Πώς να χρησιμοποιήσετε το κείμενο σε στήλες όπως ένα Excel Pro

Η δυνατότητα “Κείμενο σε στήλες” του Excel χωρίζει το κείμενο σε ένα κελί σε πολλές στήλες. Αυτή η απλή εργασία μπορεί να σώσει έναν χρήστη από τον πόνο του χειροκίνητου διαχωρισμού του κειμένου σε ένα κελί σε πολλές στήλες.

Θα ξεκινήσουμε με ένα απλό παράδειγμα διαχωρισμού δύο δειγμάτων δεδομένων σε ξεχωριστές στήλες. Στη συνέχεια, θα εξερευνήσουμε δύο άλλες χρήσεις αυτής της δυνατότητας που οι περισσότεροι χρήστες του Excel δεν γνωρίζουν.

Κείμενο σε στήλες με οριοθετημένο κείμενο

Για το πρώτο παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε Κείμενο σε στήλες με οριοθετημένα δεδομένα. Αυτό είναι το πιο συνηθισμένο σενάριο για διαχωρισμό κειμένου, οπότε θα ξεκινήσουμε με αυτό.

Στο δείγμα δεδομένων παρακάτω έχουμε μια λίστα ονομάτων σε μια στήλη. Θα θέλαμε να διαχωρίσουμε το όνομα και το επώνυμο σε διαφορετικές στήλες.

Σε αυτό το παράδειγμα, θα θέλαμε το όνομα να παραμείνει στη στήλη Α για να μεταφερθεί το επώνυμο στη στήλη Β. Έχουμε ήδη κάποιες πληροφορίες στη στήλη Β (το Τμήμα). Πρέπει λοιπόν να εισαγάγουμε μια στήλη πρώτα και να της δώσουμε μια κεφαλίδα.

Στη συνέχεια, επιλέξτε την περιοχή των κελιών που περιέχουν τα ονόματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δεδομένα > Κείμενο σε στήλες

Αυτό ανοίγει έναν οδηγό στον οποίο θα εκτελέσετε τρία βήματα. Το πρώτο βήμα είναι να καθορίσετε τον τρόπο διαχωρισμού του περιεχομένου. Οριοθετημένο σημαίνει ότι τα διάφορα κομμάτια κειμένου που θέλετε να χωρίσετε χωρίζονται με έναν ειδικό χαρακτήρα, όπως κενό, κόμμα ή κάθετο. Αυτή είναι αυτή που θα επιλέξουμε εδώ. (Θα μιλήσουμε για την επιλογή σταθερού πλάτους στην επόμενη ενότητα.)

Στο δεύτερο βήμα, καθορίστε τον χαρακτήρα οριοθέτη. Στα δεδομένα του απλού παραδείγματός μας, το όνομα και το επώνυμο οριοθετούνται από ένα κενό. Έτσι, θα αφαιρέσουμε την επιταγή από την “Καρτέλα” και θα προσθέσουμε μια επιταγή στην επιλογή “Διάστημα”.

  Πού βρίσκεται ο φάκελος appdata στα Windows 11

Στο τελικό βήμα, μπορούμε να μορφοποιήσουμε το περιεχόμενο. Για το παράδειγμά μας, δεν χρειάζεται να εφαρμόσουμε καμία μορφοποίηση, αλλά θα μπορούσατε να κάνετε πράγματα όπως να καθορίσετε εάν τα δεδομένα είναι σε μορφή κειμένου ή ημερομηνίας, ακόμη και να τα ρυθμίσετε έτσι ώστε η μία μορφή να μετατρέπεται σε άλλη κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.

Θα αφήσουμε επίσης τον προορισμό ως $A$2, έτσι ώστε να χωρίσει το όνομα από την τρέχουσα θέση του και να μετακινήσει το επώνυμο στη στήλη Β.

Όταν κάνουμε κλικ στο “Τέλος” στον οδηγό, το Excel διαχωρίζει το όνομα και το επίθετο και τώρα έχουμε τη νέα, πλήρως συμπληρωμένη στήλη Β.

Κείμενο σε στήλες με κείμενο σταθερού πλάτους

Σε αυτό το παράδειγμα, θα χωρίσουμε κείμενο που έχει σταθερό πλάτος. Στα παρακάτω δεδομένα, έχουμε έναν κωδικό τιμολογίου που ξεκινά πάντα με δύο γράμματα που ακολουθούνται από έναν μεταβλητό αριθμό αριθμητικών ψηφίων. Ο κωδικός δύο γραμμάτων αντιπροσωπεύει τον πελάτη και η αριθμητική τιμή μετά τον αριθμό του τιμολογίου. Θέλουμε να διαχωρίσουμε τους δύο πρώτους χαρακτήρες του κωδικού τιμολογίου από τους αριθμούς που τον διαδέχονται και να καταθέσουμε αυτές τις τιμές στις στήλες Client and Invoice No στήλες που έχουμε ρυθμίσει (στήλες B και C). Θέλουμε επίσης να διατηρήσουμε ανέπαφο τον πλήρη κωδικό τιμολογίου στη Στήλη Α.

Επειδή ο κωδικός τιμολογίου είναι πάντα δύο χαρακτήρες, έχει σταθερό πλάτος.

Ξεκινήστε επιλέγοντας το εύρος των κελιών που περιέχει το κείμενο που θέλετε να χωρίσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δεδομένα > Κείμενο σε στήλες.

Στην πρώτη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε την επιλογή «Σταθερό πλάτος» και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Επόμενο».

Στην επόμενη σελίδα, πρέπει να καθορίσουμε τις θέσεις στη στήλη για να χωρίσουμε το περιεχόμενο. Μπορούμε να το κάνουμε αυτό κάνοντας κλικ στην περιοχή προεπισκόπησης που παρέχεται.

  Ο τρόπος επιδιόρθωσης του Windows Defender απενεργοποιείται από την Πολιτική ομάδας

Σημείωση: Το κείμενο σε στήλες παρέχει μερικές φορές ένα προτεινόμενο διάλειμμα. Αυτό μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο, αλλά να το προσέχετε. Οι προτάσεις δεν είναι πάντα σωστές.

Στην περιοχή “Προεπισκόπηση δεδομένων”, κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε το διάλειμμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο “Επόμενο”.

Στο τελευταίο βήμα, πληκτρολογήστε το κελί B2 (=$B$2) στο πλαίσιο Προορισμός και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο “Τέλος”.

Οι αριθμοί τιμολογίων διαχωρίζονται με επιτυχία στις στήλες Β και Γ. Τα αρχικά δεδομένα παραμένουν στη στήλη Α.

Έτσι, εξετάσαμε τώρα τον διαχωρισμό του περιεχομένου χρησιμοποιώντας οριοθέτες και σταθερά πλάτη. Εξετάσαμε επίσης τον διαχωρισμό του κειμένου στη θέση του και τον διαχωρισμό του σε διαφορετικά σημεία σε ένα φύλλο εργασίας. Τώρα ας δούμε δύο επιπλέον ειδικές χρήσεις του Κείμενο σε στήλες.

Μετατροπή ημερομηνιών ΗΠΑ σε ευρωπαϊκή μορφή

Μια φανταστική χρήση του κειμένου σε στήλες είναι η μετατροπή μορφών ημερομηνίας. Για παράδειγμα, μετατροπή μιας μορφής ημερομηνίας ΗΠΑ σε ευρωπαϊκή ή αντίστροφα.

Ζω στο Ηνωμένο Βασίλειο, οπότε όταν εισάγω δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, μερικές φορές αποθηκεύονται ως κείμενο. Αυτό συμβαίνει επειδή τα δεδομένα προέλευσης προέρχονται από τις ΗΠΑ και οι μορφές ημερομηνίας δεν ταιριάζουν με τις τοπικές ρυθμίσεις που έχουν διαμορφωθεί στην εγκατάσταση του Excel.

Έτσι, το Κείμενο σε στήλες είναι στη διάσωση για να μετατραπούν. Ακολουθούν ορισμένες ημερομηνίες σε μορφή ΗΠΑ που το αντίγραφο του Excel δεν έχει κατανοήσει.

Αρχικά, θα επιλέξουμε το εύρος των κελιών που περιέχουν τις ημερομηνίες προς μετατροπή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δεδομένα > Κείμενο σε στήλες.

Στην πρώτη σελίδα του οδηγού, θα την αφήσουμε ως οριοθετημένη και στο δεύτερο βήμα, θα καταργήσουμε όλες τις επιλογές οριοθέτησης, επειδή στην πραγματικότητα δεν θέλουμε να χωρίσουμε οποιοδήποτε περιεχόμενο.

Στην τελική σελίδα, επιλέξτε την επιλογή Ημερομηνία και χρησιμοποιήστε τη λίστα για να καθορίσετε τη μορφή ημερομηνίας των δεδομένων που έχετε λάβει. Σε αυτό το παράδειγμα, θα επιλέξω MDY—τη μορφή που χρησιμοποιείται συνήθως στις ΗΠΑ.

  Πώς να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε τις κάρτες πληροφοριών στην Cortana στα Windows 10

Αφού κάνετε κλικ στο “Τέλος”, οι ημερομηνίες μετατρέπονται με επιτυχία και είναι έτοιμες για περαιτέρω ανάλυση.

Μετατροπή διεθνών μορφών αριθμών

Εκτός από ένα εργαλείο για τη μετατροπή διαφορετικών μορφών ημερομηνίας, το Κείμενο σε Στήλες μπορεί επίσης να μετατρέψει διεθνείς μορφές αριθμών.

Εδώ στο ΗΒ, χρησιμοποιείται μια υποδιαστολή σε μορφές αριθμών. Έτσι, για παράδειγμα, ο αριθμός 1.064,34 είναι λίγο περισσότερο από χίλια.

Αλλά σε πολλές χώρες, χρησιμοποιείται ένα δεκαδικό κόμμα. Έτσι, αυτός ο αριθμός θα παρερμηνευόταν από το Excel και θα αποθηκευτεί ως κείμενο. Θα παρουσίαζαν τον αριθμό ως 1.064,34.

Ευτυχώς όταν εργάζεστε με διεθνείς μορφές αριθμών στο Excel, ο καλός μας φίλος Κείμενο σε στήλες μπορεί να μας βοηθήσει στη μετατροπή αυτών των τιμών.

Στο παρακάτω παράδειγμα, έχω μια λίστα αριθμών που έχουν μορφοποιηθεί με δεκαδικό κόμμα. Επομένως, οι τοπικές ρυθμίσεις μου στο Excel δεν τις έχουν αναγνωρίσει.

Αυτή η διαδικασία είναι σχεδόν πανομοιότυπη με αυτήν που χρησιμοποιήσαμε για τη μετατροπή ημερομηνιών. Επιλέξτε το εύρος τιμών, μεταβείτε στα Δεδομένα > Κείμενο σε στήλες, επιλέξτε την οριοθετημένη επιλογή και αφαιρέστε όλους τους χαρακτήρες οριοθέτησης. Στο τελευταίο βήμα του οδηγού, αυτή τη φορά θα επιλέξουμε την επιλογή «Γενικά» και στη συνέχεια θα κάνουμε κλικ στο κουμπί «Για προχωρημένους».

Στο παράθυρο ρυθμίσεων που ανοίγει, εισαγάγετε τον χαρακτήρα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στα πλαίσια διαχωρισμού χιλιάδων και διαχωριστικών δεκαδικών που παρέχονται. Κάντε κλικ στο «OK» και μετά κάντε κλικ στο «Τέλος» όταν επιστρέψετε στον οδηγό.

Οι τιμές μετατρέπονται και πλέον αναγνωρίζονται ως αριθμοί για περαιτέρω υπολογισμό και ανάλυση.

Το κείμενο σε στήλες είναι πιο ισχυρό από ό,τι πιστεύουν οι άνθρωποι. Η κλασική χρήση του για τον διαχωρισμό περιεχομένου σε διαφορετικές στήλες είναι απίστευτα χρήσιμη. Ειδικά όταν εργαζόμαστε με δεδομένα που λαμβάνουμε από άλλους. Οι λιγότερο γνωστές δυνατότητες μετατροπής μορφών ημερομηνίας και διεθνών αριθμών είναι μαγικές.