Το Inbox Zero αποτελεί βασικό στοιχείο συμβουλών ψηφιακής παραγωγικότητας. Το “Achieving Inbox Zero” είναι το ισοδύναμο του εργαζομένου στη γνώση με το “φώτιση”. Αλλά το Inbox Zero δεν σημαίνει ότι έχετε άδειο φάκελο εισερχομένων—το μόνο για τη μείωση του άγχους του email.
Πίνακας περιεχομένων
Γιατί το Inbox Zero έχει σημασία
Ας ασχοληθούμε πρώτα με το δεύτερο μέρος της ερώτησης: Γιατί να σας ενδιαφέρει τι είναι το Inbox Zero;
Εάν ενδιαφέρεστε να εξημερώσετε τα εισερχόμενά σας ή γενικότερα να είστε αποτελεσματικοί και παραγωγικοί, το Inbox Zero είναι κάτι που πρέπει να γνωρίζετε. Το Inbox Zero είναι ένα μεγάλο πράγμα που υπάρχει από το 2006. Έχει γίνει το θέμα πολλών παρουσιάσεων, ακόμη και βιβλίων.
Η αναζήτηση για το Inbox Zero φέρνει πίσω 108 εκατομμύρια αποτελέσματα αναζήτησης στο Google και θα συνεχίσει να είναι ένας από τους πολιτιστικούς λίθους παραγωγικότητας για πολύ καιρό ακόμα—ακόμα και αν ξεθωριάζει μέσα και έξω από τη μόδα. Εάν ενδιαφέρεστε καθόλου για την παραγωγικότητα, αξίζει να το μάθετε. Και γεια, μπορεί να σας βοηθήσει!
Τι είναι το Inbox Zero;
Το Inbox Zero είναι μια φιλοσοφία παραγωγικότητας για την αντιμετώπιση μιας συνεχούς, διαρκούς ροής email. Εκφράστηκε για πρώτη φορά από τον Merlin Mann στον ιστότοπό του 43Folders, ο οποίος αυτή τη στιγμή (και ελπίζουμε προσωρινά) δεν είναι διαθέσιμος αλλά είναι καθρέφτης από το Αρχείο Διαδικτύου. Το Inbox Zero ήταν τόσο δημοφιλές που δημιουργήθηκε ένας ξεχωριστός ιστότοπος – το InboxZero.com – για να φιλοξενήσει τα άρθρα του Mann’s Inbox Zero. Αυτή η τοποθεσία δεν είναι επίσης διαθέσιμη αυτήν τη στιγμή, αλλά είναι καθρέφτης και στο archive.org.
Υπάρχουν δέκα άρθρα σε τη σειρά Inbox Zero, τα περισσότερα από τα οποία ασχολούνται με τεχνικές για τον αποτελεσματικό χειρισμό email. Είναι ενδιαφέροντα και χρήσιμα και σας ενθαρρύνουμε να τα διαβάσετε αν δεν το έχετε ξανακάνει.
Αλλά η καρδιά του Inbox Zero δεν είναι αυτές οι πρακτικές συμβουλές. Δεν είναι καν να έχετε μηδέν email στα εισερχόμενά σας, παρά το όνομα.
Το Inbox Zero δεν έχει να κάνει με άδεια εισερχόμενα
Εάν υποθέσατε ότι το “Inbox Zero” σήμαινε να έχετε μηδέν email στα εισερχόμενά σας, μην ανησυχείτε γιατί δεν είστε μόνοι. Αναζητήσαμε στον ιστό το “Τι είναι το Inbox Zero;” και βρήκαμε πολλούς ιστότοπους που λένε ότι το Inbox Zero έχει να κάνει με ένα άδειο inbox.
Είναι όλα λανθασμένα.
Το όλο νόημα του Inbox Zero είναι ότι το email είναι μια ροή που δεν τελειώνει ποτέ. Ένα άδειο φάκελο εισερχομένων είναι μόνο προσωρινό, επομένως το να κάνετε στόχο σας ένα άδειο inbox είναι μια ανόητη δουλειά. Είστε στο έλεος άλλων ανθρώπων που σας στέλνουν mail. Ο μόνος σίγουρος τρόπος για να έχετε άδεια εισερχόμενα είναι να αποκλείσετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πράγμα που είναι λειτουργικά το ίδιο με το να μην έχετε καθόλου εισερχόμενα.
Ή, για να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας στο μηδέν, ίσως χρειαστεί να τα παρακολουθήσετε σαν γεράκι και να αντιμετωπίσετε κάθε email τη στιγμή που έρχεται.
Αυτό δεν είναι ρεαλιστικό.
Αντίθετα, η φιλοσοφία Inbox Zero υποθέτει ότι τα εισερχόμενά σας είναι πηγή άγχους. Το Inbox Zero επιδιώκει να το κάνει λιγότερο αγχωτικό και να καταλαμβάνει όσο το δυνατόν λιγότερο από την εστίασή σας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο όλες οι πρακτικές συμβουλές αφορούν τη διευκόλυνση της διαχείρισης του email σας και την αυτοματοποίηση των πραγμάτων.
Αυτός είναι ο ιστότοπος Inbox Zero του Merlin Mann—τώρα δυστυχώς εκτός σύνδεσης, αλλά εξακολουθεί να είναι διαθέσιμος αρχειοθετημένη μορφή—είπε για το Inbox Zero:
Έχει να κάνει με το πώς να ανακτήσετε το email σας, την προσοχή σας και τη ζωή σας. Αυτό το «μηδέν;» Το θέμα δεν είναι πόσα μηνύματα υπάρχουν στα εισερχόμενά σας – είναι πόσο μεγάλο μέρος του εγκεφάλου σας βρίσκεται σε αυτά τα εισερχόμενα. Ειδικά όταν δεν το θέλεις. Αυτό είναι.
Και πάλι, το Inbox Zero δεν αφορά πόσα μηνύματα υπάρχουν στα εισερχόμενά σας. Αυτό το απόσπασμα είναι από Μέρλιν Mann τον εαυτό του, και δεν μπορείς να γίνεις πιο έγκυρος από αυτό.
Πώς να επιτύχετε το Inbox Zero
Τελικά, όπως όλες οι καλές φιλοσοφίες, το Inbox Zero είναι μια στάση και μια κατάσταση του νου και όχι ένα σύνολο συγκεκριμένων ενεργειών. Δεν υπάρχει κανένα συγκεκριμένο σύνολο βημάτων για την επίτευξη του Inbox Zero περισσότερο από αυτό που υπάρχει για την επίτευξη φώτισης.
Αυτό δεν σημαίνει ότι ακολουθώντας τις πρακτικές συμβουλές που σας δίνει ο Mann για την αντιμετώπιση της αλληλογραφίας σας δεν θα καταλήξετε να έχετε ένα κυριολεκτικά άδειο φάκελο εισερχομένων — πολύ μακριά από αυτό! Για τους περισσότερους ανθρώπους, τα εισερχόμενα με το λιγότερο άγχος είναι τα κενά εισερχόμενα και περισσότερη δύναμη για εσάς αν το έχετε καταφέρει. Αλλά αύριο θα έχει ξανά mail.
Ο Mann προτείνει πρακτικές ενέργειες όπως η ρύθμιση φίλτρων, η χρήση κονσερβοποιημένων απαντήσεων και η μετακίνηση αλληλογραφίας σε διαφορετικούς φακέλους ως μέρος μιας μεθοδολογίας για τη μείωση του άγχους που μπορεί να προκαλέσει το email. Τα άδεια εισερχόμενα είναι απλώς μια πιθανή παρενέργεια αυτής της μεθοδολογίας και όχι ο απώτερος στόχος.
Ο απώτερος στόχος είναι τα εισερχόμενά σας να μην αποτελούν πηγή άγχους.
Έτσι, αν ακούσετε ποτέ ανθρώπους να λένε ότι το Inbox Zero δεν είναι ρεαλιστικό ή ανέφικτο, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι δεν το έχουν καταλάβει. Δεν είναι να μην έχεις email. Είναι να μην έχεις άγχος από τα email.
Γι’ αυτό συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε το OHIO (Only Handle It Once) για να μετρήσετε τα email σας. Αντί να εστιάσετε σε έναν νεφελώδη στόχο του «Inbox Zero» —κάτι που συχνά παρερμηνεύεται— μόνο μια φορά ο χειρισμός των email θα σας εξοικονομήσει χρόνο και άγχος. Η εστίαση στο OHIO θα σας φέρει πιο κοντά στην πραγματική φιλοσοφία του Inbox Zero.