Η εκτίμηση του κόστους του έργου δεν είναι απλά μαθηματικά αλλά μια πολύπλοκη διαδικασία.
Για να είναι επιτυχής η διαχείριση του έργου, απαιτείται μια καλή εκτίμηση κόστους. Πολλά κόστη εμφανίζονται σε όλο τον κύκλο ζωής του έργου, αλλά η ακριβής μέθοδος εκτίμησης κάνει τη διαφορά από ένα αποτυχημένο σχέδιο σε ένα επιτυχημένο.
Περιλαμβάνει την άμεση συνεισφορά του πελάτη και επιτρέπει στον διαχειριστή έργου και την ομάδα να συνδυάσουν τα κεφάλια τους για να κατανοήσουν τέλεια την αξία της επιχείρησης, τις προτεραιότητες των χαρακτηριστικών, τις λίστες με τα καλύτερα κ.λπ.
Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να αντιμετωπίζετε αυτούς τους κινδύνους και τα σχετικά ζητήματα, κατανοώντας την εκτίμηση κόστους, τη σημασία της, πώς να ξεκινήσετε με αυτήν, τις τεχνικές της και άλλα σημαντικά πράγματα.
Ας ξεκινήσουμε!
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι η εκτίμηση κόστους για ένα έργο;
Η εκτίμηση κόστους λαμβάνει υπόψη το άμεσο κόστος, το έμμεσο κόστος και πολλούς άλλους παράγοντες για τον υπολογισμό ενός προϋπολογισμού έργου που ανταποκρίνεται στην οικονομική σας δέσμευση. Αυτό είναι πράγματι ένα σημαντικό βήμα για ένα επιτυχημένο έργο.
Από την κατασκευή ενός δρόμου μέχρι την ανάπτυξη μιας εφαρμογής, οι τεχνικές εκτίμησης κόστους του έργου μπορούν να εφαρμοστούν σε κάθε τομέα. Στον κύκλο ζωής της διαχείρισης έργου, η εκτίμηση κόστους είναι η προσθήκη μεμονωμένων δαπανών χρησιμοποιώντας μεθόδους εκτίμησης και έγκυρα δεδομένα. Αυτό χρησιμοποιείται για την εκτίμηση του μελλοντικού κόστους ενός έργου με βάση τη σημερινή εμπειρία.
Για να το κάνετε αυτό, θα χρειαστεί να ακολουθήσετε μερικά απλά βήματα:
- Σαφής αναγνώριση των εργασιών
- Συμμετοχή στην κατάρτιση εκτιμήσεων δαπανών
- Διαθεσιμότητα των κατάλληλων δεδομένων
- Τυποποιημένες δομές για εκτιμήσεις κόστους
- Προβλέψεις για μελλοντικές αβεβαιότητες
- Εξαιρούνται δαπάνες
- Αξιολογήσεις ανεξάρτητων εκτιμήσεων
- Αναθεώρηση εκτιμήσεων
Με απλά λόγια, η εκτίμηση κόστους λέει τα οικονομικά και τους πόρους που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε ένα έργο εκ των προτέρων με ένα καθορισμένο εύρος. Ένας διαχειριστής έργου και η ομάδα πρέπει να εξετάσουν το άμεσο και το έμμεσο κόστος για να προχωρήσουν σε μια εκτίμηση.
Μερικά τυπικά στοιχεία που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι η εργασία, οι εγκαταστάσεις, οι πόροι, τα υλικά, ο εξοπλισμός, οι πωλητές, οι κίνδυνοι και ο χρόνος.
Γιατί είναι σημαντική η εκτίμηση κόστους;
Η εκτίμηση ενός κόστους έργου είναι δυνατή με τη χρήση τεχνικών εκτίμησης κόστους και μιας δομής ανάλυσης εργασιών (WBS). Αυτό χρησιμοποιείται για να απεικονίσει το εύρος του έργου σας και να εκχωρήσει το κόστος σε κάθε εργασία έργου.
Μέσω της εκτίμησης κόστους του έργου, ένας πελάτης μπορεί να κρίνει πώς ένας διαχειριστής έργου θα είναι σε θέση να χειριστεί το έργο και να επιτύχει τους στόχους και τους στόχους του έργου. Με αυτόν τον τρόπο, οι ενδιαφερόμενοι και τα στελέχη του έργου προβλέπουν την ποιότητα που θα λάβουν μετά την ολοκλήρωσή του.
Για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου, οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να σχεδιάσουν έναν προϋπολογισμό που θα γίνει περαιτέρω αποδεκτός από τους ενδιαφερόμενους για να ανταποκριθεί στις προσδοκίες ποιότητας. Απαιτείται μια σωστή εκτίμηση του έργου για να διασφαλιστεί η πραγματική προσπάθεια. Αυτό σας βοηθά να παραμείνετε σε καλό δρόμο και πρόγραμμα.
Πότε να εκτελέσετε την εκτίμηση κόστους;
Λοιπόν, η εκτίμηση κόστους χρησιμοποιείται για την πρόβλεψη του κόστους, της τιμής και της ποσότητας των πόρων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ενός έργου. Η ακρίβεια της εκτίμησης κόστους του έργου εξαρτάται από τα επίπεδα του έργου, το έργο, το σχεδιασμό και τις συνθήκες του έργου και τις εκτιμώμενες τιμές των πόρων που χρειάζεστε.
Όταν διαθέτετε πόρους, εξοπλισμό, εργατικό δυναμικό και πολλά άλλα, μπορείτε να αρχίσετε να υπολογίζετε το συνολικό κόστος του έργου αναφέροντας το εύρος και την ποιότητα του έργου. Επομένως, απαιτούνται τεχνικές, διάρκεια, εργασίες και πολλά άλλα για την πρόβλεψη του συνολικού κόστους.
Πώς να υπολογίσετε το κόστος με ακρίβεια;
Όταν υπολογίζετε το κόστος ενός έργου, πρέπει να χωρίσετε το έργο σε μεμονωμένες εργασίες και να υπολογίσετε ποια ομάδα θα κάνει τι. Μόλις ένα έργο είναι έτοιμο, ο βασικός στόχος είναι να διασφαλίσετε ότι δεν θα ξεπεράσετε τον προϋπολογισμό.
Η εκτέλεση εκτίμησης κόστους περιλαμβάνει μερικά απλά βήματα. Ας τα συζητήσουμε ένα προς ένα.
Συντάξτε μια λίστα εργασιών και πόρων που απαιτούνται
Το πρώτο βήμα της διαδικασίας εκτίμησης κόστους είναι να υπολογίσετε ποιους πόρους και εργασίες χρειάζεστε. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να σπάσετε ολόκληρο το έργο σε μικρά κομμάτια. Περιλαμβάνει έρευνα, σχεδιασμό, ανάπτυξη front-end ή back-end, copywriting, δοκιμές ή διορθώσεις σφαλμάτων, εκκίνηση και πολλά άλλα.
Η λίστα εργασιών ποικίλλει ανάλογα με το έργο, αλλά τα βήματα παραμένουν ίδια. Όταν μοιράζετε την εργασία μεταξύ διαφορετικών μελών της ομάδας σύμφωνα με την ωριαία τιμή, θα είναι ευκολότερο για εσάς να υπολογίσετε το κόστος εργασίας και τον χρόνο που απαιτείται για την υποβολή του έργου.
Προσδιορισμός και κατανομή πόρων
Πρέπει να διασφαλίσετε ότι έχετε αρκετά άτομα με τις κατάλληλες δεξιότητες που απαιτούνται για το έργο για την κατανομή πόρων. Πρέπει να απαριθμήσετε τα διαθέσιμα μέλη και να αναθέσετε εργασίες ανάλογα με την πείρα τους. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα τον επαρκή προγραμματισμό πόρων, ο οποίος οδηγεί στην επιτυχή ολοκλήρωση του έργου.
Υπολογίστε το μήκος εργασίας
Εδώ, πρέπει να υπολογίσετε τη διάρκεια της εργασίας για να δημιουργήσετε το χρονοδιάγραμμα του έργου σας με κάποιο buffer. Δεδομένου ότι δεν μπορείτε να προβλέψετε το μέλλον ενός ατόμου, είναι πιο πιθανό η ομάδα σας να πάρει ένα επιπλέον buffer έτσι ώστε το έργο να ολοκληρωθεί την κατάλληλη στιγμή χωρίς άγχος.
Χρησιμοποιώντας τη μέθοδο παρακολούθησης χρόνου, μπορείτε να σχεδιάσετε τη διάρκεια του έργου με ακρίβεια. Δεν μπορείτε να περιμένετε 100% ποσοστό χρησιμοποίησης από την ομάδα σας. Προφανώς, αυτό θα οδηγήσει σε εξάντληση. Έτσι, το ιδανικό ποσοστό χρήσης για κάθε ομάδα είναι 80%, αφήνοντας λίγο ελεύθερο χρόνο για την ομάδα σας.
Υπολογίστε το κόστος του έργου
Πολλές φορές, υπάρχουν παρόμοιες εγγραφές που θα βρείτε στη βάση δεδομένων σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προηγούμενες εγγραφές για να αναλύσετε πόσο χρόνο χρειάστηκε κάθε εργασία και το κόστος.
Εάν δεν έχετε, πρέπει να το υπολογίσετε από την αρχή. Αρχικά, πρέπει να δημιουργήσετε μια πρόχειρη εκτίμηση, ώστε η ομάδα σας να μπορεί να συναντηθεί και να αποφασίσει τον ακριβή χρόνο και το κόστος.
Χρησιμοποιήστε εργαλεία εκτίμησης κόστους
Είναι σημαντικό να παρακολουθείτε τα πάντα. Για να αποφύγετε τον εκτροχιασμό, πρέπει να εστιάσετε στις αλλαγές και να τις ενημερώσετε ανάλογα. Με τα εργαλεία διαχείρισης, μπορείτε να διαχειρίζεστε καθημερινά τις εργασίες της ομάδας σας χωρίς ταλαιπωρία, με αποτέλεσμα την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου.
Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τον προϋπολογισμό. Σύμφωνα με την ώρα καταγραφής κάθε μέλους, το εργαλείο προβλέπει την κατάσταση του έργου. Έτσι, μπορείτε να παρακολουθείτε πόσο έργο δεν έχει ολοκληρωθεί ακόμη και τον χρόνο που απομένει.
Εκτίμηση έναντι απόσπασμα: Διαφορά
Οι εκτιμήσεις και οι τιμές εξυπηρετούν παρόμοιους σκοπούς, αλλά οι όροι δεν είναι εναλλάξιμοι. Και τα δύο είναι διαφορετικά όταν πρόκειται για αυτό που παρουσιάζετε στη λίστα. Η χρήση του σωστού όρου τη σωστή στιγμή διασφαλίζει ότι ο πελάτης σας έχει τις σωστές πληροφορίες που χρειάζεται για να αποφασίσει.
Εκτίμηση
Μια εκτίμηση είναι μια μορφωμένη ή πρόχειρη εικασία για το πόσο θα κοστίσει μια συγκεκριμένη εργασία. Βασίζεται στις διαθέσιμες πληροφορίες εκείνη τη στιγμή. Η εκτίμηση μπορεί να αλλάξει μόλις λάβετε ενημερωμένες πληροφορίες.
Ας υποθέσουμε ότι παίρνετε το συμβόλαιο για την ανακαίνιση ενός σπιτιού και ο πελάτης πρέπει να γνωρίζει το κόστος. Αρχικά, θα πρέπει να ελέγξετε το μέγεθος του σπιτιού και των δωματίων, πόση δουλειά πρέπει να γίνει και τι να προσθέσετε και να αφαιρέσετε. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να δώσετε μια εκτίμηση με βάση την απαίτησή τους, ας πούμε, 30.000 $.
Όταν ξεκινάτε την εργασία, ξαφνικά, βλέπετε την τιμή του χρώματος να αυξάνεται ελαφρώς λόγω της ποιότητας της βαφής που απαιτεί ο πελάτης. Εκείνη τη στιγμή, η εκτίμησή σας θα ενημερωθεί ελαφρώς ανάλογα.
Παραθέτω, αναφορά
Από την άλλη πλευρά, μια προσφορά είναι μια σταθερή δήλωση της εργασίας μέσα σε ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο. Είναι νομικά δεσμευτικό και δεν μπορεί να αλλάξει εκτός εάν ο πελάτης σας ζητήσει κάποια εργασία εκτός του πεδίου της εργασίας. Εάν αλλάξει το πεδίο εφαρμογής, θα χρειαστεί να ενημερώσετε τη σειρά αλλαγής ανάλογα και να καταλήξετε σε τελική συμφωνία.
Ας πάρουμε το ίδιο παράδειγμα. Εάν ο πελάτης ζητά μια προσφορά αντί για μια εκτίμηση στην αρχή της εργασίας, πρέπει να μελετήσετε προσεκτικά την τιμή της εργασίας, των υλικών, του χρόνου κ.λπ., για να δώσετε μια τελική προσφορά στον πελάτη σας, η οποία δεν μπορεί να αλλάξει αργότερα, εκτός εάν ο πελάτης θέλει κάποια επιπλέον εργασία που δεν αναφέρεται στη λίστα προσφορών.
Ωστόσο, η εκτίμηση είναι η καλύτερη πρακτική όταν δεν είστε σίγουροι για την τιμή των υλικών και τις προσδοκίες του πελάτη. Ωστόσο, όταν παρέχετε τακτικές υπηρεσίες, γνωρίζετε πολύ καλά την τιμή των υπηρεσιών και των υλικών σας και θέλετε να προστατεύσετε τον εαυτό σας από επιπλέον εργασία, μια προσφορά μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή.
Επίσης, οι εκτιμήσεις είναι διαπραγματεύσιμες, ενώ οι τιμές είναι ακριβείς και νομικά δεσμευτικές.
Τεχνικές εκτίμησης κόστους που εφαρμόζονται συνήθως
Ανάλογα με το μέγεθος και τον τύπο του έργου, τις προσδοκίες του στελέχους και των ενδιαφερομένων, τη μέθοδο χρέωσης και άλλους παράγοντες, μπορούν να εφαρμοστούν διάφορα εργαλεία και τεχνικές για την εκτέλεση της εκτίμησης του κόστους του έργου. Είναι οι εξής:
- Ανάλογη εκτίμηση: Αυτή η τεχνική δείχνει προηγούμενα που σας βοηθούν να προσδιορίσετε το μελλοντικό κόστος στα αρχικά στάδια του έργου σας χρησιμοποιώντας ιστορικά δεδομένα.
- Εκτίμηση από κάτω προς τα πάνω: Η τεχνική από κάτω προς τα πάνω είναι μια πιο αναλυτική προσέγγιση που εκτιμά μεμονωμένες εργασίες και στη συνέχεια τις συνοψίζει για να ληφθεί το συνολικό κόστος ενός έργου. Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται σε πολύπλοκα έργα όπου οι μεταβλητές είναι ακόμη περισσότερες, όπως κατασκευαστικά έργα, ανάπτυξη λογισμικού κ.λπ.
- Εκτίμηση από πάνω προς τα κάτω: Η τεχνική εκτίμησης από πάνω προς τα κάτω είναι μια απλή τεχνική για τον προσδιορισμό του εύρους της εργασίας αφού διαπιστωθεί το συνολικό κόστος του έργου. Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται συνήθως για την εκτίμηση διαφορετικών στοιχείων σε μια σταθερή τιμή που αρχικά καθορίστηκε από τον πελάτη.
- Παραμετρική εκτίμηση: Η παραμετρική εκτίμηση είναι μια προσέγγιση στατιστικής μοντελοποίησης που χρησιμοποιεί ιστορικά δεδομένα ορισμένων βασικών οδηγών κόστους για τον υπολογισμό του νέου κόστους εργασίας.
- Εκτίμηση τριών σημείων: Αυτή η τεχνική συνοδεύεται από τρία διαφορετικά σενάρια, που περιλαμβάνουν το πιθανότερο, το αισιόδοξο και το απαισιόδοξο. Αυτά μπαίνουν στην εξίσωση για να ληφθεί η τελική εκτίμηση.
- Ανάλυση αποθεματικών: Αυτή η τεχνική λέει πόσο αποθεματικό έκτακτης ανάγκης πρέπει να κατανεμηθεί. Αυτή η μέθοδος προσπαθεί να αποφύγει την αβεβαιότητα.
- Κόστος ποιότητας: Αυτή η προσέγγιση χρησιμοποιεί χρήματα που δαπανώνται για ή κατά τη διάρκεια του έργου για να παρακάμψει τις αποτυχίες. Αυτό χρησιμοποιεί επίσης χρήματα που εφαρμόζονται μετά το επιτυχημένο έργο για την αντιμετώπιση αστοχιών.
Παράμετροι Εκτίμησης Κόστους
Πρέπει να ικανοποιήσετε τον πελάτη σας με τις εκτιμήσεις σας, έτσι ώστε ο πελάτης σας να προβλέπει την ποιότητα του έργου. Ωστόσο, πολλά έργα αντιμετωπίζουν αποτυχίες λόγω κακής εκτίμησης κόστους.
Ας συζητήσουμε τις παραμέτρους που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την εκτίμηση του κόστους του έργου σας.
χρόνος
Ο χρόνος είναι ένας σημαντικός παράγοντας κατά την εκτίμηση του κόστους του έργου. Ο χρόνος είναι ευθέως ανάλογος με την προσπάθεια. Το άθροισμα όλου του χρόνου που δαπανήθηκε για το έργο είναι η συνολική προσπάθεια της ομάδας να ολοκληρώσει το έργο. Ο χρόνος που απαιτείται για την ολοκλήρωση μεμονωμένων εργασιών, μαζί με τον χρόνο προσωρινής αποθήκευσης, είναι ένα απαραίτητο βήμα για την παρουσίαση της σωστής εκτίμησης κόστους.
Προσπάθεια
Η προσπάθεια είναι επίσης βασική παράμετρος στην εκτίμηση του κόστους του έργου. Ωστόσο, η προσπάθεια που απαιτείται για την ολοκλήρωση ενός έργου σας δίνει μια σαφή ιδέα για το κόστος. Εδώ, ένας διαχειριστής έργου πρέπει να εξετάσει τους πόρους που θα λάβει μια ομάδα για να ολοκληρώσει το έργο και οι προσπάθειες μπορούν να υπολογιστούν σύμφωνα με τους πόρους. Λιγότεροι πόροι οδηγούν σε περισσότερη προσπάθεια και περισσότεροι πόροι οδηγούν σε λιγότερη προσπάθεια.
Πόροι
Όπως συζητήθηκε νωρίτερα σε αυτό το άρθρο, οι πόροι λαμβάνονται επίσης υπόψη κατά την εκτίμηση του κόστους. Η διαχείριση πόρων είναι μια διαδικασία ύπαρξης των σωστών παραγόντων τη στιγμή της ανάγκης για μια συγκεκριμένη εργασία σε ένα έργο. Με περιορισμένους πόρους, είναι δύσκολο να υπολογιστεί το συνολικό κόστος ενός έργου.
Ακρίβεια
Η εκτίμηση κόστους ενός έργου μπορεί να γίνει αποδεκτή μόνο εάν είναι ακριβής. Χρησιμοποιώντας την καταλληλότερη τεχνική εκτίμησης κόστους, προετοιμασία για απροσδόκητα κόστη και αναθεωρώντας τις εκτιμήσεις του έργου σε όλο το έργο, μπορείτε να επιτύχετε ακρίβεια.
Τεκμηρίωση
Ενώ συλλέγετε ιδέες με την ομάδα σας, είναι απαραίτητο να τεκμηριώσετε τα πάντα, ώστε να μπορείτε να πάρετε τη σωστή απόφαση την κατάλληλη στιγμή. Θα χρειαστεί να καταγράψετε όλες τις υποθέσεις για να αποτρέψετε παρεξηγήσεις, επιτρέποντας ταυτόχρονα στην ομάδα να κατανοήσει μια αιτιολόγηση της εκτίμησης.
Αξιοπιστία
Γενικά, η εκτίμηση του κόστους του έργου βασίζεται σε προηγούμενη εμπειρία ή γεγονότα. Κατά τον υπολογισμό των εξόδων, μπορείτε να ενισχύσετε την αξιοπιστία της εκτίμησης προσθέτοντας ιστορικά δεδομένα και γνώμες ειδικών.
Επαλήθευση
Πάντα να ελέγχετε πριν προχωρήσετε στην τελική απόφαση. Μπορείτε να επαληθεύσετε τις μαθηματικές πράξεις που χρησιμοποιούνται για την εκτίμηση του κόστους του έργου και να ελέγξετε εάν είναι ακριβείς. Μπορείτε να βασιστείτε στην τεκμηρίωση για να διασφαλίσετε την ακρίβεια των υπολογισμών.
Αναγνώριση κινδύνου
Μπορείτε να προγραμματίσετε τους κινδύνους ενώ κάνετε την εκτίμηση. Αυτός είναι ένας κρίσιμος παράγοντας που χρειάζεται προσοχή. Μερικοί κίνδυνοι είναι συχνά, ενώ κάποιοι είναι τυχαίοι. Πρέπει να διαχειριστείτε αποτελεσματικά την εκτίμηση προσθέτοντας κάποιο χρόνο buffer. Αυτό διασφαλίζει τη σωστή ολοκλήρωση του έργου εντός του δεδομένου χρόνου και επαρκείς πόρους τη στιγμή των επειγουσών απαιτήσεων.
Μερικά βήματα στην εκτίμηση κόστους
Για έγκυρες και αξιόπιστες εκτιμήσεις κόστους, πρέπει να ακολουθήσετε μερικά απλά βήματα.
- Καθορίστε το σκοπό του έργου
- Αναπτύξτε ένα πρόχειρο σχέδιο κανονίζοντας μια συνάντηση με τα μέλη της ομάδας σας
- Προσδιορίστε τα χαρακτηριστικά του συστήματος, την απόδοση και τον σκοπό
- Προσδιορίστε μια κατάλληλη τεχνική εκτίμησης κόστους
- Προσδιορίστε υποθέσεις, κανόνες και λάβετε δεδομένα
- Ανάπτυξη εκτίμησης σημείων
- Διεξαγωγή ανάλυσης ευαισθησίας
- Διεξαγωγή ανάλυσης αβεβαιότητας και κινδύνου
- Τεκμηριώστε την εκτίμηση
- Ενημερώστε έγκαιρα την εκτίμηση σύμφωνα με την προσπάθεια και τους πόρους
συμπέρασμα
Η εκτίμηση κόστους χρησιμοποιείται για την πρόβλεψη του συνολικού κόστους του έργου μαζί με την τιμή και την ποσότητα των πόρων που απαιτούνται στο πλαίσιο ενός έργου. Γίνεται για να ληφθούν αποτελεσματικές επενδυτικές αποφάσεις. Για αυτό, θα χρειαστεί να αναλύσετε το πλήρες έργο σε μικρότερα μέρη για να κάνετε μια καλύτερη εκτίμηση των πόρων, της εργασίας και του χρόνου.
Ωστόσο, η εκτίμηση του κόστους είναι πιο εύκολο να ειπωθεί παρά να γίνει. Επομένως, ο καθορισμός μιας ακριβούς τεχνικής θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα επιτυχημένο σχέδιο εκτίμησης κόστους για τον πελάτη σας.
Μπορείτε επίσης να εξερευνήσετε κάποιο καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εργασιών και έργων.