυτό το χάος και να θέσει σε λειτουργία τον οργανισμό.
Ακολουθεί μια λίστα με εκπληκτικά οφέλη που έχει για εσάς και την ομάδα σας η μήτρα προσπάθειας επιπτώσεων:
Πλεονεκτήματα του Impact Effort Matrix
#1. Διατηρήστε τους πάντες στο Loop and Sync
Το καλύτερο πλεονέκτημα της μήτρας προσπάθειας επιπτώσεων είναι στην πραγματικότητα ο τρόπος που φέρνει όλους στην ίδια σελίδα για την επίτευξη ενός στόχου. Η ομάδα σας μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει πρότυπα μήτρας προσπάθειας επιπτώσεων για να προσθέσει ένα άλλο επίπεδο οργάνωσης της εργασίας.
#2. Βελτιστοποίηση πόρων και κατανομή τους
Όταν γνωρίζετε ποιες εργασίες πρέπει να γίνουν και πότε πρέπει να γίνουν, μπορείτε να διαχειριστείτε τους πόρους σας και να τους κατανείμετε σωστά. Έτσι, διατηρούνται οι κρίσιμοι πόροι για τις εργασίες προτεραιότητας.
#3. Δημιουργεί μια ακολουθία εργασιών και δίνει προτεραιότητα στις εργασίες
Ο πίνακας προσπάθειας επιπτώσεων βοηθά στη δημιουργία μιας σειράς ενεργειών/καθηκόντων οργανωμένων βάσει προτεραιότητας. Αυτό δημιουργεί μια γραμμική διαδρομή για την ομάδα που πρέπει να ακολουθήσει.
#4. Ευθυγραμμίζει την ομάδα με τους στόχους της εταιρείας
Μαζί με την εύρεση των εργασιών προτεραιότητας, ο πίνακας εξηγεί επίσης γιατί πρέπει να δοθεί προτεραιότητα στις εργασίες. Έτσι, η ομάδα κατανοεί τους στόχους πίσω από αυτήν και, με τη σειρά της, κατανοεί τους στόχους της εταιρείας.
#5. Εξοικονόμηση χρόνου και μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας στη ροή εργασίας
Με τη μήτρα, μπορείτε να αποφύγετε να ξοδεύετε χρόνο σε πράγματα που απαιτούν πολύ χρόνο για πολύ μικρότερο αντίκτυπο. Έτσι, η ροή εργασίας σας γίνεται πιο ευαίσθητη στο χρόνο και η αποδοτικότητα της εργασίας σας αυξάνεται.
Όσο εύκολο και αν φαίνεται ο πίνακας προσπάθειας αντίκτυπου, υπάρχουν ακόμα μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να μεγιστοποιήσετε τα οφέλη και τη χρησιμότητα αυτής της πρακτικής.
Συμβουλές για τη διευκόλυνση του Impact Effort Matrix
#1. Καθορίστε σαφείς στόχους για τον πίνακα
Το γιατί όλων των πραγμάτων είναι σημαντικό παντού. Βεβαιωθείτε ότι το βρείτε και για το matrix. Έχοντας σαφείς στόχους και λόγους για τη δημιουργία της μήτρας θα σας δώσει μια ακριβή κατεύθυνση για να εκτελέσετε σωστά αυτήν την πρακτική.
#2. Καταιγισμός ιδεών για όλες τις Δραστηριότητες και τις Εργασίες με τους συμπαίκτες σας
Ο καταιγισμός ιδεών επιτρέπει πάντα μια ολιστική συζήτηση για τα πράγματα. Αν το κάνετε αυτό με τους συμπαίκτες σας, θα φέρετε μια διαφορετική προοπτική στη μήτρα και οι εργασίες μπορούν να τεθούν σε προτεραιότητα έχοντας κατά νου όλους.
#3. Δημιουργήστε ένα σταθερό σχέδιο δράσης για τη διαδικασία μετά τη δημιουργία του πίνακα
Απλώς η δημιουργία του πίνακα προσπάθειας αντίκτυπου δεν πρόκειται να ολοκληρώσει τα πράγματα. Στην πραγματικότητα, το να έχεις ένα σταθερό σχέδιο δράσης και να το εκτελείς είναι το μόνο που θα γίνει. Επομένως, βεβαιωθείτε ότι έχετε έτοιμο σχέδιο για όλες τις εργασίες και τη σειρά τους για ομαλή ροή εργασίας.
#4. Έχετε ισχυρή επικοινωνία εντός της ομάδας και κάντε αναφορές για τις εργασίες
Μόλις ξεκινήσει η εργασία, θα χρειαστεί να επικοινωνήσετε προληπτικά με την ομάδα εάν η σειρά ή οι προτεραιότητες ήταν αρκετά ακριβείς.
Εάν υπήρχαν τομείς βελτίωσης, φροντίστε να δημιουργήσετε μια αναφορά για το πώς έγιναν οι προσαρμογές για την επόμενη φορά που θα πραγματοποιήσετε έναν άλλο πίνακα προσπάθειας επιπτώσεων.
Αυτό ήταν το μόνο που έπρεπε να ξέρετε για το Impact Effort Matrix. Τώρα, ας δούμε μερικά πρότυπα Impact Effort Matrix που θα κάνουν τη ζωή σας πιο εύκολη!
Miro
Miro είναι ένα φανταστικό εργαλείο σχεδιασμένο για ομάδες και άτομα να δημιουργούν γραφήματα, πίνακες, χάρτες και άλλα για τον προγραμματισμό και την οργάνωση πραγμάτων.
Κατά τη χρήση αυτού του προτύπου, εδώ είναι μερικά πράγματα που ανακαλύψαμε:
- Η πτυχή του σχεδιασμού είναι ιδιαίτερα φιλική προς το χρήστη και οποιοσδήποτε έχει βασικές γνώσεις τροποποίησης αυτών των προτύπων σχεδίασης μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτό το εργαλείο
- Δεν υπάρχει μεγάλη βοήθεια για να εξηγήσουμε πώς λειτουργεί το πρότυπο μήτρας προσπάθειας επιπτώσεων, επομένως ένας αρχάριος μπορεί να χρειαστεί να ερευνήσει τι είναι και πώς γίνεται.
- Κατά την έναρξη του πρώτου σας σχεδίου, το εργαλείο ζητά την εμπειρία σας στη χρήση εργαλείων σχεδίασης όπως το Miro, γεγονός που το καθιστά φιλικό για αρχάριους όσον αφορά τη σχεδίαση.
Το Miro είναι ένα εργαλείο freemium, οπότε μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε πρότυπα δωρεάν. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να το αναβαθμίσετε για να έχετε πρόσβαση σε premium χαρακτηριστικά όπως απεριόριστα έργα, συνεργασία με πολλά μέλη της ομάδας κ.λπ.
Lucidspark
Lucidspark είναι ένα άλλο εργαλείο σχεδιασμού που δημιουργήθηκε ειδικά για εργασίες παραγωγικότητας και εργασίας. Διαθέτει απλό UI και εύκολη δημιουργία και επεξεργασία προτύπων.
Ακολουθούν τα χαρακτηριστικά του προτύπου μήτρας προσπάθειας επιπτώσεων Lucidspark:
- Το UI είναι απλό και γρήγορο. μπορείτε να δημιουργήσετε τη μήτρα γρήγορα προσθέτοντας τα έργα στα πλαίσια
- Το πρότυπο διαθέτει βασικό σχεδιασμό, αλλά μπορείτε να προσθέσετε εικόνες και να αλλάξετε τα χρώματα και τις γραμματοσειρές για να το κάνετε δικό σας
- Η βασική διάταξη των τεσσάρων τεταρτημορίων έχει σχεδιαστεί για να περιλαμβάνει εργασίες με μεταβλητά επίπεδα προσπάθειας και αντίκτυπου, όχι απλώς να τις ορίζει κάτω από ένα μπλοκ, αλλά μπορείτε να τις μετατοπίσετε ανάλογα.
Μπορείτε να ξεκινήσετε με το Lucidspark δωρεάν, αλλά μπορείτε επίσης να το αναβαθμίσετε για να αποκτήσετε πρόσβαση σε άλλες λειτουργίες premium.
Canva
Canva είναι ένα εργαλείο σχεδιασμού που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για κάθε είδους σχεδιαστικές ανάγκες. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε γραφήματα παραγωγικότητας, όπως τη μήτρα προσπάθειας επιπτώσεων, λογότυπα σχεδίασης, γραφήματα και πολλά άλλα.
Ακολουθούν μερικά πράγματα σχετικά με το πρότυπο Canva για τη μήτρα προσπάθειας επιπτώσεων:
- Διαθέτει μια σειρά από σχεδιαστικά χαρακτηριστικά, όπως προσθήκη στοιχείων, χρώματος και αλλαγών γραμματοσειράς, προσθήκη εικόνων και βίντεο, δημιουργία κινούμενων εικόνων κ.λπ., κάτι που είναι κάπως υπερβολικό
- Εξαιρετικό εργαλείο για χρήστες που θα το χρησιμοποιούν συχνά για άλλες απαιτήσεις σχεδιασμού και δημιουργία περιεχομένου
- Το πρότυπο μήτρας προσπάθειας επιπτώσεων διαθέτει ένα παραδοσιακό σχέδιο που μπορεί να απαριθμήσει εργασίες μόνο κάτω από τα μπλοκ και δεν έχει προσαρμοσμένα επίπεδα για τα ίδια.
Μόνο για χρήση παραγωγικότητας, το Canva μπορεί να φαίνεται λίγο πολύ προηγμένο για πολλούς αρχάριους.
Ωστόσο, μπορεί να είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για μεσαίους ή προχωρημένους χρήστες για τη δημιουργία μοναδικών σχεδίων και προτύπων.
Είναι δωρεάν στη χρήση, αλλά η έκδοση premium θα σας επιτρέψει να έχετε πρόσβαση σε διαφορετικά πρότυπα και άλλα στοιχεία.
Creately
Creately είναι ένα εργαλείο σχεδιασμού παραγωγικότητας ειδικά σχεδιασμένο για επιχειρήσεις και οργανισμούς για να χειρίζονται οργανωτικές εργασίες, όπως η δημιουργία ενός προτύπου μήτρας προσπάθειας επιπτώσεων.
Ακολουθούν τα χαρακτηριστικά του προτύπου μήτρας προσπάθειας Creately Impact:
- Το πρότυπο είναι εύκολο και πολύχρωμο, με πολύ απλούς τρόπους για να καταγράψετε τις εργασίες κάτω από κάθε τεταρτημόριο
- Η διάταξη του πίνακα καθιστά εύκολη την κατανόηση, αλλά δεν προσφέρει υψηλότερο επίπεδο προσαρμογής
- Φιλικό προς τους αρχάριους αλλά περιορίζει τους χρήστες από την προσαρμογή του προτύπου για καλύτερα σχέδια και διάταξη για τη μήτρα
Παρόλο που το Creately δεν είναι το καλύτερο για προσαρμογή, κάνει πολύ καλά τη δουλειά του και είναι μια εξαιρετική λύση για ηγέτες ομάδων και διευθυντές που θέλουν να ολοκληρώσουν την εργασία εύκολα και γρήγορα.
Ομαδικός χάρτης
Ομαδικός χάρτης είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία σε αυτήν τη λίστα για ένα πρότυπο μήτρας προσπάθειας επιπτώσεων. Συνδυάζει το καλύτερο και των δύο κόσμων, δηλαδή σχέδια και αποτελεσματικότητα.
Ακολουθούν τα χαρακτηριστικά του προτύπου πίνακα επιπτώσεων της προσπάθειας Groupmap:
- Το πρότυπο είναι εξαιρετικά καλοφτιαγμένο, όπου μπορείτε απλά να κάνετε κλικ οπουδήποτε και να αρχίσετε να γράφετε τις εργασίες και θα εξακολουθεί να φαίνεται καταπληκτικό
- Η διάταξη είναι πολύ ρευστή και μπορείτε να προσαρμόσετε μικρορύθμιση των επιπέδων πρόσκρουσης και προσπάθειας που απαιτούνται για αυτήν την εργασία
- Δεν υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να κάνετε όσον αφορά το σχεδιασμό, αλλά το πρότυπο διαθέτει ένα ελκυστικό σχέδιο που κάνει τη δουλειά
Σχεδιαστικά, υπάρχει ένα όριο στην προσαρμογή σας όπου μπορείτε να αλλάξετε το φόντο και τη διάταξη του άξονα για να ταιριάζει στις ανάγκες σας. Ωστόσο, μπορείτε να κάνετε μια εξαιρετική και αποτελεσματική μήτρα με ελάχιστη προσπάθεια.
Ayoa
Ayoa είναι ένα εργαλείο σχεδιασμού χαρτών παραγωγικότητας όπου μπορείτε να βρείτε πρότυπα για γραφήματα ροής έργων, γραφήματα, πίνακες κ.λπ.
Ακολουθούν τα χαρακτηριστικά του προτύπου μήτρας προσπάθειας αντίκτυπου Ayoa:
- Το πρότυπο είναι εύκολο στην εργασία και έχει αρκετές επιλογές σχεδίασης για να προσθέσετε λίγη προσαρμογή
- Η διάταξη μήτρας προσπάθειας πρόσκρουσης διαθέτει ένα ρευστό σχέδιο με μεμονωμένα κουτιά έργου για να αναγνωρίζεται σωστά το καθένα από αυτά
- Το UI είναι φιλικό για αρχάριους, αλλά είναι κάπως πιο αργό από τα υπόλοιπα εργαλεία αυτής της λίστας
Η δωρεάν δοκιμαστική έκδοση του Ayoa διαρκεί μόνο 7 ημέρες, μετά τις οποίες πρέπει να αποκτήσετε την έκδοση premium για να δημιουργήσετε νέα πρότυπα.
Figma
Figma είναι ένα εργαλείο σχεδιασμού που προσφέρει διάφορα πρότυπα για διαφορετικούς τύπους χαρτών και γραφημάτων που χρειάζονται οι οργανισμοί για παραγωγικότητα και διαχείριση ομάδας.
Ακολουθούν τα χαρακτηριστικά του προτύπου μήτρας προσπάθειας αντίκτυπου Figma:
- Όταν ξεκινάτε οποιοδήποτε διάγραμμα ή πρότυπο στο Figma, σας καλωσορίζουμε με ένα σεμινάριο σχετικά με τη χρήση του εργαλείου, το οποίο είναι ένα εξαιρετικό χαρακτηριστικό για τους αρχάριους
- Υπάρχει επίσης ένα πλαίσιο με οδηγίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης του προτύπου για τη μήτρα προσπάθειας επιπτώσεων και πώς μπορείτε να το προσαρμόσετε για καλύτερη αποτελεσματικότητα.
Το εργαλείο είναι μινιμαλιστικό και προσφέρει αρκετή καθοδήγηση για έναν εντελώς αρχάριο ώστε να δημιουργήσει μια αξιοσέβαστη μήτρα προσπάθειας αντίκτυπου χωρίς τη βοήθεια κανενός άλλου. Είναι εκπληκτικό για τους χρήστες που κάνουν πρώτη φορά και ακόμη και για βετεράνους που θέλουν να το κάνουν και να ξεσκονίσουν γρήγορα.
Venngage
Venngage είναι ένα εργαλείο σχεδιασμού freemium που χρησιμοποιείται για την κατασκευή διαφορετικών προτύπων σχεδίασης και γραφικών. Το Impact Fort Matrix είναι μέρος της επιχειρηματικής έκδοσης του Venngage, η οποία είναι μια πληρωμένη έκδοση του εργαλείου.
Ακολουθούν τα χαρακτηριστικά του προτύπου μήτρας προσπάθειας αντίκτυπου Venngage:
- Το πρότυπο μήτρας προσπάθειας πρόσκρουσης προσφέρει μια εξαιρετική ρευστή διάταξη όπου μπορείτε να προσαρμόσετε την ποσότητα της προσπάθειας και τον αντίκτυπο που έχει το έργο
- Σχεδιαστικά, το εργαλείο προσφέρει εξαιρετική προσαρμογή και ένα αξιοπρεπές πρότυπο εκκίνησης για να δημιουργήσετε ένα ελκυστικό σχέδιο για την αποτελεσματική εμφάνιση των έργων σας.
Το πρότυπο μήτρας προσπάθειας επιπτώσεων της Venngage είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο, αλλά το επίπεδο προσαρμογής που προσφέρει δεν είναι αρκετά καλό για να εγγυηθεί την αγορά. Ανεξάρτητα από αυτό, αν ψάχνετε για καλό λογισμικό σχεδιασμού για πολλά έργα σχεδιασμού, αυτό είναι ένα καλό εργαλείο για να έχετε!
Τυλίγοντας
Το Impact Effort Matrix είναι μια ουσιαστική πρακτική για τη μέτρηση του χρονοδιαγράμματος και των προτεραιοτήτων για την εργασία σας. Για να το κάνετε αυτό, χρειάζεστε επίσης ένα ιδανικό πρότυπο που λειτουργεί ακριβώς όπως το χρειάζεστε.
Αφού χρησιμοποιήσαμε όλα αυτά τα εργαλεία, διαπιστώσαμε ότι δεν χρειάζεται να έχετε υψηλά επίπεδα προσαρμογής για να αποκτήσετε ένα αξιοπρεπές πρότυπο matrix.
Ωστόσο, εάν αναζητήσετε τα εργαλεία που το προσφέρουν, μπορείτε να μεγιστοποιήσετε την ελκυστικότητα και την αποτελεσματικότητα του πίνακα.
Μπορείτε επίσης να δείτε ορισμένα πρότυπα δέντρων αποφάσεων.