Το MS Excel είναι μια εξαιρετικά έξυπνη εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων και δεν είναι μόνο επειδή υποστηρίζει πολλά λογικά επιχειρήματα. Η εφαρμογή μπορεί να αναγνωρίσει δεδομένα για το τι είναι, π.χ. γνωρίζει πότε έχει να κάνει με νόμισμα και πότε έχει να κάνει με τιμές χρόνου. Ακριβώς γι’ αυτό πολλές από τις λειτουργίες και τους τύπους στο MS Excel είναι τόσο χρήσιμες. Δεν προσθέτουν και αφαιρούν απλώς αριθμούς, αλλά μπορούν επίσης να εφαρμοστούν σε χρόνο και νόμισμα. Αυτή η δυνατότητα είναι χρήσιμη από όλους τους λογαριασμούς μέχρι να αρχίσει να αναγνωρίζει εσφαλμένα δεδομένα. Μερικές φορές, το MS Excel αναγνωρίζει δεδομένα που δεν είναι ημερομηνία ως ακριβώς αυτό. Αλλάζει την τιμή σε ένα κελί και επηρεάζει τους τύπους που εφαρμόζετε. Ο μόνος τρόπος για να το αντιμετωπίσετε είναι να σταματήσετε τη μετατροπή αριθμών σε ημερομηνία.
Αυτό συμβαίνει κυρίως όταν εισάγετε αλφαριθμητικές τιμές σε μια συγκεκριμένη μορφή, αλλά δεν περιορίζεται μόνο σε αυτό. Για παράδειγμα, εάν γράψετε 02-02 σε ένα κελί, το t θα αναγνωριστεί αυτόματα ως 2 Φεβρουαρίου. Στη συνέχεια, το κελί θα αναγνωρίσει όλα τα δεδομένα που εισάγετε σε αυτό ως τιμή ημερομηνίας ή ώρας.
Οι τύποι που εφαρμόζετε στο κελί επηρεάζονται στη συνέχεια επειδή δεν έχουν να κάνουν με αριθμούς. Αντίθετα, έχουν να κάνουν με έναν εντελώς διαφορετικό τύπο δεδομένων. Η λύση σε αυτό το πρόβλημα είναι παράξενα απλή.
Αρχικά, επιλέξτε το κελί με τα εσφαλμένα προσδιορισμένα δεδομένα. Αν κοιτάξετε το αναπτυσσόμενο μενού στην εργαλειοθήκη “Αριθμός”, γράφει “Προσαρμοσμένο”. Δεν διαβάζει καν «Ημερομηνία» ή «Ώρα», και από αυτό πηγάζει το πρόβλημα.
Ανοίξτε αυτό το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε την επιλογή «Κείμενο». Τα δεδομένα που εισαγάγατε στο κελί θα μετατραπούν σε αριθμό. Είναι το αντίστοιχο της ημερομηνίας που αναγνώρισε το Excel. Διαγράψτε το σχήμα που βλέπετε και εισαγάγετε ξανά τα αρχικά σας δεδομένα. Αυτή τη φορά, με το κελί ρυθμισμένο να αναγνωρίζει τα πάντα ως “Κείμενο”, δεν θα μετατραπεί σε ημερομηνία ή ώρα ή οτιδήποτε άλλο.
Αυτό δεν λύνει κάθε πρόβλημα που ενδέχεται να αντιμετωπίσετε με τα δεδομένα στο κελί. Όταν εφαρμόζετε έναν τύπο στο κελί, τα δεδομένα εξακολουθούν να αναγνωρίζονται ως ημερομηνία εκτός από το Excel το μετατρέπει στην αριθμητική τιμή για αυτήν την ημερομηνία. Ο τύπος που εφαρμόζετε δεν πρόκειται να σας δώσει ακριβή τιμή. Δεν υπάρχει εύκολος τρόπος να αντιμετωπιστεί αυτό και πιθανότατα θα χρειαστεί να διαμορφώσετε ξανά τον τρόπο που επιλέγετε τιμές στον τύπο σας ή να αλλάξετε τον τρόπο εισαγωγής τους σε ένα κελί.
Υπάρχουν πολλές δοκιμές και σφάλματα που εμπλέκονται εδώ εάν πρέπει να εφαρμόσετε έναν τύπο, ωστόσο, εάν ενδιαφέρεστε μόνο για την παρουσίαση δεδομένων, η ρύθμιση του κελιού ώστε να αναγνωρίζει δεδομένα ως κείμενο θα κάνει το κόλπο. Αυτή η ρύθμιση θα παραμείνει σε οποιαδήποτε συσκευή και αν προβάλλετε το φύλλο.