Τρόπος επιβολής ελέγχου ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων για όλους τους χρήστες της συνδρομής σας στο Office 365

Ο έλεγχος ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων (MFA) είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο ασφαλείας και το συνιστούμε πάντα. Οι διαχειριστές του Office 365 μπορούν να επιβάλλουν MFA για τους χρήστες, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να προστατεύσετε οποιονδήποτε μοιράζεται την επαγγελματική συνδρομή σας στο Office 365.

Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να είστε διαχειριστής του Office 365, κάτι που συμβαίνει μόνο με ένα επιχειρηματικό σχέδιο. Εάν η συνδρομή σας στο Office 365 αποτελεί μέρος ενός πακέτου φιλοξενίας τομέα, τότε θα έχετε πρόσβαση στην κονσόλα διαχειριστή. Ωστόσο, εάν μόλις αγοράσατε μια προσωπική συνδρομή (ή οικιακή συνδρομή για την οικογένειά σας), τότε δεν θα έχετε πρόσβαση στην κονσόλα διαχειριστή και μπορείτε να ενεργοποιήσετε το MFA μόνο για τον εαυτό σας. Εάν δεν είστε σίγουροι, κάντε κλικ στην εφαρμογή εκκίνησης του Office 365 και αναζητήστε το πλακίδιο διαχειριστή.

Εάν υπάρχει, έχετε πρόσβαση στην κονσόλα διαχειριστή. Κάντε κλικ στο πλακίδιο Διαχειριστής και στο μενού στην αριστερή πλευρά κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις > Υπηρεσίες και πρόσθετα.

ο

Αυτό ανοίγει τη σελίδα Υπηρεσίες και πρόσθετα, όπου μπορείτε να κάνετε διάφορες αλλαγές σε επίπεδο μισθωτή. Ένα από τα κορυφαία στοιχεία θα είναι ο “έλεγχος ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων Azure”.

ο

Κάντε κλικ σε αυτό και στον πίνακα που ανοίγει στα δεξιά, κάντε κλικ στην επιλογή “Διαχείριση ελέγχου ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων”.

ο

Αυτό θα σας μεταφέρει στη σελίδα ελέγχου ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε αμέσως το MFA για οποιονδήποτε χρησιμοποιεί τη συνδρομή σας στο Office 365, αλλά, πριν από αυτό, είναι καλύτερο να εξοικειωθείτε με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο “Ρυθμίσεις υπηρεσίας”.

ο

Μπορείτε να αλλάξετε όποιες ρυθμίσεις θέλετε ή να τις αφήσετε ως προεπιλογές. Μια πιθανή ρύθμιση για την αλλαγή είναι εάν το MFA μπορεί να απομνημονευθεί ή όχι σε μια συσκευή. Από προεπιλογή, αυτό είναι απενεργοποιημένο, αλλά αν το ενεργοποιήσετε σημαίνει ότι η οικογένειά σας δεν θα χρειάζεται να περνάει από τη διαδικασία MFA κάθε φορά που θέλει να ελέγξει το email της ή να επεξεργαστεί ένα έγγραφο.

  Τρόπος μεταγραφής ήχου στο Microsoft Word

Εάν το ενεργοποιήσετε, ο προεπιλεγμένος αριθμός ημερών που μπορεί να διανύσει μια συσκευή πριν χρειαστεί εκ νέου έλεγχο ταυτότητας είναι 14, πράγμα που σημαίνει ότι ένα τηλέφωνο/tablet/υπολογιστής θα είναι αξιόπιστο για 14 ημέρες προτού ο χρήστης χρειαστεί να περάσει ξανά τη διαδικασία MFA. Το να πρέπει να περάσετε από τη διαδικασία MFA είναι απλό, αλλά το να το κάνετε κάθε 2 εβδομάδες σε κάθε συσκευή που χρησιμοποιεί η οικογένειά σας μπορεί να είναι λίγο υπερβολικό και έχετε την επιλογή να το ρυθμίσετε έως και 60 ημέρες.

Εάν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές σε αυτήν ή σε οποιαδήποτε άλλη ρύθμιση, κάντε κλικ στο “Αποθήκευση” στο κάτω μέρος του πίνακα για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο “χρήστες” για να επιστρέψετε στην ενεργοποίηση του MFA.

ο

Τώρα που βεβαιωθείτε ότι οι ρυθμίσεις είναι σωστές, μπορείτε να ενεργοποιήσετε το MFA για κάθε χρήστη. Επιλέξτε τους χρήστες για τους οποίους θέλετε να μετατρέψετε το MFA.

Στα δεξιά του πίνακα των χρηστών, κάντε κλικ στην επιλογή «Ενεργοποίηση» που εμφανίζεται.

Στην οθόνη επιβεβαίωσης, κάντε κλικ στην επιλογή “Ενεργοποίηση ελέγχου ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων”.

ο

Αυτό θα ενεργοποιήσει το MFA για τον χρήστη και την επόμενη φορά που θα συνδεθεί στο Office 365 στον ιστό, θα πρέπει να περάσει από μια διαδικασία ρύθμισης του MFA. Εάν δεν συνδέονται πολύ συχνά (ή θέλετε να βεβαιωθείτε ότι είστε κοντά για να τους βοηθήσετε στη διαδικασία), μπορείτε επίσης να τους στείλετε τον σύνδεσμο από την οθόνη επιβεβαίωσης, ώστε να μπορούν να ρυθμίσουν το MFA τη στιγμή που τους ταιριάζει. Ο σύνδεσμος είναι https://aka.ms/MFASetup, το οποίο είναι το ίδιο για όλους όσους δημιουργούν MFA.

Αφού κάνετε κλικ στο “Ενεργοποίηση ελέγχου ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων”, θα δείτε ένα μήνυμα επιτυχίας, το οποίο μπορείτε να κλείσετε.

ο

Το MFA είναι πλέον ενεργοποιημένο για τον χρήστη. τώρα, πρέπει να το ρυθμίσουν. Είτε περιμένουν την επόμενη φορά που θα συνδεθούν είτε χρησιμοποιούν τον σύνδεσμο που αναφέραμε παραπάνω, η διαδικασία για τη ρύθμιση του MFA είναι ακριβώς η ίδια.

Συνδεθείτε κανονικά στον λογαριασμό σας στο Office 365 και θα εμφανιστεί μια οθόνη που θα σας λέει ότι “ο οργανισμός σας χρειάζεται περισσότερες πληροφορίες για να διατηρήσει τον λογαριασμό σας ασφαλή”.

  Πώς να φορτίσετε τις Εφαρμογές Google σας με τον Επεξεργαστή Σεναρίων

Κάντε κλικ στο «Επόμενο» για να μεταφερθείτε στον πίνακα «Πρόσθετη επαλήθευση ασφάλειας», όπου μπορείτε να επιλέξετε τη μέθοδο MFA. Συνιστούμε πάντα τη χρήση μιας εφαρμογής ελέγχου ταυτότητας και θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον Επαληθευτή Microsoft με το Office 365. Ακόμη και η χρήση MFA μέσω SMS εξακολουθεί να είναι καλύτερη από το να μην έχετε καθόλου MFA, επομένως επιλέξτε τη μέθοδο που λειτουργεί καλύτερα για εσάς στο πρώτο αναπτυσσόμενο μενού.

ο

Θα χρησιμοποιήσουμε μια εφαρμογή για κινητά, η οποία θα αλλάξει τις διαθέσιμες επιλογές διαμόρφωσης. Πρώτα πρέπει να επιλέξετε εάν “Λήψη ειδοποιήσεων για επαλήθευση” (που σημαίνει ότι θα εμφανιστεί ένα μήνυμα στην εφαρμογή Microsoft Authenticator στο τηλέφωνό σας που σας ζητά να εγκρίνετε ή να αρνηθείτε τη σύνδεση στον λογαριασμό σας) ή εάν θα “Χρήση κωδικού επαλήθευσης” ( πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει να εισαγάγετε έναν κωδικό που δημιουργείται από την εφαρμογή Microsoft Authenticator στο τηλέφωνό σας όταν συνδέεστε στο Office 365). Είτε λειτουργεί καλά, και εξαρτάται από εσάς τι θα επιλέξετε. Μετά από αυτό, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί “Ρύθμιση” για να ρυθμίσετε την εφαρμογή.

Σε αυτό το σημείο θα εμφανιστεί ένας πίνακας που σας λέει να εγκαταστήσετε την εφαρμογή Microsoft Authenticator στο τηλέφωνό σας και, στη συνέχεια, είτε να σαρώσετε έναν κωδικό QR ή, εάν δεν μπορείτε να σαρώσετε τον κωδικό QR, εισαγάγετε έναν κωδικό και μια διεύθυνση URL. Αφού το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο «Επόμενο» για να επιστρέψετε στο παράθυρο Πρόσθετη επαλήθευση ασφαλείας, το οποίο θα δείξει ότι ελέγχεται η κατάσταση ενεργοποίησης.

ο

Αυτό μπορεί να διαρκέσει μερικά δευτερόλεπτα και μόλις ολοκληρωθεί το μήνυμα θα αλλάξει για να δείξει ότι το MFA έχει ρυθμιστεί.

Κάντε κλικ στο Επόμενο και το Office 365 θα ελέγξει ότι όλα λειτουργούν. Ανάλογα με την επιλογή που επιλέξατε για επαλήθευση, είτε θα στείλει ένα μήνυμα άρνησης ή έγκρισης στην εφαρμογή σας ή θα σας ζητήσει να εισαγάγετε έναν κωδικό από την εφαρμογή. Σε αυτό το παράδειγμα, έστειλε μήνυμα άρνησης ή έγκρισης και περιμένει απάντηση.

  Πώς να ρυθμίσετε έναν διακομιστή ιστού Apache με το Webmin στον διακομιστή Ubuntu

Αφού επαληθεύσετε ότι το MFA λειτουργεί, θα σας ζητηθεί ένας αριθμός τηλεφώνου σε περίπτωση που χάσετε την πρόσβαση στην εφαρμογή.

Αυτός ο αριθμός τηλεφώνου θα χρησιμοποιηθεί ως εφεδρικό για τη χρήση SMS ή φωνητικών κλήσεων σε περίπτωση που δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Microsoft Authenticator, όπως όταν δεν έχετε Wi-Fi (ή έχετε εξαντλήσει δεδομένα στο μηνιαίο πρόγραμμα, και είστε έξω και γύρω). Θα μπορούσε επίσης να χρησιμοποιηθεί εάν χάσατε το τηλέφωνό σας, επομένως ίσως θέλετε να επιλέξετε τον αριθμό ενός μέλους της οικογένειας αντί για τον δικό σας. Αφού εισαγάγετε έναν αριθμό, κάντε κλικ στο «Επόμενο» για να δείτε την τελική οθόνη.

Αυτή η σελίδα περιλαμβάνει έναν κωδικό πρόσβασης που δημιουργήθηκε από τη Microsoft και θα αναγνωρίσει ότι δημιουργήθηκε για χρήση MFA. Θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον κωδικό πρόσβασης τώρα αντί για αυτόν που χρησιμοποιείτε συνήθως, σε όλες τις ακόλουθες εφαρμογές:

Εφαρμογή επιτραπέζιου υπολογιστή Outlook για τον υπολογιστή ή το Mac σας
Εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (εκτός από την εφαρμογή Outlook) σε συσκευή iOS, Android ή BlackBerry
Office 2010, Office για Mac 2011 ή παλαιότερο
Windows Essentials (Photo Gallery, Movie Maker, Mail)
Η εφαρμογή Zune για υπολογιστές
Xbox 360
Windows Phone 8 ή προγενέστερη έκδοση

Την επόμενη φορά που θα προσπαθήσετε να ανοίξετε κάποια από αυτές τις εφαρμογές, θα ζητήσουν τον κωδικό πρόσβασής σας, επομένως αντιγράψτε τον από εδώ και χρησιμοποιήστε τον όταν σας ζητηθεί. Μπορούμε να επαληθεύσουμε ότι το Outlook στον υπολογιστή σας πρέπει να χρησιμοποιεί τον κωδικό πρόσβασης που δημιουργήθηκε, αλλά η εφαρμογή Outlook στο τηλέφωνό σας δεν το κάνει, και ναι, το βρίσκουμε επίσης περίεργο, αλλά δεν είναι μεγάλη δυσκολία.

Κάντε κλικ στο «Ολοκληρώθηκε» και θα μεταφερθείτε ξανά στην οθόνη σύνδεσης για να συνδεθείτε κανονικά, αλλά αυτή τη φορά χρησιμοποιώντας το MFA. Είναι μια απλή, γρήγορη διαδικασία που παρέχει ένα πολύτιμο επίπεδο πρόσθετης ασφάλειας και μια διαδικασία που προτείνουμε ανεπιφύλακτα στο How-To Geek.