Για να συμβαδίζεις με τα εξελισσόμενα σενάρια, η βελτίωση της επιχειρηματικής διαδικασίας (BPI) είναι απαραίτητη για κάθε οργανισμό.
Κάθε εταιρεία έχει να αντιμετωπίσει εκατοντάδες επιχειρηματικές διαδικασίες. Κανένας επιχειρηματίας δεν μπορεί να χαρακτηρίσει αυτές τις διαδικασίες 100% αλάνθαστες, καθώς υπάρχουν πάντα κάποια σημεία συμφόρησης που του κοστίζουν χρόνο και χρήμα.
Η βελτιστοποίηση ή η βελτίωση αυτών των επιχειρηματικών διαδικασιών μπορεί να βοηθήσει στην εξάλειψη τυχόν προβλημάτων που προκαλούν ταλαιπωρία στην ομάδα ή στους πελάτες σας. Ας δούμε πώς λειτουργεί η βελτίωση της επιχειρηματικής διαδικασίας και πώς βοηθά την επιχείρησή σας να ευδοκιμήσει.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι η Βελτίωση Επιχειρηματικών Διαδικασιών;
Οι επιχειρηματικές διαδικασίες είναι οι εργασίες που κάνετε για να διευθύνετε την επιχείρησή σας. Πρέπει να βελτιώσετε αυτές τις διαδικασίες για να παραμείνετε δυνατοί σε αυτόν τον ανταγωνιστικό κόσμο. Επομένως, η βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών σημαίνει συνεχή βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών για μεγαλύτερη παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα.
Οι επιχειρηματικές διαδικασίες μιας επιχείρησης περιλαμβάνουν τρεις τύπους δραστηριοτήτων:
- Επιχειρησιακή εργασία: Οι επαναλαμβανόμενες εργασίες που πρέπει να εκτελούν οι εταιρείες καθημερινά, όπως η κατασκευή, η εφοδιαστική και η αναφορά.
- Διευθυντικά καθήκοντα: Αυτά τα καθήκοντα περιλαμβάνουν τον προϋπολογισμό, τη διοίκηση και την ανάπτυξη ανθρώπινου δυναμικού.
- Υποστηρικτικές εργασίες: Οι υπόλοιπες εργασίες εμπίπτουν σε αυτήν την κατηγορία, όπως τεχνική υποστήριξη, προσλήψεις, λογιστικά κ.λπ.
Όλες οι εργασίες που ανήκουν σε αυτές τις κατηγορίες πρέπει να περνούν από τακτική αξιολόγηση και διόρθωση για την αποφυγή αναποτελεσματικότητας. Μέσω του BPI, οι εταιρείες μπορούν συνεχώς να κάνουν θετικές αλλαγές σε αυτές τις λειτουργίες σύμφωνα με τη συμβολή εσωτερικών και εξωτερικών ενδιαφερομένων.
Αυτές οι βελτιώσεις είτε εισάγουν νέους τρόπους για να κάνουμε πράγματα είτε αφαιρούν ελαττώματα από τις τρέχουσες διαδικασίες. Και στις δύο περιπτώσεις, στόχος είναι ο εξορθολογισμός της διαδικασίας.
Σημασία της Βελτίωσης Επιχειρηματικών Διαδικασιών
Ανεξάρτητα από τον κλάδο στον οποίο ανήκει ο οργανισμός σας, πρέπει να προσαρμοστείτε στις αλλαγές για να επιβιώσετε στον ανταγωνισμό. Η βελτίωση της επιχειρηματικής διαδικασίας σάς δίνει τη δυνατότητα να κάνετε αυτήν την αλλαγή.
Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, οι εταιρείες μπορούν να προσδιορίσουν τους τομείς που χρειάζονται βελτίωση και να εντοπίσουν τυχόν αναποτελεσματικότητα που χρειάζεται αφαίρεση. Βοηθά τους οργανισμούς να κατανοήσουν το σύστημα και να εξελιχθούν σύμφωνα με τα τρέχοντα πρότυπα του κλάδου.
Επιπλέον, προσφέρει μια νέα προοπτική για τη διαδικασία της επιχείρησής σας για τη βελτίωση της παραγωγικότητας, της ποιότητας, της σχέσης με τον πελάτη και της ανάπτυξης δεξιοτήτων.
Πώς Λειτουργεί η Βελτίωση Επιχειρηματικών Διαδικασιών;
#1. Επιλέξτε μια διαδικασία
Αρχικά, πρέπει να προσδιορίσετε τους τομείς ή τις διαδικασίες που χρειάζονται βελτίωση. Ενώ πολλές επιχειρηματικές διαδικασίες συνεχίζονται σε μια εταιρεία, μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα στις επαναλαμβανόμενες διαδικασίες για βελτίωση.
#2. Ζητήματα διαδικασίας χάρτη
Επικεντρωθείτε στην επιλεγμένη διαδικασία για να εντοπίσετε τα προβλήματα που χρειάζονται εξάλειψη. Χαρτογράφηση σημαίνει οπτικοποίηση της όλης λειτουργίας και ανακάλυψη των σημείων συμφόρησης.
#3. Ανάλυση Επιχειρηματικών Διαδικασιών
Τώρα, πρέπει να αναλύσετε τα σημεία πόνου για να βρείτε τα προβλήματα που μπορούν να βελτιωθούν. Μπορείτε να κάνετε τις σχετικές ερωτήσεις στους υπεύθυνους για να λάβετε τις απαντήσεις.
#4. Επανασχεδιάστε τη Διαδικασία
Σε αυτό το στάδιο, πρέπει να επανασχεδιάσετε τη διαδικασία για να την βελτιώσετε. Χρησιμοποιήστε την πιο κατάλληλη μεθοδολογία για να εξαλείψετε τα εντοπισμένα προβλήματα και να κάνετε τις διαδικασίες σας πιο αποτελεσματικές.
#5. Αποκτήστε πόρους
Για κάθε είδους βελτίωση της επιχειρηματικής διαδικασίας, οι εταιρείες πρέπει να εξασφαλίσουν τους απαραίτητους πόρους. Θα μπορούσε να είναι απόκτηση νέου λογισμικού, υλικού ή ανθρώπινου δυναμικού. Για όλα αυτά, λάβετε έγκριση από τη διοίκηση.
#6. Δοκιμάστε τη Νέα Διαδικασία
Πριν εφαρμόσετε το σύστημα BPI στον οργανισμό σας, η δοκιμή είναι μια υποχρεωτική διαδικασία. Ελέγξτε κάθε βήμα της ροής εργασίας για να μην χάσετε τίποτα σημαντικό. Εάν χρειάζεστε οποιεσδήποτε αλλαγές, αυτό είναι το βήμα για να το κάνετε.
#7. Εφαρμόστε τη Μέθοδο
Μετά από επιτυχείς δοκιμές και έγκριση διαχείρισης, είναι καιρός να εφαρμοστεί η μεθοδολογία για τη βελτίωση της επιχειρηματικής διαδικασίας. Μπορείτε να ξεκινήσετε σε μικρή κλίμακα και να επεκτείνετε το εύρος για καλύτερα αποτελέσματα.
#8. Επανεξέταση και βελτίωση
Η δουλειά σας δεν τελειώνει με τη φάση υλοποίησης. Πρέπει να παρακολουθείτε συνεχώς εάν οι νέες μέθοδοι βελτιώνουν τη διαδικασία σας ή όχι. Μερικές φορές μπορεί να είναι απαραίτητη η βελτίωση και πρέπει να το εφαρμόσετε ανάλογα.
Μέθοδοι Βελτίωσης Επιχειρηματικών Διαδικασιών
Ανάλογα με την επιχειρηματική διαδικασία και τον κλάδο σας, μπορείτε να επιλέξετε τις ακόλουθες μεθοδολογίες για το BPI.
#1. Agile Methodology
Αυτή η μεθοδολογία απαλλάσσει ένα έργο από μια αυστηρή προθεσμία και σας επιτρέπει να ενσωματώσετε περισσότερες επαναλήψεις. Με βάση τα σχόλια της ομάδας και των πελατών, το Agile σάς επιτρέπει να διορθώσετε τα επισημασμένα προβλήματα. Βελτιώνει επίσης την επικοινωνία και τη συνεργασία μεταξύ όλων των μερών.
#2. Lean Manufacturing
Ο στόχος αυτής της μεθοδολογίας είναι η εξάλειψη των απορριμμάτων και κατά συνέπεια η μείωση του κόστους. Εκτός από τη μεταποιητική βιομηχανία, άλλοι μπορούν επίσης να εφαρμόσουν τις βασικές αρχές της. Εδώ, οι ομάδες πρέπει να κατανοήσουν την αντίληψη των αγοραστών για την εξάλειψη της σπατάλης και του πλεονασμού.
#3. Εξι Σίγμα
Αυτή η δημοφιλής προσέγγιση μπορεί να μειώσει τη μεταβλητότητα και τα σφάλματα αξιοποιώντας δεδομένα και στατιστικά στοιχεία, ενώ μεγιστοποιεί την αξία. Το Six Sigma περιλαμβάνει τη χρήση DMAIC και DMADV για την επίτευξη βελτιστοποιημένης διαδικασίας και αυξημένης απόδοσης επένδυσης.
#4. Διαχείριση Ολικής Ποιότητας (TQM)
Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν αυτή τη μεθοδολογία πρέπει να συμμετάσχουν ολόκληρη την ομάδα τους για να βελτιώσουν την ικανοποίηση των πελατών. Προσφέρει στους εργαζόμενους ένα περιβάλλον και εργασιακή κουλτούρα όπου εκτιμώνται οι εμπειρίες και ενθαρρύνονται να έχουν έναν κοινό επιχειρηματικό στόχο.
#5. Θεωρία Περιορισμών
Η μεθοδολογία Theory of Constraints χρησιμοποιείται συνήθως όποτε υπάρχει ανάγκη για άμεση βελτίωση. Μπορεί να καθορίσει τα σημεία συμφόρησης της διαδικασίας και να τα βελτιώσει μέχρι να εξαλειφθούν.
#6. Kaizen
Αυτή η μεθοδολογία βελτίωσης επιχειρηματικών διαδικασιών εστιάζει σε λιτές και ευέλικτες πρακτικές. Τροποποιεί ελαφρώς την εργασία και την εταιρική σας κουλτούρα για βελτιωμένη ποιότητα και παραγωγικότητα των διαδικασιών.
#7. Kanban
Το Kanban είναι μια οπτική τεχνική ροής εργασίας που σας επιτρέπει να εντοπίσετε προβλήματα και να εξαλείψετε τα σημεία συμφόρησης. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα και να παρακολουθήσετε την πρόοδο της πρωτοβουλίας σας.
#8. Πάνω στην ώρα
Αυτή η μέθοδος είναι ιδανική για κατασκευαστικές εταιρείες που θέλουν να ελαχιστοποιήσουν το κόστος αποθεμάτων παράγοντας προϊόντα σύμφωνα με τη ζήτηση. Στις περισσότερες περιπτώσεις, χρησιμοποιείται με τη μεθοδολογία Kanban για ακριβή πρόβλεψη και αποφυγή πλεονάζουσας δυναμικότητας εργασίας.
#9. Χαρτογράφηση διαδικασίας
Οι εταιρείες μπορούν να σχεδιάσουν ένα σχέδιο βελτίωσης της διαδικασίας χρησιμοποιώντας αυτήν την τεχνική οπτικοποίησης ροής εργασίας. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να αναπτύξετε χάρτες για συγκεκριμένους ρόλους ή επιχειρηματικούς στόχους.
#10. PDCA
Αυτό το μοντέλο σημαίνει σχέδιο, κάνε, έλεγχος και δράση. Ως μέρος της μεθοδολογίας Kaizen, βοηθά τους οργανισμούς να εντοπίσουν αναποτελεσματικές διαδικασίες.
Οφέλη από τη Βελτίωση Επιχειρηματικών Διαδικασιών
Επιχειρηματική ευκινησία
Μέσω της βελτίωσης των επιχειρηματικών διαδικασιών, οι εταιρείες μπορούν να γίνουν πιο ικανές να αντιμετωπίσουν τις συνεχώς μεταβαλλόμενες απαιτήσεις των πελατών. Μπορούν να ανταποκριθούν γρήγορα στις απαιτήσεις και να τελειοποιήσουν ανάλογα τα έργα.
Καλύτερη ορατότητα στις διαδικασίες
Για να εφαρμόσουν το BPI, οι εταιρείες πρέπει να οπτικοποιήσουν ολόκληρη τη ροή εργασίας. Τους επιτρέπει να παρακολουθούν τις επιχειρηματικές διαδικασίες και να μετρούν την αποτελεσματικότητα κάθε σταδίου.
Οικονομικά 💰
Ο στόχος της βελτίωσης των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι η άρση των σημείων συμφόρησης και της αναποτελεσματικότητας. Καθώς σας επιτρέπει να εντοπίσετε και να εξαλείψετε τις περιττές δαπάνες, το συνολικό κόστος θα μειωθεί αυτόματα.
Περισσότερη Παραγωγικότητα
Για να κάνετε τις διαδικασίες σας αποτελεσματικές, το BPI αφαιρεί όλες τις επαναλαμβανόμενες και περιττές εργασίες από τη ροή εργασίας. Ως αποτέλεσμα, η παραγωγικότητα των εργαζομένων αυξάνεται πολλαπλά.
Συμμόρφωση και Ασφάλεια
Η εφαρμογή της βελτίωσης των επιχειρηματικών διαδικασιών σημαίνει ότι έχετε έναν κατάλληλα ρυθμισμένο και διαχειριζόμενο χώρο εργασίας. Ως εκ τούτου, αυτές οι εταιρείες μπορούν να συμμορφώνονται με τους κανονισμούς και τα απαραίτητα μέτρα ασφαλείας που ισχύουν.
Ικανοποίηση πελατών και εργαζομένων
Οποιαδήποτε αυτοσχέδια διαδικασία θα προσθέσει αξία στους πελάτες. Με ικανοποιημένους πελάτες, μπορείτε να έχετε μια ακμάζουσα επιχείρηση. Κάνει επίσης την ομάδα σας αποτελεσματική και παραγωγική εξαλείφοντας τις περιττές εργασίες.
Προκλήσεις Βελτίωσης Επιχειρηματικών Διαδικασιών
#1. Αντίσταση από τους Εργαζόμενους
Η μεγαλύτερη πρόκληση που αντιμετωπίζει η BPI είναι η αντίσταση των εργαζομένων. Οι περισσότεροι άνθρωποι είναι ενάντια σε οποιεσδήποτε αλλαγές και τους αρέσει να συνεχίσουν να εργάζονται παραδοσιακά. Ως εκ τούτου, οι εταιρείες πρέπει να κάνουν τους εργαζόμενους να κατανοήσουν το όφελος αυτής της βελτίωσης. Διαφορετικά, η πρωτοβουλία θα μετατραπεί σε ολοκληρωτική αποτυχία.
#2. Αδυναμία θέσεως στόχων
Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, η ηγεσία πρέπει να έχει σαφείς και συγκεκριμένους στόχους. Χωρίς σαφείς στόχους, δεν θα μπορέσουν να αποκτήσουν την πλήρη εικόνα της κατεύθυνσης της εταιρείας. Ενώ οι στόχοι θα σας ενημερώσουν πού να αφιερώσετε τον χρόνο και τους πόρους σας, η έλλειψή τους θα προκαλέσει δυσκολία στη βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών.
#3. Ρύθμιση ώρας⏲️
Για να λειτουργήσουν τα πράγματα, πρέπει να του δώσετε λίγο χρόνο. Πολλές επιχειρήσεις πιστεύουν ότι η βελτίωση της διαδικασίας είναι αδύνατη λόγω των καθημερινών δραστηριοτήτων τους. Ωστόσο, είναι συχνά δυνατό να εξορθολογιστούν οι ροές εργασίας και να ανατεθεί σε ένα άτομο να εφαρμόσει αυτή τη διαδικασία. Ωστόσο, οι εταιρείες μπορούν ακόμη και να προσλάβουν εργολάβο ή ελεύθερο επαγγελματία για να αναλύσει τη διαδικασία.
#4. Εισαγωγή Νέων Τεχνολογιών
Οι περισσότερες βελτιώσεις επιχειρηματικών διαδικασιών απαιτούν αποχαιρετισμό των παλαιών εφαρμογών και υιοθέτηση νέων τεχνολογιών. Οι περισσότερες εταιρείες θεωρούν ότι αυτό είναι εξαιρετικά δύσκολο. Εκτός από το κόστος, πρέπει επίσης να εξοικειώσετε τους υπαλλήλους σας με τις καινοτόμες τεχνολογίες.
Πόροι μάθησης
Βασικές αρχές Βελτίωσης Επιχειρηματικών Διαδικασιών: Udemy
Αυτό το μάθημα Fundamentals of Business Process Improvement σάς διδάσκει το πλαίσιο και τα βήματα που απαιτούνται για το BPI. Η ευθυγράμμιση των επιχειρηματικών διαδικασιών με τους στόχους και η εύρεση πρακτικών λύσεων βελτίωσης περιλαμβάνονται επίσης σε αυτό το μάθημα.
Μπορείτε επίσης να μάθετε να χρησιμοποιείτε διαφορετικά εργαλεία για τη δημιουργία νέων επιχειρηματικών διαδικασιών και τεχνικών για τη μέτρηση των στόχων σας από αυτόν τον πόρο.
Αποτελεσματική Βελτίωση Επιχειρηματικών Διαδικασιών: Udemy
Αυτό το μάθημα Αποτελεσματικής Βελτίωσης Επιχειρηματικών Διαδικασιών σας διδάσκει τον αντίκτυπο της βελτίωσης των επιχειρηματικών διαδικασιών, ώστε να μπορείτε να ανασχεδιάσετε τις οργανωτικές σας διαδικασίες.
Η ανάπτυξη του μοντέλου BPI, η εφαρμογή του στο έργο και η μέτρηση της προόδου διδάσκονται σε αυτό το μάθημα. Περιλαμβάνει 2,5 ώρες βίντεο κατά παραγγελία και πιστοποιητικό μετά την ολοκλήρωση του μαθήματος.
Βελτίωση Επιχειρηματικών Διαδικασιών
Αυτό το βιβλίο για τη Βελτίωση Επιχειρηματικών Διαδικασιών σας λέει πώς να εφαρμόσετε τεχνικές βελτίωσης της ποιότητας στον κλάδο των υπηρεσιών.
Σας λέει όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για να ξεκινήσετε το BPI αμέσως. Από αυτόν τον πόρο, μπορείτε επίσης να μάθετε να δημιουργείτε και να εκπαιδεύετε ομάδες για BPI, να απλοποιείτε τη διαδικασία, να μειώνετε το χρόνο και να παρακολουθείτε την πρόοδο.
Εργαλειοθήκη βελτίωσης επιχειρηματικής διαδικασίας
Αυτό το βιβλίο για την Εργαλειοθήκη Βελτίωσης Επιχειρηματικών Διαδικασιών θα σας δώσει μια πρακτική και ολοκληρωμένη εικόνα για την ανάπτυξη ενός συνεκτικού συστήματος BPI.
Εξετάζει το μοντέλο BPI χρησιμοποιώντας μέτρηση απόδοσης και σας εισάγει σε κατάλληλα εργαλεία. Επιπλέον, μπορείτε να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε αυτά τα εργαλεία και να λαμβάνετε ορισμένα πρότυπα για εφαρμογή.
Τελικές Λέξεις
Χωρίς τη βελτίωση της επιχειρηματικής διαδικασίας, είναι αδύνατο να παραμείνετε στον ανταγωνισμό. Σας επιτρέπει να ανακαλύψετε τις αδυναμίες και τις αναποτελεσματικότητες σας, ώστε να μπορείτε να εφαρμόσετε νέες μεθόδους για να τις βελτιώσετε.
Εδώ, συζητήσαμε πώς ο κόσμος της βελτίωσης των επιχειρηματικών διαδικασιών μαζί με μερικά χρήσιμα μαθήματα και βιβλία για να το μάθετε. Μόλις αποκτήσετε επαρκείς γνώσεις, ξεκινήστε να κάνετε τις απαραίτητες βελτιώσεις για να μεταφέρετε την επιχείρησή σας στο επόμενο επίπεδο.
Μπορείτε επίσης να μάθετε για το λογισμικό διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών.