Επί αιώνες, τα έγγραφα αποτελούσαν ζωτικό συστατικό οποιουδήποτε κλάδου. Η τεκμηρίωση της επιχείρησης πρέπει να έχει αυξηθεί πάρα πολύ και να γίνει πιο περίπλοκη καθώς οι εταιρείες αναπτύσσονται.
Για να αξιοποιήσουν αποτελεσματικά τα έγγραφα, οι επιχειρήσεις πρέπει να τα κατηγοριοποιήσουν και να τα ταξινομήσουν με ακρίβεια. Διαφορετικά, ενδέχεται να προκύψουν προβλήματα για τα μέλη του προσωπικού.
Σε αυτόν τον κόσμο με γρήγορο ρυθμό, είναι καλό που υπάρχει λογισμικό αυτοματισμού εγγράφων.
Η αυτοματοποίηση εγγράφων είναι δυνατή χάρη στις προοδευτικές τεχνολογίες, οι οποίες επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες χειρίζονται την τεκμηρίωση και διευκολύνουν τις επίπονες και χρονοβόρες διαδικασίες μη αυτόματης τεκμηρίωσης.
Ωστόσο, με πολλές διαθέσιμες επιλογές, το να αποφασίσετε ποιο είναι το καλύτερο για την εταιρεία σας μπορεί να πάρει χρόνο. Ορισμένα έχουν διαφορετική λειτουργικότητα και μερικά είναι προσαρμοσμένα σε συγκεκριμένους τύπους χρηστών.
Για παράδειγμα, οι απαιτήσεις αυτοματοποίησης εγγράφων μιας ομάδας πωλήσεων διαφέρουν από μια νομική εταιρεία και η καθεμία θα επωφεληθεί από μια λύση σχεδιασμένη για τη συνήθη καθημερινή της ρουτίνα.
Αυτή η ανάρτηση θα ανακαλύψει περισσότερα για το καλύτερο λογισμικό αυτοματισμού εγγράφων και πώς μπορεί να σας εξοικονομήσει ώρες.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι ο Αυτοματισμός Εγγράφων;
Η αυτοματοποίηση εγγράφων χρησιμοποιεί προγράμματα και λογισμικό για τη δημιουργία ηλεκτρονικών εγγράφων με τη λιγότερη ανθρώπινη συνεισφορά.
Η αυτοματοποίηση εγγράφων βοηθά στην αυτοματοποίηση των ροών εργασίας, συμπεριλαμβανομένης της σάρωσης, της αποθήκευσης, της εξαγωγής, της λήψης δεδομένων και της ταξινόμησης εγγράφων.
Οι χρήστες δημιουργούν έγγραφα γνωστά ως “πρότυπα” στο λογισμικό αυτοματισμού εγγράφων. Αυτά τα πρότυπα καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο κάποιος πρέπει να προσθέσει, να αλλάξει ή να αφαιρέσει έγγραφα με βάση συγκεκριμένες εισόδους.
Η αυτοματοποίηση των εγγράφων μπορεί να είναι:
- Επεξεργασία εγγράφων: Εξάγει σχετικές πληροφορίες από διάφορα έγγραφα, τις επικυρώνει και τις μετατρέπει σε εμπλουτισμένα δεδομένα για τον τελικό χρήστη. Κάθε στάδιο του κύκλου ζωής του εγγράφου αντιμετωπίζεται κατά την επεξεργασία του εγγράφου.
- Παραγωγή εγγράφων: Αυτό συνεπάγεται τη χρήση δεδομένων που έχουν ήδη συλλεχθεί ή ανακτηθεί ως εισροές για την παραγωγή προτάσεων, συμβάσεων, επιχειρηματικών επιστολών, τιμολογίων και άλλων.
Γιατί οι επιχειρήσεις χρειάζονται αυτοματισμό εγγράφων;
Οι επιχειρήσεις πρέπει να μεριμνήσουν για πολλά έγγραφα, τα οποία μπορεί να είναι δαπανηρά η αναποτελεσματική διαχείριση.
Η επεξεργασία εγγράφων γίνεται πιο προσιτή και πιο βολική με την αυτοματοποίηση. Δείτε τους παρακάτω λόγους για τους οποίους οι επιχειρήσεις χρειάζονται αυτοματοποίηση εγγράφων:
Μειώστε την επαναλαμβανόμενη εργασία εγγράφων
Η αυτοματοποίηση των εγγράφων μειώνει τον χρόνο και την προσπάθεια των εργαζομένων που δαπανούν σε επαναλαμβανόμενες διαδικασίες. Η σάρωση εγγράφων, η εξαγωγή δεδομένων, η ταξινόμηση, η ευρετηρίαση εγγράφων και η αποθήκευση δεδομένων είναι απαραίτητα για την αποτελεσματική λειτουργία κάθε επιχείρησης. Ο αυτοματισμός των εγγράφων επιτυγχάνει όλα αυτά και πολλά άλλα.
Επεξεργαστείτε τα έγγραφα πιο γρήγορα
Η χρήση προσαρμοσμένων προτύπων μπορεί να μειώσει τον χρόνο που αφιερώνεται στη γραφειοκρατία και να απλοποιήσει τη διαδικασία επεξεργασίας εγγράφων. Αυτό βοηθά στη δημιουργία μιας διαδικασίας τεκμηρίωσης που μπορούν να ακολουθήσουν όλα τα μέλη του προσωπικού για να αξιοποιήσουν σωστά τον χρόνο και την προσπάθειά τους.
Χαμηλότερο ποσοστό σφαλμάτων
Τα έγγραφα που δημιουργούνται με μη αυτόματο τρόπο μπορεί να χρειάζονται αντιγραφή και επικόλληση ή τα πιο πρόσφατα μπορεί να περιέχουν σφάλματα που πρέπει να διορθωθούν πολλές φορές, απαιτώντας επίπονη ανθρώπινη προσπάθεια και προσθέτοντας άσκοπες καθυστερήσεις στις λειτουργίες.
Αυτά τα σφάλματα μπορούν να εξαλειφθούν ή να μειωθούν σημαντικά με την ακρίβεια του προηγμένου αυτοματισμού εγγράφων. Τα προκαθορισμένα πρότυπα και οι τεχνολογίες που βασίζονται σε τεχνητή νοημοσύνη που αξιοποιούν τη συλλογή δεδομένων διευκολύνουν τη λήψη των απαραίτητων πληροφοριών και την ειδοποίηση του κατάλληλου προσωπικού όταν λείπουν δεδομένα.
Εξοικονόμηση Εξόδων
Οι επιχειρήσεις που αυτοματοποιούν τη δημιουργία εγγράφων θα επωφεληθούν αναμφίβολα από το χαμηλότερο κόστος. Ο αυτοματισμός μπορεί να μειώσει σημαντικά τις συνολικές χρεώσεις, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που σχετίζονται με την εκτύπωση εγγράφων, την κατασκευή ντουλαπιών αρχειοθέτησης για πραγματικά έγγραφα κ.λπ., και να ενισχύσει τον διοικητικό έλεγχο.
Ενισχύει τις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες και τις εμπορικές συνεργασίες
Οι καλές σχέσεις μεταξύ των εργαζομένων, των πωλητών και των καταναλωτών είναι απαραίτητες για την επιτυχία οποιουδήποτε οργανισμού. Η διατήρηση θετικών συνδέσεων μπορεί να υποφέρει εάν η μη αυτόματη δημιουργία εγγράφων τείνει σε λάθη, καθυστερήσεις και ασυνέπειες.
Η πρόσβαση στην ηλεκτρονική τεκμηρίωση κάνει την εργασία με περισσότερους προμηθευτές και την επικοινωνία με περισσότερους καταναλωτές απλούστερη και ασφαλέστερη. Η ευκολία προβολής των εγγράφων από οποιαδήποτε τοποθεσία ανά πάσα στιγμή προωθεί καλύτερες αλληλεπιδράσεις και βοηθά στη δημιουργία εξατομικευμένων εμπειριών πελατών.
Ενισχύει την ασφάλεια και το απόρρητο
Τα συστήματα αυτοματισμού εγγράφων διαθέτουν ενσωματωμένους χώρους ψηφιακής αποθήκευσης με τα απαιτούμενα δικαιώματα πρόσβασης για την αποφυγή απώλειας εγγράφων και τη βελτίωση της ασφάλειας δεδομένων.
Οι νομικοί τομείς και οι τομείς της υγειονομικής περίθαλψης, για παράδειγμα, μπορούν να προστατεύσουν ευαίσθητα δεδομένα από διαρροές και παραβιάσεις χρησιμοποιώντας λογισμικό αυτοματοποίησης εγγράφων με πρόσθετα μέτρα ασφαλείας.
Πώς είναι πιο αποτελεσματική από τη Χειροκίνητη Επεξεργασία Εγγράφων;
Εάν παράγετε συχνά τα ίδια είδη εγγράφων, όπως συμβόλαια, τιμολόγια ή μηνιαίες αναφορές, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε τα ακόλουθα ζητήματα:
- Χρειάζεται πολύς χρόνος και προσπάθεια για τη μη αυτόματη συλλογή δεδομένων από πολλές πηγές, τη διεξαγωγή πολύπλοκων υπολογισμών και την παραγωγή οπτικοποιήσεων για την απεικόνιση των δεδομένων.
- Είναι δύσκολο να εγγυηθεί κανείς ότι τα έγγραφα είναι εντελώς χωρίς σφάλματα, ακόμη και μετά από ώρες (ή ημέρες) ψάχνοντας για λάθη.
Αυτά τα ζητήματα μπορούν να επιλυθούν χρησιμοποιώντας λογισμικό αυτοματισμού εγγράφων, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να συλλέγετε δεδομένα αυτόματα από πολλές πηγές και να τα τακτοποιείτε όπως θέλετε.
Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να δημιουργήσετε οποιαδήποτε αναφορά σε κλάσματα δευτερολέπτου, ενώ ταυτόχρονα να είστε σίγουροι ότι όλες οι πληροφορίες είναι ακριβείς και χωρίς σφάλματα.
Χαρακτηριστικά
#1. Πρόσβαση στον Ιστό
Οι χρήστες πρέπει να έχουν πρόσβαση στα έγγραφά τους από οποιαδήποτε τοποθεσία σε αυτήν την εποχή όπου το Διαδίκτυο χρησιμοποιείται τόσο ευρέως. Στην εποχή του Διαδικτύου, το λογισμικό αυτοματισμού εγγράφων που βασίζεται στο web προσφέρει γρήγορη και απλή πρόσβαση σε αρχεία και φακέλους, κάτι που είναι ζωτικής σημασίας. Αυτά περιλαμβάνουν:
- Πρόσβαση μέσω φορητών συσκευών για προβολή ή επεξεργασία εγγράφων
- Για να αποθηκεύσετε έγγραφα στο cloud, χρησιμοποιήστε την αποθήκευση cloud.
- Μοιραστείτε φακέλους ή μεμονωμένα αρχεία με άλλους μέσω κοινής χρήσης αρχείων.
#2. Σύρετε και αποθέστε
Η μεταφορά και απόθεση είναι βασικό στοιχείο οποιουδήποτε συστήματος αυτοματισμού εγγράφων. Μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε αρχεία από τη μια τοποθεσία στην άλλη ή ακόμα και από τη μια εφαρμογή στην άλλη.
#3. Αναζήτηση εγγράφων
Κάθε χρήστης έχει πολλά αρχεία. Επομένως, πρέπει να είναι σε θέση να πραγματοποιούν γρήγορη αναζήτηση μέσω αυτών χρησιμοποιώντας μερικά μόνο γράμματα του όρου αναζήτησης. Το λογισμικό αυτοματισμού εγγράφων βοηθά στην οργάνωση της αποθήκευσης εγγράφων, έτσι ώστε να είναι εύκολη η ανάκτηση των εγγράφων όταν απαιτείται.
Οι χρήστες μπορούν να αναζητήσουν εύκολα το αποθηκευμένο υλικό χρησιμοποιώντας τη λειτουργία αναζήτησης εγγράφων.
#4. Έκδοση εγγράφων
Η έκδοση εκδόσεων είναι ένα ακόμη κρίσιμο χαρακτηριστικό ενός συστήματος αυτοματισμού εγγράφων. Οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στις προηγούμενες εκδόσεις του εγγράφου, να τις συγκρίνουν και να επανέλθουν σε προηγούμενη έκδοση, εάν χρειάζεται, χάρη στην έκδοση εκδόσεων.
#5. Κλείδωμα αρχείου
Ένα κρίσιμο στοιχείο του λογισμικού αυτοματισμού εγγράφων είναι το κλείδωμα αρχείων. Οι χρήστες δεν μπορούν να κάνουν αλλαγές σε ένα κλειδωμένο αρχείο μέχρι να το ανοίξει το άτομο που το κλείδωσε.
#6. Ενσωματωμένο πρόγραμμα προβολής και επεξεργασίας
Μπορείτε να προβάλετε και να επεξεργαστείτε έγγραφα χρησιμοποιώντας το ενσωματωμένο πρόγραμμα προβολής χωρίς να τα κατεβάσετε ή να τα ανοίξετε σε νέο παράθυρο, εξοικονομώντας χρόνο, εξαλείφοντας την ανάγκη να μεταβείτε μεταξύ καρτελών ή προγραμμάτων.
Όταν το λογισμικό παρατηρήσει ότι κάποιος άλλος κάνει προσαρμογές στο αρχείο, το κλειδώνει και στη συνέχεια το ξεκλειδώνει όταν τελειώσει.
#7. Αξιολόγηση και κοινή χρήση
Οι χρήστες θα πρέπει να μπορούν να μοιράζονται με ασφάλεια και άνετα έγγραφα χρησιμοποιώντας καλό λογισμικό αυτοματισμού εγγράφων.
Μπορεί επίσης να έχει ένα σύστημα αξιολόγησης που επιτρέπει στους χρήστες να εκχωρούν μια αριθμητική τιμή σε κάθε έγγραφο χρησιμοποιώντας μια προκαθορισμένη κλίμακα. Αυτή η μέθοδος βαθμολόγησης βοηθά στην παρακολούθηση των εγγράφων που αρέσουν οι εργαζόμενοι και ποια χρειάζονται τροποποίηση.
#8. Προνόμια αρχείου και φακέλου
Οποιοδήποτε λογισμικό αυτοματισμού εγγράφων πρέπει να περιλαμβάνει δικαιώματα αρχείων και φακέλων. Μπορείτε να διαχειριστείτε τι μπορεί να κάνει η ομάδα σας με τις εργασίες στις οποίες εργάζεται, παραχωρώντας της δικαιώματα επεξεργασίας.
#9. Σύνδεση Εγγράφων
Η διαδικασία σύνδεσης εγγράφων, αρχείων ή άλλων πηγών δεδομένων μεταξύ τους, ώστε να μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά από μία τοποθεσία, είναι γνωστή ως σύνδεση εγγράφων.
Αυτή η δυνατότητα σάς δίνει τη δυνατότητα να συνδέσετε ένα έγγραφο με οποιαδήποτε άλλη σχετική εγγραφή στο λογισμικό αυτοματισμού εγγράφων ή να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα αντίγραφο από ένα άλλο.
#10. Έξυπνη διαχείριση περιεχομένου
Τα καλύτερα συστήματα θα πρέπει να ενημερώνονται απρόσκοπτα σε όλους τους λογαριασμούς και τις πηγές δεδομένων, να επεξεργάζονται πρότυπα, να δημιουργούν προσαρμοσμένες ροές εργασίας και να επιβάλλουν κανόνες που διασφαλίζουν την ακρίβεια, τη συμμόρφωση και τα πρότυπα επωνυμίας.
Επιπλέον, ορισμένες πλατφόρμες παρέχουν δυνατότητες μαζικής αυτοματοποίησης που επιτρέπουν στους χρήστες να παράγουν εκατοντάδες ή χιλιάδες παρουσιάσεις, δηλώσεις, αναφορές και άλλους τύπους εξασφαλίσεων ταυτόχρονα, δίνοντας τη δυνατότητα στους πωλητές να συντάσσουν τεχνικά έγγραφα κατόπιν ζήτησης που στοχεύουν συγκεκριμένα τμήματα πελατών.
Δημιουργήσαμε μια λίστα με τις πιο δημοφιλείς λύσεις με μια σύντομη επισκόπηση των βασικών χαρακτηριστικών τους για να σας βοηθήσουμε να αποφύγετε να χαθείτε στο ευρύ φάσμα των διαθέσιμων επιλογών λογισμικού αυτοματισμού εγγράφων.
DocuPilot
Το Docupilot είναι ένα φιλικό προς το χρήστη και προσαρμόσιμο πρόγραμμα αυτοματισμού εγγράφων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαθέσιμα δεδομένα και πρότυπα δημιουργικών για τη δημιουργία εγγράφων. Το ενσωματωμένο πρόγραμμα δημιουργίας εγγράφων μπορεί να δημιουργήσει προσαρμοσμένα πρότυπα.
Μπορείτε επίσης να στείλετε email τα έγγραφα που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας αυτό το λογισμικό αυτοματισμού σε υπηρεσίες όπως το Dropbox, το Zapier και το Docusign.
Χαρακτηριστικά
- Προκαθορισμένα πρότυπα: Το Docupilot περιέχει προκαθορισμένα πρότυπα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι επιχειρήσεις για να σχηματίσουν προσφορές, συμφωνίες, τιμολόγια και άλλα έγγραφα.
- Ενοποίηση: Το CRM, οι φόρμες, οι διαδικτυακές βάσεις δεδομένων, οι έρευνες και το HR είναι μερικές μόνο πηγές δεδομένων με τις οποίες μπορείτε να συνδέσετε το λογισμικό.
- Ασφαλές: Με τη βοήθεια του Docupilot, μπορείτε να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης και να κρυπτογραφήσετε τα έγγραφά σας. Μπορείτε πάντα να εγγυηθείτε το απόρρητο των πελατών σας, ενισχύοντας την τόσο αναγκαία εμπιστοσύνη των πελατών.
- Αυτόματη ροή εργασίας: Μερικές από τις πιο περίπλοκες ροές εργασιών εγγράφων σε μια επιχείρηση απλοποιούνται με το Docupilot. Για να μην χρειάζεται να επαναλαμβάνετε τη διαδικασία εισαγωγής δεδομένων κάθε φορά που συντάσσετε ένα έγγραφο, αυτό καθιστά την όλη διαδικασία απλή.
Το DocuPilot ξεχωρίζει λόγω του σχετικά φθηνού κόστους του, το οποίο το καθιστά πιο προσιτό.
airSlate
Από τη δημιουργία ροής έως τα αναλυτικά στοιχεία διεργασιών, το airSlate είναι μια εφαρμογή cloud all-in-one που μπορεί να διαχειριστεί κάθε στάδιο της αυτοματοποίησης των εγγράφων σας. Είναι επίσης ένα βοηθητικό πρόγραμμα χωρίς κώδικα.
Το προσωπικό χειροκίνητης επεξεργασίας εγγράφων μπορεί να μειωθεί στο μισό, αν μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο την εφαρμογή.
Χαρακτηριστικά
- Δημιουργός ροής: Η διεπαφή χρήστη με μεταφορά και απόθεση του Flow Creator σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια οπτική απεικόνιση της ροής εργασίας εγγράφων (UI).
- Ηλεκτρονική υπογραφή: Σε ψηφιακές φόρμες, έρευνες, έγγραφα και περιεχόμενο μπορούν εύκολα να προστεθούν νομικά δεσμευτικές ηλεκτρονικές υπογραφές.
- Ηλεκτρονικές δημοσκοπήσεις: Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία διαδικτυακών ερευνών, μπορείτε να κάνετε δημόσιες έρευνες, έγγραφα δοκιμών εφαρμογών beta και ερωτηματολόγια.
- Ρομποτική Αυτοματοποίηση Διαδικασιών: Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις διαδικασίες χρησιμοποιώντας bots airSlate χωρίς να γράψετε ούτε μία συμβολοσειρά κώδικα.
Επιπλέον, το airSlate διαθέτει μια εκτενή βιβλιοθήκη με χιλιάδες πρότυπα αυτοματισμού εγγράφων για τους περισσότερους τομείς.
PandaDoc
Η δημιουργία, η επεξεργασία και η υπογραφή εγγράφων μπορούν να γίνουν σε ένα μέρος χρησιμοποιώντας το PandaDoc.
Είτε χρειάζεστε λογισμικό eSignature, αυτοματοποιημένες προτάσεις, εργαλεία πωλήσεων και μάρκετινγκ ή ασφαλή επεξεργασία εγγράφων, το PandaDoc θα παρέχει τα εργαλεία που χρειάζεστε για να επιταχύνετε τη διοχέτευση της επιχείρησής σας και να υπογράψετε έγγραφα αμέσως.
Για να προσφέρει μια απρόσκοπτη εμπειρία διαχείρισης εγγράφων σε πολλά ψηφιακά σύνορα, το PandaDoc ενσωματώνεται εύκολα με περισσότερες από 30 εφαρμογές.
Χαρακτηριστικά
- Απόθεση και μεταφορά: Παρέχει στον χρήστη προεπιλεγμένες επιλογές για μεταφορά και τοποθέτηση στο έγγραφό του με βάση την κατηγορία αντί για τη λειτουργία προτύπων.
- Ψηφιακή υπογραφή: Αυτό είναι ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά, καθώς επιτρέπει στους χρήστες να υπογράφουν ψηφιακά χαρτιά χωρίς να χρησιμοποιούν χαρτί.
- Παραγωγή εγγράφων: Οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν οποιοδήποτε έγγραφο επιθυμούν εδώ και να ελέγξουν άλλο περιεχόμενο. Αυτό είναι τέλειο εάν χρειάζεται να δημιουργήσετε επιχειρηματικές συμβάσεις, προτάσεις, προσφορές και άλλα έγγραφα.
- Εγγραφή αρχείων: Μόλις ολοκληρώσετε τη δημιουργία του εγγράφου σας, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε και να καταγράψετε τα αρχεία.
Στους πελάτες αρέσει η ευελιξία των προτύπων του PandaDoc. Ένα άλλο φανταστικό χαρακτηριστικό που οι καταναλωτές βρίσκουν χρήσιμο είναι η παρακολούθηση εγγράφων και τα αναλυτικά στοιχεία.
Crove
Μπορείτε να σχεδιάσετε και να αυτοματοποιήσετε όλα τα έγγραφα της εταιρείας σας χρησιμοποιώντας το Crove. Με τον ισχυρό επεξεργαστή εγγράφων του, μπορεί να σας βοηθήσει στην αυτοματοποίηση όλων των εγγράφων σας. Για να αυτοματοποιήσετε οποιοδήποτε έγγραφο, μπορείτε να προσθέσετε μεταβλητές, λογικές συνθήκες, τύπους excel και eSignatures.
Συγκεντρώνοντας τις λειτουργίες των εγγράφων σας στο Crove, μπορείτε να απομακρυνθείτε με περιττά εργαλεία. Με την ενσωματωμένη βιβλιοθήκη προτύπων, το Crove υπερβαίνει την απλή αυτοματοποίηση εγγράφων.
Χαρακτηριστικά
- Υπολογισμοί: Χρησιμοποιήστε τύπους στα μαθηματικά για να εκτελέσετε υπολογισμούς απευθείας στα πεδία των εγγράφων σας.
- Φόρμες: Δημιουργήστε την έρευνά σας, συμπεριλάβετε λογική για την απόκρυψη ή εμφάνιση ερωτήσεων και επιτρέψτε σε οποιονδήποτε να δημιουργήσει έγγραφα απαντώντας στις ερωτήσεις.
- Γρήγορη προεπισκόπηση: Συμπληρώστε το ερωτηματολόγιο και ελέγξτε τα έγγραφά σας σε πραγματικό χρόνο.
- Δημοσίευση φορμών: Δημοσιεύστε τις φόρμες σας σε μια δημόσια διεύθυνση URL. οποιοσδήποτε μπορεί να δημιουργήσει έγγραφα χρησιμοποιώντας τα, εάν συμμορφώνεται με τους περιορισμούς που έχετε ορίσει για τον σύνδεσμό σας.
Το Crove μπορεί να είναι το ιδανικό εργαλείο σας εάν αναζητάτε δωρεάν λογισμικό αυτοματισμού εγγράφων.
Τεκμηριώστε
Το Documate είναι ένα εύχρηστο λογισμικό αυτοματοποίησης εγγράφων χωρίς κώδικα για τη συναρμολόγηση νομικών εγγράφων.
Μια ομάδα δικηγόρων και τεχνολόγων δημιούργησε το Documate αρχικά για να βοηθήσει τις φιλανθρωπικές οργανώσεις νομικής βοήθειας στη δημιουργία ροών εργασίας που αντιμετωπίζουν πελάτες.
Αυτό το λογισμικό χρησιμοποιούν κυρίως δικηγόροι. Ωστόσο, κάθε επιχείρηση μπορεί να αναπτύξει έγγραφα χρησιμοποιώντας τις απλές λειτουργίες του Documate.
Χαρακτηριστικά
- Φόρμες Ιστού: Οι χρήστες μπορούν να σχεδιάσουν μοναδικές φόρμες Ιστού που εισάγουν δεδομένα σε έγγραφα Word ή PDF.
- Online Survey: Οι χρήστες δημιουργούν μια έρευνα και στη συνέχεια φορτώνουν έγγραφα προτύπου που συνδέονται με τα πεδία της φόρμας έρευνας.
- Ενσωμάτωση: Με τη βοήθεια του προγράμματος, οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν έγγραφα από την εισαγωγή, να διανείμουν τις αναπτυγμένες ροές εργασίας ή ακόμη και να τα ενσωματώσουν σε ιστότοπους.
Αυτή η πλατφόρμα αυτοματισμού εγγράφων είναι κατάλληλη για επαγγελματίες και δικηγόρους που επιθυμούν μια λύση χωρίς κώδικα με μια απλή διεπαφή χρήστη.
Templafy
Οι μεγάλες επιχειρήσεις μπορούν να οργανώσουν γρήγορα το εταιρικό περιεχόμενο και τα περιουσιακά στοιχεία μέσω αυτού του λογισμικού αυτοματισμού εγγράφων – Templafy.
Ενώ αυξάνει την αποτελεσματικότητα για τους τελικούς χρήστες με την αυτοματοποίηση της δημιουργίας εγγράφων, το σύστημα διασφαλίζει τη συμμόρφωση με την επωνυμία και τη νομοθεσία στα έγγραφα.
Αυτή η πλατφόρμα είναι αειθαλής και προσαρμόσιμη στις συνεχώς εξελισσόμενες υποδομές πληροφορικής και εφαρμογών που χρησιμοποιούνται από τις σημερινές επιχειρήσεις και οργανισμούς.
Χαρακτηριστικά
- Σύστημα που βασίζεται σε άδεια: Επιτρέπει στους διαχειριστές και τις ομάδες συμμόρφωσης να διαχειρίζονται ποιοτικό έλεγχο όλων των στοιχείων του εγγράφου, διασφαλίζοντας ότι τα μέλη της ομάδας χρησιμοποιούν μόνο επιτρεπόμενες πληροφορίες.
- Ενσωμάτωση: Οι εργαζόμενοι μπορούν να απλοποιήσουν τη δημιουργία συμβολαίων, προτάσεων και εξασφαλίσεων πωλήσεων στα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου τους με τη βοήθεια των εργαλείων αυτοματοποίησης εγγράφων του Templafy, τα οποία συνδέονται με τις εφαρμογές Microsoft Office και Google G Suite.
- Διεπαφή διαχειριστή: Οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε τυπικά εργαλεία δημιουργίας εγγράφων με την κεντρική διανομή αρχείων προτύπων γραφείου.
Οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν το Templafy επειδή χρειάζεται τουλάχιστον 50 χρήστες.
ExperLogix
Οι επαγγελματίες χρήστες μπορούν να βελτιστοποιήσουν, να βελτιώσουν και να αυτοματοποιήσουν τις κρίσιμες για την αποστολή διαδικασίες εγγράφων με τη βοήθεια του ολοκληρωμένου αλλά φιλικού προς το χρήστη λογισμικού αυτοματισμού εγγράφων της Experlogix.
Χαρακτηριστικά
- Ροές εγγράφων: Χρησιμοποιώντας μια οπτική διεπαφή, μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα ροές εγγράφων που χρησιμοποιούν λογική υπό όρους χωρίς κωδικοποίηση.
- Σχεδιασμός προτύπων: Παρέχει τα εργαλεία που χρειάζεστε για τη δημιουργία δυναμικών προτύπων που βασίζονται σε δεδομένα και τη ρύθμιση περίπλοκων ροών εργασίας.
- Συλλογή ψηφιακών δεδομένων: Οι Έξυπνες Φόρμες Experlogix είναι ευέλικτες, ενσωματωμένες και βασισμένες στον ιστό φόρμες συλλογής δεδομένων που διευκολύνουν τους χρήστες ή τους πελάτες να εισάγουν και να υποβάλλουν πληροφορίες ηλεκτρονικά.
- Διαχείριση εξόδου: Οι Υπηρεσίες Εγγράφων προσφέρουν απίστευτα ευέλικτες αυτοματοποιημένες μεθόδους για το χειρισμό μεγάλων όγκων εξόδων εγγράφων.
Η Διαχείριση περιεχομένου από την Experlogix είναι ένα ασφαλές και οργανωμένο αποθετήριο που διευκολύνει και ταχύτερα τη διαχείριση, αποθήκευση και ανάκτηση ψηφιακών στοιχείων, συμπεριλαμβανομένων φορμών και εγγράφων PDF, λογότυπων, εικόνων και περιεχομένου πολυμέσων.
Τελικές Λέξεις
Το λογισμικό αυτοματισμού εγγράφων δεν είναι καθόλου ασήμαντο. Με την αυτοματοποίηση της δημιουργίας παρόμοιων εγγράφων, η εταιρεία σας μπορεί να μειώσει τα σφάλματα, να εξοικονομήσει χρήματα και να καταργήσει την κουραστική, δυσάρεστη εργασία.
Στη συνέχεια, μπορείτε να ελέγξετε τα καλύτερα εργαλεία συνεργασίας εγγράφων.