Πώς να ρυθμίσετε μια φόρμα εξόδων στο Microsoft Word

Είτε πρόκειται για επαγγελματικά ταξίδια είτε για φόρους, ίσως χρειαστεί να συμπληρώσετε μια φόρμα εξόδων κάποια στιγμή. Εάν δεν έχετε μια εταιρεία ή έναν σύμβουλο που παρέχει ένα πρότυπο για εσάς, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο που παρέχεται από το Word.

Ρύθμιση εντύπου εξόδων

Η υποβολή αναφοράς εξόδων είναι απαραίτητο μέρος κάθε επαγγελματικού ταξιδιού. Ενώ κάθε εταιρεία μπορεί να έχει τους δικούς της κανόνες που πρέπει να ακολουθήσει όσον αφορά την αποζημίωση, η γενική δομή του εντύπου (και των στοιχείων σε αυτό) θα παραμείνει αρκετά συνεπής ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε.

Εάν συμπληρώνετε μια φόρμα εξόδων για την εταιρεία σας, μάθετε πρώτα εάν έχουν οδηγίες που πρέπει να ακολουθήσετε ή ένα πρότυπο που πρέπει να χρησιμοποιήσετε.

  Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε τις αυτοκόλλητες σημειώσεις σε Mac

Εάν πρέπει να δημιουργήσετε τη δική σας φόρμα εξόδων, το Word παρέχει ένα πολύ ωραίο πρότυπο για να ξεκινήσετε. Αν και μπορεί να μην ανταποκρίνεται ακριβώς στις απαιτήσεις σας, είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε.

Αρχικά, ανοίξτε το Word. Στην αριστερή πλευρά του πλαισίου εκκίνησης, κάντε κλικ στο “Νέο”.

Αναζητήστε “έξοδα” στη γραμμή αναζήτησης.

Πατήστε «Enter» για να εμφανίσετε το διαθέσιμο πρότυπο και μετά κάντε κλικ στο αποτέλεσμα.

Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο, που θα σας δίνει το όνομα και την περιγραφή του προτύπου μαζί με μια προεπισκόπηση του προτύπου. Κάντε κλικ στο «Δημιουργία».

Θα εμφανιστεί το νέο σας πρότυπο φόρμας εξόδων. Ρίξτε μια ματιά σε αυτό και επεξεργαστείτε τα απαραίτητα μέρη. Βεβαιωθείτε ότι τα χρώματα και η τυπογραφία ταιριάζουν με τις οπτικές οδηγίες της εταιρείας σας.

  Πώς να στείλετε μηνύματα σε μια ομάδα μέσω αλληλογραφίας σε iPhone ή iPad

Αφού κάνετε τις κατάλληλες αλλαγές, μπορείτε να αποθηκεύσετε το πρότυπο μέχρι να είστε έτοιμοι να παρακολουθήσετε τα έξοδά σας. Είναι πιθανώς καλή ιδέα να καταγράψετε τα πάντα καθώς πηγαίνετε αντί να περιμένετε μέχρι να τελειώσει το ταξίδι και να το κάνετε ταυτόχρονα, καθώς είναι εύκολο να ξεχάσετε κάτι που μπορεί να έχετε αγοράσει αρκετές ημέρες πριν.

Ακολουθούν τα πιο συνηθισμένα στοιχεία δαπανών που συνήθως παρακολουθούν οι άνθρωποι:

Ξενοδοχειο
Μεταφορές (Αυτό περιλαμβάνει αεροπορικά εισιτήρια, δημόσια μέσα μεταφοράς και τέλη ενοικίασης και μερικές φορές χιλιόμετρα)
Καύσιμα
Γεύματα
Τηλέφωνο (Πολλές εταιρείες απαιτούν να αγοράσετε μια κάρτα SIM για τοπική επικοινωνία, ενώ άλλες μπορεί να είναι εντάξει με την πληρωμή τελών περιαγωγής)
Ψυχαγωγία (Αυτό εμπίπτει στην κατηγορία “εύλογη αποζημίωση”. Είναι πιθανώς καλή ιδέα να λάβετε προέγκριση πριν βγάλετε τους πελάτες σας έξω για να περάσουν καλά. Εάν δεν το κάνετε, τότε βεβαιωθείτε ότι δεν το παρακάνετε παρουσιάζετε προβλήματα με την εταιρεία σας.)
Διάφορα

  Πώς να προσθέσετε ετικέτες σε αρχεία στα Windows 10

Ως κανόνας καλής πρακτικής, είναι πάντα καλύτερο να λαμβάνετε προέγκριση για τα έξοδα πριν ταξιδέψετε για να αποφύγετε οποιαδήποτε σύγκρουση σχετικά με την αποζημίωση αφού έχετε ήδη ξοδέψει τα χρήματα. Επίσης, προσέξτε το όριο δαπανών της εταιρείας με βάση διαφορετικές τοποθεσίες. Οι περισσότερες εταιρείες θα παρέχουν αυξημένα όρια δαπανών εάν ταξιδεύετε σε κάποιο μέρος όπου τα πράγματα είναι πιο ακριβά.

Βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε όλες τις αποδείξεις σας, τεκμηριώστε όλα τα έξοδά σας, συμπληρώστε την αναφορά εξόδων και θα είστε έτοιμοι!