11 εικονικές υπηρεσίες υποδοχής για τη διαχείριση των εισερχόμενων κλήσεων σας

Δεν έχετε χρόνο να κρατήσετε τους πελάτες σε αναμονή; Βελτιώστε τα καθήκοντα διαχείρισης κλήσεων με εικονικές υπηρεσίες ρεσεψιονίστ.

Οι εικονικές υπηρεσίες ρεσεψιονίστ είναι ο καλύτερος τρόπος για εξοικονόμηση κόστους εργασίας και αύξηση της παραγωγικότητας της επιχείρησης. Αυτές οι υπηρεσίες σάς βοηθούν να ελευθερώσετε χρόνο και να εστιάσετε στην επίλυση άλλων βασικών επιχειρηματικών ζητημάτων.

Αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να βρείτε τις καλύτερες υπηρεσίες εικονικού ρεσεψιονίστ για να λαμβάνετε τις κλήσεις σας ακόμα και όταν δεν είστε διαθέσιμοι.

Ας βουτήξουμε σε περισσότερες λεπτομέρειες.

Τι είναι οι Virtual Receptionist Services;

Οι τηλεφωνικές κλήσεις είναι απαραίτητες για τα ερωτήματα και το επίπεδο της διαδικασίας δημιουργίας δυνητικών πελατών για κάθε επιχείρηση. Η απάντηση και ο χειρισμός των κλήσεων εξυπηρέτησης πελατών είναι ζωτικής σημασίας και δεν μπορεί να αποφευχθεί ακόμη και αν είστε απασχολημένοι με τη λειτουργία της επιχείρησης.

Παραδοσιακά, εταιρείες μεγάλης κλίμακας με μεγάλο προϋπολογισμό προσλαμβάνουν ρεσεψιονίστ πλήρους απασχόλησης για να φροντίζει τις εισερχόμενες κλήσεις και την εξυπηρέτηση πελατών. Αλλά ένας εσωτερικός υπάλληλος υποδοχής γίνεται γενικά έξοδα για μικρές επιχειρήσεις με περιορισμένα μέλη.

Εκεί εμφανίζονται οι υπηρεσίες εικονικών ρεσεψιονίστ.

Οι υπηρεσίες εικονικών ρεσεψιονίστ παρέχουν ζωντανούς ανθρώπους υποδοχής για να χαιρετίσουν τους καλούντες και να κατανοήσουν τον λόγο για τις κλήσεις τους. Μετά την ανάλυση των παρεχόμενων πληροφοριών, αυτές οι κλήσεις δρομολογούνται στα κατάλληλα μέλη της ομάδας, βελτιώνοντας έτσι την αλληλεπίδραση του πελάτη με την εταιρεία.

Γενικά, αυτές οι υπηρεσίες παρέχουν ζωντανούς συνοδούς 24/7 για εισερχόμενες κλήσεις και μηνύματα κειμένου. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι δεν χάνονται κλήσεις πελατών.

Γιατί πρέπει να προσλάβετε έναν εικονικό ρεσεψιονίστ;

Η πρόσληψη ενός εικονικού ρεσεψιονίστ είναι ένα υποκειμενικό ζήτημα. Εξαρτάται από το αν θέλετε ένα εσωτερικό μέλος της ομάδας ή μπορείτε να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες την εργασία.

Ενώ οι μεγάλες εταιρείες μπορούν να έχουν μια ειδική ομάδα ρεσεψιονίστ, αυτό δεν συμβαίνει με τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων και τις νεοφυείς επιχειρήσεις. Προκειμένου να μειωθεί το λειτουργικό κόστος, οι μικρές εταιρείες θα πρέπει να επιλέξουν μια εικονική υπηρεσία υποδοχής.

Με αυτά τα λόγια, ας δούμε μερικά από τα οφέλη της πρόσληψης εικονικών υπηρεσιών ρεσεψιονίστ:

  • Προσθέτει επαγγελματισμό: Η υποδοχή των εισερχόμενων κλήσεων των πελατών σας με ένα επαγγελματικά ηχογραφημένο μήνυμα χαιρετισμού αφήνει μακροχρόνιο αντίκτυπο στην επιχείρησή σας. Δημιουργεί μια αίσθηση εμπιστοσύνης ότι δεν έχουν να κάνουν με έναν πρωτάρη.
  • Οικονομικό: Οι εικονικοί ρεσεψιονίστ είναι φθηνότεροι και δεν έχουν περίοδο κλειδώματος. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να ρυθμίσετε μια υπηρεσία απάντησης κλήσεων που φροντίζει για τα ερωτήματα των πελατών.
  • Βελτιωμένος χειρισμός πελατών: Οι επαγγελματίες ρεσεψιονίστ εκπαιδεύονται για να χειρίζονται αποτελεσματικά τις κλήσεις και τις ερωτήσεις πελατών. Έχουν εμπειρία στο χειρισμό διαφορετικών καταστάσεων και σας βοηθούν να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης.
  • Φιλικό προς την προσαρμογή: Οι εικονικές υπηρεσίες ρεσεψιονίστ σάς επιτρέπουν να αλλάξετε τους κανόνες προώθησης κλήσεων, το μήνυμα χαιρετισμού και άλλες λεπτομέρειες επαγγελματικής επικοινωνίας.
  • Διαθεσιμότητα: Οι εσωτερικοί υπάλληλοι υποδοχής μπορούν να παρακολουθούν τις εισερχόμενες κλήσεις μόνο κατά τις εργάσιμες ώρες. Ενώ οι εικονικοί ρεσεψιονίστ μπορούν να λειτουργούν όλη την ημέρα, κάθε μέρα και να παρέχουν στους πελάτες σας υπηρεσία ανταπόκρισης κλήσεων 24/7 ζωντανά.
  • Ενσωματώσεις: Ενσωματώστε τις εικονικές υπηρεσίες ρεσεψιονίστ με τα εργαλεία επικοινωνίας της επιχείρησής σας, όπως το Slack, το Hubspot, το G Suite, το Microsoft Teams και πολλά άλλα.
  Πώς να επαναφέρετε τη σύνδεση δικτύου του Roku σας

Τώρα που γνωρίζετε τα οφέλη της πρόσληψης εικονικών υπηρεσιών ρεσεψιονίστ, ας ξεκινήσουμε με τη λίστα μας.

Αρχηγείο Υποδοχής

Η ReceptionHQ είναι παγκόσμιος ηγέτης για μικρές επιχειρήσεις που θέλουν να είναι πιο αποδοτικές στο χρόνο, αλλά να έχουν έναν υπάλληλο πλήρους απασχόλησης στην ομάδα τους. Οι υπηρεσίες εικονικού ρεσεψιονίστ περιλαμβάνουν 24/7 ζωντανή απάντηση και διαχείριση εισερχόμενων κλήσεων, email και μηνυμάτων κειμένου. Μπορούν επίσης να χειριστούν εξερχόμενες κλήσεις και άλλες εργασίες, όπως ο προγραμματισμός συναντήσεων και η αποστολή υπενθυμίσεων.

Το ReceptionHQ διαχειρίζεται την πλειονότητα των κλήσεων για επιχειρήσεις των Ηνωμένων Πολιτειών κατά τις ώρες αιχμής ζήτησης. Προσφέρουν δίγλωσση υπηρεσία χωρίς κανένα συμβόλαιο κλειδώματος, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε με τη δοκιμή χωρίς κίνδυνο για υπηρεσίες 7 ημερών.

Yodel.io

Το Yodel.io είναι μια εικονική εταιρεία ρεσεψιονίστ που υπάρχει εδώ και πάνω από 15 χρόνια, ώστε να γνωρίζουν τι κάνουν. Μπορείτε να επιλέξετε από έναν πλήρως αυτοματοποιημένο συνοδό IVR ή έναν ανθρώπινο ρεσεψιονίστ που εργάζεται εξ αποστάσεως για να χειρίζεται τις κλήσεις σας. Ορισμένα αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά του Yodel περιλαμβάνουν έξυπνα συστήματα φωνητικής IVR, έλεγχο κλήσεων και ενσωμάτωση με εργαλεία επικοινωνίας όπως Hubspot, Zendesk, Intercom και Slack.

Προσφέρουν δωρεάν δοκιμή χωρίς κανένα συμβόλαιο. Αλλά αν θέλετε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε τις υπηρεσίες τους μετά τη λήξη της δοκιμής, έχουν διαφορετικά σχέδια ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Ακρίδα

Αν ψάχνετε για μια εικονική υπηρεσία ρεσεψιονίστ που θα σας επιτρέψει να χρησιμοποιήσετε έναν ξεχωριστό αριθμό τηλεφώνου και να λαμβάνετε κλήσεις από οπουδήποτε στον κόσμο, το Grasshopper είναι μια εξαιρετική επιλογή. Παρέχει επίσης έναν εικονικό αριθμό τηλεφώνου για να απαντάτε σε εισερχόμενες κλήσεις στον υπολογιστή ή την κινητή συσκευή σας. Με αυτόν τον τρόπο, ο αριθμός σας παραμένει ιδιωτικός και μπορείτε να εστιάσετε στο να κάνετε τις επαγγελματικές σας δουλειές χωρίς διακοπή.

Η υπηρεσία ξεκινά μια δωρεάν δοκιμή 7 ημερών, χωρίς να απαιτείται σύμβαση, οπότε αν δεν σας βγει σε καλό, τότε δεν υπάρχει καμία δέσμευση.

  Ξεχάσατε τον κωδικό πρόσβασης του τηλεφωνητή σας; Δείτε πώς να επαναφέρετε τον κωδικό πρόσβασης

MyReceptionist

Το MyReceptionist προσφέρει εικονικές υπηρεσίες υποστήριξης ρεσεψιονίστ και ρεσεψιόν για να προσφέρει 24/7 επιχειρηματική διαθεσιμότητα σε χαμηλότερη τιμή από την πρόσληψη ρεσεψιονίστ επιτόπου. Λαμβάνετε όλα τα πλεονεκτήματα των εσωτερικών ρεσεψιονίστ για να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τις εισερχόμενες κλήσεις, να προγραμματίσετε ραντεβού ή συναντήσεις και να κάνετε κράτηση για ταξιδιωτικές ρυθμίσεις, χωρίς καμία από τις δυσκολίες που θα μπορούσατε να αντιμετωπίσετε κατά την πρόσληψη ενός εσωτερικού υπαλλήλου.

Το MyReceptionist προσφέρει πολλά διαφορετικά πακέτα ανάλογα με το πόσο χρόνο την εβδομάδα ή τον μήνα χρειάζεστε βοήθεια για τον χειρισμό των κλήσεων πελατών στην επιχείρησή σας.

Ρουμπίνι

Η Ruby Receptionists σάς παρέχει επαγγελματική τηλεφωνική υποστήριξη για την επιχείρησή σας χρησιμοποιώντας τη δύναμη της τεχνητής νοημοσύνης (AI) για τη διαχείριση εισερχόμενων κλήσεων για επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο. Μπορούν να απαντήσουν σε ερωτήσεις σχετικά με την εταιρεία σας σε πραγματικό χρόνο, να απαντήσουν σε πελάτες για λογαριασμό της επιχείρησής σας, ακόμη και να προγραμματίσουν ραντεβού για εσάς.

Με τη Ruby, έχετε μια αποκλειστική εφαρμογή για κινητά για να ελέγχετε τις δραστηριότητες διαχείρισης κλήσεων και τα μηνύματα κειμένου που λαμβάνονται από πελάτες. Μπορείτε εύκολα να συγχρονίσετε τα καθημερινά σας προγράμματα με τις ενσωματώσεις ημερολογίου της Ruby.

Ομιλητικός

Το Conversational είναι μια εικονική υπηρεσία ρεσεψιονίστ για επιχειρήσεις που χρειάζονται έναν εικονικό ρεσεψιονίστ με πλήρεις υπηρεσίες ή εκείνες με πολλές τοποθεσίες και χρειάζονται κάποιον να διαχειρίζεται τις εισερχόμενες κλήσεις τους από όλο τον κόσμο.

Με το Conversational, λαμβάνετε τρία βασικά στοιχεία: διαχείριση ρεσεψιόν, δρομολόγηση κλήσεων και διαχείριση τηλεφωνητή (για παράδειγμα, ρύθμιση αυτόματων συνοδών), καθώς και έναν διαδικτυακό προγραμματιστή ραντεβού και μια πλατφόρμα μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες συνομιλίας πάνω από τα υπάρχοντα τηλεφωνικά σας συστήματα, όπως το Microsoft Lync ή το Cisco Jabber.

Απάντηση Δύναμη

Το AnswerForce είναι ένας εικονικός ρεσεψιονίστ με πλήρη χαρακτηριστικά που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις εισερχόμενες κλήσεις με τις υπηρεσίες ρεσεψιονίστ 24/7. Παρέχει πολλές δυνατότητες, συμπεριλαμβανομένου ενός προσαρμόσιμου πίνακα εργαλείων, όπου μπορείτε να βλέπετε τις εισερχόμενες κλήσεις και να τις διαχειρίζεστε από μία τοποθεσία.

Μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε το AnswerForce με ένα σύστημα IVR όπως το IVRX ή την ενδοεπικοινωνία, εάν θέλετε ακόμη περισσότερο έλεγχο σχετικά με τον τρόπο υποδοχής των καλούντων όταν καλούν στο γραφείο της εταιρείας ή μέσω των κινητών τους τηλεφώνων.

ΑπάντησηΣύνδεση

Η AnswerConnect είναι μια εταιρεία τηλεφωνίας που δραστηριοποιείται από το 2001, παρέχοντας υπηρεσίες εικονικού ρεσεψιονίστ. Είναι μέλος του Better Business Bureau, της Εθνικής Ένωσης Επαγγελματιών Γυναικών και πολλά άλλα.

Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε δύο τύπους εικονικών ρεσεψιονίστ: Live Chat και Instant Messaging (IM). Το AnswerConnect παρέχει ένα πλεονέκτημα στους χρήστες, επειδή μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο που θέλετε με βάση τις συγκεκριμένες ανάγκες σας.

  Διορθώστε το σφάλμα σύνδεσης δικτύου 0x00028002

Είτε είστε εργοδότης ή ιδιοκτήτης επιχείρησης, είτε άτομο που θέλει βοήθεια για να απαντά στις κλήσεις, το AnswerConnect μπορεί να προσαρμοστεί στις απαιτήσεις σας.

Λογισμικό βοήθειας

Το Helpware είναι μια εικονική υπηρεσία ρεσεψιονίστ για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Προσφέρει μια σειρά υπηρεσιών, όπως προγραμματισμός ραντεβού, προώθηση κλήσεων, φωνητικό ταχυδρομείο και υποστήριξη email.

Το Helpware είναι μια εικονική υπηρεσία ρεσεψιονίστ που βασίζεται στο web που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις εισερχόμενες κλήσεις από οπουδήποτε και ανά πάσα στιγμή. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε αυτοματοποιημένες απαντήσεις ανάλογα με τις ανάγκες του καλούντος (όπως η ρύθμιση ενός ραντεβού) ή να προσθέσετε λειτουργίες όπως αυτόματοι συνοδοί που κρατούν σημειώσεις κατά τη διάρκεια συναντήσεων με πιθανούς πελάτες, ώστε να μην χρειάζεται να το κάνετε μόνοι σας.

Άμπι

Η Abby είναι μια εικονική υπηρεσία ρεσεψιονίστ που παρέχεται από τη Zendesk και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση εισερχόμενων κλήσεων, email και συνομιλιών. Μπορείτε να ρυθμίσετε αυτοματοποιημένες απαντήσεις για ερωτήσεις πελατών σχετικά με παραγγελίες ή χρόνους παράδοσης.

Με την Abby, λαμβάνετε ειδοποίηση κάθε φορά που ένας νέος πελάτης εγγράφεται στο ενημερωτικό δελτίο σας και μπορείτε να στείλετε ευχαριστήρια σημείωμα σε πελάτες που παρέχουν σχόλια για την εμπειρία τους.

MoneyPenny

Η Moneypenny είναι ένας πάροχος υπηρεσιών που απαντά 24 ώρες το 24ωρο, 7 ημέρες την εβδομάδα, με τα κεντρικά της γραφεία στο Ηνωμένο Βασίλειο και τις ΗΠΑ από το 2000. Έχετε την ελευθερία να επιλέγετε αφοσιωμένους ανθρώπους από την ομάδα τους και η Moneypenny θα τους εκπαιδεύσει να απαντούν στις κλήσεις της εταιρείας σας και να παρέχουν βοήθεια ζωντανής συνομιλίας, καλέστε ενσωματώσεις μεταφοράς, CRM και ημερολογίου.

Μπορείτε να ενημερώσετε τη διαθεσιμότητά σας στην πύλη τους για να απαντάτε σε προγραμματισμένες κλήσεις και να ελέγχετε επίσης το ιστορικό προηγούμενων κλήσεων και μηνυμάτων με το άγγιγμα των δακτύλων σας.

Σημείωση λήξης

Ας συνοψίσουμε ότι μιλάμε για δημιουργία σχέσεων με τους πελάτες σας.

Η ρύθμιση του σωστού τόνου στην αρχή κάθε κλήσης είναι σημαντική, διαφορετικά οι πελάτες μπορεί να αισθάνονται ότι τους έχει μιλήσει ένα αυτοματοποιημένο σύστημα που δεν μπορεί καν να θυμηθεί τα ονόματά τους.

Η επιλογή οποιασδήποτε εταιρείας από την παραπάνω εικονική λίστα ρεσεψιονίστ είναι αρκετή για να κάνει τις επιχειρήσεις σας να φαίνονται πιο επαγγελματικές και να απλοποιήσει τη διαδικασία διερεύνησης.

Ελπίζουμε ότι αυτό το άρθρο σας βοήθησε να μάθετε περισσότερα για το πώς οι υπηρεσίες εικονικών ρεσεψιονίστ μπορούν να σας βοηθήσουν να εστιάσετε στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας χωρίς να ανησυχείτε για το πώς χειρίζονται τα πράγματα στα παρασκήνια.

Μην ξεχάσετε να ελέγξετε τη λίστα μας με τις καλύτερες λύσεις γραφείου υποστήριξης πληροφορικής για να ελαχιστοποιήσετε τον αντίκτυπο των προβλημάτων στις επιχειρηματικές λειτουργίες.