Μάθετε πώς να προστατεύετε με κωδικό πρόσβασης ένα αρχείο PDF για να μην ανησυχείτε με εμπιστευτικά αρχεία από επιχειρηματικές ή προσωπικές πηγές.
Οι χάκερ βρίσκουν πάντα τρόπους να βάλουν επιχειρήσεις και άτομα σε παγίδες αποκτώντας πρόσβαση στα ευαίσθητα δεδομένα τους και εκμεταλλευόμενοι τους για χρηματικά κέρδη.
Σύμφωνα με το Statista, έχουν σημειωθεί 15 εκατομμύρια παραβιάσεις δεδομένων παγκοσμίως το 3ο τρίμηνο του 2022. Είναι μια απότομη αύξηση 167% σε σύγκριση με το 2ο τρίμηνο του ίδιου έτους.
Ένα σημαντικό μέρος αυτών των τεράστιων παραβιάσεων δεδομένων προέρχεται από έγγραφα PDF. Ένας ζωτικός λόγος είναι ότι οι επιχειρήσεις και τα άτομα διστάζουν να προστατεύσουν αρχεία PDF με κωδικό πρόσβασης ή δεν ξέρουν πώς να το κάνουν.
Εάν ανησυχείτε για την εμπιστευτικότητα των επαγγελματικών ή προσωπικών σας δεδομένων σε αρχεία PDF και αναζητάτε μια λύση, ήρθατε στο σωστό μέρος! Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πιθανές ευπάθειες εγγράφων PDF, περιπτώσεις χρήσης προστασίας κωδικού πρόσβασης PDF και εργαλεία που θα σας βοηθήσουν στην προστασία PDF με κωδικό πρόσβασης.
Πίνακας περιεχομένων
Τρωτά σημεία των ιδιωτικών επιχειρηματικών εγγράφων
Σταματήστε να κυκλοφορείτε επαγγελματικά έγγραφα PDF μεταξύ πελατών, πελατών και υπαλλήλων εάν χρησιμοποιείτε μη προστατευμένα PDF για επαγγελματική χρήση. Όταν το αρχείο PDF της επιχείρησής σας είναι ανοιχτό, οποιοσδήποτε μπορεί να έχει πρόσβαση στο περιεχόμενό του και να το χρησιμοποιήσει με πλεονεκτικό τρόπο που μπορεί να μην εγκρίνετε.
Επίσης, οι χάκερ δεν έχουν πάντα πρόσβαση στα ευαίσθητα δεδομένα της επιχείρησής σας απευθείας από την εταιρεία σας. Είναι πιθανό τρίτα μέρη με τα οποία έχετε μοιραστεί τα PDF της επιχείρησής σας να γίνουν θύματα επίθεσης hacking και, στη συνέχεια, ο οργανισμός σας.
Τα επαγγελματικά PDF αποκαλύπτουν ευαίσθητες και χρήσιμες πληροφορίες που ενδέχεται να χρησιμοποιήσουν οι χάκερ για να αποκτήσουν πρόσβαση στους διακομιστές του οργανισμού σας.
Για παράδειγμα, κυκλοφορείτε ένα μη προστατευμένο PDF μεταξύ πελατών/πελατών/πωλητών. Οι χάκερ θα στόχευαν και θα αποκτούσαν πρόσβαση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αποθήκευση στο cloud ατόμων που αποθηκεύουν το έγγραφο της εταιρείας σας σε PDF.
Μέσω της ανοιχτής πρόσβασης, ο κακός ηθοποιός θα γνωρίζει πώς διαμορφώνετε τα αρχεία της επιχείρησής σας. Θα δημιουργήσουν ένα ψεύτικο, θα προσθέσουν ένα κακόβουλο εκτελέσιμο αρχείο (.exe) στο PDF και θα το στείλουν πίσω στην εταιρεία σας, μιμούμενοι μια απάντηση από έναν πελάτη.
Ο υπάλληλος σας, εάν δεν έχει εκπαιδευτεί εκτενώς στην κυβερνοασφάλεια, ενδέχεται να μην αμφιβάλλει για το έγγραφο και να το ανοίξει μαζί με το εκτελέσιμο αρχείο. Αυτό θα μπορούσε να εγκαταστήσει ransomware στον διακομιστή του οργανισμού σας, θέτοντας τα δεδομένα της επιχείρησής σας στα χέρια του χάκερ.
Πώς βοηθά η προστασία με κωδικό πρόσβασης PDF;
#1. Αποτρέψτε τη μη εξουσιοδοτημένη αντιγραφή
Κάποιος που δεν γνωρίζει τον κωδικό πρόσβασης για να ανοίξει ένα PDF δεν μπορεί να έχει πρόσβαση στο έγγραφο. Σας βοηθά να προστατεύσετε ευαίσθητες πληροφορίες από ανεπιθύμητη αντιγραφή-επικόλληση.
Όταν μοιράζεστε το αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης με έναν πελάτη/πωλητή/υπάλληλο, γνωρίζετε ότι μπορείτε να τον εμπιστευτείτε. Εάν αποτυγχάνουν να ακολουθήσουν τις πολιτικές απορρήτου, γνωρίζετε ότι προέρχεται από ένα συγκεκριμένο σύνολο ατόμων με τα οποία έχετε μοιραστεί το PDF.
#2. Διακοπή της παράνομης πρόσβασης σε ευαίσθητα δεδομένα
Εάν αποθηκεύετε αρχεία PDF χωρίς κωδικό πρόσβασης στον διακομιστή της εταιρείας σας και ένας υπάλληλος χωρίς να δει το αρχείο αποκτήσει πρόσβαση σε αυτό, μπορεί να αντιμετωπίσετε μεγάλο πρόβλημα. Εναλλακτικά, ορισμένοι πελάτες ενδέχεται να προωθήσουν κατά λάθος το αρχείο PDF σας σε τρίτο μέρος το οποίο δεν εξουσιοδοτήσατε.
Σε τέτοια σενάρια, εάν είχατε προστατεύσει τα αρχεία PDF σας με κωδικό πρόσβασης, ενδέχεται να μην είστε θύμα παραβίασης δεδομένων.
#3. Προστασία εκτύπωσης
Χάρη στην ικανότητά του να διατηρεί την ακεραιότητα και τη μορφοποίηση των δεδομένων, οι περισσότεροι άνθρωποι προτιμούν να εκτυπώνουν από αρχεία PDF όποτε χρειάζονται ένα έντυπο αντίγραφο ενός εγγράφου. Αυτή η δυνατότητα αυξάνει επίσης τις πιθανότητές της να διανεμηθεί δημόσια μετά την εκτύπωση χωρίς την κατάλληλη άδεια.
Έτσι, η ρύθμιση του κωδικού πρόσβασης για ένα αρχείο PDF δεν είναι μόνο για να εμποδίσει άλλους να το αντιγράψουν, αλλά και για να σταματήσουν να εκτυπώσουν το έγγραφο. Πολλές εφαρμογές σάς προσφέρουν ακόμη και επιλογές για να σταματήσετε τη δυνατότητα εκτύπωσης ενός αρχείου PDF.
Εάν θέλετε να προστατέψετε τα έγγραφα PDF σας από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, χρησιμοποιήστε τα για αυτόν τον σκοπό.
#4. Αποφύγετε τις αλλαγές δεδομένων
Τα αρχεία PDF προσφέρουν απαράμιλλη ακεραιότητα περιεχομένου, πράγμα που σημαίνει ότι τα δεδομένα που περιλαμβάνονται εκεί παραμένουν ακριβή και αμετάβλητα. Ωστόσο, πρέπει να το κλειδώσετε με έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης για να διατηρήσετε τη συνέπεια και την εγκυρότητα του εγγράφου. Γίνεται ιδιαίτερα σημαντικό όταν έχετε συμπεριλάβει σχόλια και υπογραφές σε αυτό το έγγραφο.
Επιπλέον, η διανομή αρχείων PDF που περιέχουν ενσωματωμένες μορφές πεδίων με δυνατότητα συμπλήρωσης χωρίς προστασία με κωδικό πρόσβασης είναι ένα μεγάλο «όχι». Η προσθήκη προστασίας επεξεργασίας σε τέτοια έγγραφα θα αποτρέψει τους χρήστες από το να κάνουν αλλαγές κατά λάθος ή ηθελημένα ενώ εργάζονται σε αυτά.
#5. Παροχή πρόσβασης βάσει ρόλων
Πολλές εταιρείες επιτρέπουν στους υπαλλήλους τους να περιηγούνται στον εσωτερικό χώρο αποθήκευσης αρχείων που βασίζεται σε σύννεφο για να βρουν αυτό που χρειάζονται για τις επιχειρήσεις. Ωστόσο, ορισμένα ευαίσθητα εσωτερικά έγγραφα ενδέχεται να αποθηκεύονται πάντα σε ένα κοινό αρχείο. Οι επιχειρήσεις πρέπει να προστατεύουν αυτά τα αρχεία από μη εξουσιοδοτημένα άτομα, ακόμα κι αν είναι μέρος του οργανισμού.
Όταν πρόκειται για πρόσβαση σε PDF, δεν είναι ο μόνος λόγος για τη χρήση κωδικών πρόσβασης. Το εσωτερικό σας δίκτυο μπορεί να βρει κάποιους εισβολείς που θέλουν να κλέψουν τα έγγραφα. Κατά τη διάρκεια παραβιάσεων δεδομένων, οι κωδικοί πρόσβασης λειτουργούν ως αποτελεσματικό μέτρο ελέγχου πρόσβασης για την προστασία των κρίσιμων δεδομένων σας.
#6. Αποτροπή προεπισκοπήσεων ιδιωτικών εγγράφων
Επιπλέον, τα αρχεία PDF που προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης εμποδίζουν τους χρήστες να κάνουν προεπισκόπηση του περιεχομένου του. Μπορεί να μην πιστεύετε ότι αυτός είναι ένας κρίσιμος λόγος για την ενεργοποίηση του κωδικού πρόσβασης, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, μια προεπισκόπηση μπορεί να προκαλέσει προσωπική και επαγγελματική ζημιά.
Για παράδειγμα, έχετε ορισμένα αρχεία PDF με κρίσιμα δεδομένα στον κοινόχρηστο υπολογιστή ή την πλατφόρμα cloud του οργανισμού σας. Εάν ένας συνάδελφος, ο οποίος δεν έχει την εξουσιοδότηση να δει τα δεδομένα, μπορεί να κάνει προεπισκόπηση του περιεχομένου του αρχείου, ενδέχεται να υπάρξουν απρόβλεπτα ζητήματα.
#7. Διασφαλίστε τη συμμόρφωση του κλάδου
Οι περισσότερες βιομηχανίες που ασχολούνται με δεδομένα χρηστών πρέπει να συμμορφώνονται με διάφορους κανόνες και κανονισμούς. Ισχύουν κυβερνητικοί κανονισμοί, νόμοι και πρότυπα που βασίζονται στη βιομηχανία για τη διασφάλιση του απορρήτου και της ασφάλειας των ευαίσθητων εγγράφων από δημόσια ή/και μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
Για τον ιατρικό κλάδο, η HIPAA ρυθμίζει τον έλεγχο του τρόπου με τον οποίο οι ιατρικοί οργανισμοί πρέπει να χειρίζονται τα ιατρικά αρχεία των ασθενών. Ο νομικός κλάδος είναι ένας άλλος κλάδος που πρέπει να προστατεύει την εμπιστευτικότητα των πελατών.
Επιπλέον, οι εταιρείες που δραστηριοποιούνται στην Ευρώπη πρέπει να τηρούν τους κανόνες του GDPR. Χρησιμοποιώντας προστασία με κωδικό πρόσβασης, οι οργανισμοί μπορούν να εξασφαλίσουν τη μέγιστη συμμόρφωση με όλους τους κανονισμούς του κλάδου.
#8. Σταματήστε την ανεπιθύμητη κοινή χρήση
Αν και τα αρχεία PDF είναι δημοφιλή λόγω της δυνατότητας κοινής χρήσης τους, η ίδια δυνατότητα θα μπορούσε να είναι επιβλαβής για εσάς, εάν δεν θέλετε το αρχείο PDF σας να κοινοποιείται με κάθε άλλο άτομο. Η κοινή χρήση ενός αρχείου PDF με κάποιον σημαίνει ότι μπορεί να το μοιραστεί με περισσότερα άτομα. Ωστόσο, αυτό μπορεί να αποφευχθεί με την προστασία του αρχείου με κωδικό πρόσβασης.
Πολλές εφαρμογές και πλατφόρμες σάς επιτρέπουν να αποτρέψετε την περαιτέρω κοινή χρήση ενός αρχείου PDF περιορίζοντας τον αριθμό των συσκευών όπου ο χρήστης μπορεί να ανοίξει το αρχείο. Υπάρχει επίσης δυνατότητα προσθήκης ημερομηνίας λήξης. Μετά από αυτό, οι άνθρωποι δεν μπορούν να ανοίξουν ή να μοιραστούν ένα αρχείο.
#9. Αποτρέψτε την προσωρινή αποθήκευση στο Web
Εκτός από τα παραπάνω σημεία, ένας άλλος λόγος για την προστασία ενός αρχείου PDF με κωδικό πρόσβασης είναι η απενεργοποίηση της τοπικής προσωρινής αποθήκευσης. Όταν κάποιος προβάλλει ή αλλάζει ένα αρχείο PDF χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης Ιστού, ενδέχεται να αποθηκεύσει ακούσια ένα αντίγραφο αυτού του εγγράφου στη συσκευή του.
Τις περισσότερες φορές, οι ιστοσελίδες αποθηκεύονται προσωρινά στον σκληρό δίσκο του χρήστη για να χρησιμοποιηθούν αργότερα για πρόσβαση εκτός σύνδεσης και ανάκτηση αρχείων. Η προστασία με κωδικό πρόσβασης ενός αρχείου PDF θα αποτρέψει αυτήν την κατάσταση και θα διατηρήσει το έγγραφό σας ασφαλές.
#10. Αποφύγετε την πειρατεία και προστατέψτε την πνευματική ιδιοκτησία
Τα αρχεία PDF είναι μια εξαιρετική και απαράμιλλη μορφή αρχείου πολλαπλών πλατφορμών για τη διανομή ηλεκτρονικών εκδόσεων στους συνδρομητές. Για το λόγο αυτό, πρέπει να ληφθούν τα απαραίτητα μέτρα για να αποτραπεί η μη εξουσιοδοτημένη παραγωγή αρχείου από το διανεμημένο αντίγραφο.
Όσον αφορά την προστασία των εκδόσεων χαμηλού όγκου ή ανεπίσημων εκδόσεων από την πειρατεία, η προστασία με κωδικό πρόσβασης είναι εξαιρετικά επωφελής. Εάν ανήκετε σε μια επιχείρηση που διανέμει λευκές βίβλους, αναφορές κλάδου ή μελέτες περιπτώσεων μέσω εγγράφων PDF, ένας κωδικός πρόσβασης μπορεί να προστατεύσει τα πνευματικά δεδομένα σας από λογοκλοπή.
Για να μην αναφέρουμε τις δημιουργικές επιχειρήσεις, όπως οι εκδόσεις και η κινηματογραφική βιομηχανία, πρέπει να προστατεύσουν τα αδημοσίευτα χειρόγραφα και το σενάριό τους για να αποτρέψουν την πειρατεία και τη διαρροή.
Πώς να προστατέψετε με κωδικό πρόσβασης ένα αρχείο PDF
Ο πιο βολικός και οικονομικός τρόπος για την προστασία με κωδικό πρόσβασης για επαγγελματική ή προσωπική χρήση των PDF είναι η εφαρμογή Adobe Acrobat Reader. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα στο Adobe Acrobat Reader:
- Ανοίξτε το έγγραφο PDF που θέλετε να προστατέψετε με κωδικό πρόσβασης στο Adobe Acrobat Reader.
- Στην πλαϊνή γραμμή Όλα τα εργαλεία, επιλέξτε Προβολή όλων των εργαλείων.
- Θα ανοίξει ένα μενού πλήρους οθόνης με διαθέσιμα εργαλεία. Επιλέξτε Προστασία PDF. Προς το παρόν, αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο για μια έκδοση με άδεια χρήσης του Adobe Acrobat Reader.
- Μέσα στο μενού Προστασία PDF, επιλέξτε Προστασία με χρήση κωδικού πρόσβασης.
- Τώρα, πληκτρολογήστε έναν νέο κωδικό πρόσβασης και επαληθεύστε τον πληκτρολογώντας ξανά.
- Κάντε κλικ στο Ok για να προστατεύσετε το PDF με κωδικό πρόσβασης.
Μπορείτε επίσης να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης αδειών για να ενεργοποιήσετε την πρόσβαση βάσει ρόλων σε έγγραφα PDF. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος με πρόσβαση μόνο στον κωδικό πρόσβασης για να ανοίξει ένα PDF δεν μπορεί να αντιγράψει, να επεξεργαστεί, να τροποποιήσει ή να διαγράψει το PDF.
Αντίθετα, εάν έχετε μοιραστεί τον κωδικό πρόσβασης δικαιωμάτων με τον υπάλληλο, μπορεί να κάνει διάφορες αλλαγές στο αρχείο PDF.
Ορισμένες εφαρμογές επεξεργασίας PDF, όπως το Foxit, προσθέτουν ένα πρόσθετο MS Word. Αυτό το πρόσθετο σάς επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε αρχεία PDF από την εφαρμογή Word. Επιπλέον, το πρόσθετο σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα προστασίας με κωδικό πρόσβασης της εφαρμογής επεξεργασίας για την κρυπτογράφηση αρχείων PDF για πρόσθετη ασφάλεια.
Λειτουργία “Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης” του MS Office
Το Microsoft Word 2013 και η νεότερη έκδοση αυτής της εφαρμογής σάς επιτρέπει να προστατεύετε με κωδικό πρόσβασης ένα αρχείο PDF όταν το δημιουργείτε από ένα αρχείο Word.
Η διαδικασία είναι αρκετά απλή και αναφέρεται σε απλά βήματα:
- Ενώ το αρχείο Word είναι ανοιχτό, πατήστε Alt+F και Alt+E.
- Θα ανοίξει η οθόνη Δημιουργία εγγράφου PDF/XPS.
- Κάντε κλικ στο Δημιουργία PDF/XPS.
- Επιλέξτε Επιλογές πάνω από το κουμπί Δημοσίευση.
- Στο μενού περιβάλλοντος που ακολουθεί, επιλέξτε Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης.
- Εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης και επαληθεύστε τον.
- Κάντε κλικ στο Δημοσίευση για να λάβετε ένα αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης από ένα αρχείο Word.
Σε Mac Χρήση της εφαρμογής προεπισκόπησης
Η εφαρμογή προεπισκόπησης στο macOS είναι το προεπιλεγμένο πρόγραμμα προβολής PDF και εικόνων για υπολογιστές Mac. Επιτρέπει επίσης στους χρήστες Mac να επεξεργάζονται αρχεία PDF και εικόνας. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον προεπιλεγμένο επεξεργαστή PDF του για να προσθέσετε προστασία με κωδικό πρόσβασης στο αρχείο εγγράφου. Θα βρείτε την επιλογή στο μενού Εξαγωγή της εφαρμογής.
Προστασία PDF με κωδικό πρόσβασης χρησιμοποιώντας το Adobe Acrobat
Η προστασία με κωδικό πρόσβασης ενός PDF είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο της Adobe που βοηθά στην κρυπτογράφηση ενός PDF με ισχυρό κωδικό πρόσβασης στο διαδίκτυο. Απλώς πρέπει να επισκεφτείτε την παραπάνω εφαρμογή Ιστού και να επιλέξετε ένα αρχείο από τον υπολογιστή σας για να περιορίσετε την πρόσβαση σε αρχεία PDF χρησιμοποιώντας κωδικούς πρόσβασης.
Θα δείτε μια οπτική διεπαφή για να εισαγάγετε και να επιβεβαιώσετε έναν κωδικό πρόσβασης μόλις ανεβάσετε ένα μη προστατευμένο αρχείο PDF. Κάνοντας κλικ στο Save Password θα κρυπτογραφηθεί το έγγραφο με κωδικό πρόσβασης. Μόλις τελειώσετε, θα δείτε ένα κουμπί Λήψη για να λάβετε το PDF στον φορητό υπολογιστή ή τον επιτραπέζιο υπολογιστή σας.
PDF 2 Go.com: Προστασία PDF
Προστασία PDF από PDF 2 Το Go.com προσφέρει μια προηγμένη διεπαφή για προστασία PDF με κωδικό πρόσβασης και εκχώρηση πρόσβασης βάσει ρόλων. Επίσης, μπορείτε να εισαγάγετε αρχεία PDF από την αποθήκευση cloud όπως το Dropbox και το Google Drive.
Μόλις εισαγάγετε ένα αρχείο, εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης για να ανοίξετε το έγγραφο και να το επιβεβαιώσετε. Στη συνέχεια, επιλέξτε τους περιορισμούς που θέλετε να προσθέσετε, όπως Αποτροπή εκτύπωσης, Αποτροπή αντιγραφής και Αποτροπή τροποποίησης. Εάν επιλέξετε περιορισμούς, πρέπει να προσθέσετε έναν ξεχωριστό κωδικό πρόσβασης για έλεγχο αδειών.
pdfFiller από airSlate
Το pdfFiller της airSlate προσφέρει μια δυνατότητα προστασίας κωδικού πρόσβασης PDF για έναν εγγεγραμμένο λογαριασμό. Πρέπει να εγγραφείτε με ένα email για να αποκτήσετε πρόσβαση στην εφαρμογή web pdfFiller. Μπορείτε να ανεβάσετε αρχεία PDF και να επιλέξετε την επιλογή Προστασία κάνοντας κλικ στο εικονίδιο μενού κεμπάπ σε κάθε αρχείο και ορίζοντας έναν κωδικό πρόσβασης.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν φάκελο PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης, ενεργοποιώντας τον κρυπτογραφημένο φάκελο εγγράφων στο pdfFiller.
Τελικές Λέξεις
Σήμερα, οι περισσότερες επιχειρήσεις και τα ενδιαφερόμενα άτομα προστατεύουν αρχεία PDF με κωδικό πρόσβασης για να κρατούν τους χάκερ μακριά από τα προσωπικά σας στοιχεία. Είτε μοιράζεστε ένα βιογραφικό PDF με έναν εργοδότη είτε στέλνετε ένα έγγραφο εργασίας σε μορφή PDF σε έναν πελάτη, πρέπει να προστατεύσετε αυτά τα αρχεία με κωδικό πρόσβασης.
Οι περισσότεροι επεξεργαστές PDF διαθέτουν αυστηρά εργαλεία κρυπτογράφησης για την προστασία με κωδικό πρόσβασης των αρχείων PDF απευθείας από τον φορητό υπολογιστή, τον υπολογιστή ή το smartphone σας. Επίσης, υπάρχουν και εφαρμογές cloud. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα προαναφερθέντα εργαλεία για να προστατεύσετε τα PDF σας από αδιάκριτα βλέμματα.
Μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρουν οι καλύτεροι επεξεργαστές PDF για προσωπική ή επαγγελματική χρήση.