Ένας πίνακας Kanban είναι ένα κοινό εργαλείο για την εμφάνιση εργασιών. Μπορεί να μην το γνωρίζετε με το όνομά του, αλλά πιθανότατα έχετε χρησιμοποιήσει ένα στο παρελθόν και σχεδόν σίγουρα το έχετε δει στη δουλειά ή στην τηλεόραση. Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς λειτουργούν.
Ένας πίνακας Kanban χρησιμοποιείται για την οπτικοποίηση της ροής εργασιών από την αρχή μέχρι το τέλος. Στην απλούστερη μορφή του, περιέχει τρεις στήλες που ονομάζονται “To-Do”, “Doing” και “Done”. Για να ξεκινήσετε, βάζετε τις εργασίες σας στη στήλη “Εκκρεμότητες”, τις μετακινείτε στη στήλη “Εκτέλεση” ενώ τις εργάζεστε και, τέλος, τις μετακινείτε στη στήλη “Τέλος” όταν ολοκληρώσετε την εργασία. .
Οι πίνακες Kanban παρέχουν μια οπτική αναπαράσταση της διαχείρισης της διαδικασίας. Με άλλα λόγια, σας επιτρέπουν να δείτε πώς προχωρούν οι εργασίες σας.
Προήλθαν ως μέρος του Kanban, ενός τύπου λιτή κατασκευή διαδικασία που έχει χρησιμοποιηθεί στην ιαπωνική κατασκευή για δεκαετίες, αλλά έχει γίνει κυρίως δημοφιλής στη Βόρεια Αμερική και την Ευρώπη ως μέρος λογισμικού διαχείρισης εργασιών όπως Jira, Asana, Trello, και Σχεδιαστής. Εάν έχετε εργαστεί ποτέ στην ανάπτυξη λογισμικού ή γύρω από αυτό, αυτό το είδος πλακέτας θα σας είναι οικείο.
Αρχικά, οι πίνακες Kanban ήταν φυσικές, αλλά με την πάροδο του χρόνου δημιουργήθηκε άφθονο λογισμικό Kanban. Σε αντίθεση με πολλές διαδικασίες που έχουν περάσει από φυσική σε ψηφιακή – σκεφτείτε την εγγραφή μουσικής, τον προγραμματισμό έργων και την τήρηση λογιστικών βιβλίων – εξακολουθεί να είναι πολύ συνηθισμένο να υπάρχουν φυσικοί πίνακες Kanban, συχνά σε συνδυασμό με ένα ψηφιακό αντίγραφο.
Αν έχετε περπατήσει μέσα από ένα γραφείο και έχετε δει λευκούς πίνακες και τοίχους καλυμμένους με σημειώσεις Post-It ταξινομημένες σε στήλες, πιθανότατα έχετε κοιτάξει έναν πίνακα Kanban.
Κάπου σε έναν διακομιστή, θα υπάρχει κανονικά μια ψηφιακή αναπαράσταση του ίδιου πίνακα Kanban γεμάτο Post It, που μπορεί να φαίνεται περίεργο. Γιατί φυλάσσονται τα ίδια δεδομένα σε δύο μέρη, καθώς απλώς αναπαράγουν το έργο της διατήρησής τους;
Ο λόγος είναι πολύ απλός: Ένας πίνακας Kanban έχει σχεδιαστεί για να είναι οπτικός και εύκολος στη χρήση, επομένως η ύπαρξη ενός φυσικού πίνακα διευκολύνει την ομάδα να δει τις εργασίες και να τις μετακινήσει στον πίνακα. Αλλά ένας φυσικός πίνακας δεν είναι καλός για ανάλυση δεδομένων και αναφορά, όπου έρχεται η ψηφιακή έκδοση.
Η ψηφιακή έκδοση —είτε σε Jira, Trello, Asana, Planner ή οποιοδήποτε άλλο λογισμικό— μπορεί επίσης να προβληθεί από οπουδήποτε, γεγονός που την καθιστά πιο χρήσιμη για απομακρυσμένες ομάδες ή ενδιαφερόμενους φορείς που δεν συμμετέχουν στην ομάδα και στο φυσικό τους συμβούλιο.
Η χρήση ενός πίνακα Kanban δεν θα μπορούσε να είναι πολύ πιο απλή. Προσθέτετε εργασίες στη στήλη “Εκκρεμότητες” και, στη συνέχεια, τις μετακινείτε (εάν είναι φυσικός πίνακας) ή τις μεταφέρετε και αποθέτετε (αν είναι ψηφιακός πίνακας) από τη μια στήλη στην άλλη. Κάθε τόσο, αφαιρείτε τις εργασίες από την τελική στήλη Τέλος και τις τοποθετείτε όπου θέλετε, είτε πρόκειται για ένα αρχείο ολοκληρωμένων εργασιών είτε απλά για τον κάδο.
Οι πίνακες Kanban μπορούν να έχουν όσες στήλες θέλετε. Είναι σύνηθες στις ομάδες ανάπτυξης λογισμικού να έχουν στήλες για Σχεδίαση, Ανάπτυξη, Δοκιμή και Τεκμηρίωση, για παράδειγμα. Συχνά, περιλαμβάνονται περισσότερες εσωτερικές στήλες που είναι συγκεκριμένες για τη διαδικασία, όπως “Fuzzing” (μια διαδικασία κατά την οποία εισάγονται εσκεμμένα εσφαλμένα δεδομένα για δοκιμή λογισμικού για διαχείριση σφαλμάτων και ασφάλεια), “Pull” (έχει υποβληθεί αίτημα έλξης για μετακίνηση τον κώδικα σε ένα υποκατάστημα GitHub) και το “Pre-Prod” (ένα κομμάτι της εργασίας έχει μετακινηθεί στον διακομιστή προπαραγωγής). Αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όποιες στήλες θέλετε σε έναν πίνακα Kanban, για κάθε τύπο διαδικασίας.
Για να γίνει κάτι απαιτεί συχνά πολλές ομάδες ή/και πολλαπλές ροές εργασίας. Οι σανίδες Kanban το χειρίζονται αυτό χρησιμοποιώντας κάτι που ονομάζεται “λωρίδες κολύμβησης”. Ενώ οι στήλες—Εκκρεμότητες, Κάνετε, Έγινε, κ.λπ.—είναι κάθετες, οι λωρίδες κολύμβησης είναι οριζόντιες ράβδοι όπου μπορούν να διαχωριστούν οι εργασίες για μια μεμονωμένη ομάδα ή ροή εργασίας.
Στις περισσότερες εφαρμογές Kanban, μπορείτε επίσης να κάνετε χρωματικό κώδικα. Αυτό σας επιτρέπει να ρυθμίσετε τη σανίδα σας με λωρίδες κολύμβησης για ομάδες και χρώματα για ροές εργασίας ή το αντίστροφο. Πολλές ομάδες συγχρονίζουν τα χρώματα των σημειώσεων Post-it, με τα χρώματα που χρησιμοποιούνται στους ψηφιακούς τους πίνακες, γι’ αυτό τόσα πολλά γραφεία κοσμούνται με πολύχρωμες σημειώσεις Post-it και όχι με ένα μόνο χρώμα.
Το Kanban είναι ένα πολύ ευέλικτο σύστημα που παρέχει μεγάλες ποσότητες προσαρμογής για να ταιριάζει σε οποιαδήποτε διαδικασία διαχειρίζεστε. Δεν έχει σημασία αν ετοιμάζετε μια διαστημική εκτόξευση πολλών δισεκατομμυρίων δολαρίων JPL ή παρακολουθείτε τις δουλειές των παιδιών σας, το Kanban μπορεί να σας βοηθήσει να δείτε τις εργασίες σας και να συνεχίσετε σωστά.