15 Πρότυπα παραγγελιών αγοράς για απρόσκοπτη προμήθεια

Το επίσημο πρόγραμμα αγορών της εταιρείας σας απαιτεί ένα έμπειρο και οπτικά ελκυστικό πρότυπο παραγγελίας αγοράς που αντιπροσωπεύει με ακρίβεια την εικόνα του οργανισμού σας.

Αν και μπορεί να είναι χρήσιμο να επαναχρησιμοποιήσετε υπάρχουσες φόρμες και να κάνετε ορισμένες προσαρμογές, ένα καλά σχεδιασμένο πρότυπο παραγγελίας είναι απαραίτητο για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας και τη διασφάλιση της συμπερίληψης σημαντικών πληροφοριών εταιρείας.

Η εκ νέου δημιουργία ενός νέου προτύπου κάθε φορά μπορεί να είναι χρονοβόρα, επομένως η υιοθέτηση ενός τυποποιημένου προτύπου παραγγελίας αγοράς είναι η ιδανική λύση.

Αλλά προτού εμβαθύνουμε στα σχέδια προτύπων, ας επανεξετάσουμε τη σημασία των εντολών αγοράς στην εταιρεία σας.

Τι είναι οι εντολές αγοράς και η σημασία τους στις επιχειρηματικές συναλλαγές;

Η εντολή αγοράς είναι ένα επίσημο έγγραφο που διευκολύνει την επικοινωνία και τη συμφωνία αγοραστή και πωλητή. Με την αποδοχή της παραγγελίας από τον πωλητή, δημιουργείται μια συμβατική σχέση, με το ένα μέρος να συμφωνεί να παραδώσει τα καθορισμένα αγαθά ή υπηρεσίες και το άλλο να συμφωνεί να πραγματοποιήσει την πληρωμή.

Η σημασία των Εντολών Αγοράς στις επιχειρηματικές συναλλαγές είναι η εξής:

• Λειτουργεί ως αίτημα για ένα συγκεκριμένο αγαθό ή υπηρεσία και περιλαμβάνει βασικές λεπτομέρειες όπως τον τύπο του προϊόντος, την ποσότητα και τη συμφωνημένη τιμή.
• Η παραγγελία αγοράς περιλαμβάνει το όνομα του αγοραστή, το λογότυπο, τα στοιχεία επικοινωνίας και τα στοιχεία του πωλητή.
• Καθορίζει κατευθυντήριες γραμμές, συμπεριλαμβανομένων της ημερομηνίας παράδοσης, της τοποθεσίας, της συχνότητας και άλλων σχετικών πληροφοριών σχετικά με τις συναλλαγές. Σε κάθε παραγγελία αγοράς εκχωρείται ένας μοναδικός αριθμός αναγνώρισης, εξασφαλίζοντας εύκολη ανάκτηση και αναφορά, ειδικά σε διαφορές.
• Επιπλέον, διευκολύνουν αποτελεσματικές πρακτικές τήρησης αρχείων, διασφαλίζοντας την ανάκτηση ζωτικών δεδομένων συναλλαγών.

Συνολικά, οι εντολές αγοράς προσφέρουν αμοιβαία οφέλη για αγοραστές και προμηθευτές ενθαρρύνοντας τη σαφή επικοινωνία και εξορθολογίζοντας τη διαδικασία αγοράς.

Πώς να επιλέξετε το καλύτερο πρότυπο παραγγελιών αγοράς;

Ακολουθούν ορισμένες ακόμη πτυχές που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε το πιο κατάλληλο πρότυπο παραγγελίας αγοράς για τις ανάγκες της επιχείρησής σας:

• Σχετικά δεδομένα: Πρέπει να περιέχει μόνο τις σχετικές πληροφορίες που σχετίζονται με την παραγγελία, όπως τον αριθμό παραγγελίας, τα στοιχεία αποστολής, τα στοιχεία χρέωσης, τις περιγραφές των ειδών, τις ποσότητες και τις συνολικές τιμές.
• Φιλικό προς το χρήστη: Οι πιο αποτελεσματικές εντολές αγοράς χαρακτηρίζονται από απλότητα και σαφήνεια. Μια κατανοητή εντολή αγοράς θα βοηθήσει τους προμηθευτές να επεξεργαστούν τις παραγγελίες σας πιο αποτελεσματικά.
• Επιλογή προσαρμογής: Αναζητήστε ένα πρότυπο στο οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε εύκολα το λογότυπο της εταιρείας σας, την παρότρυνση για δράση και τυχόν μοναδικές λεπτομέρειες που απαιτούνται από τη διαδικασία αγοράς σας.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε διάφορα πρότυπα παραγγελιών αγοράς με δυνατότητα λήψης.

Ακολουθούν ορισμένες επιλογές που είναι γνωστές για την παροχή ποιοτικών προτύπων παραγγελιών αγοράς:

Vertex42

Ενσωμάτωση Vertex42’s Το πρότυπο παραγγελίας αγοράς βοηθά στην αυτοματοποίηση της διαδικασίας συμπερίληψης αριθμών αντικειμένων και τιμών μονάδας κατά τη δημιουργία νέων παραγγελιών, εξαλείφοντας την ανάγκη για μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων κάθε φορά.

Χαρακτηριστικά:

• Μια οικονομικά προσιτή επιχειρηματική λύση που ταιριάζει στον προϋπολογισμό σας.
• Πρότυπα με δυνατότητα λήψης για Excel, OpenOffice και Φύλλα Google.
• Αποθηκεύει ένα αντίγραφο ασφαλείας για κάθε σημαντικό προμηθευτή.

Κατά την ανάπτυξη μιας νέας παραγγελίας αγοράς, πρέπει απλώς να εντοπίσετε το κύριο αρχείο προτύπου PO και να το αντιγράψετε, δίνοντας στο αντιγραμμένο αρχείο ένα ουσιαστικό όνομα σύμφωνα με τη μορφή που προτιμάτε.

TemplateLab

TemplateLab’s Τα πρότυπα εντολών αγοράς επιτρέπουν στις εταιρείες να διατηρούν ακριβή αρχεία των αγορών τους, ελαχιστοποιώντας τα σφάλματα που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε οικονομικές απώλειες. Οι επιχειρήσεις μπορούν να αποφύγουν τη σύγχυση για τους προμηθευτές χρησιμοποιώντας το πρότυπο φόρμας παραγγελίας αγοράς, να αποτρέψουν την υπερτιμολόγηση και να διασφαλίσουν ότι παραγγέλλονται οι σωστές ποσότητες.

Χαρακτηριστικά:

• Ο μοναδικός αριθμός αναγνώρισης εκχωρείται με κάθε παραγγελία αγοράς για εύκολη παρακολούθηση.
• Παρέχεται ειδική ενότητα για την περιγραφή των όρων και προϋποθέσεων.
• Χώρος που περιλαμβάνει φόρους, καθώς και τυχόν εκπτώσεις ή προσφορές.

Είναι απαραίτητο να συμπληρώσετε τη φόρμα παραγγελίας αγοράς με προκαθορισμένες τιμές για κάθε πεδίο για να παρέχετε σαφήνεια και να αποτρέψετε τυχόν προβλήματα. Είναι απαραίτητο να συμπληρώσετε τη φόρμα παραγγελίας αγοράς με προκαθορισμένες τιμές για κάθε πεδίο για να παρέχετε σαφήνεια και να αποτρέψετε τυχόν προβλήματα.

Nitro

Nitro προσφέρει ένα ιδανικό πρότυπο παραγγελίας αγοράς για εταιρείες που εμπλέκονται σε μεγάλης κλίμακας προμήθειες ανταλλακτικών για τη δημιουργία προϊόντων ή αγαθών για μεταπώληση.

Χαρακτηριστικά:

• Παρέχετε αναλυτικά στοιχεία της εταιρείας για αποτελεσματική αποστολή.
• Προσδιορίστε τα είδη και τις ποσότητες που παραγγέλνετε για να αποφύγετε τυχόν λάθη.
• Δίνει τη δυνατότητα να αναφέρετε τυχόν μοναδικές απαιτήσεις, όπως ασφάλιση αποστολής ή ειδικές οδηγίες χειρισμού.

Αυτό το πρότυπο επιτρέπει στις επιχειρήσεις να δημιουργούν γρήγορα πολλαπλές εντολές αγοράς για διαφορετικούς προμηθευτές, διατηρώντας παράλληλα μια συνεπή βασική μορφή. Αυτό εξαλείφει τη δημιουργία ενός νέου προτύπου για κάθε παραγγελία, διασφαλίζοντας μια εύκολη και έγκαιρη διαδικασία αγοράς.

Αρχική σελίδα τιμολογίου

Αρχική σελίδα τιμολογίου προσφέρει μια ποικιλόμορφη συλλογή με περισσότερα από 100 πρότυπα παραγγελιών αγοράς, αφήνοντας μια μόνιμη εντύπωση επαγγελματισμού και κλάσης στους πελάτες σας. Με τα φιλικά προς το χρήστη βασικά τους πρότυπα, μπορείτε να δημιουργήσετε αβίαστα μια παραγγελία αγοράς και να την στείλετε μέσω email μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.

Χαρακτηριστικά:

• Πάνω από 100 ελκυστικά πρότυπα και διάφορα λογότυπα για να διαλέξετε.
• Δεν προστίθεται λογότυπο “Αρχική σελίδα τιμολογίων” στις δημιουργημένες παραγγελίες αγοράς.
• Απεριόριστος χώρος χαρακτήρων για ευέλικτο περιεχόμενο PO.
• Αυτόματη αποθήκευση όλων των πληροφοριών για γρήγορη δημιουργία PO.

Για όσους χρειάζονται πιο ολοκληρωμένες πληροφορίες σχετικά με τα τιμολόγιά τους, το Invoice Home παρέχει επίσης ένα λεπτομερές σύνθετο πρότυπο παραγγελίας αγοράς προσαρμοσμένο στις διάφορες επιχειρηματικές απαιτήσεις.

Απογραφή Zoho

Απογραφή Zoho είναι ένα εξαιρετικά αποτελεσματικό εργαλείο για την αποθήκευση πληροφοριών συναλλαγών. Οι χρήστες μπορούν εύκολα να κατεβάσουν το ενσωματωμένο υπολογιστικό φύλλο, να εισαγάγουν σχετικές λεπτομέρειες και να το εκτυπώσουν εύκολα εκτός σύνδεσης χρησιμοποιώντας το πρότυπο παραγγελίας αγοράς του.

Χαρακτηριστικά:

• Δημιουργεί μια περιεκτική χάρτινη διαδρομή δραστηριοτήτων αγορών.
• Αποθηκεύστε τα αρχεία αγορών σε συσκευές για μελλοντική πρόσβαση.
• Αναλύστε δεδομένα για σημαντικές πληροφορίες, όπως συχνά διαστήματα παραγγελιών.

Επιπλέον, η πλατφόρμα διατηρεί μια ολοκληρωμένη βάση δεδομένων με όλες τις παραγγελίες αγοράς, επιτρέποντας στους χρήστες να διεξάγουν εις βάθος αναλύσεις για μελλοντικούς σκοπούς.

Το Excel έγινε εύκολο

Το πρότυπο παραγγελίας αγοράς από Το Excel έγινε εύκολο σας επιτρέπει, ως αγοραστή, να προσδιορίσετε με ακρίβεια ποια είδη ή υπηρεσίες θέλετε να προμηθευτείτε από την εταιρεία των πωλητών.

Χαρακτηριστικά:

• Προσαρμόσιμα χρώματα και γραμματοσειρές είναι διαθέσιμα.
• Δωρεάν πρότυπο παραγγελίας αγοράς Excel, με δυνατότητα εξαγωγής και στο Word.
• Συμβατό με διάφορα προγράμματα γραφείου, συμπεριλαμβανομένων των Φύλλων Google.

Μπορείτε να παρακολουθείτε εύκολα το ιστορικό αγορών σας συμπληρώνοντας σωστά αυτό το πρότυπο. Αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο και ενδεχομένως θα μειώσει τα έξοδα, επιτρέποντας σε εσάς ή τον φοροτεχνικό σας να συμπληρώσετε αποτελεσματικά το έντυπο φορολογικής δήλωσης.

Έξυπνο φύλλο

Smartsheet Το πρότυπο παραγγελίας αγοράς προσφέρει μια ολοκληρωμένη λύση για αποτελεσματική παρακολούθηση παραγγελιών. Περιλαμβάνει πεδία για βασικές πληροφορίες, όπως αριθμούς παραγγελίας πελατών και αγοράς, στοιχεία προμηθευτή και πληροφορίες αποστολής.

Χαρακτηριστικά:

• Υπολογίζει αυτόματα το συνολικό κόστος, ενσωματώνοντας φόρους και έξοδα αποστολής.
• Έχετε την επιλογή να συμπεριλάβετε σχόλια ή οδηγίες για συγκεκριμένες εργασίες.
• Σας βοηθά να κάνετε ξεχωριστούς τιμοκαταλόγους για διάφορους παρόχους.

Επιπλέον, μπορείτε να εισάγετε τον αριθμό αναγνώρισης, την ποσότητα και το κόστος για κάθε είδος που θέλετε να παραγγείλετε. Αυτό καθιστά απρόσκοπτη τη δημιουργία εντολών αγοράς και διασφαλίζει ακριβείς οικονομικούς υπολογισμούς.

Skynova

Δημιουργήστε μια επαγγελματική παραγγελία αγοράς χωρίς κόπο χρησιμοποιώντας Skynovaπροσαρμόσιμο πρότυπο. Εισαγάγετε όλες τις βασικές λεπτομέρειες, όπως τον αριθμό παραγγελίας αγοράς και τους φόρους πωλήσεων, και ακόμη και ενσωματώστε το λογότυπο της εταιρείας σας, εάν είναι διαθέσιμο.

Χαρακτηριστικά:

• Στείλτε εντολές αγοράς απευθείας στους πελάτες μέσω του λογισμικού.
• Λάβετε ειδοποιήσεις όταν ο παραλήπτης προβάλλει την παραγγελία αγοράς.
• Προσφέρετε online επιλογές πληρωμής με πιστωτική κάρτα για πελάτες.

Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να το εκτυπώσετε, να το κατεβάσετε ως PDF ή να το στείλετε εύκολα στο διαδίκτυο.

FormSwift

FormSwift έχει αναπτύξει ακριβή πεδία εισαγωγής δεδομένων που επιτρέπουν την εύκολη εισαγωγή πληροφοριών απευθείας στο πρότυπο PO.

Χαρακτηριστικά:

• Αυτοματοποιεί τις περισσότερες εργασίες εισαγωγής δεδομένων με αποτελεσματικότητα.
• Ενσωματώνεται με υπάρχοντα συστήματα, όπως τιμολόγηση και μισθοδοσία, για βελτιωμένη ενοποίηση.
• Πρόσβαση σε πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο σχετικά με το ιστορικό πωλήσεων, τα αιτήματα πελατών και τα δεδομένα αποθέματος.

Επιπλέον, μπορείτε να παρακολουθείτε άνετα την κατάσταση της παραγγελίας. Αυτή η προσέγγιση επιταχύνει σημαντικά τη διαδικασία σε σύγκριση με τη μη αυτόματη δημιουργία και ελαχιστοποιεί την πιθανότητα σφαλμάτων.

Πρότυπο.Δίκτυο

Επιλέξτε ένα πρότυπο παραγγελίας αγοράς από Πρότυπο.Δίκτυο και να δημιουργήσετε φόρμες PO για διάφορες συναλλαγές, συμπεριλαμβανομένων των κατασκευών, της μόδας, των επιχειρήσεων λιανικής κ.λπ. Μπορείτε είτε να συμπληρώσετε όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες είτε να χρησιμοποιήσετε μια κενή μορφή με δυνατότητα συμπλήρωσης.

Χαρακτηριστικά:

• Υπάρχουν διαθέσιμες φόρμες υψηλής ποιότητας, οι οποίες θα διατηρήσουν όλα τα δεδομένα σας.
• Τεκμηριώνει τη διαθεσιμότητα αγαθών ή υπηρεσιών, τη διάρκεια της σύμβασης κ.λπ.
• Οι υπολογισμοί που αφορούν την τιμή μονάδας, την ποσότητα και άλλες σχετικές παραμέτρους μπορούν να επιτευχθούν εύκολα.

Αφού κάνετε τις απαιτούμενες αλλαγές, μπορείτε να εκτυπώσετε το έγγραφο ή να το μοιραστείτε μέσω email. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε λήψη του προτύπου δωρεάν και να αρχίσετε να το χρησιμοποιείτε αμέσως.

Hubspot

HubSpot προσφέρει ένα φιλικό προς το χρήστη πρόγραμμα επεξεργασίας μεταφοράς και απόθεσης για γρήγορη δημιουργία και δημοσίευση φορμών παραγγελίας. Επιπλέον, περιλαμβάνει τον επεξεργαστή Gutenberg του WordPress, επιτρέποντας την απλή ενσωμάτωση των φορμών παραγγελίας σε αναρτήσεις.

Χαρακτηριστικά:

• Διατίθενται ειδικά πεδία για εκπτώσεις, έξοδα διεκπεραίωσης, φόρους και υπογραφή.
• Οι επιλογές λήψης είναι διαθέσιμες ως αρχεία PDF ή Excel.
• Δώστε κωδικούς προϊόντων, ποσότητες και τιμές μονάδας και το σύνολο θα υπολογιστεί αυτόματα.

Για όσους προτιμούν να χρησιμοποιούν εργαλεία τρίτων για τη δημιουργία φορμών παραγγελιών αγοράς, το HubSpot επιτρέπει την ενοποίηση με διάφορες προσθήκες δημιουργίας φορμών.

Billdu

Δοκιμάστε τα πρότυπα παραγγελιών αγοράς από Billdu και εξοικονομήστε χρόνο και προσπάθεια αναζητώντας αμέτρητα πρότυπα παραγγελιών online.

Χαρακτηριστικά:

• Πρόσθετη “Ενότητα Σημείωσης” για να επισημάνετε τυχόν σημαντικές πληροφορίες.
• Εξατομικευμένες φόρμες για συγκεκριμένα έργα.
• Περιλαμβάνει ένα προαιρετικό κουμπί “Πληρωμή τώρα” στο πρότυπο για ταχύτερη πληρωμή στο διαδίκτυο.

Το Billdu διαθέτει μια συλλογή από προσαρμόσιμες δωρεάν φόρμες που είναι εύκολα επεξεργάσιμες και κατεβάσιμες στον υπολογιστή σας. Επιλέξτε τη μορφή που ταιριάζει καλύτερα στην επιχείρησή σας και χρησιμοποιήστε το πρότυπο αμέσως.

Formstack

Κάντε εύκολα παραγγελίες και λάβετε έγκαιρες ενημερώσεις για τις αγορές σας με Formstack. Γιορτάστε τις βελτιωμένες ροές εργασίας που καθοδηγούν τις παραγγελίες από την υποβολή έως την εκπλήρωση και την αποστολή.

Χαρακτηριστικά:

• Διαισθητικό εργαλείο δημιουργίας μεταφοράς και απόθεσης χωρίς γνώση κωδικοποίησης.
• Προσαρμόστε τα θέματα ώστε να ταιριάζουν με την επωνυμία σας.
• Αυτοματοποιημένα πεδία υπολογισμού σε κάθε ενότητα παραγγελίας για ακριβείς υπολογισμούς.

Υιοθετήστε βελτιωμένες διαδικασίες, εξοικονομήστε πολύτιμο χρόνο, μειώστε το κόστος και βελτιστοποιήστε τη χρήση των πόρων δοκιμάζοντας αυτό το πρότυπο παραγγελίας αγοράς σήμερα!

Jotform

Για πωλητές, JotformΤα πρότυπα φόρμας παραγγελίας αγοράς προσφέρουν μια βελτιωμένη λύση για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των υποβολών εντολών αγοράς πελατών.

Χαρακτηριστικά:

• Οι συμπληρωμένες φόρμες αποθηκεύονται με ασφάλεια στο σύστημά τους.
• Παρέχει ένα κεντρικό και οργανωμένο αποθετήριο για όλες τις παραγγελίες αγοράς.
• Οργανώστε γρήγορα τα έγγραφά σας και απαλλαγείτε από την ακαταστασία.

Το εύκολο στη χρήση Form Builder της Jotform σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε ένα πρότυπο ώστε να ευθυγραμμίζεται με τις ανάγκες της επιχείρησής σας, ενσωματώνοντας γρήγορα προϊόντα, τιμές και το λογότυπο της εταιρείας σας.

Invoice2go

Αποκτήστε πρόσβαση σε δωρεάν προσαρμόσιμα πρότυπα παραγγελιών αγοράς και δημιουργήστε αβίαστα εντολές αγοράς για την επιχείρησή σας Invoice2go.

Χαρακτηριστικά:

• Πραγματοποιεί λήψη του προτύπου στη μορφή αρχείου που προτιμάτε.
• Αποθηκεύει το έτοιμο πρότυπο στον υπολογιστή σας ή στο cloud.
• Εκτυπώστε εύκολα ένα έντυπο αντίγραφο για σκοπούς αλληλογραφίας.

Απλώς επιλέξτε ένα πρότυπο και εξατομικεύστε το προσθέτοντας σχετικές πληροφορίες. Εξοικονομήστε χρόνο και απλοποιήστε τη διαδικασία αγοράς σας με αυτό το φιλικό προς το χρήστη πρότυπο.

Τελικές Λέξεις

Η υιοθέτηση των καλύτερων προτύπων παραγγελιών αγοράς μπορεί να βελτιώσει την οργάνωση, την αποδοτικότητα κόστους και την ακρίβεια. Η επένδυση σε τέτοια πρότυπα θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να ξεκλειδώσει πλήρως τις δυνατότητές της, αυξάνοντας την κερδοφορία και την επιτυχία.

Η χρήση κατάλληλου προτύπου διευκολύνει τη δημιουργία εντολών αγοράς, ακόμη και χωρίς έναν αποκλειστικό διαχειριστή σχέσεων προμηθευτή στην ομάδα σας. Αυτό διασφαλίζει αποτελεσματικές συναλλαγές και ελαχιστοποιεί τις πιθανότητες λανθασμένων αντιλήψεων κατά τη διαδικασία της προμήθειας.

Στη συνέχεια, ελέγξτε τους καλύτερους παραγωγούς τιμολογίων για αποδοχή πληρωμών πελατών.