Το λογισμικό αυτοματισμού εργασιών μειώνει τη χειρωνακτική εργασία και αυξάνει την παραγωγικότητα στις περισσότερες επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν τεχνολογία σε ψηφιακή ή φυσική μορφή!
Ο αυτοματισμός είναι ο χαμηλός καρπός για τους ιδιοκτήτες και τους διευθυντές επιχειρήσεων όταν πρέπει να μειώσουν τα γενικά έξοδα χωρίς να θέσουν σε κίνδυνο την παραγωγικότητα και την παραγωγή.
Από τις καταναλωτικές συσκευές, τα αγαθά και την κατασκευή οχημάτων μέχρι την κωδικοποίηση λογισμικού, όλη η βιομηχανία επωφελείται από την αυτοματοποίηση εργασιών και διαδικασιών.
Εάν είστε νέος στον αυτοματισμό εργασιών ή χρησιμοποιείτε ήδη αυτοματισμό, αλλά θέλετε να κάνετε τα υπάρχοντα σενάρια αυτοματισμού πιο αποτελεσματικά, έχετε φτάσει στο σωστό μέρος!
Αυτό το άρθρο θα περιγράψει ορισμένα εξαιρετικά εργαλεία αυτοματισμού εργασιών που χρησιμοποιούν κορυφαίες μικρομεσαίες επιχειρήσεις, νεοφυείς επιχειρήσεις και επιχειρήσεις. Επιπλέον, θα μάθετε περισσότερα σχετικά με τα βήματα και τα οφέλη αυτοματισμού εργασιών. Ξεκινήστε λοιπόν να διαβάζετε!
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι η αυτοματοποίηση εργασιών; 👩💻
Η αυτοματοποίηση εργασιών είναι η χρήση λογισμικού ή αλγορίθμων προγραμματισμού για την ολοκλήρωση επαναλαμβανόμενων και προγνωστικών χειροκίνητων εργασιών χρησιμοποιώντας υπολογιστές, smartphone, tablet ή υπολογιστές με μία πλακέτα (SBC) όπως το Raspberry Pi.
Ενισχύει τη συνέπεια και την ακρίβεια των ροών εργασίας. Για να μην αναφέρουμε, η αυτοματοποίηση εργασιών φέρνει εξαιρετική απόδοση στις πιο σύνθετες εργασίες. Προφανέστατα, ελαχιστοποιεί τη χειρωνακτική εργασία που απαιτείται για την παραγωγή ενός συγκεκριμένου αποτελέσματος, ενώ εξορθολογίζει ολόκληρο το επιχειρηματικό ή εμπορικό έργο.
Η αυτοματοποίηση εργασιών δεν εξαλείφει εντελώς τη συμμετοχή των ανθρώπων. Απλώς μειώνει την ανάγκη για χειροκίνητη παρέμβαση από το εργατικό δυναμικό της επιχείρησής σας, ενώ μπορούν να επενδύσουν χρόνο στην αύξηση των πωλήσεων, στη βελτίωση των μετρήσεων μάρκετινγκ και, τελικά, στην αύξηση των εσόδων.
Τα βήματα για την αυτοματοποίηση μιας επιχειρηματικής εργασίας 🏦
Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών εργασιών βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στις προϋποθέσεις, ένα τμήμα του προγραμματισμού υπολογιστών που επιλύει τα προβλήματα IF Then Else (γνωστή και ως If This Then That).
Ωστόσο, δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε με την κωδικοποίηση επειδή υπάρχουν εργαλεία μεταφοράς και απόθεσης για αυτοματοποίηση εργασιών. Μπορείτε να δημιουργήσετε εξαιρετικά πολύπλοκες συνταγές αυτοματισμού χωρίς να γράψετε ούτε μια γραμμή κώδικα.
Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για τα περισσότερα από τα εργαλεία που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο ή που βρίσκονται αλλού στον ιστό:
#1. Δημιουργήστε μια ροή εργασίας για επαναλαμβανόμενες εργασίες
Αρχικά, πρέπει να προσδιορίσετε εάν η επιχειρηματική διαδικασία είναι επαναλαμβανόμενη. Ρίξτε μια ματιά στην ακόλουθη ροή εργασιών για τη διαχείριση έργου στο Asana. Είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα συνταγής αυτοματισμού:
- Ο διαχειριστής έργου πρόσθεσε μια εργασία στο Asana.
- Πρόσθεσαν επίσης έναν εκδοχέα στην Asana.
- Η εφαρμογή Ημερολόγιο Google του Αναθέτη θα εμφανίσει αυτόματα αυτήν την εργασία ως πρόγραμμα εργασιών.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φαντασία και τη δημιουργικότητά σας για να δημιουργήσετε ροές εργασίας όπως αυτή.
#2. Επιλέξτε μια εφαρμογή ενεργοποίησης και προσθέστε συμβάντα ενεργοποίησης
Τα περισσότερα λογισμικά αυτοματισμού εργασιών θα σας ζητήσουν να επιλέξετε μια Εφαρμογή Έναρξης και ένα Συμβάν ενεργοποίησης που θα ξεκινήσει την αυτοματοποιημένη ροή εργασίας. Στο παραπάνω παράδειγμα:
- Εκδήλωση ενεργοποίησης: Προστέθηκε νέα εργασία και ανατέθηκε ένα μέλος της ομάδας
#3. Επιλέξτε μια εφαρμογή δράσης και μια εκδήλωση(α) δράσης
Τώρα, απλώς επιλέγετε το Ημερολόγιο Google ως Εφαρμογή Δράσης και Προσθήκη Συμβάντος Ημερολογίου ως Συμβάν δράσης.
#4. Δημοσιεύστε την Αυτοματοποίηση
Το εργαλείο αυτοματισμού θα εκτελέσει διάφορες δοκιμές και έλεγχο ταυτότητας λογαριασμού σε όλη τη διαδικασία. Όταν δείτε ότι ο αυτοματισμός δοκιμής λειτουργεί όπως σκοπεύατε, Δημοσιεύστε τη συνταγή.
Από εδώ και στο εξής, η εφαρμογή αυτοματισμού εργασιών θα κρατά αυτόματα τη θέση ημερολογίου των μελών της ομάδας σας όταν αναθέτετε μια νέα εργασία. Δεν χρειάζεται να τους κυνηγήσετε ή να στείλετε email υπενθύμισης!
Οφέλη από την αυτοματοποίηση εργασιών 👍
Τα πλεονεκτήματα που απολαμβάνει η επιχείρησή σας από την αυτοματοποίηση εργασιών εξαρτώνται από κλάδο σε κλάδο. Αλλά τα ακόλουθα είναι τα κοινά οφέλη σε κάθε κλάδο:
- Επιταχύνει τις επαναλαμβανόμενες εργασίες. Εάν μπορείτε να προβλέψετε τα ακριβή βήματα μιας εργασίας, το λογισμικό μπορεί να αναπαράγει αυτά τα βήματα και μπορείτε να χαλαρώσετε ενώ το πρόγραμμα εκτελεί τις εργασίες η μία μετά την άλλη.
- Μπορείτε να σώσετε το εργατικό δυναμικό σας από εξάντληση και κούραση χρησιμοποιώντας έναν αλγοριθμικό κώδικα για την εκτέλεση επαναλαμβανόμενων εργασιών.
- Οι άνθρωποι τείνουν να κάνουν μικρά λάθη όπως τυπογραφικά λάθη όταν εργάζονται στα ίδια βήματα μιας εργασίας επαναλαμβανόμενα. Αλλά τέτοια σφάλματα θα μπορούσαν να γίνουν μοιραία για τους πελάτες σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό αυτοματισμού εργασιών για να εκτελέσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες και να σώσετε την εταιρεία σας από απώλειες φήμης.
- Τέτοια εργαλεία απελευθερώνουν το εργατικό δυναμικό σας από τη χειρωνακτική εργασία, ώστε να μπορείτε να το αναβαθμίσετε και να το διορίζετε σε άλλα τμήματα που παράγουν έσοδα, όπως πωλήσεις, μάρκετινγκ, πωλήσεις και εξυπηρέτηση πελατών.
- Οι περισσότερες βιομηχανίες καταναλωτικών αγαθών, συσκευών και αυτοκινητοβιομηχανίας χρησιμοποιούν έναν συνδυασμό αλγορίθμων και ρομποτικών βραχιόνων για να αυτοματοποιήσουν ολόκληρη τη γραμμή παραγωγής. Μειώνει κυρίως το κόστος παραγωγής.
- Η αυτοματοποίηση εργασιών διασφαλίζει ότι η ψηφιακή επιχειρηματική σας διαδικασία είναι συνεπής με τις εταιρικές σας πολιτικές, όπως η αυτοματοποίηση ροής εργασιών εγγράφων για τη δημιουργία και την έγκριση επιχειρηματικών εγγράφων.
- Αποκτάτε περισσότερο έλεγχο στις επιχειρηματικές δραστηριότητες και τις γραμμές παραγωγής. Κατά τη διάρκεια έκτακτης ανάγκης, μπορείτε εύκολα να επικαλεστείτε λύσεις αποκατάστασης καταστροφών, όπως η μεταφορά της εφαρμογής cloud σε άλλο πάροχο cloud ή οι κατασκευαστικές ανάγκες ενός μη επηρεασμένου εργοστασίου.
- Τέλος, το πιο περιζήτητο πλεονέκτημα είναι η καλύτερη απόδοση επένδυσης (ROI) σε μη αυτόματες επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως το ψηφιακό μάρκετινγκ, το μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η ενσωμάτωση πελατών στο διαδίκτυο, η ψηφιακή επαλήθευση KYC και άλλα.
Τώρα γνωρίζετε τον ορισμό του λογισμικού αυτοματισμού εργασιών, τα βήματά του και τα οφέλη του. Είναι καιρός να εξερευνήσετε μερικά δημοφιλή εργαλεία για αβίαστη και οικονομικά προσιτή αυτοματοποίηση εργασιών για οποιαδήποτε επαγγελματική ή προσωπική χρήση:
Pipefy
Όταν πρόκειται για την αυτοματοποίηση των εργασιών ή της ροής εργασιών σας, το Pipefy είναι εδώ για εσάς. Εκτός από την αυτοματοποίηση, μπορείτε να δημιουργήσετε και να τροποποιήσετε οποιοδήποτε είδος ροής εργασίας σε αυτήν την πλατφόρμα με το περιθώριο για ατελείωτη και αβίαστη κλιμάκωση. Με τη διαισθητική οπτική διεπαφή του, η διαδικασία αυτοματισμού γίνεται απρόσκοπτη.
Ως αποτέλεσμα, η αποτελεσματικότητα της ομάδας αυξάνεται και μπορούν να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις εφαρμογές τους. Σας βοηθά επίσης να διαχειριστείτε γρήγορες αλλαγές στη ροή εργασίας λόγω σχολίων πελατών ή νέων εσωτερικών απαιτήσεων.
Τώρα, πρέπει να εξαρτάστε λιγότερο από διαδρομές email και υπολογιστικά φύλλα, καθώς αυτό το λογισμικό αυτοματισμού σάς επιτρέπει να αποφύγετε σφάλματα εξαλείφοντας διπλές καταχωρίσεις δεδομένων.
Το Pipefy σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας από την αρχή χρησιμοποιώντας τον οπτικό επεξεργαστή του ή να επιλέξετε οποιοδήποτε από τα πρότυπά του για προσαρμογή σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Επιπλέον, οι προσαρμόσιμοι πίνακες εργαλείων και οι αναφορές αυτού του εργαλείου είναι χρήσιμες για την παρακολούθηση KPI, την παρακολούθηση κατάστασης και τον εντοπισμό νέων ευκαιριών.
Αυτή η εφαρμογή σάς δίνει τη δυνατότητα να συγχωνεύσετε, να ταξινομήσετε και να δρομολογήσετε εισερχόμενα αιτήματα, εισόδους και εισιτήρια, ανεξάρτητα από τις πηγές τους. Υποστηρίζει τη συνεργασία βάζοντας κάθε μέλος της ομάδας στην ίδια σελίδα και καθορίζοντας την άδεια χρήστη για προβολή και συνεργασία.
Zoho Flow
Έχετε βαρεθεί να διαχειρίζεστε πολλαπλές εφαρμογές ξεχωριστά για τις ομάδες σας; Το Zoho Flow σάς επιτρέπει να αυτοματοποιείτε τις επιχειρηματικές ροές εργασιών και εργασιών συνδέοντας τις εφαρμογές που χρησιμοποιείτε. Τώρα, απαλλαγείτε από τυχόν σιλό πληροφοριών με τη λειτουργία έξυπνων ενσωματώσεων αυτού του λογισμικού.
Η εφαρμογή συνδέει όλες τις εφαρμογές έτσι ώστε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι εγγραφές και οι αναφορές να κινούνται με αδιάκοπη ροή. Μπορείτε να σχεδιάσετε ροές προσαρμόζοντας τις προκατασκευασμένες συλλογές ροής για μέγιστη παραγωγικότητα και την εκτέλεση εργασιών ρουτίνας.
Επιπλέον, δεν χρειάζεται να καταβάλετε προσπάθεια για σύνθετη κωδικοποίηση ενσωμάτωσης, καθώς το δυναμικό πρόγραμμα δημιουργίας σάς επιτρέπει να ορίσετε ένα έναυσμα και να κάνετε ενέργειες μέσω απρόσκοπτης ενοποίησης. Οι ομάδες μπορούν ακόμη και να δημιουργήσουν ροές εργασίας που συνδέονται μεταξύ των τμημάτων για καλύτερη ενορχήστρωση των επιχειρήσεων.
Επιπλέον, οι οργανισμοί μπορούν να δημιουργήσουν προσαρμοσμένες ενσωματώσεις με αυτό το εργαλείο σε διαφορετικές επιχειρηματικές λειτουργίες. Μερικές κορυφαίες υποστηριζόμενες εφαρμογές είναι οι Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox και Salesforce.
Wrike
Εάν η ομάδα σας έχει βαρεθεί να εκτελεί κουραστικές διαδικασίες που επηρεάζουν την παραγωγικότητα, είναι καιρός να επιλέξετε το Wrike. Η ισχυρή και αποτελεσματική Μηχανή Αυτοματισμού του μπορεί να αυτοματοποιήσει τις καθημερινές ροές εργασίας, ώστε να μπορείτε να αντιμετωπίσετε τις πιο ζωτικές δραστηριότητες για την επιχείρησή σας.
Οι εταιρείες μπορούν να δημιουργήσουν κανόνες για επαναλαμβανόμενες εργασίες χρησιμοποιώντας εναύσματα και ενέργειες για ταχύτερες και πιο έξυπνες διαδικασίες εργασίας. Επιπλέον, το εργαλείο σας ειδοποιεί και σας ενημερώνει αυτόματα για ταχύτερη κλιμάκωση, εξορθολογισμό της διαδικασίας και μείωση σφαλμάτων.
Όταν χρησιμοποιείτε το Wrike, μετακινεί αυτόματα την εργασία στο επόμενο στάδιο ροής εργασίας, ανάλογα με την προτεραιότητα, την κατάσταση και τον κίνδυνο της εργασίας. Δεδομένου ότι όλα τα μέλη της ομάδας έχουν πλήρη ορατότητα των ροών εργασίας, θα υπάρχει διαφάνεια.
Η εφαρμογή διαθέτει επίσης λειτουργίες όπως @αναφορές, ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις για καλύτερη συνεργασία.
ClickUp
Με τη λειτουργία Αυτοματισμών ClickUp, μπορείτε εύκολα να αυτοματοποιήσετε τις καθημερινές σας εργασίες και να βοηθήσετε την ομάδα σας να επικεντρωθεί σε πιο σημαντικές εργασίες.
Χρησιμοποιώντας αυτήν την πλατφόρμα, μπορεί κανείς να δημιουργήσει εργασίες με περισσότερους από 100 τρόπους. Εκτός από τη δημιουργία προσαρμοσμένου αυτοματισμού, σας επιτρέπει να αυτοματοποιείτε εργασίες που σχετίζονται με Ανάδοχους, Καταστάσεις, Προτεραιότητες, Ημερομηνίες, Δημιουργία και Μετακίνηση.
Επιπλέον, σας επιτρέπει να αναθέσετε εργασίες, να αλλάξετε κατάσταση, να δημοσιεύσετε σχόλια και να εκτελέσετε πολλές άλλες δραστηριότητες. Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν την ενέργεια που θα συμβεί κατά τη διάρκεια μιας ενεργοποίησης αυτοματισμού και, έτσι, να εξοικονομήσουν τον πολύτιμο χρόνο τους.
Το ClickUp Automations υποστηρίζει πολλές εξωτερικές εφαρμογές, συμπεριλαμβανομένων των Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform και Airtable, για τη δημιουργία μιας ενιαίας αλλά κοινόχρηστης ροής εργασίας. Πάνω απ ‘όλα, διασφαλίζει την ασφάλεια των δεδομένων χρήστη με μια ασφαλή πλατφόρμα και προσφέρει υψηλό επίπεδο χρόνου λειτουργίας.
Jira Automation
Αναζητάτε μια λύση αυτοματισμού εργασιών που σας βοηθά να εστιάσετε στις σημαντικές σας εργασίες; Επιλέξτε Jira Automation για να αυτοματοποιήσετε οποιαδήποτε εργασία ή ροή εργασίας της επιχείρησής σας με μερικά κλικ.
Με αυτήν την πλατφόρμα, οι δυνατότητες είναι ατελείωτες—μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για την αυτοματοποίηση των αναθέσεων εργασιών για τον συγχρονισμό εργασιών μεταξύ των τμημάτων.
Επίσης δεν χρειάζεται να γράψετε κωδικούς. Επιλέξτε οποιοδήποτε από τα 100+ πρότυπά του (DevOps, Slack, Business, Global, κ.λπ.) και ξεκινήστε να δημιουργείτε κανόνες αυτοματισμού μέσα σε λίγα λεπτά. Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους οδηγούς και τα βίντεό του για να ξεκινήσετε τη διαδικασία.
Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το λογισμικό με άλλα δημοφιλή επιχειρηματικά εργαλεία όπως MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket κ.λπ.
Ζάπιερ
Με 5.000 εφαρμογές και άπειρους αυτοματισμούς, το Zapier είναι η πιο δημοφιλής λύση για την αυτοματοποίηση εργασιών για διάσημες μάρκες όπως Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable και άλλα. Είναι ένα λογισμικό αυτοματισμού εργασιών χωρίς κώδικα με τα ακόλουθα αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά:
- Αυτοματισμός πολλαπλών βημάτων που μπορεί να περιλαμβάνει έως και 100 εφαρμογές
- Απλή λογική εάν/τότε για προγραμματισμό υπό όρους σε έναν οπτικό χώρο εργασίας
- Κτίριο συνταγών αυτοματισμού με μεταφορά και απόθεση
- Πολλαπλά φίλτρα για να μπορείτε να κάνετε πολύπλοκες συνταγές αυτοματισμού
- Μορφοποιήστε τα δεδομένα σας εντός του τύπου αυτοματισμού χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση Formatter
Τη στιγμή της σύνταξης, η πλατφόρμα ενσωμάτωσης εφαρμογών είναι κατάλληλη για επιχειρηματικούς ρόλους όπως πωλήσεις, τεχνολογία πληροφοριών (IT), ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων και διαδικτυακούς εμπόρους.
Όταν μιλάτε για επιχειρηματικές ροές εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ενσωματώσεις εφαρμογών Zapier ή το Zaps για επικοινωνίες πελατών, διαχείριση δεδομένων, διαχείριση πελατών και επιχειρηματικές διαδικασίες.
Tallyfy
Το Tallyfy είναι πολύ κατάλληλο για επιχειρήσεις με μεγαλύτερο όγκο εγγράφων, αρχείων και δεδομένων από άλλες. Ο ίδιος ο προγραμματιστής της πλατφόρμας αυτοματισμού έχει δώσει έμφαση στην αυτοματοποίηση εργασιών για διαδικτυακές φόρμες, επιχειρηματικές ροές εργασιών, διαδικασίες, εργασίες, εγκρίσεις εγγράφων και πολλά άλλα.
Διαθέτει ενσωματώσεις και webhook για διάφορες επιχειρηματικές και επαγγελματικές εφαρμογές όπως Google email (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau και άλλα.
Επίσης, το λογισμικό αυτοματισμού εργασιών υποστηρίζει εργαλεία αυτοματισμού τρίτων όπως το Zapier Connector και το Power Automate. Επομένως, εάν δεν βρείτε μια ενοποίηση για την εφαρμογή της επιχείρησής σας στο Tallyfy, μπορείτε να ενσωματώσετε την εφαρμογή με το Power Automate ή το Zapier και στη συνέχεια να τη χρησιμοποιήσετε στο Tallyfly.
Nintex
Όσον αφορά τη χρήση μιας ολοκληρωμένης πλατφόρμας αυτοματισμού, η Nintex είναι μια ιδανική επιλογή για επιχειρήσεις. Αυτό το εργαλείο επιτρέπει στους χρήστες να αυτοματοποιούν χειροκίνητες και καθημερινές εργασίες και να διαχειρίζονται τη ροή εργασιών της επιχείρησης μέσω ρομποτικής αυτοματοποίησης διαδικασιών.
Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να μάθετε τις διαδικασίες που απαιτούν αυτοματοποίηση και να αρχίσετε να τις αυτοματοποιείτε με μερικά κλικ—και χωρίς απολύτως κανέναν κωδικό. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε έντυπα, καθώς οι εταιρείες μπορούν να συλλέγουν πληροφορίες ψηφιακά από φόρμες και smartphone.
Επιπλέον, η Nintex ενεργοποιεί την ηλεκτρονική υπογραφή στα έγγραφά σας και σας επιτρέπει να δημιουργείτε αυτόματα έγγραφα όποτε χρειάζεται. Μπορείτε επίσης να γίνετε μέρος του παγκόσμιου δικτύου συνεργατών της για γρήγορο και επιτυχημένο αυτοματισμό.
Τελικές Λέξεις
Η αυτοματοποίηση εργασιών είναι το μυστικό για την παραγωγικότητα, την αποδοτικότητα και την κερδοφορία των επιχειρήσεων. Σας βοηθά να αποφύγετε κυρώσεις για λάθη και να ολοκληρώσετε φυσικές ή ψηφιακές εργασίες πιο γρήγορα. Ωστόσο, η επιτυχία στον αυτοματισμό βρίσκεται στο λογισμικό που χρησιμοποιείτε για τη σύνταξη αυτοματοποιημένων διαδικασιών ή συνταγών εργασιών.
Δοκιμάστε το παραπάνω λογισμικό αυτοματισμού εργασιών και επιλέξτε αυτό που ταιριάζει στον τομέα της επιχείρησής σας και στις ανάγκες στυλ αυτοματισμού.
Στη συνέχεια, μπορείτε να ελέγξετε τα εργαλεία αυτοματισμού πληρωτέων λογαριασμών.