Το Excel είναι μια πραγματικά εκπληκτική εφαρμογή που βοήθησε αμέτρητους ανθρώπους να αναλύσουν και να χειριστούν μεγάλα σύνολα δεδομένων. Κατά τη γνώμη μου, είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο που μπορεί να βρει κάποιο είδος χρήσης σε σχεδόν οποιοδήποτε πεδίο (εκτός ίσως από εξέδρες πετρελαίου). Λίγο καιρό πριν κάναμε μια ανάρτηση σχετικά με πέντε λειτουργίες του Excel που μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμες για να διευκολύνουν σημαντικά την κοσμική, βαρετή, επαναλαμβανόμενη εργασία. Πολλοί από εμάς, ειδικά εκείνοι που κάνουν διευθυντικά ή διοικητικά καθήκοντα σε καθημερινή βάση, εξοικειώνονται αρκετά με πολλές από τις λειτουργίες που υποστηρίζει το Excel και ενώ μπορεί να γνωρίζουμε πώς να τη χρησιμοποιήσουμε, πού να τη χρησιμοποιήσουμε και πώς μια συνάρτηση μπορεί να κάνει τη ζωή πιο εύκολη. δεν είναι πάντα τόσο προφανές. Σήμερα περιγράφω λεπτομερώς τρεις χρήσεις της πολύ απλής συνάρτησης «Count» στο Excel.
Με τη συνάρτηση «Count», εννοώ όλες τις μεταβλητές μορφές της εν λόγω συνάρτησης που περιλαμβάνει τη συνάρτηση CountBlank και τη συνάρτηση CountIf.
Πίνακας περιεχομένων
CountA
Σύνταξη: =countA(A1:A2)
Αυτή η συνάρτηση απλά μετράει κελιά στο εύρος που καθορίζετε και μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να την παραβλέψετε, καθώς το Excel θα σας δώσει τον αριθμό των κελιών σε μια περιοχή αν τα επιλέξετε. Μια εξαιρετική χρήση της συνάρτησης Count είναι η ποσοτικοποίηση τιμών συμβολοσειρών. Αυτό μπορεί να είναι κάτι τόσο απλό όσο η καταμέτρηση του αριθμού των ειδών που αναφέρονται σε μια στήλη ειδών χαρτικής που έχουν εκδοθεί σε ένα συγκεκριμένο τμήμα. Η συνάρτηση χρησιμοποιείται καλύτερα όταν τα δεδομένα στα κελιά είναι όλα διαφορετικά.
CountIf
Σύνταξη: =CountIf(A1:A2, “Absent”)
Αυτό είναι ένα όρισμα υπό όρους που εφαρμόζεται στη συνάρτηση Count. Βασικά, ζητά από την εφαρμογή να μετρήσει όλα τα κελιά που περιέχουν μια συγκεκριμένη τιμή που ορίζετε εσείς. Αυτό μπορεί να είναι οτιδήποτε από έναν αριθμό, μια λέξη ή ένα όρισμα όπως μεγαλύτερο ή μικρότερο από έναν αριθμό. Η συνάρτηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εξαγωγή ποσοτικοποιημένων πληροφοριών από ένα βιβλίο εργασίας που περιέχει ένα διαφορετικό σύνολο δεδομένων. Φανταστείτε ότι πρέπει να εξαγάγετε πόσοι υπάλληλοι σε ένα τμήμα καθυστέρησαν μια συγκεκριμένη ημέρα, όταν το μόνο με το οποίο πρέπει να εργαστείτε είναι ένα μη ταξινομημένο φύλλο γεμάτο ονόματα και ώρες άφιξης. Η συνάρτηση CountIf μπορεί εύκολα να βρει πόσες φορές εμφανίζεται μια συγκεκριμένη καταχώρηση που σας ενδιαφέρει σε ένα σύνολο δεδομένων. Μπορεί να εφαρμοστεί τόσο σε αριθμητικές όσο και σε αλφαβητικές τιμές που σημαίνει ότι εάν θέλετε να μάθετε πόσα άτομα στο γραφείο ονομάζονται «Τσάρλι», αυτή είναι η συνάρτηση που πρέπει να χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε με καταχωρήσεις χαρακτήρων μπαλαντέρ, ώστε η εφαρμογή να περιορίζεται μόνο από τη φαντασία σας (και το είδος της δουλειάς που πρέπει να κάνετε). Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, μπορείτε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία για να μάθετε πόσοι υπάλληλοι έχουν μια συγκεκριμένη ομάδα αίματος.
CountBlank
Σύνταξη: =CountBlank(A1:A2)
Προσπαθείτε να αναζητήσετε πληροφορίες που λείπουν και δεν είστε σίγουροι πόσο ελλιπή είναι τα διαθέσιμα δεδομένα; Δοκιμάστε τη συνάρτηση CountBlank. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δείτε πόσα άτομα δεν έχουν παράσχει βασικές πληροφορίες, εάν έχετε μια λίστα προμηθευτών και θέλετε να δείτε εάν λείπει κάποια πληροφορία για κάποιον από αυτούς ή για να μάθετε εάν το σύνολο δεδομένων σας περιέχει ψευδείς καταχωρήσεις.
Χρησιμοποιήστε το καλά: Η συνάρτηση Count και όλες οι μεταβλητές της φαίνεται να κάνουν πολύ λίγα όταν τις σκέφτεστε μόνες τους. Συνδυάστε τα με μερικά άλλα απλά χαρακτηριστικά, όπως ταξινόμηση και επισήμανση και θα εκπλαγείτε με τις νέες δυνατότητες που σας ανοίγονται. Συνδυάστε το με άλλες λειτουργίες του Excel και είστε πρακτικά νίντζα του Excel.