Οι επιχειρήσεις και οι εμπορικές οντότητες θεωρούν τις εντολές εργασίας την πηγή της αλήθειας για οτιδήποτε περιλαμβάνει έναν χρηματικό προϋπολογισμό και τις θέσεις εργασίας που πρέπει να γίνουν.
Η τεκμηρίωση είναι μια αναπόσπαστη λειτουργία οποιασδήποτε επιχείρησης, είτε online είτε εκτός σύνδεσης. Κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής μιας επιχείρησης, θα συναντήσετε πολλά εμπορικά έγγραφα όπως τιμολόγια, τυπικές διαδικασίες λειτουργίας (SOP), λογαριασμοί προμηθειών κ.λπ.
Ένα έγγραφο με μεγάλη εκτίμηση είναι ένα εισιτήριο σέρβις και μετά την έκδοση, τα μηχανήματα της επιχείρησής σας αρχίζουν να παραδίδουν τα προϊόντα/υπηρεσίες και κερδίζουν έσοδα με την ολοκλήρωση της παραγγελίας.
Οι εσωτερικές ή εξωτερικές εντολές εργασίας για επιχειρήσεις θα μπορούσαν να προκαλέσουν μεγάλη σύγχυση εάν δεν έχετε εμπειρία στη δημιουργία και διαχείριση τέτοιων εγγράφων. Αλλά μην ανησυχείτε, καθώς αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε επαρκή γνώση σχετικά με αυτό το επιχειρηματικό στοιχείο. Χωρίς περαιτέρω καθυστέρηση, διαβάστε το.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι η εντολή εργασίας;
Όταν λαμβάνετε μια παραγγελία εργασίας από έναν πελάτη, είναι ένα επίσημο αίτημα για συντήρηση, παράδοση προϊόντων, παροχή υπηρεσιών κ.λπ. Τα εισιτήρια εργασίας είναι απαραίτητα στις επίσημες επιχειρήσεις, είτε η εργασία είναι πολύ περίπλοκη, όπως η κατασκευή ενός σταθμού ηλεκτροπαραγωγής, είτε όμορφη απλό, όπως η παράδοση αξεσουάρ υπολογιστών.
Αυτά τα επίσημα έγγραφα διαφέρουν από κλάδο σε κλάδο. Ωστόσο, οι τυπικές πληροφορίες που περιέχουν είναι τα κύρια παραδοτέα, η ημερομηνία έναρξης, η ημερομηνία λήξης, το πρόσωπο αναφοράς, το πρόσωπο που εκτελεί και ο παραγγελέας.
Επίσης, μια διαδρομή επιχειρηματικού χαρτιού ξεκινά με μια παραγγελία εργασίας. Όταν η εργασία προχωρά και το έγγραφο περνά από το ένα χέρι στο άλλο, λειτουργεί ως επίσημο μέσο επικοινωνίας μεταξύ των εμπλεκόμενων μερών.
Και τέλος, όταν τελειώσει η δουλειά, οι λογιστές χρησιμοποιούν αυτό το έγγραφο για να τακτοποιήσουν εισπρακτέους ή πληρωτέους λογαριασμούς. Επιπλέον, οι εξωτερικοί ή εσωτερικοί ελεγκτές αναζητούν πρώτα εντολές εργασίας όταν ελέγχουν οποιαδήποτε επιχείρηση.
Άλλες φράσεις που θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν οι επιχειρηματίες αντί για παραγγελίες εργασίας είναι:
- Εισιτήριο υπηρεσίας
- Εντολή εργασίας
- Εισιτήριο εργασίας
- Εισιτήριο εργασίας
Ο σκοπός της παραγγελίας για έργα
Ο μοναδικός σκοπός ενός τέτοιου εγγράφου είναι να διατηρεί αρχείο όλων των αδειών εργασίας, των στοιχείων του παρόχου υπηρεσιών, του κόστους και του χρόνου ολοκλήρωσης της εργασίας. Εξωτερικοί πελάτες όπως οι καταναλωτές και εσωτερικοί πελάτες όπως οι υπάλληλοι μπορούν να δημιουργήσουν ένα εισιτήριο εξυπηρέτησης.
Στη συνέχεια, το χαρτί πηγαίνει στη σωστή ομάδα, ανάλογα με το αν πρόκειται για εξωτερική ή εσωτερική παραγγελία για εργασία. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν συχνά λογισμικό υπολογιστή για να δημιουργήσουν κουπόνια που ταξιδεύουν σε πολλά ψηφιακά ή φυσικά γραφεία.
Εδώ βρείτε μια λίστα με τους στόχους της παραγγελίας για εργασία:
- Εξηγήστε το θέμα, την επισκευή και την εγκατάσταση/παράδοση των αγαθών
- Παροχή πόρων και εξοπλισμού που απαιτούνται για την εργασία ή τις εργασίες συντήρησης
- Προσφέρετε σε τεχνικούς αναλυτικές οδηγίες για την εργασία/εργασία/συντήρηση
- Επίσημη καταγραφή των υλικών, της εργασίας και των πόρων που καταναλώθηκαν για την ολοκλήρωση της εργασίας
- Παρακολουθήστε όλες τις εργασίες επισκευής και συντήρησης που έχουν εκτελεστεί σε κάθε εξουσιοδότηση
- Περιέχει χρηματικά δεδομένα όπως κόστος, φόρους, εισφορές, εκπτώσεις κ.λπ.
Όροι Διαχείρισης Εντολών Εργασίας
Έγκριση Εργασίας
Ένας διαχειριστής ή κάποιος από αυτήν την ομάδα χειρίζεται την ανάθεση και την έγκριση των απαιτήσεων συντήρησης για τη διαχείριση εξοπλισμού. Μερικές φορές, η υποστήριξη της ρεσεψιόν των σχέσεων με τους πελάτες και η υπεύθυνη αποθήκη μπορούν επίσης να ασκήσουν τον ρόλο του εγκρίοντος.
Αιτητής Εργασίας
Ο αιτών είναι ένα άτομο ή μια ομάδα που απαιτεί να ολοκληρωθεί μια συγκεκριμένη εργασία. Οι καταναλωτές δημιουργούν παραγγελίες εργασίας μέσω ηλεκτρονικών ή προσωπικών αγορών στη βιομηχανία υπηρεσιών και αγαθών.
Σε σενάρια επιχείρησης σε επιχείρηση, οι πελάτες εμπορικού επιπέδου μπορούν να ζητήσουν εργασία ή θα μπορούσε επίσης να προέρχεται από μια εσωτερική ομάδα, όπως ένας διευθυντής λειτουργιών εξυπηρέτησης πελατών ζητά επισκευές σταθμού εργασίας.
Τεχνικοί Πεδίου
Στα εισιτήρια εργασιών συντήρησης, οι τεχνικοί πεδίου είναι μηχανικοί, μυλωνάδες, επισκευαστές κ.λπ., οι οποίοι διαθέτουν τις δεξιότητες για να εκτελέσουν την εργασία που αναφέρεται στο έγγραφο παραγγελίας εργασίας.
Τα στοιχεία μιας παραγγελίας εργασίας
Μια επιχείρηση μπορεί να καταγράψει πολλά στοιχεία και σχετικά δεδομένα χρησιμοποιώντας έγγραφα παραγγελίας εργασίας. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα στοιχείων που πρέπει να συμπεριλάβετε.
Υποχρεωτικά Στοιχεία
#1. Το περιουσιακό στοιχείο είναι το κύριο συστατικό κάθε εισιτηρίου εργασίας.
#2. Το όνομα του αιτούντος εργασία είναι επίσης απαραίτητο.
#3. Το εύρος της εργασίας είναι ένα ακόμη βασικό στοιχείο, καθώς θα καθορίσει τις δεξιότητες, τα εργαλεία και την τυπική διαδικασία λειτουργίας (SOP).
#4. Ο αιτών εργασία θα πρέπει επίσης να συμπληρώσει ένα πεδίο με το όνομα Περιγραφή προβλήματος. Βοηθά τους τεχνικούς ή τον συντονιστή σέρβις να κατανοήσουν γρήγορα το πρόβλημα.
#5. Αντικαταστάσεις εξαρτημάτων μηχανήματος ή απαιτήσεις ειδικών εργαλείων θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται στο έγγραφο.
#6. Όλες οι επιχειρήσεις έχουν κάποιους κινδύνους για την υγεία. Θα πρέπει να αναφέρεται στην εντολή εργασίας.
#7. Οι ημερομηνίες και οι ώρες απαιτούνται επίσης πολύ. Θα μπορούσε να υπάρχει ημερομηνία έναρξης, ώρα έναρξης, ημερομηνία λήξης (αναμενόμενη), ώρα λήξης (αναμενόμενη), πραγματική ημερομηνία/ώρα λήξης κ.λπ.
#8. Μια παραγγελία σέρβις θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει στοιχεία επικοινωνίας για τον αιτούντα, τον υπεύθυνο παραγγελίας, τον τεχνικό κ.λπ. Έτσι, μπορείτε να συμπεριλάβετε αριθμούς κινητών τηλεφώνων, αριθμούς τηλεφώνου, αναγνωριστικά φαξ, διευθύνσεις email, ιστότοπους, διευθύνσεις γραφείου κ.λπ.
Εθελοντικά Στοιχεία
#9. Ένα δελτίο εργασίας μπορεί να περιέχει πολλά υπογράφοντα πεδία για τον πελάτη, τον διευθυντή, τον τεχνικό, τον λογιστή κ.λπ.
#10. Θα πρέπει επίσης να υπάρχουν ώρες εργασίας για την κατάλληλη τιμολόγηση και συμφωνίες.
#11. Είναι καλό να έχετε μια λίστα εργασιών σε μια φόρμα παραγγελίας υπηρεσίας. Θα επιτρέψει στον διαχειριστή παραγγελιών εργασίας, στον συντονιστή και στον πελάτη να παραμείνουν συγχρονισμένοι σχετικά με την εργασία που έχει γίνει.
#12. Οι σύγχρονες μορφές εισιτηρίων υπηρεσίας συνοδεύονται επίσης από ειδικό πεδίο για τη σημασία της παραγγελίας. Για παράδειγμα, ανάλογα με το επίπεδο προτεραιότητας, οι διαχειριστές σχεδιάζουν παραγγελίες υπηρεσιών.
#13. Μπορεί επίσης να θέλετε να συμπεριλάβετε μια λίστα ελέγχου εργαλείων, εφαρμογών υπολογιστών, ανταλλακτικών, αναλώσιμων κ.λπ., για έλεγχο και επιστροφή στο απόθεμα.
#14. Θα μπορούσατε να συμπεριλάβετε το εκτιμώμενο κόστος της εργασίας που παραδόθηκε για παραγγελίες ανοιχτού κόστους. Για γενικές παραγγελίες με προκαθορισμένη τιμολόγηση, ορισμένες επιχειρήσεις αναφέρουν το πραγματικό κόστος.
#15. Τέλος, θα πρέπει να υπάρχουν ένα αναγνωριστικό παραγγελίας και ένας τίτλος θέσης εργασίας, επειδή σας βοηθά να τεκμηριώσετε το εισιτήριο εργασίας.
Τύποι εντολών εργασίας
Προληπτική συντήρηση
Οι μονάδες παραγωγής ή παραγωγής οποιασδήποτε επιχείρησης εκδίδουν δελτία εργασίας για σέρβις εξοπλισμού. Βοηθά στην αποφυγή βλάβης μηχανημάτων και απωλειών παραγωγής.
Γενικού σκοπού
Οι εταιρείες εκδίδουν εισιτήρια εξυπηρέτησης όταν χρειάζονται τρίτο μέρος για να ολοκληρώσει μια εφάπαξ εργασία, όπως αφαίρεση αχρησιμοποίητου εξοπλισμού, εγκατάσταση προστασίας από ιούς σε φορητούς υπολογιστές κ.λπ.
Επιθεώρηση Μηχανημάτων
Οι εταιρείες εγκρίνουν εφάπαξ εντολές εργασίας για επιθεώρηση από τρίτο εμπειρογνώμονα για αξιολόγηση εξοπλισμού, περιουσιακών στοιχείων ή εργαλείων.
Ηλεκτρικός
Οι εσωτερικοί ή εξωτερικοί πελάτες μπορούν να ζητήσουν ανάγκες τροφοδοσίας, φωτισμού και καλωδίωσης μέσω τέτοιων εγγράφων.
Επείγον
Τέτοιες εντολές εργασίας είναι ως επί το πλείστον απρογραμμάτιστες για την αντιμετώπιση ατυχημάτων. Μπορείτε να εκδώσετε τέτοιες εντολές για να προστατεύσετε τη ζωή του προσωπικού ή να εξοικονομήσετε δαπανηρό εξοπλισμό από μόνιμες ζημιές.
Ειδικά Έργα
Μερικές φορές, χρειάζεται να αναβαθμίσετε τη μονάδα παραγωγής χωρίς να αντικαταστήσετε υπάρχοντα μηχανήματα. Ζητάτε ειδικά αναβαθμίσεις εξοπλισμού ή λογισμικού που αυξάνουν την παραγωγικότητα χρησιμοποιώντας αυτό το δελτίο εργασίας.
Τα οφέλη από τη χρήση εντολών εργασίας
#1. Η επιχείρησή σας τεκμηριώνει όλα τα εισιτήρια εργασίας με τα απαραίτητα αρχεία. Η ελεγκτική εταιρεία θα ζητήσει αυτά τα αρχεία κάθε φορά που υπάρχει έλεγχος για την επικύρωση της απόδοσης της εταιρείας σας.
#2. Κάνετε την επιχείρησή σας πιο διαφανή, συμπεριλαμβάνοντας εισιτήρια εξυπηρέτησης για κάθε παροχή υπηρεσιών. Οι πελάτες λατρεύουν να συναλλάσσονται με πρακτορεία που ασχολούνται ιδιαίτερα με την τεκμηρίωση εργασίας και την κοινή χρήση των δεδομένων που συλλέγονται μαζί τους.
#3. Πληρώστε γρήγορα εσωτερικούς ή εξωτερικούς τεχνικούς κοιτάζοντας την παραγγελία εργασίας και κρατώντας τους ευχαριστημένους.
#4. Βοηθήστε την ομάδα απογραφής να προμηθευτεί όλα τα ανταλλακτικά εκ των προτέρων, έτσι ώστε η συντήρηση του μηχανήματος να μην πλήττει κανένα σημείο συμφόρησης.
#5. Αναλύστε τις σημειώσεις παραγγελιών εργασίας και λάβετε τα κατάλληλα μέτρα για να αποφύγετε οποιαδήποτε βλάβη των μηχανών στο μέλλον.
#6. Οι επιχειρήσεις με επίκεντρο τις υπηρεσίες και τα προϊόντα μπορούν εύλογα να εκτιμήσουν τα έσοδα του έτους εξετάζοντας τα ολοκληρωμένα και τιμολογημένα έγγραφα παραγγελίας υπηρεσιών.
#7. Τέλος, οι παραγγελίες εργασίας λειτουργούν ως ένα νήμα επικοινωνίας μεταξύ πολλαπλών τμημάτων. Ως εκ τούτου, οι μονάδες της επιχείρησής σας μπορούν να εξαλείψουν τις αρνητικές επιπτώσεις της εργασίας σε σιλό.
Ακολουθούν ορισμένες πλατφόρμες όπου μπορείτε να βρείτε έτοιμα πρότυπα:
Εκτυπώσιμα πρότυπα παραγγελιών εργασίας: TemplateLab
TemplateLap είναι μια από τις πιο αξιόπιστες πηγές για αυθεντικά επαγγελματικά έγγραφα. Θα βρείτε επίσης υψηλής ποιότητας πρότυπα, φόρμες και μορφές για παραγγελίες εργασίας/θέσεων εργασίας εδώ. Το περιεχόμενό του είναι εύκολο στη λήψη.
Σε αντίθεση με ορισμένους ανταγωνιστές, δεν χρειάζεται να αποκαλύψετε μια δέσμη πληροφοριών για εσάς ή την εταιρεία για να λάβετε έναν σύνδεσμο λήψης.
Απλώς εντοπίστε τη φόρμα που σχετίζεται με την εμπορική ή προσωπική σας εργασία και κάντε κλικ στο κουμπί λήψης για να λάβετε το αρχείο. Επιπλέον, μπορείτε εύκολα να ανοίξετε τα αρχεία προτύπων χρησιμοποιώντας οποιεσδήποτε εφαρμογές επεξεργασίας λέξεων και υπολογιστικών φύλλων όπως το Microsoft Word, το Microsoft Excel, τα Έγγραφα Google και τα Φύλλα Google.
Ο ιστότοπος παρουσιάζει ένα ευρύ φάσμα παραδειγμάτων εισιτηρίων υπηρεσίας όπως:
- Παραδείγματα εργασιών επισκευής αυτοκινήτων
- Πρότυπα για εργασίες συντήρησης
- Έντυπα για εργασία πληροφορικής
- Παραδείγματα εργασιών εξωτερικής ανάθεσης γραφικών σχεδίων
Επιπλέον, αυτά τα πρότυπα περιέχουν λιγότερο περιορισμένη μορφοποίηση, ώστε να μπορείτε να εξατομικεύσετε τους πίνακες και τις στήλες με τον τρόπο που θέλετε.
Δωρεάν Πρότυπα Παραγγελίας Εργασίας: Smartsheet
Έξυπνο φύλλο σας βοηθά να ενσωματώσετε εισιτήρια εργασίας στο σύστημα διαχείρισης του έργου σας. Δεδομένου ότι είναι ιδιόκτητος πάροχος λογισμικού διαχείρισης έργων, εάν χρησιμοποιήσετε τα πρότυπά του για δωρεάν λήψη και εισάγετε το έγγραφο στο Smartsheet, δεν επενδύετε χρήματα αλλά αυτοματοποιείτε ολόκληρη τη διαδικασία λήψης και επίλυσης εισιτηρίων υπηρεσίας.
Μερικά αξιοσημείωτα πρότυπα που μπορείτε να αξιοποιήσετε είναι:
- Εισιτήρια εργασίας συντήρησης
- Παραγγελίες εργασιών εξυπηρέτησης
- Εισιτήρια υπηρεσίας διακοπής εργασίας
- Εισιτήριο εργασίας εξωραϊσμού
- Όλα τα πρότυπα παρακολούθησης παραγγελιών εργασίας
Τα φιλοξενούμενα πρότυπά του διατίθενται σε δύο μεθόδους παράδοσης περιεχομένου. Αρχικά, μπορείτε να κάνετε λήψη του αρχείου παραδείγματος σε μορφή PDF, Excel ή Word και να το προσαρμόσετε σε μια εφαρμογή επιτραπέζιου υπολογιστή που υποστηρίζει αυτούς τους τύπους αρχείων.
Εναλλακτικά, μπορείτε να εισαγάγετε τα πρότυπα στον πίνακα ελέγχου του έργου Smartsheet. Η δεύτερη μέθοδος είναι πολύ βολική για ταχέως κινούμενα και πολύπλοκα περιβάλλοντα όπου οι εγκρίσεις εισιτηρίων και οι διαχειριστές πρέπει να διαχειρίζονται εκατοντάδες παραγγελίες εργασίας.
Πρότυπα παραγγελιών εργασίας: Jotform
Εάν είστε ελεύθερος επαγγελματίας ή ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης που χρειάζεται να εξυπηρετήσει πελάτες μεγάλων επιχειρήσεων που απαιτούν επίσημα έγγραφα παραγγελίας εργασίας, μπορείτε να δοκιμάσετε πρότυπα από Jotform. Σας βοηθά να εξοικονομήσετε χρήματα για διάφορους λόγους όπως:
- Ανάθεση επαγγελματικής επιχείρησης από δημιουργούς
- Αγορά αδειών λογισμικού διαχείρισης παραγγελιών εργασίας
- Διορισμός ειδικών επιχειρηματικών εγγράφων που μπορούν να δημιουργήσουν τέτοια εισιτήρια εργασίας για εσάς
Αντίθετα, απλώς χρησιμοποιείτε τα εύκολα προσαρμοσμένα πρότυπα και τα εισάγετε στον αποκλειστικό διαδικτυακό πρόγραμμα επεξεργασίας PDF της Jotform. Και οι δύο υπηρεσίες είναι δωρεάν για εμπορική χρήση.
Αξιοσημείωτα πρότυπα εισιτηρίων υπηρεσίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι:
- Ρύθμιση προϊόντος πελάτη
- Σέρβις οχημάτων
- Αυτόματη επισκευή
- Συντήρηση
- Σχεδιασμός ιστότοπου
- Παραγωγή βίντεο
- Περιποίηση κατοικίδιων ζώων
- Ανεξάρτητη ανάπτυξη ιστοσελίδων
Επιπλέον, δεν χρειάζεται να έχετε εκτεταμένες τεχνικές δεξιότητες για να χρησιμοποιήσετε τον επεξεργαστή Jotforms. Είναι ένα απλό εργαλείο επεξεργασίας PDF μεταφοράς και απόθεσης που μπορεί να χρησιμοποιήσει οποιοσδήποτε γνωρίζει πώς να χειρίζεται ένα πρόγραμμα περιήγησης Ιστού.
Πρότυπα παραγγελιών εργασίας: Template.net
Template.net είναι ένας ακόμη δημοφιλής προορισμός για έγγραφα προσωπικής και επαγγελματικής χρήσης. Διαθέτει μια σχετικά εύκολη γραμμή αναζήτησης όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε τις απαιτήσεις σας όπως έγγραφα, πρότυπα, γραφικά σχέδια κ.λπ., και η πλατφόρμα θα ανακτήσει μερικά παραδείγματα υψηλής ποιότητας.
Η ενότητα Business σάς επιτρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση σε μερικά εξαιρετικά παραδείγματα παραγγελιών εργασίας που μπορείτε να προσαρμόσετε απευθείας στον επεξεργαστή του ή χρησιμοποιώντας εφαρμογές επεξεργασίας κειμένου. Ωστόσο, η δυνατότητα δωρεάν χρήσης του είναι κάπως περιορισμένη.
Πρώτα απ ‘όλα, πρέπει να εγγραφείτε σε έναν δωρεάν ή επί πληρωμή λογαριασμό. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε λήψη έως και τριών προτύπων κάθε μέρα, είναι ένας δωρεάν λογαριασμός. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα επεξεργασίας. Τέλος πάντων, θα υπάρχει όριο λήψης.
Ωστόσο, σας επιτρέπει να κάνετε λήψη των παραγγελιών εργασίας σας σε διάφορες μορφές αρχείων, όπως Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word και Excel.
συμπέρασμα
Η παραγγελία εργασίας έχει να κάνει με ένα ίχνος χαρτιού. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός των επιχειρήσεων σε όλους τους κλάδους είναι πλέον μια διαδρομή αρχείων PDF, Εγγράφων Google ή Microsoft Word σε tablet, φορητό υπολογιστή ή κινητό τηλέφωνο.
Με λίγα λόγια, περιγράφει τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν, μέχρι πότε, από ποιον και το κόστος της εργασίας. Το εργατικό δυναμικό της επιχείρησής σας αρχίζει να ολοκληρώνει εργασίες όταν έχει δημιουργηθεί μια παραγγελία εργασίας και το εργατικό δυναμικό ξεκουράζεται όταν τα έσοδα καταχωρούνται στα βιβλία της εταιρείας σύμφωνα με τους τυπικούς λογιστικούς όρους.
Τώρα που έχετε περάσει από μια εις βάθος συζήτηση σχετικά με τα εισιτήρια υπηρεσίας και ορισμένες πηγές προτύπων, θα πρέπει να μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα τέτοιων εγγράφων υψηλής απόδοσης.
Μια επιτυχημένη επιχείρηση χρειάζεται περισσότερα από μια παραγγελία για εργασία. Πρέπει να λάβετε τεκμηριωμένες αποφάσεις για το ποια εργασία θα αποδεχτείτε ή θα περάσετε λαμβάνοντας προτάσεις από τα καλύτερα δίκτυα ειδικών.