Η χαρτογράφηση ροής αξίας σάς βοηθά να απομονώνετε, να επικοινωνείτε και να ποσοτικοποιείτε την αξία έναντι της σπατάλης σε μια επιχειρηματική λειτουργία. Διαβάστε παρακάτω για να βρείτε αξιόπιστα εργαλεία διαγράμματος ροής VSM παρακάτω.
Οι πωλήσεις και οι λειτουργίες είναι οι δύο πιο κρίσιμοι παράγοντες κάθε επιχείρησης. Όταν λαμβάνετε μια παραγγελία πώλησης, προμηθεύεστε πρώτες ύλες και τοποθετείτε αυτές τις πρώτες ύλες σε έναν κύκλο επιχειρηματικών λειτουργιών για να αναπτύξετε το παραγγελθέν προϊόν. Μόλις το προϊόν είναι έτοιμο, το στέλνετε στον πελάτη με αντάλλαγμα τα έσοδα.
Από τις πωλήσεις έως τις λειτουργίες και στη συνέχεια την εκτέλεση παραγγελιών, οι επιχειρήσεις πρέπει να ποσοτικοποιήσουν τα απόβλητα και την προστιθέμενη αξία στη διαδικασία. Αυτή η ποσοτικοποίηση είναι ζωτικής σημασίας για τη βελτίωση της επιχειρηματικής διαδικασίας σε διαδοχικές επαναλήψεις, την αύξηση του κέρδους και τη μείωση των γενικών εξόδων. Εδώ έρχεται η χαρτογράφηση ροής αξίας ή η πρακτική VSM.
Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε τα βασικά του VSM, μαζί με ορισμένα εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χωρίς να περάσετε από μια μεγάλη καμπύλη εκμάθησης.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι η χαρτογράφηση ροής αξίας (VSM);
Η χαρτογράφηση ροής αξίας ή VSM, είναι μια τεχνική διαγράμματος ροής για την απεικόνιση, την εξέταση και τη βελτίωση των βημάτων που απαιτούνται για την κατασκευή ή την παράδοση ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας. Οι ειδικοί στη διαχείριση επιχειρήσεων θεωρούν το VSM βασικό μέρος της λιτής επιχειρηματικής μεθοδολογίας.
Το VSM οπτικοποιεί τη ροή των πληροφοριών και τα βήματα της διαδικασίας από την πηγή στο σημείο παράδοσης, είτε από τον αντιπρόσωπο είτε τον τελικό χρήστη. Όπως και άλλοι τύποι διαγραμμάτων ροής, το VSM χρησιμοποιεί μια σειρά από τυπικά και παγκοσμίως αποδεκτά σύμβολα για να υποδηλώσει διάφορες δραστηριότητες διεργασίας μαζί με τις ροές πληροφοριών.
Το VSM εξετάζει την επιχειρηματική διαδικασία από την άποψη της προστιθέμενης αξίας. Οτιδήποτε σε μια επιχειρηματική διαδικασία δεν συμβάλλει στη δημιουργία εσόδων είναι σπατάλη. Έτσι, ένα προσεκτικά ερευνημένο και κατασκευασμένο διάγραμμα ροής VSM θα δείξει πόσα χρήματα και χρόνο θα χαθούν και πόσα προστιθέμενα αξία. Από εκεί, μπορείτε να μειώσετε τα βήματα της σπατάλης και η προστιθέμενη αξία θα αυξηθεί ως αποτέλεσμα όταν ελαχιστοποιήσετε τη σπατάλη.
Πώς λειτουργεί η αντιστοίχιση ροής τιμών (VSM);
Σύμφωνα με τη μεθοδολογία Lean business, το VSM σάς βοηθά να ποσοτικοποιήσετε όλα τα βήματα και τις ώρες εργασίας που απαιτούνται για την ανάπτυξη μιας υπηρεσίας ή ενός προϊόντος από κωδικούς ή πρώτες ύλες. Όλα τα ενδιάμεσα βήματα λαμβάνονται υπόψη για προστιθέμενη αξία και σπατάλη.
Για παράδειγμα, εάν συνεχίζετε να αποθηκεύετε απόθεμα πλατφόρμας ηλεκτρονικού εμπορίου σε μια αποθήκη, θεωρείται σπατάλη στο VSM. Αντίθετα, όταν προμηθεύεστε εμπορεύματα από τρίτους και τα παραδίδετε αμέσως στον πελάτη, είναι μια προσθήκη αξίας στις πωλήσεις και τις λειτουργίες της επιχείρησής σας ηλεκτρονικού εμπορίου.
Ο κύριος στόχος αυτής της τεχνικής διαγράμματος ροής είναι η δημιουργία ενός μελλοντικού οδικού χάρτη για την ελάχιστη σπατάλη και τη μέγιστη προσθήκη αξίας. Επιπλέον, θα βρείτε την ιδέα υλοποίησης από το διάγραμμα ροής VSM.
The Symbols of Value Stream Mapping (VSM)
1. Σύμβολα διεργασίας σε VSM
- Εικονίδιο εργοστασίου για τον πελάτη και τον προμηθευτή
- Ένας φάκελος αρχείου που υποδηλώνει τις ροές διεργασιών
- Ένας φάκελος αρχείων με ένα απογυμνωμένο πλαίσιο για κοινή διαδικασία
- Τα στοιβαγμένα πλαίσια υποδηλώνουν ένα πλαίσιο δεδομένων
2. Υλικά σύμβολα στους χάρτες ροής τιμών
- Το όρθιο τρίγωνο υποδηλώνει το απόθεμα
- Το βέλος προς τα εμπρός υποδηλώνει αποστολές
- Ένα εικονίδιο φορτηγού για εξωτερική αποστολή
3. Σύμβολα πληροφοριών σε VSM
- Ένα βέλος αστραπής υποδηλώνει ηλεκτρονικές πληροφορίες
- Το κουμπί επιλογής για διαδοχική έλξη
4. Γενικά σύμβολα στη χαρτογράφηση ροής τιμών
- Αιχμηρό πλαίσιο συνομιλίας ή πλαίσιο μηνυμάτων για έκρηξη Kaizen
- Ένα απλό κουτί για άλλες χρήσιμες πληροφορίες
- Ο αριθμημένος κύκλος με ένα γενικό μισό κύκλο υποδηλώνει τον τελεστή διεργασίας
Πώς να πραγματοποιήσετε μια αντιστοίχιση ροής τιμών (VSM)
- Προσδιορίστε τα σημεία πόνου του πελάτη που θέλετε να λύσετε. Αυτό θα μειώσει αυτόματα τα απόβλητα και θα ενισχύσει την προσθήκη αξίας.
- Καταγράψτε τα σημεία πόνου του χρήστη κάτω από μια στήλη χρησιμοποιώντας αυτοκόλλητες σημειώσεις.
- Δημιουργήστε μια ομάδα έμπειρων ενδιαφερομένων στο έργο που θα μπορούν να συλλάβουν όλη τη διαδικασία και να συνεισφέρουν ιδέες επίλυσης προβλημάτων.
- Οριοθετήστε το διάγραμμα ροής VSM σε μια συγκεκριμένη διαδικασία που, μετά την τροποποίηση, θα πρέπει να μειώσει ή να εξαλείψει τα σημεία πόνου των πελατών. Δεν είναι πάντα απαραίτητο να χαρτογραφηθεί η όλη διαδικασία.
- Συλλέξτε δεδομένα επιχειρηματικής διαδικασίας και τοποθετήστε τα δεδομένα στα σωστά σύμβολα σε ένα εργαλείο ή πρόγραμμα επεξεργασίας VSM.
- Αξιολογήστε τον τρέχοντα χάρτη διαδικασίας από όλες τις πλευρές για να εντοπίσετε όλα τα βήματα προσθήκης αξίας και σπατάλης.
- Δημιουργήστε έναν χάρτη μελλοντικής κατάστασης μειώνοντας μαθηματικά τη σπατάλη χωρίς να επηρεάζετε το τελικό αποτέλεσμα.
- Εγκρίνετε ή λάβετε έγκριση από τον κάτοχο της διαδικασίας ή τον πελάτη για την εφαρμογή των αλλαγών.
Τώρα που εξερευνήσατε τα βασικά της διαδικασίας χαρτογράφησης ροής αξίας, βρείτε παρακάτω τα εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε επαγγελματικούς χάρτες ροής αξίας για οποιαδήποτε επιχείρηση:
Creately
Το εργαλείο VSM της Creately σάς βοηθά να εντοπίζετε αβίαστα βήματα που δεν προσθέτουν αξία ή σπαταλάτε στην υπάρχουσα επιχειρηματική σας διαδικασία. Όταν μπορείτε να οπτικοποιήσετε την προσθήκη αξίας και τις χαμένες προσπάθειες σε έναν εύκολα οπτικοποιημένο πίνακα εργαλείων, μπορείτε να λάβετε μέτρα για να μειώσετε τη σπατάλη. Όταν μειώνετε τα απόβλητα, η προστιθέμενη αξία αυξάνεται αυτόματα.
Τα αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά του εργαλείου Creately για τη διαδικασία αντιστοίχισης ροής τιμών είναι τα εξής:
- Μπορείτε να ενσωματώσετε ομάδες πολλαπλών λειτουργιών σε μια απομακρυσμένη συλλογική διαδικασία VSM με εισροές σε πραγματικό χρόνο από όλα τα μέλη της ομάδας κατά τη δημιουργία ενός χάρτη ροής αξίας.
- Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο για διαφορετικά σενάρια VSM. Απλώς επιλέξτε το σωστό πρότυπο από μια τεράστια συλλογή προτύπων Creatly VSM.
- Εάν το VSM σας αφορά μια σύνθετη χαρτογράφηση διαδικασίας, τότε η Creatly σας έχει καλύψει. Η βιβλιοθήκη σχημάτων της περιέχει πολλά σχήματα διεργασιών VSM που χρησιμοποιούνται από ειδικούς του VSM παγκοσμίως.
- Ενέργειες μεταφοράς και απόθεσης για τη δημιουργία χαρτών ροής αξίας επαγγελματικής και επαγγελματικής ποιότητας.
SmartDraw
Τα εργαλεία επεξεργασίας SmartDraw VSM διευκολύνουν την τοποθέτηση του χάρτη διεργασιών, του αντίστοιχου χρονοδιαγράμματος και της συνολικής ροής πληροφοριών σε ένα τυπικό διάγραμμα ροής VSM. Στη διαδικασία, οι ειδικοί και οι διαχειριστές VSM χρησιμοποιούν εξειδικευμένα σύμβολα. Το SmartDraw διαθέτει μια τεράστια βιβλιοθήκη αυτών των συμβόλων, μαζί με χρήσιμες επεξηγήσεις.
Έτσι, μπορείτε απλά να σύρετε και να αποθέσετε τα σχήματα στον καμβά του διαγράμματος ροής για να δημιουργήσετε ένα VSM αστραπιαία. Τα περισσότερα από τα σχήματα συνοδεύονται από τον βιομηχανικό τυπικό σχολιασμό κειμένου για διαγράμματα ροής VSM. Ως εκ τούτου, υπάρχει λιγότερη χειροκίνητη πληκτρολόγηση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον χρόνο που εξοικονομήθηκε στη χαρτογράφηση ροής αξίας για να συλλάβετε βήματα προσθήκης αξίας.
Προσφέρει μια σειρά επιλογών κοινής χρήσης VSM. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν ζωντανό σύνδεσμο και να τον μοιραστείτε με τους συνεργάτες. Στη συνέχεια, οι προσκεκλημένοι μπορούν να εγγραφούν στο διαδίκτυο για να συμβάλουν στην τελειοποίηση του χάρτη ροής αξίας. Άλλες επιλογές εξαγωγής VSM είναι αρχεία Visio, PDF, SVG, JPG και άλλα.
LucidChart
Το εργαλείο LucidChart VSM σάς δίνει τη δυνατότητα να βελτιστοποιήσετε και να οπτικοποιήσετε τη διαδικασία της επιχείρησής σας μέσω ενός διαγράμματος ροής στοιχείων και επικοινωνιών στη διαδικασία. Τα αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά για τα οποία μπορεί να θέλετε να δοκιμάσετε το λογισμικό LucidChart VSM είναι όπως περιγράφονται παρακάτω:
- Αυτοματοποιήστε ολόκληρη τη διαδικασία VSM χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους και σύνδεση δεδομένων με το διάγραμμα ροής VSM.
- Τα συνδεδεμένα σημεία δεδομένων και οι μαθηματικοί τύποι σάς βοηθούν να αναλύσετε μια ροή αξίας διεργασίας με πανοραμική θέα.
- Οι δημιουργοί μπορούν να μοιράζονται το διάγραμμα ροής VSM με τα μέλη του έργου είτε για σχολιασμό είτε για άμεση επεξεργασία μέσω ελέγχου πρόσβασης βάσει ρόλων.
- Το εργαλείο μπορεί να δημιουργήσει γραφήματα από συνδεδεμένα δεδομένα και να τροποποιήσει τα σχήματα αυτόματα καθώς οι αριθμοί ανεβαίνουν ή κατεβαίνουν.
- Ισχυρό σύστημα ελέγχου έκδοσης για την παρακολούθηση κάθε μικρής ή μεγάλης αλλαγής που γίνεται σε όλο τον κύκλο ζωής του διαγράμματος ροής VSM.
Οπτικό Παράδειγμα
Το Visual Paradigm είναι ένα εργαλείο διαγράμματος ροής VSM που βασίζεται σε σύννεφο. Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε καμία εφαρμογή για να ξεκινήσετε με τη χαρτογράφηση ροής αξίας. Επίσης, μπορείτε να συνεργάζεστε αποτελεσματικά και οικονομικά με ενδιαφερόμενους φορείς του έργου ή της διαδικασίας κατά τη δημιουργία ή την ενημέρωση ενός διαγράμματος ροής VSM στο Visual Paradigm. Δεδομένου ότι δεν απαιτείται εγκατάσταση, οποιοσδήποτε μπορεί να μεταβεί για να σχολιάσει ή να προσθέσει περιεχόμενο για να τελειοποιήσει το συνολικό διάγραμμα ροής VSM.
Το πρόγραμμα επεξεργασίας Visual Paradigm VSM συνοδεύεται από όλα τα τυπικά σύμβολα VSM που βλέπετε σε οποιοδήποτε διάγραμμα ροής VSM επαγγελματικής ποιότητας. Επίσης, περιέχει μερικά πρόσθετα δημιουργικά και επαγγελματικά σχήματα που θα προσθέσουν περισσότερη αξία στη διαδικασία VSM σας.
Η αξιοσημείωτη εμπειρία χρήστη που μπορείτε να περιμένετε από αυτήν την εφαρμογή VSM είναι η εξής:
- Πλήρης επεξεργασία μεταφοράς και απόθεσης, δεν απαιτείται κωδικοποίηση
- Ενσωματώστε το γραφικό του διαγράμματος ροής VSM σε εφαρμογές όπως MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote κ.λπ., για επιχειρηματικές ανάγκες.
- Εξαγωγή διαγραμμάτων σε αυτόνομες οπτικές μορφές όπως PDF, JPG, SVG, GIF, PNG κ.λπ.
EdrawMax
Αν αναζητάτε ενημερωτικά και αυτονόητα διαγράμματα ροής χαρτογράφησης ροής αξίας, μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε το EdrawMax. Αυτό το διαδικτυακό εργαλείο διαγραμμάτων ροής συνοδεύεται από μια τεράστια βιβλιοθήκη διαγραμμάτων ροής VSM επαγγελματικής ποιότητας. Αν θέλετε να δημιουργήσετε το δικό σας διάγραμμα ροής από την αρχή, θα βρείτε όλα τα τυπικά σύμβολα χάρτη ροής αξίας που χρησιμοποιούν οι έμπειροι διαχειριστές VSM.
Είτε είστε έμπειρος είτε αρχάριος δημιουργός VSM, δεν έχει μεγάλη σημασία όταν χρησιμοποιείτε το εργαλείο EdrawMax Online. Τα σύμβολά του είναι αρκετά αυτονόητα, μαζί με λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης της εφαρμογής.
Για σκοπούς απομακρυσμένης κοινής χρήσης, μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης στο κοινόχρηστο διάγραμμα ροής χρησιμοποιώντας έλεγχο ταυτότητας cloud και δικαιώματα πρόσβασης βάσει ρόλων. Έτσι, μπορείτε να επιτρέψετε σε ορισμένα μέλη της ομάδας να προσθέσουν περισσότερο περιεχόμενο ή σε ορισμένα απλώς να κάνουν έλεγχο και να σχολιάσουν χωρίς να κάνετε αλλαγές στο αρχικό διάγραμμα ροής VSM.
Microsoft Visio
Εάν χρησιμοποιείτε εργαλεία του Microsoft 365 για επαγγελματικές ή προσωπικές ανάγκες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Visio για να δημιουργήσετε εξαιρετικά διαγράμματα ροής VSM. Ωστόσο, υπάρχει ένα πρόβλημα όταν προετοιμάζεστε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία της Microsoft για αντιστοίχιση ροής αξίας. Τα σύμβολα και τα στοιχεία για το VSM στο Visio είναι διαθέσιμα μόνο με τις ακόλουθες συνδρομές ή εκδόσεις της εφαρμογής Visio:
- Visio Plan 2
- Visio Professional 2021
- Visio Professional 2019
- Visio Professional 2016
- Visio Professional 2013
- Visio Premium 2010
Στο Microsoft Visio, πρέπει να δημιουργήσετε όλα τα διαγράμματα ροής VSM από την αρχή, καθώς δεν υπάρχουν πρότυπα. Θα βρείτε τα απαραίτητα σύμβολα και συνδέσμους στο στένσιλ Value Stream Map Shapes. Απλώς σύρετε και αποθέστε τα στοιχεία στον καμβά του Visio και σχολιάστε τα χρησιμοποιώντας πλαίσια κειμένου. Η διαδικασία είναι χρονοβόρα χωρίς πρότυπα.
FlowBreeze
Εάν αναζητάτε έναν εύκολο και προσιτό τρόπο χαρτογράφησης της ροής πληροφοριών και της χρήσης υλικού σε μια επιχειρηματική διαδικασία, θα πρέπει να δοκιμάσετε το εργαλείο διαγράμματος ροής FlowBreeze VSM. Λειτουργεί ως πρόσθετο εργαλείο του Excel για την εισαγωγή λειτουργιών χαρτογράφησης ροής αξίας σε αυτόνομες εγκαταστάσεις του Excel σε υπολογιστές με Windows.
Το εργαλείο αποτελείται από τις ακόλουθες δύο ενότητες:
- Το παράθυρο εργασιών VSM Symbols λειτουργεί ως πρόσθετο μενού κορδέλας του Excel για τη δημιουργία διαγραμμάτων ροής VSM από την αρχή με μεταφορά και απόθεση συμβόλων στο Excel.
- Το Value Stream Mapping Template Generator σάς βοηθά να δημιουργήσετε διαγράμματα VSM έτοιμα για επιχειρήσεις αστραπιαία χρησιμοποιώντας προρυθμισμένα πρότυπα.
Το Excel είναι ένα προτιμώμενο μέρος για πολλούς επόπτες εργοστασίων και εργοστασίων παραγωγής για διαγράμματα ροής VSM. Επειδή το Excel σάς παρέχει πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο στα δεδομένα επιχειρηματικής διαδικασίας από τα οποία σχεδιάζετε το VSM.
Πρότυπα VSM που μπορείτε να κάνετε λήψη
1. Πρότυπο χαρτογράφησης ροής αξίας από τη Miro
Αυτό το πρότυπο VSM από τη Miro σάς βοηθά να σχεδιάσετε ένα VSM από την αρχή, να σχεδιάσετε τον μελλοντικό χάρτη κατάστασης και να εφαρμόσετε τις τροποποιήσεις για να αυξήσετε την αξία εντός της επιχειρηματικής διαδικασίας. Το πρότυπο συμπληρώνει αυτόματα τις αυτοκόλλητες σημειώσεις που χρειάζεστε, όπως τα ακόλουθα:
- Πώς να ορίσετε το εύρος της διαδικασίας VSM
- Ποια είναι η παρούσα κατάσταση της διαδικασίας
- Ποια θα πρέπει να είναι η μελλοντική κατάσταση της διαδικασίας
- Ποιο πρέπει να είναι το σχέδιο υλοποίησης
Μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το πρότυπο εγγραφείτε για έναν δωρεάν λογαριασμό Miro. Στη συνέχεια, πραγματοποιήστε λήψη του προτύπου ως προσχέδιο, όταν προσθέσετε περισσότερο περιεχόμενο στο πρότυπο χρησιμοποιώντας το εργαλείο επεξεργασίας λευκού πίνακα Miro.
2. Δωρεάν πρότυπο χαρτογράφησης ροής τιμών από το FigJam
Εάν διαχειρίζεστε ένα έργο ανάπτυξης ή μια συνήθη επιχειρηματική διαδικασία, μπορείτε να δοκιμάσετε αυτό το αβίαστο πρότυπο VSM από το FigJam. Είναι δωρεάν για επαγγελματική και προσωπική χρήση. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν δωρεάν λογαριασμό Figma ή FigJam χρησιμοποιώντας το Google ή άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αποκτήσετε πρόσβαση αντιγράφου στο πρότυπο.
Το πρότυπο διαγράμματος ροής FigJam VSM έχει τις ακόλουθες ενότητες:
- Πεδίο εφαρμογής
- Τωρινή κατάσταση
- Μελλοντικός
- Σχέδιο υλοποίησης
Κάθε ενότητα έχει ορισμένες προσυμπληρωμένες αυτοκόλλητες σημειώσεις τις οποίες μπορείτε να τροποποιήσετε ανάλογα με το έργο που διαχειρίζεστε. Εάν χρειάζεστε περισσότερες αυτοκόλλητες σημειώσεις, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες. Μόλις ολοκληρώσετε τη χαρτογράφηση, μπορείτε να ολοκληρώσετε το σχέδιο υλοποίησης που θα βελτιώσει το τελικό αποτέλεσμα του έργου.
Τυλίγοντας
Στη μεθοδολογία Lean business, η χαρτογράφηση ροής αξίας είναι το εργαλείο ακρογωνιαίο λίθο για την αξιολόγηση της αξίας έναντι της σπατάλης σε μια επιχειρηματική διαδικασία. Διάφορες βιομηχανίες χρησιμοποιούν διαφορετικές εκδόσεις του VSM για να πραγματοποιήσουν μια αρχική αξιολόγηση της διαδικασίας ροής αξίας τους και στη συνέχεια να ελαχιστοποιήσουν τα απόβλητα από το χρονοδιάγραμμα. Απαιτείται πολλή εξάσκηση και γνώσεις διαγράμματος ροής για τη δημιουργία επαγγελματικών διαγραμμάτων ροής VSM.
Αλλά μπορείτε να το κάνετε αυτό σε λιγότερο χρόνο χρησιμοποιώντας τα εργαλεία και τα πρότυπα VSM που αναφέρονται παραπάνω σε αυτό το άρθρο.
Επόμενο: Επεξήγηση σχεδιαγράμματος υπηρεσίας [+ 5 Resources].