Οι συμβολαιογραφήσεις είναι συχνά ουσιαστικά βήματα στην πορεία προς την επιτυχία στη ζωή. Εάν αγοράζετε ένα σπίτι, υιοθετείτε ένα παιδί, παντρεύεστε ή κάνετε διαθήκη, μπορεί να χρειαστείτε τη βοήθεια συμβολαιογράφου για να ολοκληρώσετε τη γραφειοκρατία.
Η πιο πρόσφατη έκθεση της Εθνικής Ένωσης Συμβολαιογράφων έδειξε περισσότερους από 4,4 εκατομμύρια συμβολαιογράφους στις Ηνωμένες Πολιτείες το 2021.
Οι άνθρωποι έχουν χρησιμοποιήσει πολύ τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες συμβολαιογράφου τα τελευταία χρόνια. Το ίδιο επίπεδο υπηρεσιών είναι διαθέσιμο στο διαδίκτυο όπως και αυτοπροσώπως. Ενδέχεται να έχετε πολλές εναλλακτικές κατά την αναζήτηση των καλύτερων ηλεκτρονικών υπηρεσιών συμβολαιογράφου.
Έχουμε κάνει πολλή δουλειά για να βρούμε τις πιο αξιόπιστες εταιρείες για εσάς. Εξετάσαμε πράγματα όπως το ιστορικό, η φήμη, η πλατφόρμα, οι διαδικασίες και οι τιμές κάθε επιχείρησης.
Ακολουθούν μερικοί από τους πιο αξιόπιστους τρόπους για να επικυρώσετε έγγραφα χωρίς να φύγετε από το σπίτι σας. Πριν μπούμε στα εργαλεία, ας δούμε μερικά βασικά.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι το Λογισμικό Συμβολαιογράφου (e-notaries);
Το λογισμικό e-notary παρέχει τη λειτουργικότητα σε συμβολαιογράφους, δικηγόρους και οποιονδήποτε άλλο χρειάζεται να υπογράψει ηλεκτρονικά έγγραφα για να το κάνει με ασφάλεια. Αυτό είναι κάτι που πρέπει να γνωρίζουν όλοι όσοι πρέπει να υπογράψουν ηλεκτρονικά έγγραφα.
Το λογισμικό ηλεκτρονικού συμβολαιογράφου παρέχει στις επιχειρήσεις και στα άτομα που χρειάζονται συμβολαιογραφικές επικυρώσεις μεγαλύτερη ασφάλεια και διευκολύνει τη χρήση του. Επίσης, το πρόγραμμα καθιστά εύκολο να δείτε ποια έγγραφα πρέπει ακόμα να επικυρωθούν. Μαζί με αυτό, μπορεί επίσης να επαληθεύσει σε ποιον έχει επιτραπεί να εξετάσει προσωπικές πληροφορίες.
Οι επιχειρήσεις και οι θέσεις εργασίας που χρειάζονται τη βοήθεια συμβολαιογράφου χρησιμοποιούν λογισμικό e-notary. Ένα ευρύ φάσμα εγγράφων μπορεί να γίνει νόμιμο με τη βοήθεια υπηρεσιών ηλεκτρονικού συμβολαιογράφου. Οι τίτλοι ιδιοκτησίας, οι ασφαλιστικοί διακανονισμοί και οι ένορκες βεβαιώσεις είναι μερικά από τα πιο κοινά παραδείγματα.
Εάν θέλετε να λάβετε ένα έγγραφο συμβολαιογραφικό, ίσως εξοικονομήσετε χρόνο και χρήμα χρησιμοποιώντας το λογισμικό e-notary αντί του παλιού τρόπου.
Επίσης, μπορεί να βοηθήσει να μην ανακατευτούν τα δεδομένα σε εμπιστευτικά έγγραφα. Με ορισμένα συστήματα ηλεκτρονικού συμβολαιογράφου, όπως αυτά που χρησιμοποιούν διαδικτυακή διάσκεψη, μπορείτε να επικυρώσετε έγγραφα από πολύ μακριά.
Ορισμένα λογισμικά ηλεκτρονικών συμβολαιογράφων συνοδεύονται από ενσωματωμένες καταχωρήσεις ηλεκτρονικών συμβολαιογραφικών ημερολογίων. Αυτό κάνει τη δουλειά του συμβολαιογράφου ευκολότερη και πιο αποτελεσματική. Τις περισσότερες φορές, το λογισμικό ηλεκτρονικών συμβολαιογράφων συνεργάζεται ή προσθέτει σε λογισμικό για ηλεκτρονικές υπογραφές, διαχείριση συμβολαίων και διαδικτυακή διάσκεψη.
Για να είναι ένα προϊόν μέρος της κατηγορίας e-votary, πρέπει να είναι σε θέση:
- Επιτρέψτε σε συμβολαιογράφους και άτομα να υπογράφουν χρησιμοποιώντας τεχνολογία ψηφιακής ή ηλεκτρονικής υπογραφής.
- Πρέπει να γίνεται λόγος για τον έλεγχο ταυτότητας και για οποιουσδήποτε άλλους τρόπους που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για τον έλεγχο της ασφάλειας.
- Ο παραλήπτης θα λάβει μια ηλεκτρονική σφραγίδα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο δικαστήριο και ένα συμβολαιογραφικό πιστοποιητικό που ισχύει μόνο για αυτόν τον συμβολαιογράφο.
- Πρέπει να γίνουν εργασίες για να διευκολυνθεί η διαδικτυακή διάσκεψη, ώστε να μπορείτε να κάνετε απομακρυσμένη συμβολαιογραφία.
Πλεονεκτήματα του Λογισμικού Ηλεκτρονικού Συμβολαιογράφου
Παρόλο που υπάρχουν πολλά οφέλη για τα οποία θα μπορούσαμε να μιλήσουμε, τα ακόλουθα τέσσερα είναι τα πιο σημαντικά:
Συμπερασματικά, το διαδικτυακό λογισμικό συμβολαιογράφου δεν θα εγκριθεί ποτέ εάν τα έγγραφά σας δεν είναι αξιόπιστα. Η απομακρυσμένη ηλεκτρονική συμβολαιογραφία, η οποία χρησιμοποιεί ζωντανή διάσκεψη βίντεο και ήχου, θα σας επιτρέψει να υπογράψετε έγγραφα από οπουδήποτε στον κόσμο.
Έχετε ένα πλεονέκτημα έναντι των άλλων, επειδή αυτή η τεχνολογία διευκολύνει και γρηγορότερα τους ανθρώπους να έρθουν σε επαφή μαζί σας. Επιπλέον, είναι και απλό!
Τι κάνει το διαδικτυακό λογισμικό συμβολαιογράφου μια ιδανική επιλογή;
Η χρήση του ελέγχου ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων, της ανάλυσης διαπιστευτηρίων και του δυναμικού ελέγχου ταυτότητας βάσει κλειδιού δημιουργεί ένα δίχτυ ασφαλείας τριπλής απειλής για ηλεκτρονικές συμβολαιογραφήσεις που γίνονται πολύ μακριά.
Όταν επιλέγετε ένα διαδικτυακό πρόγραμμα συμβολαιογραφικής δήλωσης, θα πρέπει επίσης να σκεφτείτε μερικά άλλα πράγματα. Ακολουθούν μερικές ακόμη ερωτήσεις που μπορεί να σας φανούν χρήσιμες όταν εξετάζετε εταιρείες που κατασκευάζουν λογισμικό για απομακρυσμένη ηλεκτρονική συμβολαιογραφική επικύρωση.
- Είναι απαραίτητο ο σύλλογος να κάνει αυτούς τους ελέγχους από συμβολαιογράφους;
- Το λογισμικό για τους συμβολαιογράφους πληροί τους κανόνες της HIPAA;
- Εξασφαλίζει ότι όλοι οι συμβολαιογράφοι έχουν τα σωστά διαπιστευτήρια και βρίσκονται σε μέρη όπου είναι νόμιμη η ηλεκτρονική συμβολαιογραφική πράξη από απόσταση;
Η Εθνική Συμβολαιογραφική Ένωση ελέγχει κάθε χρόνο το ιστορικό των μελών της. Τα συμβολαιογραφικά εργαλεία που υπάρχουν εκεί έξω θα πρέπει να έχουν απαντήσεις σε όλες αυτές τις ερωτήσεις.
Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες συμβολαιογράφου είναι διαθέσιμες 24 ώρες την ημέρα, 7 ημέρες την εβδομάδα. Χρησιμοποιούν μια ασφαλή πλατφόρμα που επιταχύνει τις επιχειρηματικές διαδικασίες και μειώνει τον χρόνο που απαιτείται για να γίνουν τα πράγματα με το χέρι.
Οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν την πλατφόρμα για να προσφέρουν στους πελάτες τους έναν γρήγορο, ψηφιακό τρόπο να λάβουν συμβολαιογραφικά σημαντικά έγγραφα. Το πρώτο πράγμα που κάνει ένας πελάτης είναι να ανεβάσει ένα ηλεκτρονικό έγγραφο.
Στη συνέχεια, χρησιμοποιούν μια ταυτότητα με φωτογραφία από την κυβέρνηση για να δείξουν ποιοι είναι. Στη συνέχεια, χρησιμοποιούν μια ασφαλή σύνδεση βίντεο για να μιλήσουν με έναν πραγματικό συμβολαιογράφο με άδεια. Τέλος, κατεβάζουν το έγγραφο που έχει επικυρωθεί.
Δεν θα πιστεύετε πόσο ισχυρές είναι αυτές οι τεχνολογίες και πόσους τρόπους μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε. Εξαιτίας αυτού, είναι σημαντικό να επιλέξετε λογισμικό ηλεκτρονικής συμβολαιογραφικής επικύρωσης που διευκολύνει και ασφαλέστερα για τους πελάτες σας την επικύρωση εγγράφων.
Pandadoc Συμβολαιογράφος
Με το PandaDoc Notary, είναι πλέον τόσο εύκολο να επικυρώσετε κάτι συμβολαιογραφικό όσο και να το υπογράψετε ηλεκτρονικά. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν την ηλεκτρονική συμβολαιογραφική πράξη μόνο όταν δεν μπορούν να συναντηθούν προσωπικά (ο υπογράφων βρίσκεται στο νοσοκομείο, εκτός πολιτείας κ.λπ.)
Με τη βοήθεια του PandaDoc Notary, οι επιχειρήσεις μπορούν πλέον να μετακινήσουν τη διαδικασία συμβολαιογραφικής ηλεκτρονικής. Αυτό τους εξοικονομεί χρόνο και χρήμα σε σύγκριση με τις παραδοσιακές συμβολαιογραφικές πράξεις που γίνονται αυτοπροσώπως. Επίσης, χρειάζονται μόνο ένα πρόγραμμα για να επικυρώσουν κάτι από την αρχή μέχρι το τέλος.
Το PandaDoc Notary επικυρώνει έγγραφα και τα αποθηκεύει χρησιμοποιώντας ασφάλεια που δεν μπορεί να αλλάξει, μαζί με κρυπτογράφηση υψηλής τεχνολογίας. Αυτό σας δίνει τη σιγουριά ότι οι πληροφορίες σας δεν θα κλαπούν.
Το PandaDoc Notary έχει επίσης διαφορετικούς τρόπους για να διασφαλίσει ότι είστε αυτός που λέτε ότι είστε και διατηρεί ένα πλήρες αρχείο όλων όσων κάνετε ως συμβολαιογράφος, κάτι που απαιτείται από τους νόμους της πολιτείας σας. Αυτό βοηθά στη μείωση της απάτης και στη μείωση των κινδύνων. Ως αποτέλεσμα, η υπογραφή είναι πάντα νόμιμη και εκτελεστή από το νόμο.
Ασφαλής Υπογραφή
Το Secured Signing είναι ένα ασφαλές και αξιόπιστο εργαλείο ηλεκτρονικής υπογραφής για εταιρείες που λαμβάνουν σοβαρά υπόψη την υπογραφή. Οι πελάτες και το προσωπικό θα εκτιμήσουν πόσο γρήγορα και διαισθητικά μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε.
Υπάρχει μια επιλογή για πιο προηγμένες δυνατότητες για την ασφάλεια των εγγράφων, των υπογραφών και των λειτουργιών της εταιρείας σας. Οι Ψηφιακές Υπογραφές που δημιουργούνται από την Ασφαλή Υπογραφή είναι κάτι περισσότερο από απλά τσιμπήματα σε μια σελίδα με χρονική σήμανση. Είναι απλό στη χρήση και δεν χρειάζεται πολύ χρόνο για να εγκατασταθεί.
Τόσο οι πελάτες όσο και οι εργαζόμενοι το λατρεύουν. Επειδή δεν θα υπάρχει πλέον ανάγκη για σάρωση, υπογραφή, σάρωση και, στη συνέχεια, απώλεια χαρτιών, αυτό θα εξοικονομήσει χρόνο τόσο για τους πελάτες όσο και για τους υπαλλήλους. Το πλήρως προσαρμόσιμο πρόγραμμα δημιουργίας φορμών που προσφέρει θα απλοποιήσει τις ψηφιακές φόρμες για τις τρέχουσες διαδικασίες σας.
Οι προηγμένες λειτουργίες Ψηφιακής Υπογραφής της Ασφαλούς Υπογραφής, οι οποίες επαληθεύουν την ταυτότητα του υπογράφοντος, την ακεραιότητα του εγγράφου, τη χρονική σφράγιση της υπογραφής και την ακεραιότητα των δεδομένων που πρέπει να επαληθευτεί, μπορεί να δυσκολέψουν την έγκυρη και νομικά δεσμευτική ισχύ των σοβαρών επιχειρηματικών εγγράφων.
Η ομάδα του Secured Signing συνεργάζεται για να αναπτύξει μοναδικούς, νέους και καινοτόμους τρόπους για να προσελκύσει χρήστες προσθέτοντας νέες δυνατότητες και βελτιώνοντας την πλατφόρμα για να διευκολύνει τη διαδικασία.
DocuSign
Το DocuSign είναι μια υπηρεσία ηλεκτρονικής υπογραφής που βασίζεται στο cloud και επιτρέπει σε επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους να επικοινωνούν, να υπογράφουν και να διαχειρίζονται συμβόλαια ανά πάσα στιγμή από οποιαδήποτε συσκευή.
Είναι μια πλατφόρμα για ψηφιακές υπογραφές που εμπιστεύονται περισσότερες από 250.000 εταιρείες σε 188 χώρες. Επιτρέπει στους πελάτες να υπογράφουν διάφορα έγγραφα, όπως δελτία σχολικής άδειας, εταιρικές συμβάσεις, συμφωνίες και εγκρίσεις.
Οι χρήστες του DocuSign μπορούν επίσης να στείλουν έγγραφα μέσω email και να τα υπογράψουν σε πολλές διαφορετικές γλώσσες. Η υπηρεσία διαθέτει επίσης μια εφαρμογή για κινητά για συσκευές Android, iOS και Windows.
Το DocuSign eNotary μετακινεί τη διαδικασία συμβολαιογραφικής πράξης στον ψηφιακό κόσμο, εάν η εταιρεία σας επικυρώνει έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των αποστολέων, των υπογραφόντων και των συμβολαιογράφων. Επιτρέπει σε συμβολαιογράφο να υπογράψει ένα ηλεκτρονικό έγγραφο ως προσωπικός μάρτυρας. Προσφέρει επίσης μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών.
Το Προσωπικό πρόγραμμα ξεκινά από 10 $ ανά μήνα ανά χρήστη, το Τυπικό πρόγραμμα ξεκινά από 25 $ ανά μήνα ανά χρήστη και το πρόγραμμα Premium ξεκινά από 40 $ ανά μήνα ανά χρήστη.
SignNiX
Το λογισμικό Remote Online Notarization (RON) της SIGNiX είναι ασφαλέστερο από τους παραδοσιακούς τρόπους επικύρωσης ενός εγγράφου. Ξεχάστε τα έντυπα έγγραφα και χρησιμοποιήστε τις κρυπτογραφημένες πληροφορίες στα ψηφιακά μας έγγραφα που δεν μπορείτε να αλλάξετε.
Το SigNiX σας δίνει τη δυνατότητα να επαληθεύσετε ταυτότητες, να δημιουργήσετε ψηφιακές υπογραφές, να εγγράψετε βίντεο, να δημιουργήσετε όσα αντίγραφα συμβολαιογραφικών εγγράφων θέλετε και να δημιουργήσετε ένα ασφαλές ηλεκτρονικό ημερολόγιο. Το λογισμικό σας παρέχει όλες τις δυνατότητες που χρειάζεστε για να επικυρώσετε έγγραφα ηλεκτρονικά και με ασφάλεια.
Επειδή η λύση τους για την απομακρυσμένη ηλεκτρονική συμβολαιογραφία βασίζεται στο cloud, οι συμβολαιογράφοι δεν χρειάζονται ειδικό εξοπλισμό. Οποιοσδήποτε μπορεί να λάβει μέρος σε μια συμβολαιογραφική πράξη από οποιαδήποτε συσκευή με πρόγραμμα περιήγησης ιστού όποτε θέλει.
Επειδή το eNotaryDoX χρησιμοποιεί την πλατφόρμα ψηφιακών υπογραφών SIGNiX, κάθε υπογραφή, όχι μόνο το τελικό έγγραφο, σφραγίζεται κρυπτογραφικά με τα νομικά στοιχεία που είναι ενσωματωμένα στο συμβολαιογραφικό έγγραφο. Αυτό διασφαλίζει ότι κανένας δεν μπορεί να αλλάξει το έγγραφο μετά την υπογραφή του από συμβολαιογράφο.
Νομιμοποιήστε
Οι πελάτες μπορούν να επικυρώσουν τα έγγραφά τους ηλεκτρονικά, εξ αποστάσεως και από οπουδήποτε χρησιμοποιώντας το Legitify. Είναι μια λύση που υποστηρίζεται από AI που χρησιμοποιεί έλεγχο ταυτότητας ήχου-βίντεο. Αυτό εξοικονομεί τους πελάτες από τον κόπο να ταξιδέψουν φυσικά σε συμβολαιογράφο.
Επί του παρόντος, προσφέρει μόνο μία υπηρεσία, η οποία πληρώνεται καθώς πηγαίνετε και χρεώνει 35€ Ευκολία / Συνεδρία Συμβολαιογράφου. Σύντομα θα ξεκινήσουν συνδρομές και επιχειρηματικά σχέδια.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Legitify για να ανεβάσετε το έγγραφό σας, να κλείσετε ένα διαδικτυακό ραντεβού, να συναντήσετε τον συμβολαιογράφο σε μια κλήση ήχου-βίντεο και να επικυρώσετε το έγγραφό σας πριν από τη λήξη της συνεδρίας!
Η πλατφόρμα από άκρο σε άκρο που παρέχει η Legitify εγγυάται ότι η διαδικασία ηλεκτρονικής συμβολαιογραφικής πράξης είναι ασφαλής και συμβατή με τα πιο σύγχρονα πρότυπα ασφαλείας που έχει θεσπίσει ο κλάδος.
Συμβολαιογράφος LMI
Το LMI Notary Service συνεργάστηκε με το Notary Hub, το οποίο κατασκευάζει το λογισμικό RON που απαιτείται για την ηλεκτρονική συμβολαιογραφική επικύρωση εγγράφων. Έρχονται με όλα όσα χρειάζεστε για να γίνετε συμβολαιογράφος, όπως εκπαίδευση, ομόλογα και πρόσβαση σε διαδικτυακό απομακρυσμένο συμβολαιογράφο. Για την προστασία του συμβολαιογράφου, προσφέρουν επίσης ασφάλιση συμβολαιογραφικών λαθών και παραλείψεων.
Μπορείτε επίσης να μάθετε βασικές δεξιότητες για τη δουλειά σας ως συμβολαιογράφος χρησιμοποιώντας την υπηρεσία τους, όπως πώς να κάνετε έναν απομακρυσμένο διαδικτυακό συμβολαιογράφο. Τώρα δραστηριοποιούνται στις Ηνωμένες Πολιτείες στο Νιου Χάμσαϊρ, στο Ρόουντ Άιλαντ, στο Νιου Τζέρσεϊ, στο Μέριλαντ, στο Βερμόντ, στη Μασαχουσέτη, στο Κονέκτικατ, στο Ντέλαγουερ και στην Περιφέρεια της Κολούμπια.
συμπέρασμα
Για να γίνετε ηλεκτρονικός συμβολαιογράφος, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ενεργοποιήσετε τον λογαριασμό σας. Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν η πολιτεία σας επιτρέπει στους εντεταλμένους συμβολαιογράφους της να κάνουν ηλεκτρονικές ή εξ αποστάσεως ηλεκτρονικές συμβολαιογραφικές πράξεις, τότε μπορείτε να ελέγξετε τους ιστότοπους και να τους επαληθεύσετε. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε τα ποσοστά προμήθειας τους εκεί και στη συνέχεια να επιλέξετε το καλύτερο για εσάς!
Μπορείτε επίσης να εξερευνήσετε ορισμένους οικονομικούς παρόχους υπηρεσιών νομικών εγγράφων για μικρομεσαίες επιχειρήσεις.