Τι είναι η ανάλυση ριζικής αιτίας; [+3 Template Resources]

Τα προβλήματα θα εμφανιστούν σε οποιοδήποτε έργο ανεξάρτητα από τις προφυλάξεις που λαμβάνετε και πόσο βελτιωμένο είναι το σύστημα. Ωστόσο, έχετε μια ισχυρή μέθοδο, γνωστή ως ανάλυση της βασικής αιτίας (RCA), που σας βοηθά να εντοπίσετε προβλήματα χωρίς κόπο.

Οι έμπειροι διαχειριστές έργων και οι επικεφαλής επιχειρήσεων χρησιμοποιούν τη διαδικασία RCA για να ανακαλύψουν ζητήματα που βλάπτουν την επιχείρηση. Ο εντοπισμός των προβλημάτων σας βοηθά επίσης να αναπτύξετε λύσεις για να αποφύγετε τα ίδια προβλήματα στο μέλλον.

Εάν είστε διευθυντής επιχείρησης, διευθυντής έργου, επικεφαλής επιχειρήσεων ή εκπαιδευόμενο στέλεχος επιχείρησης, πρέπει να μάθετε για τη μέθοδο RCA και τα εργαλεία ή τα πρότυπα υποστήριξης.

Συνεχίστε να διαβάζετε το άρθρο για να ανακαλύψετε μερικές βασικές και προηγμένες πληροφορίες για το RCA. Θα βρείτε επίσης μερικά εύχρηστα πρότυπα ανάλυσης βασικών αιτιών που θα σας βοηθήσουν κατά τη διάρκεια της καριέρας σας στη διαχείριση έργων.

Τι είναι η ανάλυση ριζικής αιτίας;

Η RCA είναι η διαδικασία εύρεσης των βασικών αιτιών των προβλημάτων και των σημείων συμφόρησης για την ανάπτυξη κατάλληλων λύσεων. Η διαδικασία θεωρεί ότι είναι πραγματικά αποτελεσματική η συστηματική πρόληψη και επίλυση των ακριβών προβλημάτων παρά ο απλός χειρισμός μεμονωμένων συμπτωμάτων.

Η ομάδα σας μπορεί να εκτελέσει τη διαδικασία RCA μέσω ενός συνόλου αρχών, μεθοδολογιών και τεχνικών. Πρέπει να διαμορφώσετε τη διαδικασία έτσι ώστε η ομάδα να μπορεί να αξιοποιήσει τους πόρους της RCA για να εντοπίσει τα στοιχεία που προκαλούν προβλήματα για οποιαδήποτε επιχειρηματική τάση, έργο ή εκδήλωση.

Ένα σύστημα ανάλυσης βασικών αιτιών σάς βοηθά να εντοπίσετε τη βασική αιτία μιας αποτυχίας ή διακοπής μιας οργανωμένης διαδικασίας. Για παράδειγμα, η επεξεργασία εισιτηρίων εξυπηρέτησης πελατών, η κατασκευή αγαθών κ.λπ., θα αντιμετωπίζει πάντα νέες προκλήσεις. Το όπλο σας για να αντιμετωπίσετε τέτοια νέα προβλήματα είναι ένα RCA και η τεκμηρίωσή του.

Σχεδόν όλες οι βιομηχανίες ή οι εμπορικές δραστηριότητες χρησιμοποιούν αυτό το εργαλείο για να ανιχνεύσουν το βαθύτερο πρόβλημα που κρύβεται πίσω από λειτουργίες ή διαδικασίες υπηρεσιών. Δεν είναι οικονομικά βιώσιμο να επιλύεται το ίδιο θέμα κάθε φορά. Ως εκ τούτου, πρέπει να προσδιορίσετε την πραγματική αιτία και στη συνέχεια να την εξαλείψετε μια για πάντα χρησιμοποιώντας την τεχνική RCA.

Γιατί είναι σημαντική η ανάλυση της βασικής αιτίας;

#1. Μειώστε το κόστος

Εάν η μη συντήρηση εργοστασιακών μηχανημάτων προκαλεί θραύση κινητών μερών, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον κατασκευαστή για να αντικαταστήσετε αυτά τα εξαρτήματα. Εάν συμβαίνει συχνά, θα αυξήσει το κόστος παραγωγής. Αντίθετα, μπορείτε να εκτελέσετε μια RCA για να εντοπίσετε την κύρια αιτία της συντήρησης του οργάνου, η οποία θα εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα.

#2. Ανακαλύπτοντας ελαττώματα και κύριες αιτίες

Εάν η επιχείρησή σας ασχολείται με προϊόντα, υπηρεσίες, διαδικασίες, τεχνολογίες και συστήματα, η εκτέλεση μιας RCA πριν από την κυκλοφορία του προϊόντος θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε τα υποκείμενα σφάλματα σχεδιασμού. Μόλις τα διορθώσετε και παραδώσετε προϊόντα ή υπηρεσίες, θα κερδίσετε την εμπιστοσύνη των πελατών.

  Πώς να δημιουργήσετε ένα κουίζ στο Google Classroom

#3. Αναπτύξτε ένα εργαλείο αντιμετώπισης προβλημάτων βελτιστοποιημένης διαδικασίας

Τα έγγραφα RCA επιτρέπουν σε οποιονδήποτε συνδέεται με τη διαδικασία να επιλύσει μελλοντικά προβλήματα μετά από ένα άρθρο βοήθειας. Έτσι, δεν χρειάζεται να γλιτώνετε έναν ειδικό ή να πληρώνετε τρίτους κάθε φορά που εμφανίζεται ένα παλιό ζήτημα.

#4. Κάντε τους χώρους εργασίας ασφαλέστερους

Οι περισσότεροι χώροι εργασίας που χειρίζονται κρίσιμες και επικίνδυνες εργασίες εκτελούν RCA για να ανακαλύψουν ζητήματα ασφάλειας στο χώρο εργασίας. Βοηθά τον οργανισμό να παραμείνει συμβατός με τις τοπικές ή διεθνείς απαιτήσεις ασφάλειας στον χώρο εργασίας.

#5. Μεταφέρετε τα προϊόντα στην αγορά πιο γρήγορα

Εάν εκτελέσετε επιμελώς μια RCA πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία κατασκευής, μπορείτε να επιλύσετε σφάλματα σχεδιασμού που συνήθως εμφανίζονται όταν οι τελικοί χρήστες χρησιμοποιούν το προϊόν. Έτσι, θα βγάζετε ποιοτικά προϊόντα στην αγορά πιο γρήγορα από τους ανταγωνιστές σας.

#7. Αντιδράστε αμέσως σε ένα ζήτημα

Οι RCA βοηθούν τις επιχειρήσεις να αναπτύξουν τυπικές διαδικασίες λειτουργίας (SOP) για ζητήματα ασφάλειας, διακοπές λογισμικού, βλάβες διεργασιών, φυσικές καταστροφές κ.λπ. Ως εκ τούτου, η ομάδα σας μπορεί απλώς να ακολουθήσει το SOP και να αντιδράσει πιο γρήγορα σε νέα και παλιά ζητήματα.

Στοιχεία που πρέπει να υπάρχουν σε ένα πρότυπο ανάλυσης ριζικής αιτίας

Εάν δημιουργείτε ένα πρότυπο RCA ή προσαρμόζετε ένα υπάρχον, έχετε υπόψη σας ότι πρέπει να συμπεριλάβετε τα ακόλουθα στοιχεία στο έγγραφο RCA:

#1. Περιγραφή της εκδήλωσης

Πρέπει να δημιουργήσετε ένα λεπτομερές SOP για την περιγραφή συμβάντων σε ένα RCA. Επίσης, θα πρέπει να υπάρχει μια αποδεκτή μορφή σε όλη την εταιρεία στην οποία το προσωπικό ή τα στελέχη θα εισάγουν λεπτομέρειες. Τα δεδομένα περιγραφής πρέπει να περιέχουν την ημερομηνία, την ώρα, τον ορισμό του περιστατικού, τους μάρτυρες, τα θύματα κ.λπ.

Η ενότητα του χρονοδιαγράμματος θα πρέπει να περιλαμβάνει μια λεπτομερή περιγραφή όλων των περιστατικών πριν, κατά τη διάρκεια και μετά το ατύχημα ή το ζήτημα που συνέβη. Θα σας βοηθήσει να ανακαλύψετε τις βαθύτερες αιτίες του συμβάντος. Μπορείτε να συμπεριλάβετε δεδομένα όπως ώρα, ημερομηνία, εμπλεκόμενα άτομα, κατεστραμμένα μηχανήματα, παρεμποδισμένα δεδομένα κ.λπ., στη γραμμή χρόνου.

#3. Η Μέθοδος και η Ομάδα Διερεύνησης

Η επιτυχία ολόκληρης της διαδικασίας RCA θα εξαρτηθεί από τη μεθοδολογία της και την ομάδα που θα εκτελέσει τη διαδικασία. Η μέθοδος του RCA θα πρέπει να ακολουθεί τις τυπικές αρχές, εργαλεία και πρότυπα. Ωστόσο, ανάλογα με τη διαδικασία παραγωγής ή το σύστημα παροχής υπηρεσιών, πρέπει να προσαρμόσετε ορισμένες παραμέτρους.

Μόλις ολοκληρώσετε τη διαδικασία RCA, συντάξτε ένα έγγραφο RCA και στείλτε το σε όλα τα τμήματα για έλεγχο και σχόλια. Αναλύστε τα σχόλια και τα σχόλια για να συντάξετε το τελικό πρότυπο ανάλυσης βασικής αιτίας που θα ακολουθήσει το τμήμα ή η εταιρεία.

Τώρα, συγκεντρώστε έμπειρους ανθρώπους από τη διαδικασία και εξηγήστε τους τη διαδικασία RCA. Αυτή θα είναι η ομάδα που είναι υπεύθυνη για την επιμελή παρακολούθηση της μεθόδου RCA που προτείνει η εταιρεία.

#4. Βασικά αίτια/Ερευνητικά ευρήματα

Μόλις αποκτήσετε το RCA, πρέπει να διερευνήσετε τα ζητήματα στο μέγιστο δυνατό επίπεδο λεπτομερειών. Και πάλι, πρέπει να υπάρχει μια αφοσιωμένη ομάδα για αυτό το έργο. Μπορείτε να συμπεριλάβετε διευθυντές λειτουργιών, συνεργάτες διεργασιών, μηχανικούς, ειδικούς δεδομένων κ.λπ., ανάλογα με την επιχείρησή σας.

  Πώς να χρησιμοποιήσετε το Let's Encrypt with Apache στον διακομιστή Ubuntu

Η διαδικασία έρευνας θα απαιτήσει επίσης προεγκεκριμένες διαδικασίες καταγραφής, ανάλυσης και αναφοράς δεδομένων.

#5. Σχέδιο δράσης για τη διόρθωση της διαδικασίας/προϊόντος

Μόλις οι ερευνητές βρουν λύσεις στα ζητήματα του RCA, πρέπει να τεκμηριώσετε αυτές τις προτάσεις. Τώρα, συντάξτε ένα άλλο SOP για την εκπαίδευση των επηρεαζόμενων υπαλλήλων σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης τέτοιων περιστατικών στο μέλλον.

Μερικές φορές, οι επιχειρήσεις θα χρειαστεί να εγκρίνουν τέτοια SOP από τεχνικούς, ποιοτικούς ελέγχους και διευθυντές εργοστασίων, έτσι ώστε όλοι να παραμένουν ενήμεροι.

#1. Διάγραμμα Pareto

Αυτό το εργαλείο RCA είναι επίσης διάσημο για τον κανόνα 80-20. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να απεικονίσετε τη συχνότητα των περιστατικών και τα συσσωρευμένα αποτελέσματά τους. Ο συγγραφέας του Διαγράμματος Pareto, Vilfredo Pareto, είπε ότι το 20% των πιθανών σφαλμάτων θα προκαλούσε το 80% των αποτυχιών σε μια διαδικασία.

Έτσι, με τη βοήθεια αυτού του γραφήματος, μπορείτε να εστιάσετε στο 20% των πιθανών στοιχείων του προϊόντος ή της υπηρεσίας σας που είναι πιθανό να προκαλέσουν ελαττώματα προϊόντος ή βλάβες στην υπηρεσία.

Το διάγραμμα Pareto είναι ουσιαστικά ένα ραβδόγραμμα που περιλαμβάνει τις αιτίες και τη συχνότητα των σφαλμάτων. Εάν μπορείτε να δημιουργήσετε το γράφημα με ακρίβεια, θα απεικονίσει ξεκάθαρα τη λοξή μεταξύ αποτυχιών και αιτιών. Οι περισσότεροι διαχειριστές διεργασιών βρίσκουν έκπληξη το γεγονός ότι μικροί παράγοντες προκαλούν τις περισσότερες αποτυχίες.

#2. 5 Γιατί

Είναι η απλούστερη διαδικασία για τη διεξαγωγή μιας RCA. Χρειάζεται μόνο να δημιουργήσετε ένα πρότυπο ανάλυσης βασικής αιτίας με ερωτήσεις που βασίζονται στο γιατί. Συνήθως, πρέπει να ρωτήσετε γιατί ένα περιστατικό 5 φορές. Αυτό θα σας επιτρέψει να ανακαλύψετε τη βασική αιτία οποιασδήποτε αποτυχίας διαδικασίας ή προϊόντος.

Ωστόσο, υπάρχουν 5 RCA που βασίζονται στο Whys που θα μπορούσαν να περιέχουν περισσότερες από 5 ερωτήσεις. Δεδομένου ότι η διαδικασία απαιτεί ερευνητικές δυνατότητες και ανάκριση, θα πρέπει να ακολουθήσετε μια διαδικασία σε ολόκληρη την εταιρεία για τέτοια RCA. Διαφορετικά, ενδέχεται να μην εμπιστεύεστε τα ευρήματα από μια RCA που χρησιμοποιεί τυχαίες ερωτήσεις.

Η ανάλυση 5 Γιατί περιλαμβάνει κυρίως μια δήλωση προβλήματος και στη συνέχεια 5 ερωτήσεις σχετικά με το πρόβλημα. Για παράδειγμα, γιατί ένας πράκτορας σταμάτησε να επεξεργάζεται εισιτήρια πελατών; Αν η απάντηση είναι το Διαδίκτυο, τότε γιατί απέτυχε το Διαδίκτυο. Απλώς, συνεχίστε να κάνετε περισσότερες ερωτήσεις μέχρι να φτάσετε στη βασική αιτία.

#3. Διάγραμμα Fishbone

Το διάγραμμα Ishikawa ή fishbone είναι μια άλλη δημοφιλής οπτική μέθοδος RCA. Το τελικό διάγραμμα μοιάζει με ψαροκόκαλο και εξ ου και το όνομα. Δημιουργός του εργαλείου είναι ο Kaoru Ishikawa, ο διάσημος καινοτόμος διαχείρισης ποιότητας από την Ιαπωνία.

Το πιο δεξιό ή αριστερό μέρος του γραφήματος είναι η αποτυχία ή το πρόβλημα. Στη συνέχεια, σχεδιάζετε μια ευθεία γραμμή και συμπεριλαμβάνετε κατηγορίες πιθανών αιτιών όπως διαδικασίες, περιβάλλον, άτομα, εξοπλισμός κ.λπ. Τώρα, μέσα σε αυτές τις ενότητες, πρέπει να τοποθετήσετε τους αναλυτικούς λόγους.

Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ως επί το πλείστον αυτό το εργαλείο στο πρότυπο ανάλυσης βασικής αιτίας για ένα ζήτημα που είναι άγνωστο ή δεν έχει παρουσιαστεί ποτέ στο παρελθόν. Επιπλέον, οι ειδικοί χρησιμοποιούν επίσης το διάγραμμα ψαροκόκαλου για να αναλύσουν σύνθετα προβλήματα, να ανακαλύψουν διάφορες πτυχές της βασικής αιτίας και να ανακαλύψουν τα σημεία συμφόρησης στη διαδικασία.

#4. Διάγραμμα διασποράς

Είναι ένα εργαλείο RCA που σας βοηθά να δημιουργήσετε ένα πρότυπο RCA διεργασιών για πολύπλοκα ζητήματα. Όταν υπάρχουν περισσότερες βασικές αιτίες από τις αναμενόμενες από τον κανόνα 80-20, πρέπει να οπτικοποιήσετε τη σχέση μεταξύ της αιτίας και του αποτελέσματος.

Τα διαγράμματα διασποράς είναι ένα ευρέως χρησιμοποιούμενο εργαλείο για την εύρεση συσχετίσεων μεταξύ μετρήσιμων μεταβλητών. Εδώ, πρέπει να φτιάξετε ένα διάγραμμα διασποράς των μεταβλητών αιτίας και αποτελέσματος. Πρέπει να βάλετε τα αποτελέσματα στον άξονα Χ και τις αιτίες στον άξονα Υ.

  Πώς να περικόψετε μια εικόνα

Εάν το γράφημα διασποράς που προκύπτει δείχνει μια καμπύλη ή μια ευθεία γραμμή, τότε τα στοιχεία συσχετίζονται. Εάν δεν υπάρχει συσχέτιση, συνεχίστε να αλλάζετε τις τιμές των μεταβλητών του άξονα Χ.

#5. FMEA

Η ανάλυση λειτουργίας και εφέ αποτυχίας, ή FMEA, είναι ένα εξαιρετικά δημοφιλές εργαλείο για το RCA μεταξύ των προγραμματιστών και των σχεδιαστών προϊόντων. Βοηθά την ομάδα ανάπτυξης να ανακαλύψει πιθανά προβλήματα πριν από την κατασκευή του προϊόντος χύμα. Συνήθως, η ομάδα χρησιμοποιεί ένα ή δύο πρωτότυπα προϊόντα για να εντοπίσει σφάλματα σχεδιασμού και άλλα ζητήματα.

Στη συνέχεια, ξεκινά η ανάλυση τρόπου λειτουργίας αστοχίας στο πρωτότυπο για τον εντοπισμό όλων των πιθανών αστοχιών. Τώρα, απλώς περιγράψτε τα ζητήματα σε έναν άλλο πίνακα, αναζητήστε τις βασικές αιτίες ή εκτελέστε μια ανάλυση αποτελεσμάτων.

Μέχρι στιγμής, έχετε μάθει τα βασικά της ανάλυσης της βασικής αιτίας και τα εργαλεία της. Βρείτε παρακάτω μερικά χρήσιμα πρότυπα για τα παραπάνω εργαλεία ανάλυσης βασικής αιτίας (RCAT) από τους ακόλουθους δωρεάν πόρους:

Έξυπνο φύλλο

Μπορεί να γνωρίζετε ήδη Έξυπνο φύλλο ως ένα από τα κορυφαία επιχειρηματικά εργαλεία για ψηφιακό χώρο εργασίας, απομακρυσμένη συνεργασία και αυτοματοποίηση ροής εργασιών. Θα εκπλαγείτε όταν μάθετε ότι μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη βιβλιοθήκη προτύπων για να δημιουργήσετε έγγραφα RCA που λειτουργούν πραγματικά.

Η βιβλιοθήκη Smarsheet είναι πλούσια σε διάφορους τύπους παραδειγμάτων ανάλυσης βασικών αιτιών που ταιριάζουν εύκολα σε πολλά επαγγελματικά έργα ή χώρους εργασίας. Για παράδειγμα, σας δίνει εύκολη πρόσβαση στα ακόλουθα:

  • Απλό πρότυπο RCA
  • Μέθοδος Six Sigma DMAIC για RCA
  • Πρότυπο RCA που βασίζεται στο εργαλείο 5 Whys
  • Χαρτογράφηση αιτιών υγείας
  • RCA για μια χημική εταιρεία

Τα παραπάνω πρότυπα είναι επίσης διαθέσιμα σε διάφορες μορφές, όπως αρχεία Microsoft Word, πρότυπο Microsoft Excel και αρχεία Adobe PDF. Μπορείτε εύκολα να κάνετε λήψη αυτών των μορφών χωρίς να πηδάτε μέσα από κρίκους.

Γκουρού

ο Γκουρού Το πρότυπο για τη διαδικασία RCA είναι μια άλλη αξιόπιστη πηγή για τη σύνταξη τεκμηρίωσης RCA για επιχειρήσεις. Σας παρουσιάζει διάφορα δωρεάν παραδείγματα και εργαλεία της μεθόδου RCA, όπως:

  • Ένα έγγραφο RCA που βασίζεται στο γράφημα Pareto που σας βοηθά να εντοπίσετε ζητήματα όπως η έλλειψη εκπαίδευσης, το πολύ λίγο προσωπικό του κέντρου εξυπηρέτησης και η κακή προετοιμασία που προκαλεί δυσκολία στις επιχειρήσεις.
  • Η τεχνική 5 γιατί για να προσδιορίσετε γιατί το ποσοστό κύκλου εργασιών της εταιρείας σας είναι υψηλότερο από τον μέσο όρο της αγοράς ή των ανταγωνιστών.
  • Ένα διάγραμμα ψαροκόκαλου ως εργαλείο RCA για τον εντοπισμό βασικών αιτιών που είναι νέες ή άγνωστες.
  • Six Sigma και DMAIC για RCA
  • FMEA για την αναζήτηση προβλημάτων που προκύπτουν κατά τη διάρκεια οποιουδήποτε κύκλου ζωής ανάπτυξης προϊόντος.

TemplateLab

TemplateLab είναι ένας ακόμη χρήσιμος πόρος για διάφορα πρότυπα για έργα τέχνης, ακίνητα, επιχειρήσεις, νομικά, χρηματοοικονομικά κ.λπ. Ως εκ τούτου, μπορείτε επίσης να βασιστείτε σε αυτόν τον πόρο για περιεχόμενο RCA υψηλής ποιότητας, όπως φόρμες, παραδείγματα και πρότυπα.

Το περιεχόμενο που διατίθεται σε αυτήν την πλατφόρμα είναι εύκολα προσβάσιμο μέσω λήψεων με ένα κλικ. Θα βρείτε έγγραφα RCA σε διάφορες μορφές όπως Adobe PDF, Microsoft Excel και Microsoft Word.

Το αποθετήριο εγγράφων RCA είναι πλούσιο σε παραδείγματα πραγματικού κόσμου, όπως αναφορές έρευνας RCA, κενές φόρμες συλλογής δεδομένων RCA, έγγραφα RCA για αρχάριους, RCA μέσω διαγραμμάτων fishbone και RCA για ομάδα επιχειρηματικής ανάπτυξης.

Θα είναι ευκολότερο για εσάς να επεξεργαστείτε τα πρότυπα όταν κάνετε λήψη αρχείων Word ή Excel. Εάν λαμβάνετε αρχεία PDF, πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας PDF για να εξατομικεύσετε τα παραδείγματα εγγράφων.

Τελικές Λέξεις

Σε αυτό το άρθρο, σας μεταφέραμε σε μια εις βάθος συζήτηση σχετικά με την ανάλυση της βασικής αιτίας. Το άρθρο περιγράφει επίσης ορισμένα από τα ζωτικής σημασίας εργαλεία και πρότυπα ανάλυσης βασικών αιτιών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε σενάρια πραγματικού κόσμου.

Θα πρέπει να αποκτήσετε μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση και επιδεξιότητα όταν επιλύετε ζητήματα στο χώρο εργασίας ή στο έργο μέσω της ανάλυσης της βασικής αιτίας.

Μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρουν αυτά τα εργαλεία δομής ανάλυσης εργασίας για τη διαχείριση έργου.